ING. YIM APESTEGUI FLORENTINO

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Los síntomas de la mala organización son, entre otros, la incapacidad para
diferenciar claramente lo urgente, lo innecesario, lo que está en proceso
o lo que es importante.
Inexistencia de adecuados sistemas de archivo, de seguimiento de tareas,
y a la adquisición de malos hábitos.
Una mala organización conlleva la pérdida de tiempo, y esto está ligado a
la pérdida de dinero o a dejar de ganarlo. También está asociado con en el
incumplimiento de los objetivos, causando malas sensaciones como
frustración.
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Los malos hábitos desarrollados en la forma de abordar
las tareas, procedimientos y en mayor medida con los
procedimientos mal planificados.
Los trastornos de ansiedad y estrés ocasionan en un
primer momento inquietudes y pérdidas de
rendimiento.
Posteriormente
pueden
generar
problemas de salud mental y física como irritabilidad;
depresión; etcétera:
Por ello, se necesitan buenas técnicas de organización
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La organización se consigue a través del ordenamiento y
coordinación racional de todos los recursos que forman
parte de del grupo social u organizacional. Es así que la
palabra organización tiene tres acepciones (significados
según contexto)
·
Etimológica que viene del griego órganon =
instrumento.
·
Organización= entidad o grupo social.
·
Organización = proceso.
En esencia todos involucran la idea de una estructura
aun con diferentes implicaciones.
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La organización es a la empresa lo que la estructura a
un edificio en construcción.
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Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos señalados.
Eugenio Sisto Velazco. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando
unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las
relaciones que entre dichas unidades debe existir.
Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Organización es la estructura de de relaciones entre personas, trabajo y
recursos.
Issac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos
Que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento posible de los elementos materiales,
técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
Joseph L Massie. La estructura y la asociación por la cual un grupo cooperativo de seres humanos asigna las tareas entre los
miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
Harold Koontz y Cyril O Donne´l. Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa.
Lyndall Urwick. Disposición y correlaciones de las actividades de una empresa.
Mario Sverdilk. Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.
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Conjunto de reglas, normas y políticas, que se
utiliza para llegar a un mismo fin u
objetivo.Algunos de estas técnicas son:
 Planeación Previa
 Organigramas (por su objeto, por su
área, por su contenido)
 MOF, Manual del Puesto,
Procedimientos
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Es un documento formado por una serie de estudios que
permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones
que lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y dará
ganancias.
Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una
necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los
cuales pueden ser, recursos humanos, materiales
y
tecnológicos entre otros.
Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las
condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto,
mediano o a largo plazo.
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Son las herramientas
necesarias para llevar
a cabo una
organización racional;
son indispensables
durante el proceso de
organización y
aplicables de acuerdo
con las necesidades
de cada organismo.
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◦
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◦
◦
La estructura de la organización .
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
Las líneas de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
La división de funciones.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
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FINALIDADES DE LOS ORGANIGRAMAS
◦ Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía
con sus respectivos niveles jerárquicos.
◦ Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se
realizan en la empresa debidamente asignados por área de
responsabilidad o función.
◦ Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
◦ Los cargos existentes en la compañía.
◦ Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
◦ Como la autoridad se le asigna a los mismos.
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Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se
recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de
puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de
la empresa, puede producir mayores confusiones.
Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los
trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar del
Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores
del último nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de
personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar
dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y
con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
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◦Puede apreciarse a simple vista la
estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía.
◦Muestra quién depende de quién.
◦Son apropiados para lograr que los
principios de la organización operen .
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Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
De políticas.
Departamentales.
De organización y funciones
De procedimientos
De técnicas.
De puesto.
Etc.
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Permiten el control y cumplimiento de las funciones de la
empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cómo se debe hacer.
Son una fuente de información, pues muestran la
organización de la empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
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Un proceso clásico de organización es el
establecimiento de :
Roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con
el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia
requeridas para alcanzar los objetivos.
Lo que se espere de un proceso de organización es
disponer de una estructura organizativa a través de la
cual los individuos cooperan sistemáticamente para el
logro de objetivos comunes
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Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de
un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos
de coordinación y control de los miembros de la organización. A
demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad.
En el proceso de organización participan los sistemas
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El objetivo de la estructura es de
servir como ayuda en el cumplimiento
de los procesos de negocios de la
organización, en todos sus niveles.
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Diagrama de
procesos
Diagrama de
procedimiento
La representación gráfica que muestra la sucesión de los
pasos de que consta un procedimiento.
Una mayor simplificación del trabajo. Determinar la
posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las
operaciones para una mejor circulación física. Mejorar
alguna operación, combinándola con otra parte del
proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribución de la
planta.
Diagrama de flujo La representación simbólica y grafica de la secuencia lógica
que sigue en un conjunto de actividades y demás.
Establecen y determina los procedimientos para obtener
un mayor resultado de efectividad en estos.
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TIEMPOS Y MOVIMIENTO:
ESTUDIO DE TIEMPOS: actividad
que implica la técnica de establecer
un estándar de tiempo permisible
para realizar una tarea
determinada, con base en la
medición del contenido del trabajo
del método prescrito, con la debida
consideración de la fatiga y las
demoras personales y los retrasos
inevitables.
ESTUDIO DE MOVIMIENTOS: análisis
cuidadoso de los diversos
movimientos que efectúa el cuerpo
al ejecutar un trabajo.
Logra la mejor ventaja mecánica en el uso de
herramientas.
Determina las mejores posiciones laborales para los
obreros.
Mejora el ambiente laboral.
Maximizar la eficiencia de los equipos de trabajo.
Aumentar los ciclos de producción.
Reducir los tiempos muertos o tiempos no
productivos.
Integrar la operación con la programación de la
producción. Elimina los movimientos inútiles y
sustituirlos por otros más eficaces.
Volver mas racional la selección y el entrenamiento
del personal.
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MUESTREO DE TRABAJO:
El muestreo del trabajo es una técnica usada
para investigar las proporciones del tiempo total
dedicadas a las diversas actividades que
constituyen una tarea o una situación de trabajo.
Los resultados son efectivos para determinar: la
utilización de máquinas y personal; los
suplementos aplicables a la tarea, y los estándares
de producción. No requiere observación continua
por parte de un analista durante un periodo de
tiempo largo. El tiempo de trabajo de oficina
disminuye. El total de horas-trabajo a desarrollar
por el analista es generalmente mucho menor.
CUADRO DE DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES: A
través de esta técnica se analizan los puestos que
integran un departamento o sección, para lograr
una división de funciones y mejorar la estructura
de los grupos de trabajo. Sirve para analizar
labores relacionadas de cinco, hasta quince,
personas.
Define la naturaleza de los trabajos y de los
departamentos a que corresponden.
Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
Normaliza y estandariza procedimientos.
Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo
de los distintos puestos.
Delimita funciones, evitando fugas de
responsabilidad.