PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS GESTION DE INFORMACIÓN EN OFICINA DE PARTES

PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
GESTION DE INFORMACIÓN EN OFICINA DE PARTES
Versión n° 01
1.
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PR-RH-05
OBJETIVO.
El propósito de este procedimiento, es establecer los mecanismos de recepción,
manejo, distribución y control de toda la información que ingresa y sale de la
Dirección de Educación de Chillán DAEM.
2.
ALCANCE.
Este procedimiento abarca todas las actividades que se desempeñan en la oficina
de partes del DAEM, desde la recepción de la documentación hasta se entrega y
disposición.
3.
RESPONSABILIDAD
El responsable del cumplimiento de todas las actividades que se desarrollan en la
oficina de partes y se establecen en este procedimiento, recaen en la Encargada de
la Oficina de Partes del DAEM de Chillan.
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica.
5.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Revisión: Gladys Mackarena Diez Hernandez.
Encargada Oficina de Partes
Fecha: 13 Marzo del 2012
Aprobación: Maricarmen Ramirez
Jefe Departamento RRHH.
Fecha: 13 Marzo del 2012
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Versión n° 01
6.
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MODO DE OPERACIÓN.
La Oficina de Parte del DAEM de Chillán es el área encargada recepcionar,
mantener y distribuir toda la información que la institución recibe de alguna entidad
externo o que se envía a ella. La procedencia de dicha documentación puede ser:






Establecimientos educacionales.
Salas Cunas.
Municipalidades.
Juzgados.
Ministerios.
Proveedores y público en general.
Nota: Respecto a la información de la SEP, está es canalizada por la propia área.
6.1 Recepción Documentación.
Cualquier Institución, o público en general, que desee ingresar un documento de
manera oficial al DAEM, deberá realizarlo por el conducto regular, que consiste en
entregar la documentación en la Oficina de Partes. Para tal efecto, deberán ingresar
el documento original y una copia, la cual será timbrada por la Encargada de la
Oficina en señal de recepción. En el caso de los establecimientos educacionales, el
ingreso de información se hará usando el Libro de correspondencia, el cual es
firmado en señal de conformidad por la encargada de la oficina.
Posterior a la recepción, la Encargada de la Oficina de Partes ingresará la
documentación recibida al sistema informático “Mas 7” de la Intranet (ver anexo N°1)
y timbrará el documento indicando la fecha de ingreso, egreso y registra el
correlativo del sistema.
Al finalizar la jornada laboral y ingresados todos los documentos al sistema, la
Encargada de la Oficina la remitirá a la Directora del DAEM para su revisión, para
este efecto se utilizará el registro “Lista de Partes” (ver anexo N°2), donde se detalla
toda la información entregada a dirección, la cual abarca todas las unidades del
DAEM, para cada una de las unidades se realizará una Lista de partes.
Cuando se trate de planillas de reemplazo, Licencias Medicas, CV’s de Docentes y
asistentes de la educación o Certificados de VRP, estas se remiten directamente a
Recursos Humanos, y para este efecto, se utilizará el Cuaderno de Correspondencia,
cada documento tiene su propio cuaderno.
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Al día siguiente de la entrega, la Directora una vez revisada la documentación,
devolverá la información a la oficina de partes para ser derivada a las unidades
correspondientes.
6.2 Distribución de Documentos a las unidades del DAEM.
Finalizada la etapa anterior, la Encargada de la Oficina de Parte será la encargada
de distribuir los documentos a las distintas unidades, se deberá adjuntar la lista de
partes que contiene toda la información entregada. Posterior a la revisión por las
unidades, la lista de partes se devolverá a la oficina de partes para ser archivada.
6.3 Despacho de documentación a instituciones externas la DAEM.
Para realizar la entrega formal de cualquier información del DAEM a una institución
externa, el proceso a seguir es el siguiente:

El remitente deberá solicitar a la oficina de parte un numero de ordinario o
resolución.

Luego, la Encargado de la oficina de partes, revisa su carpeta con los números
correlativos y le asigna uno al solicitante, dejando registrado en la carpeta la
persona a la que se le asignó.

Una vez con el número, el remitente generará el documento y lo entregará a
la oficina de partes, junto a la cantidad de copias que desee distribuir. Una
copia se queda en la oficina de partes y luego la encargada de la oficina lo
ingresará al sistema Más 7.

Para realizar definitivamente la entrega, la Encargada de la oficina verificará
que todos los documentos estén firmados por la Directora Académica del
DAEM, de lo contrario lo devolverá al remitente.

Finalmente, la Encargada de la oficina de partes, deposita la documentación
en el casillero correspondiente a cada establecimiento hasta la venida del
personal para su retiro. Una vez entregado el documento, la Encargada
registrará la entrega en el Libro de correspondencia.
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7.
Lista de Partes
Indexación Almacenamiento
Fecha
Carpeta
Responsable
Mantenimiento Disposición
del registro
Encargada
Oficina Partes
1 año.
CONTROL DE CAMBIOS.
Fecha
9.
PR-RH-05
ARCHIVO DE REGISTROS.
Registro
8.
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Rev.
Párrafo
ANEXOS.
Anexo N° 1 Sistema informático “Mas 7”.
Anexo N° 2 Lista de Partes.
Modificación Realizada
Eliminar
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Versión n° 01
Anexo N° 1: Sistema informático “Mas 7”.
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Versión n° 01
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Anexo N° 2 Lista de Partes.
Lista de Partes
Fecha de Emisión 13 Mar 2012 14:47:12
ID
26154
26150
26149
26144
26140
26139
26136
26129
26128
Documento
ORDINARIO
10
ORDINARIO 8
ORDINARIO
28
ORDINARIO
20
ORDINARIO
28
ORDINARIO
26
ORDINARIO
21
ORDINARIO
17
ORDINARIO
55
Fecha
ingreso
Correspondencia
Hora
Sección
ingreso
Origen
Destino
Daem
13-Mar-12
13-Mar-12
14:46 ESCUELA/LICEO F 214
14:34 ESCUELA/LICEO D 202
DIRECCION
DIRECCION
13-Mar-12
14:33 ESCUELA/LICEO E 254
DIRECCION
13-Mar-12
14:08 ESCUELA/LICEO D 247
DIRECCION
13-Mar-12
12:08 ESCUELA/LICEO A 7
DIRECCION
13-Mar-12
11:56 ESCUELA/LICEO A 7
DIRECCION
13-Mar-12
11:11 ESCUELA/LICEO D 239
DIRECCION
13-Mar-12
9:52 ESCUELA/LICEO D 201
DIRECCION
13-Mar-12
9:49 ESCUELA/LICEO D 252
DIRECCION