Metas del Compromiso de Gestión Plan Operativo Anual Secretaría General (Oficina y Archivo Central) Período: 01/07/15 – 30/06/16 Objetivo general Objetivo específico Actividad 1.1.1 1.1.2 Recepcionar toda la documentación dirigida al/la Intendente/a y a la Secretaría General Diligenciar los expedientes que ingresan y egresan de los Municipios, CCZ y las distintas dependencias Tarea Revisar foliado, agregaciones y exigencias establecidas en el procedimiento administrativo (PAIM). Registrar toda la documentación en el SEM. Meta Indicador Porcentaje de Ingresar al SEM el 90% de los expedientes que se inician dentro de las 24 horas expedientes ingresados en plazo Clasificar toda la documentación desde y hacia los Municipios y CCZ. Clasificar el 100% de la documentación que ingresa y egresa Distribuir la documentación a través de la ronda. Distribuir el 90% de la documentación a través de la ronda Fórmula de Cálculo del Indicador (Cantidad de expedientes ingresados / cantidad de documentación recibida)*100 Unidad de Trabajo Jul Ago Set Oct Total Nov Dic Ene Feb Total Mar Abr May Jun Total Cuatrimestre 1 Descripción de unidad de medida Dentro de las 24 horas. Observaciones Cuatrimestre 2 Cuatrimestre 3 Fuente de los datos Responsable de los datos SEM y planilla de ingreso de documentación. Jorge González y Patricia Baliño. 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 Despacho Clasificar la documentación en el Sector Despacho. Distribución interna al Intendente/a, Secretario General, Pro secretario General y Sector Acuerdo. Clasificar y distribuir el 90% de la documentación dentro de las 24 horas. Distribución a las distintas dependencias. Recepción y clasificación de expedientes por parte del sector acuerdo. Recepcionar y clasificar el 70% de los expedientes Redacción y procesamiento de notas, Resoluciones en modalidad fuera de acuerdo, comunicaciones vía mail, fax o por papel e impresión de convenios. Redactar el 100% de las Resoluciones en modalidad fuera de acuerdo en el GESTAR Registrar el 65% de las notas en planilla. 1.1.3 Procesar y distribuir toda la documentación recibida 1.1 Gestionar asuntos de la Administración con la Junta Departamental, órganos del Estado, instituciones públicas y privadas y particulares. Digitalizar el 70% de las notas firmadas para su archivo. Recepción de notas provenientes del Sector Acuerdo, registro en SEM, en la página Registrar el 80% de las notas provenientes del Acuerdo en la página del Correo web del Correo Uruguayo y control de entrega. Uruguayo dentro de un plazo de 2 días hábiles. Porcentaje de notas digitalizadas Porcentaje de notas registradas en plazo (Cantidad de notas digitalizadas / cantidad de notas firmadas)*100 (Cantidad de notas registradas en plazo / cantidad de notas provenientes del Sector Acuerdo)*100 Numerador: Archivo digital. Denominador: Casilla de correo de notas a despacho. My Lai Pérez, Virginia Rodríguez y Pablo Fazio. 70 70 70 70 70 70 70 70 70 70 70 70 70 70 70 No se tomarán en cuenta: 1) notas enviadas directamente, 2) Junta Deptal., 3) MIDES, 4) CONAHOBA, 5) MGAP, 6) JPM, 7) Adeom, 8) Cooperativa Municipal, 9) distribuidas a las dependencias de la IM. Numerador: página web del Correo Uruguayo. Denominador: Casilla de correo de notas a despacho. Cristina Bolón y Jorge González 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 Despacho Tramitar implica: realizar el pase al Sector Despacho. Los 3 días hábiles cuentan a partir de la numeración en sistema GESTAR GESTAR y SEM Armando Maldonado, Rosa Berreta y Jorge González Acuerdo Archivar en despacho asuntos generales dispuestos por la Dirección de acuerdo a Archivar el 100% de los expedientes el día de la disposición de archivo por parte lo establecido por el articulo R.77.1. de la Superioridad. Escanear remitos para su archivo. Archivar la documentación generada en la Secretaría Preparar y enviar los expedientes que cumplieron con el plazo establecido, al ACM. 1.1.4 General Archivar Resoluciones en el sistema GESTAR. Realizar el archivo de: borradores de los proyectos de resoluciones, fotocopia de notas enviadas, comunicaciones vía mail, fax y papel; copias de resoluciones ingresadas por sistemas SEFI y SIAB. 1.1.5 Gestionar para el Organismo el cumplimiento de la ley 17.060 Junta Anticorrupción Citación, recepción y envío a la Junta de Transparencia de las declaraciones juradas. Custodia de constancias de recibos enviados a la JUTEP. Escanear el 90% de los remitos firmados dentro de las 24 horas hábiles. Enviar 500 expedientes al ACM Archivar el 95% de las Resoluciones de la Intendenta en el GESTAR. Archivar el 80% de: borradores de los proyectos de resoluciones, fotocopia de notas enviadas, comunicaciones vía mail, fax y papel; copias de resoluciones ingresadas por sistemas SEFI y SIAB. Cumplir con el 100% de las citaciones dentro de los plazos establecidos por la ley 17.060. Redactar proyectos de resoluciones para el acuerdo. Brindar apoyo y actuar como nexo administrativo 1 entre las dependencias, otros organismos y el nivel político. 