guía ciudadano solicitud en línea de apostilla – legalización

GUÍA CIUDADANO
SOLICITUD EN LÍNEA DE APOSTILLA – LEGALIZACIÓN
CERTIFICADO DE VENTA LIBRE Y NOTIFICACIÓN SANITARIA EXPEDIDOS POR EL
INVIMA
Para iniciar con el registro de su solicitud, ingrese a la página del Ministerio de Relaciones
Exteriores https://www.cancilleria.gov.co o directamente al aplicativo a través del siguiente
enlace https://tramites.cancilleria.gov.co/Ciudadano/Apostilla/solicitudTramite/inicio.aspx.
Para ingresar a través de la página del Ministerio de Relaciones Exteriores realice los siguientes
pasos:
1. Del menú superior seleccione “Trámites y Servicios”, de la lista de trámites desplegados
haga clic sobre “Apostilla o legalización”.
Ilustración 1: Selección Trámites y Servicios
2. El sistema lo direccionará a la sección en donde se encuentra toda la información
referente a los trámites de Apostilla y Legalización. En el menú del costado izquierdo
seleccione la opción “Haga su Apostilla o Legalización”
Ilustración 2: Selección Haga su Apostilla o Legalización
3. En la sección “Desde su casa u oficina” seleccione alguna de las siguientes opciones de
acuerdo al documento que va a apostillar o legalizar:
 “Haga su solicitud de Apostilla o Legalización del Certificado de Venta Libre – INVIMA”
 “Haga su solicitud de Apostilla o Legalización de la Notificación Sanitaria Obligatoria –
INVIMA”.
Ilustración 3: Seleccione Haga su solicitud de Apostilla o Legalización.
4. El sistema le presentara el formulario para el registro de la solicitud, de la lista “Tipo de
documento a apostillar o legalizar” seleccione “CERTIFICADO DE VENTA LIBRE – INVIMA” o
“NOTIFICACIÓN SANITARIA OBLIGATORIA – INVIMA” y haga clic en el botón “Siguiente”
Ilustración 4: Tipos de documento para apostilla / legalización
5. Diligencie los datos de ubicación y los datos correspondientes al documento, teniendo en
cuenta lo siguiente:
 Ubicación actual: Indique si se encuentra en el exterior o en Colombia; tenga en
cuenta que de acuerdo a esta selección el sistema le presentará el listado de
opciones para efectuar el pago.
 Adjunte el documento: En este campo deberá cargar el archivo digital en formato
pdf correspondiente al documento que desea apostillar o legalizar, el cual debe
haber obtenido directamente a través del portal del INVIMA.
 Código de documento: Indique el número o código del documento, el cual debe
estar contenido dentro del mismo.
Una vez diligenciados todos los datos del formulario, haga clic en el botón “Validar
documento”.
Ilustración 5: Formulario de solicitud
6. Si el documento es correcto el sistema le presentará una pantalla con los datos
correspondientes al documento para apostillar/legalizar, por favor verifique que estos
datos sean correctos; si es así seleccione de la lista “Pago en” la forma en la que efectuará
el pago y haga clic en el botón “Continuar”:
Ilustración 6: Verificación de datos
7. El sistema le presentará el costo del trámite y un formulario para ingresar los datos de
quien realizará el pago del mismo.
Importante: Recuerde que el trámite, solamente será autorizado después de realizado el
pago.
Si seleccionó:

“CONSULADO”:
Haga clic en el botón “Continuar”.
Ilustración 7: Pago en Consulado "Continuar"
El sistema le presentará un mensaje informándole el número de solicitud y código de
verificación; por favor conserve estos datos y preséntese ante cualquier Consulado de
Colombia a realizar el pago.
Ilustración 8: Información del trámite - Consulado
“PAGO EN LÍNEA (A TRAVÉS DE PSE)”:
Importante: Tenga en cuenta que antes de realizar su pago por PSE debe contar con una
cuenta en Colombia con el servicio para pagos electrónicos habilitado por su respectiva entidad
financiera.
Haga clic en el botón “Continuar”.
