1 DEFINICIÓN F I C H A S Es la Ciencia que rige la Organización, Administración y Contralor de la Hacienda, enseña la aplicación de conocimientos tendientes a estudiar y considerar los resultados obtenidos y la forma de mejorar en el futuro. Registra cronológicamente las operaciones realizadas y facilita el estudio de la evolución de los distintos valores que forman el patrimonio del comerciante, así como la efectividad de la política comercial seguida. OBJETO DE LA CONTABILIDAD. T É C N I C A S Es proporcionar los datos referentes al negocio, en cuanto atañe a su situación y desenvolvimiento. El objeto inmediato, el que podríamos denominar objeto material de la Contabilidad, es anotar las operaciones en los libros. Pero el objeto final, el motivo a que obedecen estas anotaciones, es poder responder a las preguntas de cuál es la situación de la empresa; cuánto se ha ganado o perdido y como se ha obtenido el beneficio o la pérdida. ( cuales sus debilidades, cuales sus potencialidades). Entiéndase bien en toda contabilidad, para poder ser así calificada, ha de ser capaz de responder a estas cuestiones en conjunto; no a una sola. 2 Pero de todas ellas, la última, la referente a como se ha obtenido la pérdida o ganancia, es la más importante y la que en realidad presupone todas las demás: es la nota característica de una verdadera contabilidad. F I C H A S CUENTA. Definición. El Patrimonio de toda empresa esta constituido por un conjunto de bienes, derechos y obligaciones, entendiendo por bienes, todos los objetos ( cosas ) que pueden ser intercambiados. Los derechos son créditos que han sido otorgados ( a cobrar ) y las obligaciones, créditos que hemos recibido ( a pagar ). El patrimonio así definido, para ser debidamente apreciado y catalogado, ya sea en forma individual o en conjunto, debe ser presentado bajo una denominación breve, concisa y apropiada, que los agrupe adecuadamente. T É C N I C A S Así, el dinero y otros valores afines [ cheques de terceros ], deben aparecer en los libros comerciales y en los estados contables, bajo una denominación única: el mobiliario, el equipo de oficina, tales como los ordenadores, de uso en el negocio, también están comprendidos bajo un solo nombre; los artículos destinados a la venta, cualquiera sea el tipo de objeto, lo mismo deben estar anotados bajo un único nombre, etc. Pues bien, cada una de las expresiones o denominaciones creadas en contabilidad para agrupar en forma sistemática el movimiento de bienes, derechos, obligaciones u otros asuntos relativos a la actividad económica de cualquier empresa, siempre que tales afectos posean un valor susceptible de apreciarse en dinero, es lo que comúnmente se denomina CUENTA. 3 F I C H A S La palabra Cuenta tiene, además, otros significados, pero ahora nos interesa conocer el que le da la Teneduría de Libros, es decir, que se trata de un estado o cuadro demostrativo que se usa para dar a conocer los valores que debe una persona o cosa y los que le son debidos. Podemos definir la palabra CUENTA también de la siguiente manera, Elemento del que se vale la Contabilidad,, para resumir y compilar, los movimientos de ingresos y egresos de objetos o compromisos contraído, sean por personas o cosas. CUENTA CAPITAL. T É C N I C A S Antes de definir o fijar el concepto de Capital, es necesario conocer el significado de los términos Activo y Pasivo. La idea raíz de la palabra activo es suficiencia. Específicamente, se entiende por "ACTIVO" el total de bienes de todas clases, que posea una persona o entidad, aplicables o sujetos al pago de deudas. Recíprocamente, el "PASIVO" de una persona o entidad en general esta constituido por sus deudas u obligaciones pecuniarias. Se expresa como sigue: ACTIVO - PASIVO = CAPITAL El "CAPITAL" comprende por tanto, aquella parte del activo que se encuentra libre de obligaciones. Los bienes que integran el activo han de aplicarse en primer término al pago de créditos u 4 obligaciones y únicamente el sobrante es lo que constituye patrimonio del propietario o propietarios de la empresa. Si durante el curso de explotación de un negocio aumenta el patrimonio, será señal de haberse obtenido beneficio: si, por el contrario, disminuye, se habrá sufrido pérdida. F I C H A S T É C N I C A S En CONTABILIDAD, la expresión Capital es utilizada para indicar el importe de los bienes que el propietario de una empresa aporta para iniciar sus actividades mercantiles, y a quien, por ese mismo hecho y