1.2.1 Preparar las carpetas de asuntos para el acuerdo de la Secretaría General y División Asesoría Jurídica Elevar a la Dirección Administrativa las resoluciones proyectadas para su control. Ingresar al sistema las resoluciones que van al acuerdo semanal. Ingresar al sistema GESTAR el 90% de las Resoluciones correspondientes a las carpetas de Secretaría General y División Asesoría Jurídica Armar repartidos del acuerdo a considerar: verificación, incorporación de copias de decretos a promulgarse y reparto en las dependencias correspondientes. Crear pdf de preacuerdo semanal comunicando a todas las dependencias a instancia de realizar correccciones en el plazo de 48 hs. Crear pdf de acuerdo semanal comunicando a todas las dependencias con las correccciones realizadas. Participar del Acuerdo semanal. Registrar correcciones, aprobaciones y retiros planteadas en Sala de la Secretaria General, todos los Departamentos y la División Asesoría Jurídica 1.2.2 1.2 Realizar la Secretaría del acuerdo Atender todo lo concerniente a los acuerdos semanales Registrar el 100% de las correcciones, aprobaciones y retiros Numerar las Resoluciones que conforman el Acuerdo. Ingresar correcciones al Sistema. Ingresar el 100% de las correciones dentro de las 24 horas. Realizar el Memorándum Realizar el Memorándum dentro de las 24 horas. Controlar el 100% de las correcciones a partir de las 48 horas de realizado el Memorándum. Recepcionar carpetas de todos los Departamentos. Incorporar Resoluciones aprobadas y Decretos a los expedientes tratados en el Acuerdo. Enviar comunicaciones derivadas del Acuerdo y pase al Sector Despacho. Procesar los expedientes tratados en el acuerdo Asistir al 100% de las sesiones del acuerdo Crear el 100% de las actas digitales dentro de las 24 horas de realizado el Acuerdo. Numerar el 100% de las Resoluciones dentro de las 24 horas. Crear el Acta electrónicamente Controlar las correcciones marcadas. 1.2.3 Crear el 100% de los pdf correspondientes al acuerdo semanal. Controlar los expedientes e ingresar el pase establecido en la Resolución Desglosar los Decretos para su posterior encuadernación Recepcionar el 100% de las carpetas de los Departamentos. Tramitar todos los expedientes tratados en el acuerdo dentro de los 3 días hábiles siguientes Porcentaje de (Cantidad de expedientes tramitados expedientes tramitados dentro de los 3 días hábiles / cantidad dentro de los 3 días de expedientes tratados en el hábiles acuerdo)*100 No se toman en cuenta los asuntos que Despacho 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 se retiran cuando se celebra el Acuerdo. y Acuerdo Controlar los expedientes y desglosar los Decretos dentro de las 24 horas hábiles de su recepción. Distribuir el 90% de los expedientes provenientes del Acuerdo en un plazo de 48 horas. Porcentaje de expedientes distribuidos en plazo (Cantidad de expedientes distribuidos en plazo / cantidad de expedientes recibidos en SEM)*100 48 horas a partir de la recepción en SEM SEM Jorge González y Patricia Baliño. Cantidad de reuniones Sumatoria de reuniones A las reuniones deberán asistir al menos el 50% de los funcionarios del Sector Acuerdo Acta de reunión firmada por asistentes My Lai Pérez y Silvana Bravo 1 0 1 0 2 1 0 1 0 2 1 0 1 0 2 Acuerdo Cantidad de informes realizados Sumatoria de informes realizados El informe será sobre las principales tareas realizadas analizando la Informe elevado a la Dirección Administrativa Mónica Urtet y Natalia Otero agenda y lo planificado en un período bimensual con acuse de recibo 1 0 1 0 2 1 0 1 0 2 1 0 1 0 2 ACM 90 ACM 1 ACM 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 Despacho Recepcionar las Actas de los Departamentos 1.2.4 Preparar el acta general de las Resoluciones adoptadas en acuerdo semanal 1.2.5 1.3 Atender todo lo relativo a Resoluciones internas del Secretario General y División Asesoría Jurídica 1.3.1 1.4 Mejorar la gestión del Sector Acuerdo 1.4.1 Realizar reuniones con funcionarios y la Dirección 2.1.1 Ordenar, foliar y redactar el Acta Elevar a la Dirección Administrativa para su control y firma. Recabar las firmas del/la Intendente/a, del/la Secretario/a General y dar fin del Acuerdo. Dar por finalizados el 50% de los acuerdos dentro del