abc tesoreria v1.2 - Ministerio de Economía y Finanzas

CAPACITACIÓN DE
TESORERIA
ABC de Tesorería
Versión 1.2
Ministerio de Economía y Finanzas
Dirección Nacional de Contabilidad
Departamento de Administración y Capacitación a Usuarios
Índice
Flujo para procesar pagos en Tesorería Institucional y Tesoro Nacional
3
Como visualizar los nombres de técnicos de las transacciones
5
BANCO
6
Como crear banco
6
Modificación Bancos (FI02)
7
Visualizar Banco
8
Visual. Modif. de Banco (FI04)
8
Fijar petición de Borrado (FI06)
8
Acreedores
9
Como crear acreedores (XK01)
9
Acreedor bloquear/Desbloquear (XK05)
15
PAZ Y SALVO
16
Modificación de datos de pago en documento (ZP1_FI_MOD_DATO_PAGO)
18
Ordenación de pagos (/N/IECI/OR_TR_ALV0
20
Devolución de Impuesto
26
Reembolsos de Fondos
31
Reporte de refrendo de cheque (ZP1_TR_REP_CHEQUE)
33
Transacción cheques físicos en Tesoreria (ZP1_TR_CHEQUE_VEN)
34
Transacción Control de Cheques Ventanilla (ZP1_TR_CHEQUE_VEN02)
35
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Flujo para procesar pagos en Tesorería
Institucional y Tesoro Nacional
Procesos de
Tesoreria Inst. / Tesoro Nac.
Contabilidad
Generación de la
Factura por parte
contabilidad(O/C,
Viaticos,
contratos y
otros.)
Formulario de
facturas recibidas
(impresion)
Modificar
datos de pago
(si requiere)
Ordenación de
pago
Parametros para
pagos
automaticos.
Validar
ordenación de
pago
(Aprobación
para el pago)
Impresión de
cheques o
transferencia.
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Opción Favoritos
Como agregar a favoritos transacciones comunes:
Clic derecho sobre el código de transacción, se habilita un menú de opciones y
seleccionar añadir a los favoritos.
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Como visualizar los nombres de técnicos de las transacciones
Ir a la barra de herramienta, seleccionar detalles, dar clic en opciones y seleccionar
visualizar nombres técnicos.
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BANCO
Como crear banco
Seleccionar la transacción FI01 (crear Banco), campos obligatorios País del banco y
clave de banco, estos datos se obtienen de la superintendencia de bancos, una vez
llenado estos dos campos dar clic gancho verde que está ubicado a mano izquierda de
la pantalla.
Campos obligatorios Institución financiera, región, calle, población, sucursal y código
bancario; una vez llenado los campos seleccionar el icono que está en la parte superior
izquierda
Clic en recuadro blanco
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Llenar los siguientes campos tratamiento, nombres, calle / numero, país, región,
teléfono, extensiones, móviles, una vez llenados estos campos dar clic en el ganchito
verde.
Y se procede a grabar el Banco Creado.
Modificación Bancos (FI02)
Para modificar algunos bancos creado se debe ingresar el país del Banco y la clave del
banco, dar clic en el gancho a mano izquierda se habilita recuadro Modificar Banco:
Imagen detallada se procede a realizar la modificación y se le da guardar.
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Visualizar Banco
Para visualizar Bancos creados se debe ingresar a la opción Visualizar Banco llenar los
campos País del banco y clave del banco, dar clic en el gancho a mano izquierda.
Visual. Modif. de Banco (FI04)
Para visualizar modificaciones realizadas se deben llenar los campos País Banco y clave
de banco, dar clic en el gancho a mano izquierda.
Fijar petición de Borrado (FI06)
Para realizar borrado de Banco creados se debe llenar País del banco y clave de banco a
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borrar o eliminar y dar clic al gancho a mano izquierda, una vez llenado se habilita la
pantalla de imagen detallada poner gancho al campo indicador de borrado y dar
grabar.
Acreedores
Como crear acreedores (XK01)
Transacción XK01 (Acreedor crear), llenar los siguientes campos: Sociedad P000,
Organización de compras P016 y grupo de cuentas (selección Listado), estos datos
deben ser entregados por el proveedor. A continuación se detallan otras pantallas y
campos que deben llenar para poder crear acreedores:
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Acreedor crear: Control-campos obligatorios a llenar digito verificador del acreedor
(xx) y No. Fiscal (xxxxxxx)
Pagos campos obligatorios país, clave de banco, cuenta bancaria, titular de cuenta, CCD = cuenta corriente o S = cuenta de ahorro y los campos de fecha válido de y válido
hasta.
