Costos totales de calidad en una empresa

Costos totales de calidad en una empresa
Para lograr una implantación eficaz de los costos totales de calidad en una empresa se pueden
seguir los siguientes pasos:
Definición de objetivos y su alcance: Es tarea de la dirección fijar los objetivos a alcanzar
cuando decide implantar un sistema de costos totales de calidad.
Una vez definidos estos objetivos deben ser puestos en conocimiento de todos los involucrados en
el proceso, en especial del grupo de trabajo al cual se encomiende su desarrollo y del equipo de
dirección que se encargue de su análisis.
Luego hay que definir el alcance de estos costos, es decir con qué nivel de profundidad se desea
trabajar, poniendo de manifiesto cuáles son las áreas en las que se debe centrar el interés y en
cuáles, al menos por el momento, no se ha puesto énfasis, así como los motivos por los cuales se
ha adoptado esta decisión.
Creación de un grupo de trabajo: La implantación de un sistema de costos totales de calidad se
puede asignar a un equipo de trabajo, en el cual se vean representadas las funciones principales
de la compañía. Así, cada una de estas funciones aportará la información necesaria para el logro
de los fines propuestos. Para efectuar el descarte de funciones y escoger cuáles son las que
deben estar representadas, habrá que basarse en el tipo de proceso predominante en la empresa.
Debe tenerse en cuenta además que no es conveniente tener un equipo de trabajo demasiado
amplio; para que éste sea efectivo, habrá que nominar a aquellos que representen las funciones
escogidas.
Identificación de los elementos de costo: Es la etapa de la recogida de datos de las diferentes
fuentes sobre rendimientos de los procesos, reclamaciones de los clientes, de calidad, de gastos,
de inventarios, de mantenimiento; entrevistas variadas, con encargados de funciones, vendedores,
etc. A partir de estas fuentes, el equipo de trabajo recopilará datos sobre los elementos de costo
que sea posible cuantificar en unidades monetarias y con periodicidad, poniendo cuidado en
centrar la atención en los efectos de los fallos y no en sus causas. Los elementos de costo así
identificados se clasifican en costos de prevención, de evaluación, de fallos internos y de fallos
externos.
Definición de parámetros: Cada elemento de costo identificado debe definirse de forma clara e
inequívoca, describiendo también la forma como será medido y su conversión a unidades
monetarias. También se define en esta etapa de qué fuente se obtendrán estas mediciones y
quién será el encargado de entregar la información necesaria de forma rutinaria. Después habrá
que saber a qué unidad organizativa se debe imputar este costo (una fórmula utilizada es la
confección de una ficha que contenga toda la información recién descrita). Se debe tener cuidado
en definir la forma en que serán efectuadas las mediciones de los elementos de costo, intentando
que éstas sean reales y evitando, siempre que sea posible, las estimaciones.
Valoración de los elementos de costo: Con la ficha anterior ya se pueden rellenar los datos,
sirviendo así este paso para comprobar si la fórmula adoptada funciona eficazmente. Se prestará
atención a los problemas que pudieran surgir en la práctica.
Definición de los elementos de costo: Con la ficha anterior cumplimentada la dirección puede
decidir cuáles son los elementos integrantes del costo que se consideran preponderantes y que
deben, por tanto, pasar a formar parte del sistema de costos de calidad. Se desestimarán aquellos
cuyo importe en unidades monetarias no sea significativo y aquellos que presenten dificultades en
el momento de la recogida de datos, o aquellos sobre los cuales no sea posible hallar datos
concretos y sólo puedan aportarse estimaciones. También puede ocurrir que el costo de obtener
determinada información sea tan elevado que no justifique su inclusión.