mes Expedir los testimonios de las resoluciones adoptadas por el/la Intendente/a Ubicar, fotocopiar y certificar la documentación solicitada. Expedir los testimonios dentro de las 72 horas hábiles de su solicitud. Preparar Resoluciones Verificar información, redactar, corregir, enviar a la firma, numerar e ingresar a los sistemas respectivos. Preparar las Resoluciones dentro de las 72 horas hábiles de recepción del expediente. Preparar los asuntos para ser discutidos en cada reunión Realizar 6 reuniones en el año Participar activamente en la coordinación inter institucional que desde el Archivo General de la Nación se desarrolla para la creación de la Norma Uruguaya de Descripción Archivística Participar en las reuniones de la Comisión para crear la NUDA. Participar en el 100% de las reuniones convocadas por el AGN Organizar las reuniones que se realizan en el ACM. Organizar las reuniones de la Comisión (definir fecha, establecer orden del día y remisión de materiales). Coordinar las sesiones durante su desarrollo Definir las directivas y criterios 2.1.2 generales en materia archivistica, aplicables a todos los documentos 2.1 pertenecientes al Patrimonio Documental del Gobierno Departamental Presidir la Comisión de Evaluación y Selección Documental (CESD) Realizar al menos 2 sesiones anuales ordinarias Gestionar asuntos pendientes delegados por la Comisión para la aprobación de algún proceso específico de evaluación. Elaborar la tabla de plazos precaucionales (TPP) y 2.1.3 remitir cada año al Archivo General de la Nación (AGN) 2.1.4 Informar a la Comisión sobre procesos de expurgos efectuados. Elevar las propuestas de resolución y llevar el registro de asuntos aprobados. Elaborar la reglamentación de la norma de descripción documental en la I.M Brindar asesoramiento técnico en materia archivística a todas las dependencias del Gobierno 2.2.1 Departamental y Gobiernos Municipales que lo soliciten Verificar las actas y resoluciones del año en curso para la redacción de la propuesta de la TPP Elevar la propuesta de TPP a la CESD y efectuar ajustes, cambios o modificaciones sugeridas. Elevar la TPP a Secretaría General para informar a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación y publicar en intranet. Coordinar el trabajo de los archivólogos de la I.M. Redactar las pautas normativas definidas en la Comisión de Descripción Elaborar y difundir las circulares que se requieran sobre gestión documental y archivo. Visitar a las dependencias por asesoramiento Tabla de plazos precaucionales aprobada y elevada Elaborar una propuesta de reglamentación de la norma Atender el 100% de las solicitudes de asesoramiento técnico Atender las consultas telefónicas, vía mail o personales Recepcionar las solicitudes de evaluación documental de los diferentes servicios Elaborar propuestas de procesos de Evaluación para 2.2.2 la Comisión de Evaluación y Selección Documental (CESD) Velar y conformar el Patrimonio Coordinar la Comisión de Descripción Documental de Documental del 2.2.3 la I.M. Gobierno Gestionar el Sistema de Archivos Departamental institucional definiendo las como garantía políticas tendientes a la 2 del Derecho de 2.2 Asesorar y/o coordinar el trabajo de descripción normalización de la gestión acceso a la documental asociada a la digitalización y respaldo documental. información 2.2.4 de la documentación entre Tecnología de la pública, siendo el Información y las dependencias que ingresan al órgano rector de software de gestión Alfresco la política archivística institucional Coordinar las transferencias de la documentación 2.2.5 excepcional entre los archivos del Sistema de Archivos de la I.M. 2.2.6 Gestionar los procesos de expurgo de la I.M. Visitar a los servicios para estudiar la documentación in situ y entrevistar a los jerarcas y funcionarios que trabajan con la documentación a evaluar. Elaborar la propuesta y remitirla a la Dirección del servicio para lograr mutuo acuerdo Elevar la propuesta aprobada por el servicio a la CSED. Elaborar el 100% de los borradores de las fichas de identificación y valoración documental Organizar el trabajo de la comisión previo a la sesión (Convocatoria a los Archivólgos, preparación del orden del día). Coordinar la sesión. Llevar las actas de las sesiones. Realizar al menos 2 sesiones anuales ordinarias Coordinar el cumplimiento de lo acordado en las sesiones, en materia de descripción documental. Recepcionar solicitudes de los servicios o del equipo de Tecnología de la Información Realizar reuniones para definir pautas de descripción. Realizar el 100% de los informes de las solicitudes en proceso Asesorar a los servicios de