Procedimiento Anticipo a Proveedores Procure to Pay

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Procedimiento Anticipo a Proveedores
Procure to Pay
Vicerrectoría Económica / Dirección General de Finanzas
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CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR
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ÍNDICE O CONTENIDO
1.
INTRODUCCION ........................................................................................................................... 3
2.
OBJETIVO DEL PROCESO.............................................................................................................. 3
3.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO ........................................................... 3
4.
GLOSARIO .................................................................................................................................... 3
5.
ROLES / RESPONSABLES .............................................................................................................. 4
6.
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN: SOLICITUD DE ANTICIPO .............................................. 5
7.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO........................................................................................................ 6
7.1
Diagramas de Proceso Anticipo a Proveedores ....................................................................... 6
7.2
Tabla Resumen Actividades Proceso Anticipo a Proveedores ................................................. 9
7.3
Descripción Actividades Proceso Anticipo a Proveedores ....................................................... 9
7.3.1
Proceso de Autorización...................................................................................................... 9
7.3.2
Gestión de Anticipo ............................................................................................................. 9
7.3.3
Proceso de Generación y Pago .......................................................................................... 10
7.3.4
Regularización de Anticipo ................................................................................................ 10
7.3.5
Match de Anticipo ............................................................................................................. 10
7.3.6
Seguimiento de Anticipo ................................................................................................... 10
8.
REGISTROS ................................................................................................................................. 11
9.
PROTOCOLIZACIÓN ................................................................................................................... 11
10.
ANEXOS ................................................................................................................................. 12
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1. INTRODUCCION
El procedimiento de anticipos es una excepción al pago común a proveedores, el cual está dado por una
Orden de Compra con pago a 30 días desde la recepción del documento emitido por el proveedor.
Condicionando así, el modelo de negocio de pago de la Universidad.
Por lo que obliga a las unidades a planificar las compras, solicitar soporte del SSC para la negociación y
comparación de ofertas económicas, como también clasificar a proveedores que no trabajen con Orden de
Compra.
2. OBJETIVO DEL PROCESO
El objetivo del presente documento es condicionar y realizar un filtro de excepción para pago anticipado a
proveedores que lo requieran y no trabajen bajo el modelo de negocio de pago de la Universidad,
definiendo los roles de los involucrados mostrando el flujo de aprobación para la solicitud de anticipo.
3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO
Las unidades que utilicen este procedimiento deberán cumplir las normas que en este se establezcan.
Unidad o dirección o facultad, Área de Gestión de compras, Dirección General de Finanzas, Vicerrectoría
Económica, Tesorería.
4. GLOSARIO
Término
Definición
Anticipo
Pago por adelantado a un proveedor
Ejecutivo de Cuentas
Persona que trabaja en el departamento de Gestión de Compra
Forma de pago UNAB
Orden de Compra a 30 días
OC
Orden de compra
ONBASE
Sistema digital de envío de documentos
ORD
Oficina de Recepción de Documentos
PPS
People Soft
Regularización
Documento tributable, que respalda la generación del anticipo
SSC
Shared Service Center
VºBº
Visto Bueno, confirmación para gestionar el anticipo
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5. ROLES / RESPONSABLES
VICERRECTOR ECONÓMICO
-
Aprobación o rechazo final pago a proveedores.
DIRECTOR GENERAL DE FINANZAS
-
Aprobación o rechazo del pago a proveedores.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
-
Regularización de los anticipos.
EJECUTIVO CUENTAS DE GESTIÓN DE COMPRAS
-
Encargado de proporcionar soporte a la facultad asignada
Realizar gestión del pago por anticipado al proveedor.
Seguimiento y regularización del anticipo.
ÁREA DE GESTIÓN DE COMPRA
-
Soporte técnico a todo tipo de compras y anticipos.
Verifica excepciones del procedimiento de anticipos a proveedores.
Solicita aprobación del Director General de Finanzas.
Solicita aprobación del Vicerrector Económico.
