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Libro de matrícula de acciones: alcances sobre su finalidad
y la forma en que deben ser administrados
Jonathan Zuta Chávez(*)
Voces: Ley General de Sociedades – Acciones – Libro matrícula de
acciones – Accionistas – Junta General de Accionistas – Emisión de
acciones – Transferencia de acciones – Creación de acciones – Canje
de acciones – Legalización de Libros y Registros.
1. Consideraciones generales
El libro de matrícula de acciones constituye uno de los instrumentos jurídicos más importantes en el acervo documentario
de una sociedad, pues dota de seguridad jurídica a los accionistas
en el ejercicio de sus derechos y determina la exigibilidad de las
obligaciones que estos asumen por tener tal condición frente a la
sociedad o terceros.
Si tuviéramos que establecer un orden de prelación en la implementación de los libros que exige la Ley General de Sociedades, Ley
N° 26887, en adelante “LGS”, podríamos afirmar que a partir de la
información contenida en el libro de matrícula de acciones se formula la lista de asistentes y se establece el quórum que exige el
art. 124° de la LGS para declarar válidamente instalada la junta y los
acuerdos que se adopten en ella. Posteriormente, dichos acuerdos
se asentarán en el acta respectiva y deberán constar en el libro de
junta general de accionistas.
En la praxis, se suscitan muchas interrogantes sobre este aspecto dado que la LGS prescribe determinadas formalidades que se deben cumplir, sin embargo no establece un procedimiento específico
para llevar a cabo el llenado de los asientos en el libro de matrícula
de acciones.
Por lo expuesto, en el presente informe abordaremos de forma
detallada cual es el procedimiento a seguir para implementar y manejar adecuadamente el libro de matrícula de acciones, así como su
incidencia en el ámbito societario y tributario.
2. La matrícula de acciones: oponibilidad erga omnes
De conformidad con el art. 91° de la LGS, se establece que sólo se
considerará propietario de la acción a quien aparezca registrado
como tal en la matrícula de acciones.
Asimismo, prescribe que cuando se encuentre en litigio la propiedad de acciones, la persona que figure registrado en la matrícula como accionista será quien podrá ejercer los derechos que
le confiere su participación, salvo mandato judicial que disponga
lo contrario.
El artículo bajo comentario regula un aspecto fundamental de la
manera como opera una sociedad anónima, pues a diferencia de otras
formas societarias, la titularidad de la acciones se determina sobre la
base de lo anotado en la matrícula de acciones (registro privado) y no
de la información que figura en los Registros Públicos.
3. Actos registrables en la matrícula de acciones
Por su parte, el art. 92 de la LGS prescribe los actos que corresponderá anotar en la matrícula de acciones, lo cuales definiremos a
continuación:
a) La creación de acciones.- Constituye la decisión prevista en el
pacto social o por acuerdo de la junta general de accionistas
al momento de formar la sociedad o aumentar el capital social
respectivamente.
b)La emisión de acciones.- Se produce una vez que han sido
suscritas y pagadas en por lo menos el 25% de su valor nominal,
salvo el caso de aportes en especie que se encontrarán sujetos a
la revisión de la valorización de dichos aportes por parte del directorio y su comprobación judicial de ser requerida. La emisión
de acciones puede representarse en certificados provisionales o
definitivos, anotaciones en cuenta o cualquier otra forma permitida por ley.
c) La transferencia de acciones.- Puede originarse a través de cualquiera de los actos jurídicos regulados en el Código Civil. V.gr.:
compraventa, donación, permuta e inclusive contratos atípicos.
Cabe señalar que dicho acto surte efectos entre las partes desde el
momento de su celebración, por lo que para ellas la transferencia
es válida y oponible, sin perjuicio de la comunicación que debe
efectuarse para que el adquirente ejerza sus derechos como accionista frente a la sociedad.
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d)El canje de acciones.- Tiene lugar en un procedimiento de
fusión, a través del cual los accionistas de las sociedades incorporadas o absorbidas reciben las acciones emitidas por la
sociedad absorbente, a cambio de las acciones que tenían en
las primeras.
e) El split o desdoblamiento de acciones.- Consiste en multiplicar el número de acciones por un determinado factor, reduciendo el valor nominal de las mismas. No supone, por lo tanto,
aportación alguna a la sociedad. El capital social y el patrimonio neto permanecen invariables aumentando únicamente la
cifra accionaria.
f) Derechos y gravámenes.- Debemos entender que la norma hace
referencia a los derechos de terceros que pueden recaer sobre las
acciones, puesto que los derechos del accionista se estipulan en el
estatuto social. El término “derechos”, lato sensu, puede definirse
como la facultad, poder, situación o autorización que confieren las
normas jurídicas a las personas para obrar o abstenerse sobre un
bien o frente a los demás sujetos de derecho. V.gr. el derecho de
usufructo sobre las acciones
Por su parte, el gravamen es la afectación que se realiza sobre
un determinado bien (en el presente caso “acciones”) con la
finalidad de respaldar un crédito, para que de esta manera el
acreedor se pueda ver garantizado. En tal sentido, el gravamen
siempre está subordinado a una obligación, que de incumplirse
conllevara la venta del bien afectado. En lo atinente al presente tema, la garantía mobiliaria es el gravamen que recae sobre
las acciones.