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Pantalla Gestión de cuenta contable, campos a llenar cuenta asociada, clave
clasificación y grupo de tesorería.
Pantalla Pagos Contabilidad campos obligatorios datos de pago cond. Pago,
verf.fra.dob, Vías de pago y opcional si es un pago único dar gancho al campo antes
mencionado.
Pantalla retención de impuesto contabilidad campos obligatorios: país de retención,
tipo de retención, indicador de retención.
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Pantalla para llenar datos de compras campos obligatorios moneda de pedido,
condición de pago, datos de control – Verific.fact.base EM, Autofactura entrega y
ver.fact.rel.serv.
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Pantalla func.interlocutor la misma genera o guarda el número de acreedor, reflejando
recuadro para que los datos se graben previamente = si o no.
Al momento que se graba el acreedor genera un número secuencial en la sección baja
lado izquierdo del monitor.
Numero de acreedor generado por el
sistema
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Modificación de Acreedores (XK02) para poder realizar una modificación debemos
identificar cuál de estas secciones requiere algún cambio: datos generales, datos de la
sociedad y datos de la organización ya que su captación fue errada o se omitieron
datos al momento de la creación del acreedor.
Acreedor visualizar esta opción nos permite rectificar todos los acreedores creados en
el sistema existen dos formas para buscar, utilizando el código del acreedor o utilizando
el match code que nos permite más opción de búsqueda.
Match Code
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Acreedor bloquear/Desbloquear (XK05)
Pare poder bloquear o desbloquear se debe utilizar el código de Acreedor o Match
Code para una búsqueda más avanzada, una vez identificado el acreedor dar clic en
gancho superior a mano izquierda
Pantalla Detalles se reflejan dos tipos de bloqueos: Bloqueo de contabilización o
Bloqueo de compras, colocar gancho en algunos de los campos o quitarlos para
desbloquearlos y proceder a guardar. (Mensaje se han efectuado modificaciones)
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Pantalla que confirma la creación del nuevo acreedor en ISTMO.
PAZ Y SALVO
Opción que nos permite ver el estatus de los acreedores, el mismo depende del sistema
E-tax, ya actualiza el estatus de los acreedores todos los días.
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Formulario de Facturas recibidas (ZP1_TR_REC_FACT)
En esta pantalla debemos llenar los campos obligatorios acreedor o Numero de
documento, luego dar clic al icono ejecutar
se habilitara la pantalla de recibo de
factura para proceder a imprimirlo.
Pantalla para realizar la impresión de la factura, debe seleccionar el recuadro en blanco
dando clic a 1. Imprimir y 2. Dirigirse a la barra de herramienta icono de impresora y
seleccionarlo una vez que realiza esta acción aparece editor del texto, en el mismo se
detallara el pago a favor de con algún otro texto que se requiere resaltar.
2
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2
2
2
2
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1
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Modificación de datos de pago en documento (ZP1_FI_MOD_DATO_PAGO)
Esta opción es utilizada para modificar la vía de pago institucional o tesoro nacional,
para realizar esta tipo de modificación se deben llenar los siguientes campos:
1. Sociedad = P000
2. Ejercicio = 2015
3. Fecha contable: 01012015 al 06052015 (como ejemplo)
4. División: P016
5. Dependencia: P016000
6. Vía de pago: *
7. No.Documento: 1700000041 (como ejemplo)
Una vez que estén llenos estos campos dar clic gancho superior izquierdo
y
pasamos a pantalla para Modificar Datos de Pago (si es necesario), seleccionar el
renglón donde ese el No. documento y dar clic al icono datos de pago.
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Si la vía de pago es C-cheque o T-transferencia es por el TN. Si la vía de pago es 1cheque o 2-tranferencia a través de la institución.
En el caso que el pago sea institucional la
vía de pago seria 1, banco 037 e Id de
cuanta = cód. Fondo institucional.
Después de llenar la información solicitada para la modificar vía de pago, nos aparecerá
pantalla que confirma el cambio que hemos realizado.
