Ministerio de Defensa Nacional República de Colombia Prosper par Oterxxl y Orden Bogotá, D.C., No. 7 O 6 84 3 0 JUL. 2012 M9NSGOCISGS-29.10 Doctor JAVIER ALONSO LASTRA FUSCALDO Contralor Delegado Sector Defensa. Justicia y Seguridad Bogotá. D.C. Apreciado Doctor: Atentamente y en cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 6445 de 06 de enero 2012 de la Contraloría General de la República. me permito presentar el informe que contiene los resultados del grado de avance a 30 de junio de 2012 del Plan de Mejoramiento correspondiente a la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, concertado con esa Entidad. Así mismo, es importante manifestar que el grado de avance del citado plan se ingresará dentro del plazo estipulado por ese Ente de Control, en el aplicativo del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — SIRECI, conforme a la normatividad legal vigente. Las Dependencias responsables de la Unidad Gestión General continúan comprometidas con la ejecución de las actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento; así mismo, se continuará con el seguimiento permanente de la Alta Dirección, para lograr su efectividad y el mejoramiento de la gestión en este Ministerio. De otra parte y teniendo en cuenta que el Equipo Auditor de la Contraloría General de la República realizó el seguimiento al Plan de Mejoramiento del Ministerio de Defensa Nacional- Unidad Gestión General con corte a 31 de diciembre de 2011, y que como resultado de la evaluación efectuada al grado de cumplimiento, encontró que se había ejecutado la totalidad de las acciones propuestas, se informa a esa Contraloría Delegada la exclusión del Plan de Mejoramiento de la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional de las metas que alcanzaron un porcentaje de avance del 100%. brdrá • e te ARLO PINZÓN BUENO Ministro de Defensa Nacional Elaboró AS Marina Elsa Barón Lezaca Q. Revisó, Orlando Vega Navas Jefe Oficina Control Interno Sectorial Anexo: - Informe Ejecutivo Seguimiento del Plan de Mejoramiento en dos (2) folios. "Eficacia y Eficiencia con Transparencia" Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No. 2G-25 PBX 3150111 11_1:1 www.mindefensa.gov.co Cbldkblo No GPI47.1 Cbtrfbado 5C6710.1 Prosper'clad Ministerio de Defensa Nacional República de Colombia pa- S llenad y Orden INFORME EJECUTIVO DE AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Procedimiento: Avance Planes de Mejoramiento Auditor: Marina Barón Lezaca Fecha Informe: 3 0 JUL 2n12 Unidad: Gestión General Lapso Seguimiento: Informe No: Primer semestre 2012 70684 1. OBJETIVO Estructurar el informe de avance del Plan de Mejoramiento de la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional a 30 de junio de 2012, con fundamento en la información reportada por las dependencias que fueron objeto de auditoría por parte de la Contraloría General de la República en las vigencias 2009 y 2010; así como las metas del Plan de Mejoramiento de las Auditorías Especiales— Dirección de Contratación Estatal y el Programa de Atención Humanitaria al Desmovilizado que están en ejecución. 2. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO Cumplimiento y Avance Plan de Mejoramiento (30 jun-2012) 100.00 Porcen taje 95,00 90.00 [ 031/12/2011 U30/06/2012 85.00 80,00 75,00 Cumplimiento Plan Avance Plan El grado de cumplimiento (desarrollo de metas concertadas al 30 de junio de 2012) del Plan de Mejoramiento de la Unidad Gestión General, alcanzó el 100% en el primer semestre de 2012 y el grado de avance (desarrollo del total de metas concertadas) pasó del 86.55% en el cuarto trimestre de 2011 al 89,05% en el primer semestre de la vigencia 2012. o 411. 1< 4 ,1 o "Eficacia y Eficiencia con Transparencia" Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No 26-25 PBX 3150111 'frtreiceort Certifcado No. GP147.1 www.mindefensa.00v.co C t ItIllIC 000 150 *091 Certificado SC6710.1 Prosperidad Ministerio de Defensa Nacional República de Colombia paran El estado de las 51 metas concertadas en el plan es el siguiente: No. Metas Concertadas No. Metas cumplidas al 100% 51 45 No. Metas No. Metas Pendientes o en vencidas a la desarrollo fecha de corte 6 0 % Cumplimiento % Avance 100% 89,05% LOGROS RELEVANTES: La Dirección Administrativa de la Unidad Gestión General ha impartido lineamientos mediante circulares y oficios a los directores, jefes de oficina, coordinadores de grupo y asesores, con el fin de subsanar las debilidades encontradas por la Contraloría General de la República, en materia de contratación y autocontrol, entre las que se resaltan: • La Circular No. 22 del 24 de enero de 2012 que trata sobre el procedimiento que se debe realizar para rendir informes periódicos y pormenorizado sobre la redención de tarjetas canjeables por vestuario y calzado para la población desmovilizada y su grupo familiar. • Circular No.60 del 14 de febrero de 2012. a través de la cual se imparten instrucciones para la suministrar información a los entes de control. • Circular No. 64 del 15 de febrero de 2012. a través de la cual fija lineamientos sobre los mecanismos para fortalecer la gestión de los recursos en materia de contratación. • Oficio No. 12948 del 15 de febrero de 2012, mediante el cual se dan lineamientos para la elaboración de estudios previos para la contratación de hogares para el personal desmovilizado y su grupo familiar. El Grupo de Atención Humanitaria al Desmovilizado ha impartido instrucciones para los funcionarios y contratistas. en relación con los procedimientos establecidos para ese Grupo, así como respecto a los requerimientos solicitados por los Entes de Control, para lo cual emitió la Circular 001 del 23 de marzo de 2012, la cual fue socializada al personal que labora en el Grupo. Así mismo, se diseñó un Modelo Estadístico como mecanismo para facilitar la toma de decisiones cuya estrategia permite contar con una base de información para la proyección de las cifras de desmovilizados, permitiendo determinar las necesidades de contratación de las vigencias fiscales en relación con la ayuda integral para la población desmovilizada y su grupo familiar. este Modelo Estadístico también fue socializado. ff ....._ .''-',,, ,..s : . s■1'1. st ' (111,N' 11 "Eficacia y Eficiencia con Transparencia" Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No 26-25 PBX 3150111 www ~defensa gov sO C.. $1 No ON147.1 ctillum Ayo 110 •001 Certificado SC6710.1 rT4Iti ‘117 Prospe idad Ministerio de Defensa Nacional República de Colombia pard a o os CONCLUSIÓN: El Plan de Mejoramiento de la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional a 30 de junio de 2012, se encuentra en estado de "CUMPLIMIENTO", con un porcentaje del 100%, lo cual refleja el compromiso y la gestión de las dependencias responsables, así como la mejora continua en el fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad, adoptado por la Alta Dirección del Ministerio de Defensa Nacional. Cordial nte, ORLANDO VEGA NAVAS Jefe Oficina de Control Interno Sectorial Ministerio de Defensa Nacional Elaboró: AS. Marina Elsa Barón Lezaca .41W4 Revisó: PD. Gloria Esperanza Calderón Fuentes ANEXO: - Plan de Mejoramiento consolidado Gestión General a 30-jun-2012, en once (11) folios. 1 "Eficacia y Eficiencia con Transparencia" Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No 26-25 PBX 3150111 www.mindefensa.00v.co Cerblicado Na GP147-1 N) 1001 Certificado SC6710-1