g) Limitaciones a la transferencia de acciones.- Tratándose de sociedades anónimas, prima facie, las acciones pueden ser transferidas, gravadas o afectadas libremente. No obstante, el pacto social,
el estatuto o por acuerdo de junta general de accionistas se pueden establecer restricciones que limiten temporalmente el pleno
ejercicio del derecho de propiedad.
h) Acuerdos parasocietarios.- El art. 8° de la LGS prevé que también le serán aplicables a la sociedad los acuerdos celebrados
entre los accionistas o entre los accionistas y terceros ajenos a
la sociedad, siempre que se cumpla con comunicar los mismos
a la sociedad. Sin embargo, en el supuesto que tales acuerdos
sean contrarios al estatuto o el pacto social, prevalecerán estos
últimos. Sobre el particular, deberá tratarse de acuerdos que
versen sobre las acciones o que tengan por objeto el ejercicio
de los derechos inherentes a ellas.
4. Implementación del libro de matrícula de acciones: unificación entre el tratamiento societario y
tributario
4.1. Desde el punto de vista societario
La LGS prescribe que la matrícula de acciones debe llevarse, conjunta o alternativamente, de la siguiente manera:
• En un libro especialmente abierto a dicho efecto o en hojas
sueltas, debidamente legalizados.
• Mediante registro electrónico o en cualquier otra forma que
permita la ley.
En caso se use simultáneamente ambos sistemas y surja discrepancia entre estos prevalecerá lo anotado en el libro o en las
hojas sueltas, según corresponda.
El régimen de la representación de las acciones de las sociedades
anónimas abiertas se registra mediante anotaciones en cuenta
ante CAVALI S.A. I.C.L.V., por lo que se sujetará a lo dispuesto en
la legislación del mercado de valores.
4.2. Desde el punto de vista tributario
La Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT califica a los libros de actas de junta general de accionistas y
matrícula de acciones como libros vinculados a asuntos tributarios. En lo concerniente al libro objeto de nuestro análisis se establece la información mínima que debe contener y nos remite
al art. 92° de la LGS, el cual hemos desarrollado en el punto 3 y
4.1. Así también, indica que los libros deberán ser legalizados
antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas
o continuas.
En dicho extremo, el art. 2° de la citada resolución regula el procedimiento a seguir para la apertura de los libros conforme al
siguiente detalle:
a) La legalización estará a cargo de un notario o, a falta de éstos,
por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el
domicilio fiscal de la sociedad, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser
efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas
provincias.
b) El notario deberá dejar constancia en la primera de hoja del
libro, consignando la siguiente información:
– Número de legalización asignado por el notario o juez,
según sea el caso.
– Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social de la
sociedad, según sea el caso.
– Número de RUC.
– Denominación del libro.
– Fecha de la incautación del libro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser
el caso.
– Número de folios de que consta.
– Fecha y lugar en que se otorga.
– Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.
c) El notario o juez, según sea el caso, sellará todas las hojas del
libro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por
cada libro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas
o continuas.
d) Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro
indicarán el número de la legalización, los apellidos y nombres, denominación o razón social de la sociedad, el número
de RUC, la denominación del libro que se ha legalizado, la
fecha de la incautación del libro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso,
el número de folios de que consta y la fecha en que se otorga
la legalización.
e) En ningún caso el número de legalización o folios podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
De igual modo, el art. 4° regula el procedimiento para la legalización del segundo libro y los subsiguientes, para lo cual se deberá
tener en cuenta lo siguiente:
a) Tratándose de libros que se lleven utilizando hojas sueltas o
continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por
notario del libro o registro anterior.
b) Tratándose de libros llevados en forma manual, se deberá
acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro
anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio
donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro.
c) Lo establecido en el presente inciso no será de aplicación en
el caso de libros llevados en forma manual que hubieran sido
incautados por autoridad competente, bastando para la le-
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galización del segundo y siguientes libros la presentación del
documento en el que conste la referida diligencia.
d) De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros incautados a que se refiere el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su
cierre inmediato.
5. Aplicación práctica para llenado del asiento en el
libro de matrícula de acciones(1)
Tal como se mencionó inicialmente, la LGS no establece lineamientos para el llenado del libro, por lo que consideramos conveniente presentar algunos formatos de mayor aplicación en la praxis.