Valida registro correcto de los anticipos.
Responsable de enviar a SSC documentos para la contabilización del pago del anticipo.
Genera un reporte mensual del estado de los anticipos pendientes de regularización.
-
SSC contabiliza y envía a cuentas corrientes de UNAB el ID de contabilización para proceder con el
pago.
SSC
ÁREA DE CUENTAS CORRIENTES
-
Cuentas corrientes una vez obtenido el ID contable paga al proveedor.
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6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN: SOLICITUD DE ANTICIPO
El anticipo es una excepción al proceso de pago de proveedores. Tiene como objetivo pagar por adelantado
o contra factura la adquisición de un producto o servicio a proveedores que no trabajen bajo el modelo de
negocio de pago de la Universidad.
Todo anticipo a proveedores que necesite realizar cualquier Unidad de UNAB debe por obligación ser
solicitado al Departamento de Gestión de Compras. Esto con el fin de llevar el control y seguimiento de
estos gastos.
Para generar una solicitud de anticipo se debe cumplir con los siguientes requisitos:









Haber solicitado la negociación del precio y forma de pago al SSC.
En el caso de no haber solicitado la negociación del precio, aquellas compras menores que se
puedan generar por Orden de Compra se pueden manejar por módulo de T&E como reembolso o
fondos por rendir (Ver Política y Manual de Compras UNAB).
En el caso de no haber solicitado la negociación del precio, el tipo de compra deberá estar dentro
de las excepciones autorizadas por UNAB, para así poder gestionar el anticipo. (Ver Anexo 1:
“Excepciones”)
No mantener regularizaciones de anticipos pendientes.
El proveedor deberá estar disponible en PPS. Para la generación de la OC.
Toda solicitud de anticipo se debe realizar con una OC.
El proveedor no puede estar dentro de la lista de proveedores que factoriza sus documentos. (Ver
Anexo 2: “Empresas Factorizadas”)
El Director Administrativo deberá completar el formulario de solicitud de anticipo (Ver Anexo 3:
“Formulario de Solicitud de Anticipo”).
El Director Administrativo enviará mail al área de Gestión de Compras, solicitando el anticipo de la
siguiente manera:
o Adjuntar formulario de “solicitud de anticipo”, copiando en el mail al responsable del
Centro de Costo.
Cualquier otra forma de solicitud de anticipo tiene que ser justificada y validada por el Director General de
Finanzas, con evidencia de que se realizaron gestiones con el proveedor para cambiar las condiciones de
pago y evitar el anticipo cumpliendo con las aprobaciones establecidas en este procedimiento.
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 Diagramas de Proceso Anticipo a Proveedores
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7.2 Tabla Resumen Actividades Proceso Anticipo a Proveedores
N°
Actividad
Responsable
Periodicidad
1
PROCESO DE AUTORIZACIÓN
Director General de Finanzas / Vicerrector
Económico
Cada vez
2
GESTIÓN DE ANTICIPO
Ejecutivo de Cuentas
Cada vez
3
PROCESO DE GENERACIÓN ID CONTABLE
Shared Service Center
Cada vez
4
PAGO ANTICIPO
Cuentas Corrientes
Cada vez
4
REGULARIZACIÓN DEL ANTICIPO
Director Administrativo
Cada vez
5
SEGUIMIENTO DE ANTICIPO
Ejecutivo de Cuentas
Cada vez
7.3 Descripción Actividades Proceso Anticipo a Proveedores
7.3.1
Proceso de Autorización
Para autorizar un pago por anticipado debe ser gestionado bajo el siguiente proceso:



El Área de Gestión de Compras recibirá el mail de solicitud de anticipo, quien confirmará si la
solicitud cumple con lo establecido en el presente procedimiento.
El Área de Gestión de Compras enviará al Director General de Finanzas la solicitud de V°B° para
gestionar el anticipo.
