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FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
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SOLUCIONES DE IMPRESIÓN
Y CONSULTORÍA DOCUMENTAL
Avda. Abenarabi, 9 - 30007 Murcia - Teléfono: 968 248 748
Preimpresos
Impresora Matricial
Hay muchas situaciones habituales donde las empresas ven limitadas las funcionalidades de sus
sistemas de impresión, generando costes que pueden ser eliminados o reducidos.
Algunas de estas situaciones son:
ƒƒ Uso del papel autocopiativo. Existen documentos que tienen hojas autocopiativas porque se
necesita distribuir distintas copias en un proceso (por ejemplo, albaranes donde una copia se
la queda el consignatario, otra se archiva en contabilidad y otra se adjunta en la factura). Esto
requiere mantener stock de estos originales en almacén y sus costes asociados.
ƒƒ Consumo de papel preimpreso (cartas, comunicados, notificaciones, etc.) que, unido a
que hay multitud de formularios tipo, genera unos costes muy altos: manipulación de
papel (sustituir el papel del dispositivo de impresión en función de lo que se va a imprimir),
disposición de papel con distintos formatos en cada bandeja del equipo, mantener stock de
estos originales preimpresos en almacén, etc.
ƒƒ Uso de impresoras matriciales para imprimir formularios multicopia o trabajar con
aplicaciones industriales, cuya calidad de impresión es inferior a los equipos láser y dan peor
imagen.
ƒƒ Necesidad de realizar acciones repetitivas sobre un documento antes de su distribución
(añadir diferentes logos, insertar una portada o condiciones, etc.) y/o enviarlo a diferentes
lugares (imprimir, guardar en PDF, enviar por email/fax, etc.). Por ejemplo, al generar
un pedido imprimirlo y enviarlo automáticamente por correo electrónico o fax para su
confirmación por parte del cliente. Estas tareas pueden convertir los trabajos sencillos en
trabajos complicados y costosos si no se automatizan.
Las soluciones de flujos de impresión de formularios electrónicos engloban módulos de software
que son capaces de adaptar la impresión de los documentos a las necesidades del cliente, sin
modificar por ello las configuraciones de las aplicaciones que imprimen. De manera que permiten
eliminar el papel preimpreso, migrar de impresoras matriciales a láser y producir documentos
personalizados sin necesidad de cambiar nada en las aplicaciones existentes.
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FUNCIONALIDADES
ƒƒ Configuración automática en función del tipo de documento para la emisión de varias copias
por cada documento único enviado a la impresora. Por ejemplo, 2 copias las facturas, 3 copias
los albaranes, etc.
ƒƒ El usuario no tiene que poner un formulario u otro en la impresora antes de imprimir, el
sistema lo detecta automáticamente y fusiona el fondo o plantilla correspondiente. Por
ejemplo, si imprimo una factura el sistema fusiona la imagen de fondo de la factura, si es un
albarán el correspondiente al formato del albarán, etc.
ƒƒ Simplificación de la distribución de los documentos con un solo clic: imprimir, guardar en PDF,
enviar por email/fax.
ƒƒ Personalización de documentos de forma dinámica en el momento de la impresión, añadiendo
fácilmente logos, códigos de barras, sellos, firmas, etc. y situándolos donde quieras del
documento. Por ejemplo, si quiero en la emisión de facturas del mes incluir una promoción
como pie de página, cambio la imagen de fondo y al generar las facturas se fusiona el último
formato.
ƒƒ Impresión avanzada enviando los documentos a diferentes impresoras o bandejas.
ƒƒ En procesos críticos de impresión, desviación automática a otra impresora de los documentos
enviados a la cola de un dispositivo que tenga una incidencia.
ƒƒ El proceso de impresión del documento realiza acciones de forma transparente para el
usuario, sin interferir ni modificar los sistemas que emiten el documento (ERP, CRM, etc.). Por
ejemplo, mi sistema genera pedidos y automáticamente los imprime y los envía por email o
por fax a cada cliente.
Elimina el papel preimpreso, migra de impresoras matriciales
a láser, simplifica la distribución de documentos,...
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BENEFICIOS
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Ahorro de costes: al eliminar el papel preimpreso y autocopiativo, al
evitar costes por errores humanos en la asignación de un preimpreso u
otro y al eliminar el caro mantenimiento de las impresoras matriciales.
Ahorro de tiempo: al eliminar los viajes hasta la impresora para
colocar el papel preimpreso y realizar acciones repetitivas sobre un
documento de forma automática.
Mejora de la productividad: al automatizar tareas manuales no
productivas, lo que permite destinar recursos a aspectos más
productivos en la organización. Y al garantizar procesos productivos
relativos a la impresión.
Ahorro de espacio: al no tener que almacenar papel preimpreso del
que se suelen hacer grandes tiradas para abaratar su coste.
Evitar errores humanos: al independizar la impresión de los
documentos del formato de la plantilla, sabiendo que el documento
impreso siempre será la versión corporativa validada.
Maximizar la efectividad de los documentos: al eliminar las
impresoras matriciales cuya calidad de impresión es inferior a los
equipos láser y dan peor imagen.
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Y CONSULTORÍA DOCUMENTAL
EN CONEXIÓN CON LA INNOVACIÓN
Certificación ISO9001 - ISO14001 - ISO27001
Ilustraciones basadas en diseños de Freepik.
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