FORMATO N° 1 - SEGUNDO FOLIO DEL LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES
Asiento N° 1
Lima, …/…/…
La empresa AAA; identificada con RUC N.°………………, domiciliada en ………………………., distrito de …………….., provincia de ………………… y departamento
de ……………………; se constituyó mediante Escritura Pública de fecha …….. de ……… de ………, ante Notario de ………….., Dr.(a) ………………………..; quedando
registrada en el asiento A00001 de la Partida Electrónica N° ………………… del Registro de Personas Jurídicas de ………………………………. ; con un capital
suscrito y pagado de S/. …………...00 (……………………………….. y 00/100 nuevos soles); dividido en ……… acciones ordinarias, nominativas de un valor
nominal de S/. ……..., cada una; distribuidas de la siguiente manera:
Accionista
N° de acciones
Valor nominal
% Capital social suscrito
y pagado
N° del certificado
de acciones
BBC
500
S/. 500
50%
001
CCC
400
S/. 400
40%
002
DDD
100
S/. 100
10%
003
_______________________
YYY
Gerente General
FORMATO N° 2 - ANOTACIÓN DE UNA TRANSFERENCIA DE ACCIONES
Asiento N° 2
Lima, …/…/…
Se procede a anotar la transferencia de acciones que efectuó don DDD, identificado con DNI N° ……………., titular de 100 acciones, íntegramente
suscritas y pagadas, representativas del 10% del capital social a favor de doña EEE, según consta por contrato de compraventa de fecha …/…/…, bajo
los siguientes términos:
Don DDD transfirió la titularidad de 50 acciones a favor de doña EEE. Por su parte, doña EEE pagó en dinero, íntegramente y al contado el monto
total del precio pactado a don DDD.
Asimismo, se deja constancia que queda anulado el certificado de acciones N.° 003 y se emiten los certificados N.° 004 y 005 a nombre de don DDD
y doña EEE respectivamente.
Consecuentemente, la composición accionaria quedará de la siguiente manera:
Accionista
N° de acciones
Valor nominal
% Capital social suscrito
y pagado
N° del certificado
de acciones
BBC
500
S/. 500
50%
001
CCC
400
S/. 400
40%
002
DDD
50
S/. 50
5%
004
EEE
50
S/. 50
5%
005
______________________
YYY
Gerente General
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Comentario: Los actos que recaigan sobre las acciones deben comunicarse por escrito a la sociedad para su anotación en la matrícula
de acciones. Si bien la LGS no establece un plazo para la comunicación
pudiendo ser realizada en cualquier momento, el nuevo accionista
para participar y ejercer sus derechos en junta general de accionistas
deberá haber encontrarse inscrito en la matrícula de acciones con una
anticipación no menor de 2 días a la fecha en que la junta se llevara
cabo, por lo cual la comunicación debe ser oportuna.
FORMATO N° 3 - CERTIFICADO DE ACCIONES
CONSTITUIDA POR ESCRITURA PÚBLICA
DE ...... DE ...... DE ....... OTORGADA ANTE EL
NOTARIO DE ........... DR. (A) ..........., INSCRITA
EN LA PARTIDA ELECTRÓNICA N° ....... DEL
REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS DE
LIMA, CON DOMICILIO SOCIAL EN .........
CERTIFICADO N° ..................
Comentario: Las acciones se materializan mediante certificados
provisionales o definitivos. En el caso de estos últimos (certificados
definitivos de acciones), solo procederá su emisión una vez inscrita la
sociedad o el aumento de capital ante los Registros Públicos. Debemos recordar que la acción propiamente es un título valor nominativo
que confiere a su titular derechos de participación en la sociedad emisora, siendo independiente de si ella se representa en soporte físico
o mediante anotación en cuenta. Su transmisión se efectúa mediante
cesión de derechos.
En consecuencia, podemos definir al certificado de acciones como
aquel documento formal que permite al tenedor del mismo acreditar
su calidad de accionista y participación social, de modo tal que bastará su presentación o entrega para poder celebrar lícitamente actos jurídicos que recaigan sobre las acciones que dicho documento
se indiquen.
............................................... S.A.
CAPITAL SOCIAL: S/. ..........................
DIVIDIDO EN ............ ACCIONES ORDINARIAS, DE UN VALOR NOMINAL DE
S/. ........ (....... Y 00/100 NUEVO(S) SOL(ES) CADA UNA, ÍNTEGRAMENTE SUSCRITAS Y
TOTALMENTE PAGADAS.
RECONOCE A FAVOR DE ..................................................................................................
CANTIDAD DE ACCIONES QUE AMPARA ..................................................................
––––––––––––––––––––––
YYY
Director
––––––––––––––––––––––
YYY
Director
EL PRESENTE CERTIFICADO HA SIDO INSCRITO EN EL LIBRO DE MATRÍCULA DE
ACCIONES N° .......... Y SE HA EXPEDIDO CON ARREGLO A LO ESTIPULADO EN LAS
LEYES N° 26887 y 27287.
NOTAS
(*) Asesor Corporativo de Thomson Reuters - Caballero Bustamante.
Abogado por la Universidad de San Martín de Porres con estudios
de especialización en derecho corporativo por la misma universidad.
Cursa el Programa de Especialización para Ejecutivos en Derecho Corporativo por la Universidad ESAN.
(1) Los modelos desarrollados en el presente punto son referenciales.
Para algunos autores se deben numerar las acciones representadas
en el certificado. Consideramos que dicha práctica no es conveniente
e inclusive puede resultar confusa, toda vez que no es relevante determinar el número que se les asigne a las mismas sino la cantidad
que van a ser objeto de transacción o afectación. n
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