Luego, con el V°B° del Director General de Finanzas, el Área de Gestión de Compras pedirá también
el V°B° por mail al Vicerrector Económico, como último paso de validación para dar curso a la
gestión del anticipo.
7.3.2
Gestión de Anticipo
Con las debidas autorizaciones del Director General de Finanzas y del Vicerrector Económico, el Ejecutivo de
Cuentas, será quien realice la gestión del pago por anticipado al proveedor de la siguiente manera:








Completar Memorándum de Anticipo con los datos bancarios del proveedor (Ver Anexo 4)
Imprimir mail de solicitud, Memorándum y V°B°.
Gestionar las firmas de los siguientes aprobadores:
o Jefe de Adquisiciones
o Director Gral. De Finanzas
Digitalizar los documentos.
Enviar a ORD vía Mail, los documentos digitalizados para su envío a ONBASE.
ORB recepcionará Orden de Compra completa con el fin de evitar pagos duplicados.
Se paga a proveedor.
El proveedor envía factura.
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
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El ejecutivo de gestión de compra recibe la factura o boleta y la hace llegar como regularización de
anticipo a la ORD.
7.3.3
Proceso de Generación y Pago
Realizado el punto 7.3.2, será SSC quien contabilice la solicitud de anticipo, para así tesorería UNAB realice
el pago por anticipado al proveedor.
El área de Gestión de Compra será responsable de validar que se registren correctamente estos anticipos en
el sistema PeopleSoft.
7.3.4
Regularización de Anticipo
El Director Administrativo de la unidad solicitante, será el responsable de la regularización de los anticipos
en un plazo máximo de 30 días desde la fecha de otorgamiento de este.
El ejecutivo de cuenta de la Facultad o Dirección o Unidad será el encargado de apoyar y realizar el
seguimiento que sea necesario a la regularización del anticipo solicitado con el usuario responsable. El
ejecutivo se encargará de las siguientes actividades:



La información y documentos involucrados deben ser enviados al ejecutivo de cuenta.
El ejecutivo de cuenta gestionará la regularización del anticipo solicitado, enviando el documento
(factura o Boleta) de manera digital a la ORD para su envío ONBASE.
Posterior a esta acción se envía el documento físico (si corresponde) para su almacenamiento en
ORD.
7.3.5
Match de Anticipo
Realizado el punto 7.3.4, será SSC quien contabilice y realice el Match del anticipo solicitado, con la
documentación que lo regulariza.
7.3.6
Seguimiento de Anticipo
Será el ejecutivo encargado de la Facultad o Dirección o Unidad el encargado de realizar el seguimiento y
control de las regularizaciones de anticipos solicitados, completando el documento realizado por el área de
Gestión de Compras (Ver Anexo 5).
El área de Gestión de Compras generará un reporte mensual informando a los Directores Administrativos,
Vicerrector Económico, Director General de Finanzas y Jefe de Gestión de compras el estado de los
anticipos pendientes de regularización, para que solucionen esta situación a la brevedad y se pueda hacer el
registro contable.
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8. REGISTROS
Documento / Registro
Descripción
Formulario de Solicitud de Anticipo
Formulario que se utiliza para realizar una solicitud de anticipo.
Este se debe completar y enviar vía mail al área de Gestión de
Compra.
Planilla Control Seguimiento Pago
Anticipo
Planilla que se utiliza para llevar el control de los anticipos a
proveedores.
9. PROTOCOLIZACIÓN
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10. ANEXOS
ANEXO 1: Excepciones
En el caso de no haber solicitado la negociación del precio, aquellas compras menores que se puedan
generar por Orden de Compra se pueden manejar por módulo de T&E como reembolso o fondos por rendir
(Ver Política y Manual de Compras UNAB).
ANEXO 2: Empresas factorizadas
PROVEEDOR
Servicios de Fumigacion sin plaga LTDA
Acuarella Promociones Ltda
Alfa chile region metropolitana spa
Alfachile Region Metropolitana
Alfachile Region Metropolitana SPA
Alfachile region metropolitano SPA
Alfil Publicaciones Ltda
Andrea Mena Figueroa
Arauco Apart Hotel Ltda.