Definición del procedimiento: En este paso se trata de plasmar en un documento los acuerdos
adoptados en los pasos anteriores. Este procedimiento pasará a ser incluido en el manual de
calidad de la empresa, que contendrá las políticas y gestión de la calidad de la misma. Así el
procedimiento contendrá el objetivo y alcance del sistema, los elementos de costo, los métodos de
valoración, las fuentes de obtención periódica de los datos, los informes a elaborar con regularidad
y la persona encargada de realizarlos, los impresos a utilizar tanto en la captación de datos como
en los informes regulares, el responsable de la gestión del sistema de costos de calidad y el
responsable de solucionar casos especiales, situaciones conflictivas, etc. Debe decidirse también
en este paso quién se encargará de elaborar el informe de los costos totales de calidad y cómo se
recogerá este tipo de costos en la contabilidad de la empresa, lo que implica la creación de
determinadas cuentas, su codificación y su tratamiento informatizado.
Puesta en marcha del sistema: Una vez adoptado el procedimiento, corresponde rodar el
sistema establecido. Seguramente saldrán a la luz problemas de interpretación que habrá que
aclarar, de cálculo que habrá que corregir, de clasificación que habrá que resolver...; en fin, se
trata en este paso de efectuar todas las modificaciones, retoques, ajustes, necesarios para el
correcto funcionamiento del sistema y su aprobación final por la dirección.
Seguimiento del sistema: Aunque el sistema ya ha sido puesto en marcha, conviene vigilar
constantemente todos los aspectos para que el desarrollo no se estanque, procurando sobre todo
que el procedimiento se ejecute según lo convenido.
Actualización del sistema: Cada cierto tiempo es conveniente hacer un estudio a fondo para ver
los resultados obtenidos y la efectividad del sistema. Si es necesario introducir algún cambio,
puede hacerse después de una rigurosa evaluación, ya que no es conveniente que se realicen
cambios a menudo, pues se desvirtúa la evolución.
Ventajas y desventajas de un sistema de costos de calidad
Las principales ventajas de un sistema de costos de calidad son el hecho de ofrecer un sistema
manejable y una fácil visión de la calidad, ajustar la calidad a las metas de la empresa, aportar un
sistema de priorización de los problemas y un medio para la visualización de sus cambios, ofrecer
un medio para distribuir correctamente los costos controlables de la calidad a fin de obtener el
máximo de beneficios, incrementar el uso eficaz de los recursos, permitir aplicar el máximo
esfuerzo para hacer siempre bien el trabajo y ayudar a aplicar los procesos a los nuevos
productos.
Un sistema de control de costos de calidad tiene también algunas desventajas: la medida de los
controles de calidad no soluciona los problemas de calidad, los informes de los controles de
calidad no sugieren acciones específicas, los costos de calidad son a corto plazo susceptibles de
producir errores de gestión. A menudo resulta difícil adaptar los esfuerzos y los logros. En los
informes de los costos de calidad pueden omitirse algunos costos importantes o incluirse algunos
costos inadecuados. Muchos de los costos de calidad son susceptibles de contener errores de
medida.
Entre los errores más importantes de los controles de calidad encontramos en primera posición el
perfeccionismo en las cifras. En algunas empresas la necesidad de la precisión en las cifras de los
costos de calidad puede dar lugar a largos debates. Es posible que sean necesarios poco tiempo y
poco dinero para la preparación de estimaciones que tengan una exactitud del 85 %, y que esta
información resulte adecuada para la mayoría de las tomas de decisión; por otro lado, para lograr
incrementar la precisión hasta el 95 % podrían ser necesarios unos gastos considerables y un
largo plazo de tiempo. El peligro está en que la decisión que se tome no sea la más acertada.
La segunda posición la ocupan los fallos de presentación. La presentación de los datos ante la
dirección deberá efectuarse de forma que la discusión se base en los méritos de las propuestas de
mejora y no en la validez de los datos. Los casos de problemas a debatir generalmente se centran
en la inclusión de los costos de la no-calidad. El grupo de dirección deberá decidir sobre el alcance
de estos conceptos.
Para concluir, debemos señalar que existen muchas formas de subestimar los costos de la calidad.
Una de las formas más usuales es el tratar los costos de calidad cuando superen un determinado
nivel estándar. En el tema de prevención, el énfasis deberá aplicarse para ver si puede mejorarse
el nivel estándar.
Fuente bibliográfica: Nuevas tendencias a considerar en las estrategias de costos empresariales
© 2004 EDITORIAL OCEANO