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Ordenación de pagos (/N/IECI/OR_TR_ALV0
Opción que es utilizada para ordenar los documentos pendientes de pago, campos
obligatorios Núm. Documento y Núm. Acreedor una vez que se llenan estos reglones
proceder a dar clic
Se procede a seleccionar cada uno de los renglones con su respectivo documento
dando clic y proceder al icono superior de ordenación dar clic, el sistema mostrará el
No. de ordenación (201500000037) para posteriormente generar el cheque.
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Validación de ordenación de pago: Opción utilizada para cerrar la relación de pago. Se
procede a realizar el cierre de la relación por parte del supervisor del departamento
dando el visto bueno para que proceda el pago.
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Parámetros para Pagos automáticos (F110
Para poder generar los pagos se requiere del número de ordenación que adquirimos en
el paso anterior ejemplo del mismo(201500000037) y que los siguientes campos estén
completos:
1.Pestaña de Parámetro
1.1 Sociedades: P000
1.2 Vías pago: T
1.3 Sig. Fe.cont: la fecha de este campo siempre debe ser llenada con fecha
posterior al día que se tramita o crea el pago.
1.4
Acreedor:
1
a
9999999999
2. Pestaña de Selección Libre
2.1 Nom. Campo: Clave de referencia2
2.2 Valores: El número de ordenación (201500000037)
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3. Log. Adicional (se procede a llenar con ganchos los siguientes campos)
3.1 Verificar vencimiento:
3.2 Seleccionar vía de pago siempre:
3.3 Posiciones de documentos de pago:
Acreedores: : 1
a (dsd/hst) 9999999999
Al momento de llenar todos los campos el sistema refleja el siguiente recuadro con tres
opciones:
Si = Para procesar el pago.
No = Para modificar algun campo dentro de la opcion de pagos automáticos.
Cancelar = Cuando se requiera eliminar todo el proceso en esta opcion.
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Si selecciona SI el sistema procede a grabar o registrar los parametros ejecutando la
propueta de pagos y aparece recuadro para planificar propuesta.
Clic en ejecución
inmediata y en crear
medio de pago.
Se actualiza al dar clic
en status.
Propuesta
P. creada
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Se actualiza al dar clic
en status.
Pago
ejecutado
Observación: la via de pago (C - cheque TN y 1 - cheque institucional) debe realizarce
su impresión por la Trans. FBZ5.
Para esto se requiere el documento compensando.
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Devolución de Impuesto
Flujo para procesar devolución y pagos de impuestos.
Apertura del
expediente
(tramite realizado
por la DGI)
Tratamitacion
de
expediente
(aprobacion o
rechazo)
Ordenación y
validación de
pago (TN)
Parametros
para pagos
automaticos.
1. Apertura del expediente
código de transacción: /IG4S/TR_001
En la siguiente pantalla debemos seleccionar el tipo de expediente: CONTAB
Expediente de documentos Contables; luego llenar el campo órgano gestor Tesoro
Nacional 048 y dar clic al icono Crear expediente.
Luego de dar clic en crear expediente debemos seleccionar el modelo de documento
Devengado
de
Finanzas
C_DV_FI
(Doc.
Financiero)
Procedemos a llenar los siguientes campos:
Título del Expediente: Ejemplo Devolución de impuesto a favor de xxxxxxxxxxxxxx.
Clase de Documento: Dar clic en el Match code. Y seleccionar la Clase de Documente
Devengado Financiero (DE).
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Ir a posiciones de Expedientes y llenar los campos Ce. Gestor, Posición presupuestaria,
importe propio, descripción y acreedor, se procede a guarda y el sistema genera
recuadro documento contable si están todos los datos correctos se procede a dar sí.
Opción registrar Orden de pago, se debe ingresar la cuenta mayor y el codigo
Indicador de impuesto (I0), se precede a dar clic gancho de color verde para ambos
casos.
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Clic
1. Tramitación del expediente: Opción realizada por el jefe del Tesoro Nacional, el
mismo debe ir al árbol de tramitación y proceder a seleccionar el código del
expediente y se aprueba la devolución.
Código de transacción: /IG4S/TR_004
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Observación: Una vez realizada la aprobación los siguientes pasos serian modificación
datos de pagos si lo requiere, ordenación de pagos, validación de la ordenación y su
pago.