desde ese momento, se le debe el importe de los bienes recibidos por el concepto mencionado. TENEDURIA DE LIBROS. Es el registro de las operaciones de carácter económico, hecho en libros habilitados de acuerdo a un sistema contable determinado, en los cuales las anotaciones han de efectuarse con sujeción a disposiciones legales, a técnicas contables adecuadas y a usos consagrados por la práctica. PARTIDA DOBLE. Esta fundada en verdades matemáticas, resultando ser el más exacto y práctico sistema que puede adoptar todo comerciante. Se le ha dado el nombre de Partida Doble porque en cada operación existe, por lo menos, un Deudor y al mismo tiempo un Acreedor, originando un doble traslado de partida simultánea. Veremos más adelante, en la redacción de los asientos del Libro Diario cómo quedan plenamente demostrado los principios matemáticos en que se funda el arte y la ciencias de llevar los libros por medio de este sistema. 5 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN QUE SE BASA LA PARTIDA DOBLE. F I C H A S 123456- 7- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. El que recibe debe a quien da. Todo lo que entra debe a lo que sale. Toda entrada debe ser equivalente a la salida. Todos los objetos han de salir o entrar con la misma denominación de cuenta por el cual entraron o salieron. Todas las cuentas primero entran (se debita) y luego salen (se acredita), a excepción de las que representan deudas, que salen primero (cuando se contraen las deudas) y entran cuando se renueva, se amortizan, se pagan o prescriben. Las pérdidas son deudoras y las ganancias acreedoras. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS. Se clasifican en: T É C N I C A S 1.- CUENTAS PATRIMONIALES [ OBJETIVAS Y PERSONALES ] 2. CUENTAS DE RESULTADOS. CUENTAS PATRIMONIALES OBJETIVAS Caja - Muebles y Útiles - Mercaderías - Inmuebles - Rodados Instalaciones [ Se trata de objetos inanimados que se compran, se venden o se permutan ]. CUENTAS PATRIMONIALES PERSONALES 6 Las personas físicas, como Isabel Bedoya, Patricia Sosa, los clubes, las sociedades anónimas, etc., los documentos a cobrar y los documentos a pagar, entran dentro de esta categoría, porque cuando se habla de cobrar o de pagar, necesariamente habrá una persona física o jurídica para realizar estos actos. F I C H A S T É C N I C A S CUENTAS DE RESULTADOS. Corresponden a este grupo la cuentas que registran aumento o disminución que experimenta el patrimonio que constituye la hacienda del comerciante. La principal de todas ellas es la cuenta Pérdidas y Ganancias. Esta, por medio de sus cuentas divisionarias, da a conocer las pérdidas y las ganancias provenientes de cualquier operación o al cerrarse un ejercicio económico. Para los efectos de la Partida Doble, hay pérdida cuando entra un valor menor del que sale, y ganancia, en el caso contrario. Las cuentas divisionarias de Pérdidas y Ganancias mas comunes son: Aguinaldos - Alquileres Cobrados - Alquileres Pagados Comisiones Cobradas - Comisiones Pagadas - Gastos Generales Gastos de Leyes Sociales - Intereses Cobrados - Intereses Pagados Patentes e Impuestos - Publicidad y Propaganda - Sueldos y Jornales. REGLAS PRACTICAS PARA DETERMINAR EL DEUDOR Y EL ACREEDOR DE UNA OPERACIÓN MERCANTIL. 123- Todo valor que entra DEBE al valor que sale. Quien recibe DEBE a quien da. Las pérdidas son siempre DEUDORAS y las ganancias ACREEDORAS. 7 Determinaremos, luego, el DEUDOR de cualquier operación mercantil, aplicando las siguientes preguntas: F I C H A S T É C N I C A S 123- ¿Qué bienes entra o recibo ? ¿Quién recibe ?......... o ¿qué persona me debe ? ¿Existe pérdida? Para hallar el ACREEDOR de la misma operación, formulemos estas preguntas: 123- ¿Qué bienes entrego o sale ? ¿Quién da ? .......... o ¿a qué persona se le debe ? ¿Existe ganancia ? Significa la anotación que se hace en el lado izquierdo de la misma, y quiere decir también débito o cargo. En consecuencia, adeudar, cargar o debitar una cuenta, significa anotar una cantidad en el Debe de dicha cuenta. Es la anotación que se hace en el lado derecho de la misma, operación que también se denomina abono o crédito, de donde resulta que las expresiones abonar o acreditar una cuenta, significa anotar una cantidad en el Haber de dicha cuenta. De una cuenta es la diferencia aritmética que existe entre el total de Débitos y el total de Créditos de la misma. 