Arturo Jara Navarrete comercializacion
Arturo Jara Navarrete
Asesorias de comunicación y gestion Ltda
Asesorias Informaticas lease soft ltda
B.H.A Impresores S.A
BHA Impresores S.A
Bioscom Chile Ltda
Buscalibre S.A
Carlos manuel Aracena Echeverria
CFMEDICA LTDA
Cientec Instrumentos Cientificos S.A
Cientec Instrumentos Cientificos S.A
Co creation grass chile ltda
Comercial Arco Ltda
Comercial e Industrial Muebles Asenjo
Comercial Inex Ltda
Comercial Larrain Vergara y Cia Ltda
Comercializadora Notebookcenter Ltda
Consructora Cuevas y Purcell S.A
Construcciones Donoso LTDA
Constructora apromad ltda
Constructora Arayanais Lltda
Constructora Cuevas y Purcell S.A
Daniela Andrea Castillo Cerdeira
Daniela Castillo Cerdeira
Desarrollo de sistemas transacciones opengets ltda
Digital Control S.A
Diseño Grafico Raul ramirez Hijos Ltda
Distrribuidora de productos Tecnologicos Ltda
Doblebe impresores Ltda
Duran San martin Cia Ltda
Duran San Martin Cía Ltda.
Editorial Gestion LTDA
Editorial Gestion Ltda
Editorila Gestion LTDA
Empresa de Publicidad Katherine Parra
Cabello76895780
Equilab SPA
Equipamientos e insumos para laboratorio Ltda
Foris Integracion y Consultoria LTDA
Fullservicio tecnico ltda
Gonsa S.A
Grupo Bleway SPA
RUT
PROVEEDOR
RUT
76811010-7
76144223-6
76206536-3
76206536-3
76206536-3
76206536-3
77761030-9
13030121-5
77713070-6
76052777-7
76052777-7
78989980-0
76396120-6
84683400-1
84683400-1
76919840-7
76023713-2
8219618-8
76014805-9
96709790-K
96709790-K
76053163-4
96519460-6
77018060-0
76134944-9
79643000-1
76525840-5
96869030-2
76504560-6
78400810-k
76120261-8
96869030-2
13507644-9
13507644-9
96822760-2
76786590-2
78972660-4
76063434-4
76168773-5
77278950-5
77278950-5
84335100-k
84335100-k
84335100-k
76895780-0
Mauricio Reyes Consultores S.A
Meli Paz Diaz Echegoyen
Microsystem S.A
Moller Mas RYB Impresores LTDA
Nautical Vision Services de prestacion de servicios navieros ltda
Naval Radio Ltda
Netman ltda
Open Gets
Orion Sofware Chile S.A
Orion Sofware Chile S.A
Osaka Ingenieria Ltda
Pentacrom Servicios S.A
Prensa y comunicación S.A
Priserp Mantenciones Spa
Productora de Eventos a todo Evento Ltda
Productora de Eventos FW LTDA
Qualix Farmaceutica LTDA
Raul Ramirez e Hijos Ltda
Regist Chile Auditores Consultores Spa
Rojas y Asociados Servicios Generales Ltda.
Ruben Patricio Araya Anais
Servicio de Fumigacion sin plaga S.A
Servicios B3 Ltda
Servicios de fumigacion sin plaga LTDA
Servicios e Instalaciones Allco Ltda
Servicios Informaticos Directcss Ltda
Servicios profesionales y Gestion integral est ltda
Sistema de Climatización Integral Ltda.