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Reembolsos de Fondos
Flujo para procesar la solicitud de reembolso y su pago.
Creación y
Liberación del
codigo repetitivo
(Tesoro nacional)
Tratamitacion
de la solicitud
del reembolso
(Tesoro
nacional)
Crear Orden de
pago (TN)
Parametros para
pagos
automaticos(F111)
Ordenes de
pagos
pendientes
Anular o liberar
Tramitación código repetitivo (OT81) la misma es utilizada para la creación de la
cuenta bancaria del emisor y receptor sus vías de pagos y monedas.
Campos a llenar:
Soc. pagador: P000
Banco propio: CUT
ID. Cuenta: 00001
Una vez llenado los campos se procede a dar clic a la página en blanco que esta la parte
superior izquierda de la barra de herramientas, se refleja nuevo cuadrante y se
selecciona Banco (clic) y nuevamente clic en gancho color verde.
Una vez creado el código repetitivo se procede a liberar el mismo (supervisor TN).
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Una vez liberado el código repetitivo dar clic grabar (icono diskette superior) y se
precede a crear el reembolso solicitado por la entidad al Tesoro Nacional.
Tramitación de la solicitud de reembolso Trans. FRFT_B.
Ingresamos a la Trans. (Codigos repetitivos: Pagos bancos) damos ENTER y refleja los
codigos repetitivos existentes, se selecciona el que pertenece a la entidad y se llena el
campo Importe pagado y se precede a dar clic en el cuadro crear orden de pago.
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Automáticamente la Orden de pago queda pendiente para anular o Liberar para su
Pago, esta opción la realiza el supervisor y el jefe del T. Nac.
Seleccionar el Número de clave.
Anular: opción para anular pago
Liberar: Visto bueno por parte del supervisor para el reembolso.
Pagar: Ejecuta la transferencia del reembolso.
Observación: Una vez realizada la Liberación de la orden de pago se debe proceder a
hacer efectivo el pago por la Transacciones F111 ya que es la configurada para realizar
los pagos de reembolsos.
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Control de Cheques en Ventanilla
Proceso en el cual se involucran transacciones que permiten actualizar el estado de un
cheque dentro del departamento de Tesorería (Depto. Tesoreria y Ventanilla).
Reporte de refrendo de cheque (ZP1_TR_REP_CHEQUE)
Esta transacción nos permite visualizar el historial de los cheques dentro del sistema.
Campos necesarios:
Sociedad: P000
Banco Nac : 037CUT o 037
Cuenta: Seleccionar el tipo Fondo
Tipos de estados:
001Refrendado por CGR.
004 Enviado a ventanilla.
005 Recibido en ventanilla.
008 Entregado a Beneficiario.
013 Recapitulado
La siguiente pantalla muestra el historial del cheque dentro del sistema.
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Transacción cheques físicos en Tesoreria (ZP1_TR_CHEQUE_VEN)
Opción que nos permite realizar él envió de cheques al área de ventanilla con el
propósito que sea entregado al beneficiario, una vez que se refleje en ventanilla el
colaborador de ventanilla debe seleccionar: Recibir de tesorería.
Campos necesarios:
Sociedad: P000
Ejercicio: 2015
Banco propio: CUT 37 o 37
ID de Cuenta: Selec. el tipo Fondo xxx
No. de Cheque: Selec. xxx
Observación: si se presenta la necesidad de enviar al fiscalizador se debe
seleccionar la opción se envía a Devolver a Refrendo.
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Transacción Control de Cheques Ventanilla (ZP1_TR_CHEQUE_VEN02)
Opción que nos permite realizar una vez recibido de tesorería el cheque, generar la
entrega al beneficiario:
Observaciones:
Si los cheques presenten algún error se debe proceder a seleccionar Devolver a
Tesorería para evaluación. (Reportar la clase de error a tesorería)
En el caso que se requiera levantar el refrendo hay que seleccionar la opción Devuelto
a refrendo (paso realizado por Tesoreria).
En el caso que se requiere anular el cheque o reimprimir el mismo debe enviarlo a
control fiscal para que ellos seleccionen la opción Liberar para anular/reimprimir.
Si el beneficiario devuelve el cheque hay que seleccionar la opción Devolución por
Beneficiario.
Una vez entregado el Cheque se debe realizar la recapitulación. (Status
Recapitulado)
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