8 Si el total de Débitos es mayor, se dice que la cuenta tiene o presenta saldo DEUDOR. Si por el contrario, el total de Créditos es mayor se dice que la cuenta tiene o presenta saldo ACREEDOR. F I C H A S SALDAR UNA CUENTA Si por cualquier circunstancia se desea igualar ambos lados, con agregar la diferencia o saldo menor, se obtiene tal propósito. En consecuencia, saldar una cuenta, significa hallar la diferencia aritmética entre el Debe y el Haber de la misma y luego agregar al lado menor aquella diferencia acompañada de la expresión "SALDO" con lo que se igualan ambos lados. También se suele decir que saldar una cuenta es llevar el saldo de la misma a cero CANCELAR UNA CUENTA. T É C N I C A S Se cancela por pago, cumplimiento, prescripción, transferencia, acuerdo de partes u orden judicial, del importe que indica su saldo, en cuya oportunidad se procede a igualar ambos lados, poniendo hacia el lado menor el importe de lo cobrado o lo pagado, o lo liquidado en alguna forma. CERRAR UNA CUENTA. El cierre de una cuenta suele hacerse generalmente con motivo del cierre del ejercicio comercial anual y consiste sencillamente en trazar debajo del total de cada lado, doble raya, en el supuesto que ambos lados tengan sumas iguales. Si no son iguales, se agrega al lado menor el saldo hallado y luego se ponen en la misma dirección las dos sumas iguales. Posteriormente se trazan doble 9 raya debajo de las sumas. La parte no utilizada de cualquiera de los lados de la cuenta, se anula con diagonales. F I C H A S T É C N I C A S BALANCE DE COMPROBACIÓN. Es el estado contable que comprende todas las cuentas del Mayor, con la transcripción de sus movimientos de Débitos y Créditos acumulados, en las dos columnas habilitadas al efecto, cuyas sumas deben ser equivalentes a las sumas del Libro Diario, a una misma fecha. Se denomina también Balance de Sumas y Balances. BALANCE DE SALDOS. Es el cuadro o estado contable de dos columnas en el cual se consigna el exceso que resulta de la comparación del movimiento de débitos y de créditos de cada cuenta. Dicho exceso o diferencia se pondrá en la primera columna si los débitos superan a los créditos, y en la segunda, si los créditos superan a los débitos. BALANCE DE SITUACIÓN O BALANCE GENERAL. Es el estado contable que presenta en forma clara, veraz y sencilla, a un día determinado, la situación patrimonial de la empresa, poniendo de resalto el Activo, el Pasivo y el Capital. En el Activo se consigna todo lo que se posee, más lo que se le debe y en el Pasivo aparecen lo que se debe a terceros (Pasivo propiamente dicho) y lo que se le debe al propietario (Capital). Es importante reconocer que el CUADRO PATRIMONIAL es una declaración de la situación financiera en un instante, mientras 10 F I C H A S T É C N I C A S que el cuadro de PERDIDAS Y GANANCIAS muestra los resultados de las operaciones durante un intervalo de tiempo. Así, el Cuadro Patrimonial, representa el cuadro de la situación de la empresa en una fecha dada, mientras que el estado de Pérdidas y Ganancias, se basa en un flujo, mostrando qué es lo que ocurrió entre las dos fechas. LA CUENTA MERCADERÍAS. Se suele considerar a la cuenta "MERCADERÍAS", como cuenta mixta, en razón de que participa de las características de las cuentas patrimoniales, al ser contabilizada en el Activo por la existencia y entre las cuentas de resultados al contabilizar la pérdida o ganancia habida según el cuadro de Pérdidas y Ganancias. Sin embargo, la cuenta de Mercaderías puede operar como cuenta patrimonial exclusivamente, caso en el cuál, el saldo que presenta en el libro Mayor coincide con la existencia de las mercaderías, pues bajo este rubro se contabiliza los ingresos y egresos de mercaderías, por el PRECIO DE COSTO. Para aplicar este sistema, es necesario el concurso de las siguientes cuentas de resultados: a) MERCADERÍAS VENTAS O VENTAS DE MERCADERÍAS, o simplemente , VENTAS, cuenta acreedora que registra la salida de mercaderías AL PRECIO DE VENTA. COSTO DE MERCADERÍAS VENDIDAS O COSTO DE VENTAS, cuenta deudora que registra el precio de costo de las mercaderías vendidas. 