Soc Comercial e Inversiones Edacom Ltda
Soc de Capacitacion consultoria y computacion Cynersis
Soc de Inversiones GCF ltda
Soc de profesionales Silva y Merino Ltda
Soc de profesionales Silva y Merino Ltda
Soc de Profesionales Silva y Merino Ltda
Soc de Transportes Fernandez y Leon Ltda
Soc. de transporte Fernandez y leon Ltda
Sociedad de Profesionales Silva y Merino Ltda
Sociedad Multiprint ltda
Sociedad Comercial e inversiones Edacom ltda
Sociedad de capacitacion consultoria cynersis chile
Sociedad de Iversiones GCF LTDA
Sociedad de Profesionales Silva y merino Ltda
Sociedad de Transportes fernandez y leon Ltda
Sociedad Hotelera Don Aurelio Ltda
Sociedad Telefunken Visual Art Ltda
76022728-5
11479333-7
94099000-9
78600820-4
76054608-9
770810890-9
78837690-1
96822760-2
76979540-5
76979540-5
76680390-3
96764770-5
76056345-5
76120989-2
76149080-k
76189668-7
99539530-4
78972660-4
76139368-5
76072927-2
9755001-8
76811010-7
76016572-7
76811010-7
76152999-4
76056520-2
76761530-2
76944300-2
78841610-5
77005150-9
76103020-5
76154095-5
76154095-5
76154095-5
78866240-8
78866240-8
76154095-5
76120070-4
78841610-5
77005150-9
76103020-5
76154095-5
78866240-8
76471650-7
76197791-1
88284000-K
76070316-8
76114972-5
76031374-2
83383100-3
76518850-4
Sociedada de profesionales Silva y merino Ltda
Sogrates Tofalos y Cia Ltda
Teknos Chile S.A
Transporte Nitidi Ltda
Tres f Group Impresores S.A
Virtual S.A
76154095-5
77343410-7
96892560-1
76178149-9
76097922-8
96597270-6
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Grupo de Empresas Mantencion Integral S.A
Grupo Nitidi Ltda
Grupo Team Chile S.A
Helga Wandersleben Quintana
Helpnet Ingenieria y servicios de RR. HH. Ltda
Herga Wandersleben Quintana
Inversiones Diseña SPA
Inversiones Muñoz Ossio ltda
Inversiones Nutech Ltda
Inversiones y Servicios Infra Ltda.
Ivens S.A
Jessica Eliana Araya Alverez
Jose pedro Echegoyen Vargas
LECHNER Y CIA. LTDA.
Maria Soledad Olivares Bustos
Master - service Comercial Ltda.
76915270-9
76178149-9
76011899-0
52003105-7
77781980-1
52003105-7
76311017-6
76017875-6
76122823-4
76429880-2
96764340-8
12636005-3
6724997-6
78114650-1
10358990-8
78865610-6
Vitamina work Life S.A.
Vtecnia Ingenieria Ltda
XL Print S.A
Xpodisain Diseño Ltda
Hotelera Ruendas ltda
Ideazzione S. A.
Importa Bioscom Chile Ltda
Importa y Comercializadora Sudelab S.A
Importadora Comercial Procomex Ltda
Importadora y comercializadora sudelab s.a
Imprenta fuentes y Cia Ltda
INTEGRACION DIGITAL OMEGA LTDA.
Intellego Chile Asesorias y Consultorias LTDA
Intergracion Digital Omega
Inversiones Disena SPA
Centro de Costos
CHL01-0000-98999-800100-90
76407810-1
76277165-9
76670180-9
76432730-6
78608820-8
99570760-8
76919840-7
76118359-1
77486720-1
76118359-1
76161014-7
77650710-5
76138168-7
77650710-5
76311017-6
13
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Vicerrectoría Económica / Dirección General
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Centro de Costos
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ANEXO 3: Formulario de Solicitud de Anticipo
Para realizar una solicitud de anticipo debe completar y enviar vía mail el siguiente formulario al área de
Gestión de Compra.
14
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ANEXO 4: Memorándum
El Ejecutivo de Cuenta encargado de prestar soporte a la Facultad o Dirección o Unidad será el responsable
en gestionar el pago del anticipo completando el siguiente memorándum.
15
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ANEXO 5: Extracto Planilla Control Seguimiento Pago Anticipo.
16