los datos a incluir en el software de gestión. Recepcionar solicitudes para determinar destino de documentación excepcional Realizar el relevamiento de la documentación y recavar información sobre la misma. Coordinar con el archivo del sistema que le corresponda recepcionar dicha documentación. Controlar y autorizar los procesos de expurgo de documentación que llegan al ACM. Relevar el 100% de la documentación en situación excepcional y definir el destino Coordinar con Imprenta la efectivización de los procesos de expurgo Controlar el 100% de los procesos de expurgo que se presentan Registrar los expurgos para elevar a la CESD, según Res. 4659/12 2.2.7 2.3.1 Realizar la coordinación y control interno del trabajo Realizar reuniones internas del equipo para coordinar, informar, controlar por parte y las tareas a desarrollar por el equipo del ACM de los 5 funcionarios del ACM el trabajo realizado e informar a la Dirección. Recepcionar y controlar la documentación transferida de las dependencias al ACM. Preservar el Patrimonio Documental de la Intendencia en su fase Administrativa, 2.3 correspondiente al período de vigencia administrativa y guarda 2.3.2 Controlar la documentación custodiada en el ACM precaucional. 2.3.3 2.4.1 Velar por la integridad de la 2.4 documentación de archivo en el marco de la implementación de EE 2.4.2 Elaboración de las muestras documentales a ser transferidas al Archivo Histórico de Montevideo. Atender solicitudes de fechas para transferencia de documentación. Agendar el 90% de las solicitudes de transferencia de documentación en la Planilla Anual de Transferencias Recepcionar la documentación agendada. Recibir el 100% de la documentación transferida físicamente Realizar la guarda de la documentación Realizar el 100% la guarda de la documentación recibida Realizar el relevamiento de la localización de las agrupaciones documentales, cotejando con los índices topográficos y realizando las correcciones que correspondan. Realizar 3 informes cuatrimestrales sobre volumen documental en custodia Separar la documentación según clasificación para realizar la muestra. Transferir la muestra al AHM Realizar reuniones de trabajo para estudiar los procedimientos y protocolos Analizar desde el punto de vista archivístico el establecidos por la comisión institucional y Tecnología de la Información. establecimiento de la gestión documental electrónica e implementación del EE con sus beneficios y Estudiar los nuevos procedimientos de gestión electrónica, promoviendo el análisis problemáticas de situaciones que hacen al ciclo vital de los documentos. Confeccionar un documento interno en materia archivística sobre temas relacionados con el EE. Realizar 6 reuniones en el año y sus correspondientes informes sobre organización interna y trabajo realizado y planificado. Porcentaje de (Cantidad de solicitudes agendadas / solicitudes agendadas cantidad de solicitudes recibidas)*100 Se contarán únicamente las solicitudes que lleguen vía mail institucional del ACM Mails recibidos y enviados. Planilla Anual de Transferencias Mónica Urtet y Natalia Otero Cantidad de informes realizados Sumatoria de informes realizados El informe será sobre los resultados del relevamiento de las agrupaciones documentales en custodia: localización, crecimiento Informe elevado a la Dirección Administrativa Mónica Urtet y Natalia Otero del volumen documental, proyecciones sobre necesidades de con acuse de recibo espacio y estanterías. Elevar a la dirección administrativa 1 informe sobre análisis técnico de los documentos del proyecto Expediente Electrónico. Cantidad de informes realizados Sumatoria de informes realizados En base al documento de buenas prácticas. Se enumerarán las interrogantes planteadas en cuanto a: 1) respaldo de la Informe elevado a la Dirección Administrativa información, 2) métodos de eliminación de documentación digital, Mónica Urtet y Natalia Otero con acuse de recibo 3) cuidados en el ahorro del papel, 4) coexistencia de documentación en papel y digital. Documento interno en materia archivística sobre temas relacionados con el Expediente Electrónico, aprobado. Cantidad de documentos Sumatoria de documentos 90 90 90 90 0 1 0 0 90 1 90 90 90 90 90 0 1 0 0 1 0 0 1 0 1 90 90 90 90 0 1 0 0 Elaborar al menos una muestra anual Documento aprobado por la Dirección Administrativa Mónica Urtet y Natalia Otero N/A N/A N/A N/A N/A Plantear nuevos controles desde el ACM para asegurar la integridad y seguridad de conservación de aquella N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A documentación que no pueda ser digitalizada (paquetes). N/A N/A N/A N/A N/A 0 0 1 0 1 ACM ACM