Ilustración 9: Pago PSE “Continuar”
El sistema le presentará una pantalla de información con el número del trámite; por favor
conserve este número para realizar el pago a través del módulo de pagos electrónicos.
Ilustración 10: Información del trámite PSE
Haga clic en el botón “Continuar”, el sistema lo direccionará a la plataforma de pago
electrónico PSE del Ministerio de Relaciones Exteriores, ingrese el número de
recibo/solicitud y haga clic en el botón “Pago PSE”
Ilustración 11: ingreso del número del recibo en pago por PSE
“SUCURSAL BANCO SUDAMERIS O CAJERO SERVIBANCA“
Haga clic en el botón “Recibo”.
Ilustración 12: Pago en sucursal Banco GNB Sudameris o cajero Servibanca "Recibo"
El sistema le presentará el recibo de pago en formato PDF para su impresión.
Nota: Realice la impresión del recibo de pago, preferiblemente en una impresora láser, para
evitar inconvenientes con la lectura del código de barras.
Si no tiene una impresora láser en el momento de generar el recibo, usted puede guardar el
archivo que contiene el recibo utilizando el icono de guardar que le indica la siguiente imagen.
Ilustración 13: Guardar recibo de pago en sucursal Banco GNB Sudameris o cajero Servibanca
Cuando el sistema registre el pago, su apostilla o legalización será enviada en un archivo PDF al
correo electrónico registrado en la solicitud, este correo será enviado en el transcurso de las
siguientes 24 horas después de realizado el pago; también podrá consultar el documento
ingresando
a
https://tramites.cancilleria.gov.co/Ciudadano/ConsultaEstado/documentoRecibo.aspx
indicando la fecha y número de solicitud.
CONSULTA
1. Cuando el sistema registre su pago, la apostilla o legalización será enviada al correo
electrónico registrado en la solicitud en el transcurso de las siguientes 24 horas después
de realizado el pago; también podrá consultar el estado de su solicitud en la página del
Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la opción “Consulta documento
apostilla/legalización con número de recibo o solicitud” siguiendo la misma ruta de
ingreso que realizo para registrar su solicitud (la cual puede validar en la página 2 de esta
guía),
o
accediendo
directamente
a
través
del
siguiente
enlace:
http://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/ConsultaEstado/documentoRecibo.aspx
Ilustración 14: Consulta documento apostilla/legalización
2. En el formulario desplegado ingrese el número de su recibo o solicitud y haga clic en el
botón “Consultar”
Ilustración 15: Consulta de código apostilla-legalización desde la página del Ministerio
3. El sistema le presentará la información necesaria para para consultar su apostilla o
legalización, copie y guarde el código de apostilla/legalización junto con la fecha de
expedición.
Ilustración 16: Resultados consulta de código apostilla-legalización desde la página del Ministerio
4.
Una vez el estado de su trámite sea “AUTORIZADO” podrá verificar y descargar el
documento; para lo cual ingrese a www.cancilleria.gov.co/apostilla o a
www.cancilleria.gov.co/legalizaciones según sea el trámite solicitado, diligencie los
campos “Número de apostilla – legalización o constancia” y “Fecha de expedición” y haga
clic en el botón “Buscar”
Ilustración 17: Consulta archivo apostilla – legalización
5. El sistema le presentará una ventana para la descarga del documento, haga clic en el
botón “Abrir” para visualizar el documento o “Guardar” si desea guardar una copia en su
equipo
Ilustración 18: Descarga del documento
6. El archivo contiene la apostilla o legalización generada como resultado de su solicitud. Una
copia de la notificación sanitaria o el certificado de venta libre se encontrará adjunta al
documento, para visualizarla debe seleccionar el icono en forma de clip o gancho para
papeles.
Nota: se recomienda usar Adobe Reader para asegurar que pueda visualizar correctamente los
adjuntos del documento
Ilustración 19: Apostilla o legalización documento electrónicos INVIMA.
7. Se desplegará un panel que muestra el documento adjunto del archivo, debe hacer doble
clic sobre el nombre del archivo para que pueda visualizarlo.
Ilustración 20: Archivo adjunto de la apostilla o legalización.