Hoja de vida del servicio de Generación de certificados.

Gestión de la Calidad
Hoja de vida del servicio
Código: GC-F-AC-44
Versión: 01
Página: 1 de 3
1. Nombre del servicio: Generación de
Fecha de elaboración: 21 de
No. de actualización: 01
certificados
agosto de 2014
2. ¿En qué consiste el servicio?: (indique la descripción general del servicio teniendo en cuenta el siguiente orden: acción de la Universidad frente a los usuarios
específicos y mencione el producto)
Generación de todo certificado estudiantil de todos los programas de pregrado y postgrados.
3. ¿A quién está dirigido el servicio?:
A todos los estudiantes de la comunidad universitaria
4. Fechas o periodos en que se puede o debe solicitar el servicio:
Durante todo el año
5. Lugar y horarios en que se debe o puede realizar el servicio:
Se solicita en la Secretaría General en los horarios de 7:00 a.m a 12:00 m y de 2:00 p.m a 5:00 p.m
6. Requisitos para la prestación del servicio: (7.2.1 determinación de los requisitos relacionados con el servicio)
Tipo de requisito
Requisito (s)
Requisitos de los usuarios
Entrega oportuna, buena atención, certificado sin errores.
Requisitos legales o normativos
Ley 1581 de 2012 (Hábeas Data)
Requisitos del proceso que genera el
Pago del certificado solicitado, entrega del certificado tres días hábiles después de su solicitud.
producto o servicio
7. Pasos que debe seguir el usuario desde la solicitud del servicio hasta su obtención:
Paso
Medio (s) de contacto con el
Descripción
usuario
1
2
3
Solicitar el recibo de pago
Las Escuelas
Pagar el certificado
Gestión Financiera (caja)
Diligenciar el formato de solicitud y
Secretaría General
Fecha de aprobación del formato: 18-06-2013
El alumno se debe acercar a su respectiva escuela para solicitar el
recibo con el cual debe pagar el certificado
Una vez obtenga el recibo debe acercarse a la caja y cancelar el valor del
certificado solicitado.
Al cancelar el recibo de pago se le entrega un formato de solicitud de
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entrega del certificado
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certificado el cual debe diligenciar y entregar en Secretaría General luego
de tres días hábiles se entrega personalmente a quien va dirigida la
certificación.
8. Datos sobre el pago del servicio: Anualmente por medio de resolución se fija el valor correspondiente a cada
certificado.
9. Área que resuelve el servicio: Secretaría General
10. Controles a los requisitos en la prestación del servicio
Tipología de la no conformidad
Control del producto no conforme (NTC ISO 9001:2008, 8.3)
Requisitos
(7.2.1 determinación de los requisitos
relacionados con el producto o servicio)
Requisitos
de los
usuarios
Señales de
identificación del
servicio no
conforme (para
evitar la entrega
del bien o servicio
no conforme)
Documento
donde se
registran las
acciones
tomadas
Descripción de la
tipología
Responsable del
reporte
Correo
electrónico y
explicación
verbal al
estudiante
Retrasos en la
entrega
Secretaria de
Secretaría General
Entrega oportuna.
Secretaria de
Secretaría
General
Formato de
Solicitud y Entrega
de Certificado
Secretario General
Retrasos en la
entrega del
certificado
Buena atención.
Secretaria de
Secretaría
General
Buzón de
sugerencias
(quejas y reclamos)
Secretario General
Mala atención al
usuario
Correo
electrónico
Mala atención al
usuario
Secretaría General
Secretario General
Errores en la
digitalización o
verificación de
datos
Correo
electrónico y
explicación
verbal al
estudiante
Errores en la
digitalización o
verificación de datos
Secretaria de
Secretaría General
Entrega del
certificado a
persona no
autorizada por
escrito
Correo
electrónico
Incumplimiento de
requisito legal
Secretaria de
Secretaría General
Certificado sin
errores.
Requisitos
legales o
normativos
Responsable de Registro asociado
a la verificación
verificar el
cumplimiento de del cumplimiento
del requisito
cada requisito
Responsable de
tomar acciones en
caso de
incumplimiento de
requisitos
(8.2.4 Seguimiento o medición del servicio)
Ley 1581 de 2012
(Hábeas Data)
Secretaría
General
Certificado
Secretaria de
Secretaría
General
Formato
de
Solicitud y Entrega
de Certificado
Fecha de aprobación del formato: 18-06-2013
Secretario General
Gestión de la Calidad
Código: GC-F-AC-44
Versión: 01
Hoja de vida del servicio
Requisitos
del proceso
que genera
el producto
o servicio
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Pago del certificado
solicitado,
Secretaria de
Secretaría
General
Recibo de pago
con respectivo sello
de cancelado
Secretario General
Errores en el
diligenciamiento del
recibo entregado al
estudiante.
Impresión de
un nuevo
recibo
Errores en el
diligenciamiento del
recibo entregado al
estudiante.
Secretaria de
Secretaría General
Entrega del
certificado tres días
hábiles después de
su solicitud.
Secretaria de
Secretaría
General
Formato de
solicitud de
certificado
Secretario General
Entrega después
de la fecha
acordada
Formato de
solicitud de
certificado
Retrasos en la
entrega
Secretaria de
Secretaría General
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Fecha de aprobación del formato: 18-06-2013