Instructivo caja chica - Dirección Nacional de Aduanas

DIRECCIÓN NACIONAL DE ADUANAS
ÁREA ADMINISTRACIÓN GENERAL
DIVISIÓN GESTIÓN DE RECURSOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO – CONTABLE
INSTRUCTIVO DE MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA
Definición de Caja Chica:
El Art. 90 del T.O.C.A.F define las Cajas Chicas como “un mero anticipo de fondo” y
establece que “se utilizaran para efectuar gasto de menor cuantía, que deban abonarse al
contado y en efectivo, para solucionar necesidades momentáneas del servicio o para
adquirir elementos de escaso valor”
Instrucciones:
1. Los fondos que se asignen como Caja Chicas serán responsabilidad del Encargado o
Director del Departamento, Administración o Sector en que se constituyan.
2. Los fondos se utilizaran para efectuar gastos de menor cuantía, que deban abonarse al
contado y en efectivo.
3. Los fondos se destinaran para gastos tendientes a cumplir con los objetivos de la
Dirección Nacional de Aduanas, imprevisibles y que no puedan efectuarse por los
mecanismos habituales de compra (compra directa, licitación, etc.). Siendo el
Administrador, el responsable directo del no apartamiento de lo dispuesto. Deberá
tenerse presente, que los gastos excepcionales como los de la limpieza y/o
mantenimiento de flota móvil, antes de su realización se deberá solicitar autorización a
la División Gestión de Recursos.
4. La documentación respaldarte de los gastos debe cumplir con los requerimientos
legales:
•
Nombre de la Empresa
•
RUT
•
Nº del comprobante
•
Fecha del ejercicio vigente
•
Pie de Imprenta vigente
•
Impuestos si correspondiere
No se aceptaran tickets de máquina registradora, sin las mismas formalidades.
En el campo correspondiente a la descripción de la compra o servicio, deberá solicitarse al
proveedor, detalle en forma clara el objeto de la misma.
El comprobante debe estar a nombre de la Dirección Nacional de Aduanas y constar en ella
evidencias de que fue abonada (boleta de contado o factura y recibo en forma conjunta).
5. La documentación debe tener constancia de la recepción conforme del
cumplimiento del servicio (Art.20 Lit.2) del TOCAF).
bien o
6. La rendición de la Caja Chica, se hará en planilla, según Anexo, adjuntando la
documentación respaldarte.
7. Dicha rendiciones se presentaran en el Departamento Financiero-Contable, excepto las
rendiciones de las Administraciones, las cuales deberán remitirse al Área Gestión
Operativa Aduanera. Se presentaran el último día hábil de cada mes; sin perjuicio que,
por la naturaleza de los gastos, deba reponerse en más de una ocasión.
8.
Es responsabilidad del Área Gestión Operativa Aduanera (Sector Contable) y de los
Sectores correspondientes (Secretaria de DNA, Carrasco, CACIO, GRIA y PRIA)
•
Controlar que la documentación presentada cumpla con los requisitos legales;
•
Verificar que la documentación venga acompañada del Anexo correspondiente y
firmadas por el responsable.
9.
Es responsabilidad del Departamento Financiero-Contable el control final de la
documentación respaldante del gasto. Rechazara la que considere no cumpla con los
requerimientos legales o reglamentarios, dando cuenta a la Gestión de Recursos.
10.
La División Gestión de Recursos evaluara la situación planteada, solicitando a la
Dirección Nacional la cancelación inmediata de la Caja Chica, cuando se constaten
apartamientos a la normativa vigente o se utilice para gastos que provee habitualmente el
servicio.
11.
Las reposiciones de Caja Chica se realizaran en un plazo de cinco días, contados a
partir de la conformidad del Departamento Financiero-Contable.
Cra. Verónica Tassino
División Gestión de Recursos
Ec. María Violeta Cardoso
Departamento Financiero-Contable