11 La primera de las cuentas, mencionadas se contabiliza en el HABER de Pérdida y Ganancias, en tanto que la segunda se contabiliza en el DEBE. La diferencia entre ambas cuentas determina el resultado real de las negociaciones en mercaderías. F I C H A S b) Un sistema de registro permanente de las existencias de mercaderías (inventario permanente) La aplicación de este sistema proporciona indudables ventajas, especialmente desde el punto de vista de la información, ya que un sistema de inventario permanente permite una mejor evaluación del movimiento de cada mercadería, determina los ciclos de ventas y los periodos de mayor o menor comercialización, lo cual facilita la elaboración de una política de compras y ventas más ajustada a la realidad. Pero el inventario permanente es costoso y no siempre puede llevarse en todas las empresas, sobre todo en las que se dedican a las ventas al detalle. T É C N I C A S Este sistema no admite atraso alguno y por lo tanto debe estar al día cada una de las fichas habilitadas a cada uno de los artículos que se expenden. No todas las casas de comercio están en condiciones de financiar personal y equipos necesarios para implantar el inventario permanente, por lo que llevan el registro contable de la mencionada cuenta, como "MIXTA". RESERVAS. Las reservas se forman con ganancias líquidas y realizadas, no distribuidas entre socios o titulares de la empresa. 12 Las utilidades líquidas y realizadas incrementan el patrimonio, y por ello con la creación o el aumento de las reservas, una porción de ese incremento patrimonial se mantiene afectada, por lo común con los siguientes fines: F I C H A S Acrecentar los medios de acción de la empresa. Prever posibles pérdidas o gastos. Mantener fondos para su futura distribución entre los socios o empresarios. EN REALIDAD LA RESERVA, ES UNA FORMA INDIRECTA DE INCREMENTO DEL CAPITAL RESERVA LEGAL Es la reserva que deben constituir obligatoriamente las sociedades con responsabilidad económica Limitada, con el 5% de las ganancias de cada ejercicio, hasta que se eleve al 20% del Capital Social. T É C N I C A S Si esta se reduce por cualquier causa, no podrán distribuirse, las utilidades, mientras no sea reconstituida dicha reserva. RESERVAS ESTATUTARIAS. Las reservas de este tipo son aquellas cuya constitución está prevista en el estatuto y por lo tanto deben contabilizarse obligatoriamente cuando existen beneficios. Así por ejemplo, el estatuto de una sociedad puede disponer que de las utilidades de cada ejercicio se asigne el 5% para la reserva destinada para el pago de dividendos futuros, el 10% para una reserva que permita cancelar créditos incobrables extraordinarios y el 10% para una reserva general. 13 Con la creación de estas reservas se mantiene en el patrimonio una determinada porción de los beneficios, con la cual la sociedad cuenta con mayores medios de acción, puede enjugar quebrantos futuros o distribuir dividendos en ejercicios de reducidas ganancias. F I C H A S RESERVAS FACULTATIVAS. Estas reservas no son obligatorias ni por la Ley ni por el estatuto. Se constituyen cuando la asamblea de accionistas lo considera conveniente para reforzar la situación de la sociedad. Así, por ejemplo, podría constituirse una reserva para la construcción de un edificio o para prever la depreciación de las mercaderías. IMPUESTOS Y GASTOS CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN. DE La constitución y apertura de negocios de una sociedad implica gastos en concepto de impuesto, tasas, gastos de escritura y organización administrativo-contable. T É C N I C A S Un profesional contable debe conocer la cuantía de dichos gastos para cada uno de los tipos de sociedades, pues el cliente, por lo general desea conocer previamente el monto a que ascenderían dichos gastos y con frecuencia solicita un informe previo sobre el particular. Los impuestos se relacionan con: Impuestos a los Actos y documentos que establece un impuesto sobre la constitución de sociedades mercantiles, sobre pedido de reconocimiento de personería jurídica, registro de firmas, inspección de sociedades, inscripción en el Registro Pública de Comercio, rubricación de libros y registro de oferentes; Ley de patente municipal; Ley de patente fiscal; Ley de tasa judicial. 14 En cuanto a los gastos podemos mencionar: F I C H A S publicación de los estatutos o de un extracto del contrato social; honorarios del abogado cuando interviene en la redacción de los estatutos, honorarios por trámites generales de inscripción en las distintas reparticiones oficiales, apertura de libros, implantación del sistema contable y de control interno, incluyendo diseño de formularios, redacción de manuales de procedimientos, etc. Todos estos gastos constituyen los " Gastos de Constitución y Organización " que se cargan al Activo Diferido cuando reviste cierta importancia, como generalmente ocurre en las sociedades anónimas, para amortizarlos en un periodo de 'n' años [generalmente 5 ]. ESQUEMA PARA CLASIFICAR CUENTAS EN EL BALANCE SITUACIÓN. LAS DE Cuentas Patrimoniales. T É C N I C A S Saldo Deudor Saldo Acreedor Activo [ Conjunto de bienes y derechos ] Pasivo [ Conjunto de obligaciones ] Cuentas de Resultado. Saldo Deudor Saldo Acreedor Debe [ pérdidas ]. Haber [ ganancias ]. Las Cuentas Patrimoniales Objetivas ( ejemplo CAJA ) sólo pueden tener saldo DEUDOR y van al ACTIVO, porque son cosas, objetos que yo poseo. Las Cuentas Patrimoniales Personales pueden tener saldo DEUDOR o ACREEDOR. 15 Si tienen saldo Deudor, van al ACTIVO, por cuanto que son derecho sobre el patrimonio de terceros ( tengo que cobrar ). F I C H A S T É C N I C A S Si tienen saldo Acreedor, van al PASIVO, por cuanto son obligaciones ( tengo que pagar ). LEY DEL COMERCIANTE (Nro. 1034) Artículo 75. El número de libros y el sistema de contabilidad quedan a criterio del comerciante, debiendo llevar indispensablemente un libro Diario y uno de Inventario, sin perjuicio de los otros libros exigidos para determinadas actividades. Artículo 78. Los libros de comercio, antes de ser puestos en uso, deben ser presentados al Registro Público de Comercio, numerados en todas sus hojas, para que sean rubricado y sellados y se haga constar en nota datada en su primera página, el número de folios que contenga. El mismo requisito se cumplirá con las hojas o fichas de otros sistemas de contabilidad que se autoricen. El Registro cerrará los libros usados, con indicación en la última página de la fecha y del número de folios utilizados. Artículo 79. Los libros de contabilidad serán llevados en idioma oficial debiendo asentarse las operaciones cronológicamente, sin interlineaciones, transportes al margen, ni espacios en blanco. No podrán hacerse enmiendas, raspaduras ni cualquier otra alteración, y si fuese necesaria alguna rectificación, esta debe practicarse mediante el correspondiente contraasiento. Es prohibido mutilar parte alguna de cualquier libro, sea obligatorio o auxiliar, arrancar o inutilizar hojas, así como alterar la encuadernación y foliación. 16 Artículo 80. El en Libro Diario se asentaran en forma detallada las operaciones diarias del comerciante según el orden en que se hubiesen efectuado, de modo que de cada partida resulte la persona del acreedor y la del deudor en la negociación realizada. F I C H A S Artículo 81. .En el Libro de Inventario se registraran: la situación patrimonial al iniciar las operaciones , con indicación y valoración del Activo y Pasivo; la situación patrimonial y los resultados que corresponden a la finalización y cada ejercicio, con el cuadro demostrativo de Ganancias y Pérdidas. En este libro se deben consignar el detalle del Inventario cuando el mismo no figure en otros registros. Asimismo, se podrán incluir estados contables complementarios. Artículo 83. La duración de cada ejercicio no podrá exceder de un año. T É C N I C A S Artículo 85. Los libros y registros de contabilidad deberán ser conservados por cinco años contados a partir de la fecha de la última anotación efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se conservaran en forma ordenada los comprobantes, de modo que sea posible su verificación; este plazo se computará desde la fecha en que hubieren sido extendidos. Bibliografía. Profesor Francisco Esculies. Apuntes de Historia y Fundamentos de la Contabilidad. 17 Profesor Prudencio Vidal Zelaya. Tratado de Contabilidad Elemental. Profesor Roy B. Kester. Contabilidad Teórica y Práctica. - Tomo I F I C H A S T É C N I C A S Profesor Humberto Floriani. Primer Curso de Contabilidad. Instituto Superior de Adiestramiento Empresas Euro - América Folleto del Curso de Contabilidad General. de 18 CONTABILIDAD F I C H A S T É C N I C A S ÍNDICE TEMAS PÁGINAS Contabilidad - Definición Objeto de la Contabilidad Cuenta - Definición - Patrimonio Cuenta Capital Teneduría de libros Partida doble Partida doble - Principios fundamentales Clasificación de las cuentas Reglas para determinar el deudor y el acreedor de una operación mercantil Debitar Acreditar - Saldo de una cuenta - Saldar una cuenta Cerrar una cuenta - Cerrar una cuenta Balance de comprobación Balance de saldos Balance general o de situación La cuenta Mercaderías Reservas Gastos de Constitución Esquema para clasificar las cuentas en el Balance General Ley del Comerciante - Resumen Bibliografía Índice 1 1 2 3 4 4 5 5 7 7 8 9 9 10 10 11 13 15 16 17 19 20