instructivo asamblea ordinaria

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INSTRUCTIVO ASAMBLEA ORDINARIA
Las reuniones ordinarias “son aquellas que celebra la Asamblea General ordinariamente una vez al
año, durante los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal, en la
fecha y lugar que señale el Administrador General o Gerente, previa convocatoria que hará éste, o
en su defecto, el Presidente del Consejo de Administración. CONVOCATORIA: La convocatoria a
reuniones ordinarias se hará con una anticipación de quince (15) días calendario, mediante
comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del
centro comercial, a la última dirección registrada por los mismos. También podrá anunciarse la
convocatoria por aviso público en un periódico local de amplia circulación en la ciudad. La citación
deberá contener la fecha, hora y lugar de la reunión, así como la circunstancia de encontrarse, los
balances, inventarios, presupuestos de gastos, cuentas, libros contables, de actas y demás
documentos a disposición de los propietarios para el ejercicio de su derecho de inspección. En
caso necesario se anexará a la citación un modelo de poder para facilitar la representación de
aquellos propietarios que no puedan asistir a la reunión” (Art. 86 Estatuto Ciudadela Comercial
Unicentro Cali P.H en adelante “Estatuto”)
La Asamblea general estará integrada con derecho a voz y voto, por todos y cada uno de los
copropietarios de unidades privadas o sus representantes, delegados o mandatarios debidamente
constituidos y que a la fecha de la respectiva reunión tengan su título de propiedad inscrito en el
registro de la administración, sobre una o más unidades de propiedad privada del centro
comercial. (Art. 84 Estatuto)
DESARROLLO DE LA ASAMBLEA ORDINARIA
1. Tienen derecho a asistir y deliberar el propietario, su representante o apoderado. (Art. 88 del
Estatuto).
2. En caso de asistencia a través de apoderado, el poder deberá cumplir con los siguientes
requisitos:
2.1. Constar por escrito, no es necesario que esté autenticado y puede enviarse vía e-mail, o
ser una fotocopia.
2.2. Indicar expresamente el nombre de la persona a quien se le otorga poder y si tiene
facultad de sustituir con indicación expresa del nombre del sustituto, de lo contrario la
sustitución no se tendrá por válida.
2.3. Fecha o época de la(s) reunión(es) a la(s) cual(es) se confiere el poder, salvo poder
general que deberá constar por escritura pública.
2.4. El documento no podrá tener ninguna enmendadura.
2.5. Los poderes otorgados en el exterior, deberán cumplir los requisitos expuestos con
anterioridad.
2.6. Una misma persona no puede representar más de cuatro (4) propietarios.
NOTA: No se recibirá ningún poder donde no aparezca claramente el nombre del
apoderado o se deje un espacio en blanco para que administradores o un tercero lo fije
con posterioridad.
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3. El representante legal de una persona jurídica deberá:
3.1. Presentar copia del certificado de existencia y representación, expedido por la cámara de
comercio, de la persona jurídica que representa, con expedición máxima de tres (3)
meses anteriores a la fecha de Asamblea Ordinaria.
3.2. En caso de representar una sociedad controlada y vigilada por la Superintendencia
Financiera, deberá además presentar el certificado expedido por la mencionada entidad,
con expedición máxima de tres (3) meses anteriores a la fecha de Asamblea Ordinaria.
NOTA: El apoderado de una persona jurídica deberá cumplir los requisitos antes
indicados, además de los señalados en el numeral 2 del presente instructivo.
4. El copropietario que se encuentre en MORA en el pago de su cuota de administración no tiene
derecho a voto. (art. 85 Estatuto)
NOTA: El pago se podrá acreditar, durante la celebración de la Asamblea, mediante la
exhibición del comprobante de pago; o se podrá pagar, en el mismo momento, en EFECTIVO o
mediante CHEQUE CERTIFICADO, casos en los cuales se podrá hacer uso del derecho de voto.
5. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO: (art. 87 y 91 Estatuto)
5.1. La Asamblea sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que
representen, por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad.
5.2. La Asamblea tomará decisiones con la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad
representados en la respectiva sesión, salvo decisiones que requieran quorum calificado,
en cuyo caso, el quorum deliberatorio será del setenta por ciento (70%) y la decisión
deberá ser aprobada por el mismo porcentaje.
5.3. Las decisiones que requieren mayoría calificada son, de acuerdo a la ley 675 de 2001
artículo 46 y Estatuto artículo 91, las siguientes:
5.3.1. Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una
sensible disminución en uso y goce.
5.3.2. Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia
presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias
mensuales.
5.3.3. Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.
5.3.4. Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien
privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.
5.3.5. Reforma a los estatutos y reglamento.
5.3.6. Desafectación de un bien común no esencial.
5.3.7. Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente
por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%).
5.3.8. Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular del centro
comercial, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.
5.3.9. Adquisición de inmuebles para el centro comercial.
5.3.10. Inversión total del fondo de reserva o imprevistos.
5.3.11. Fijación de un interés de mora inferior al dispuesto en el artículo 38 del Estatuto.
5.3.12. Liquidación y disolución de la persona jurídica.
6. Una vez establecido el Quorum se procederá a elegir al presidente y secretario de la siguiente
manera: (art. 89 Estatuto)
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6.1. Verbalmente mediante aprobación de una propuesta en el mismo sentido.
6.2. Si no hay designación o no hay consenso, será presidente quien lo sea dentro del consejo
de administración y secretario el administrador o gerente general.
7. Se deberá votar y aprobar el orden del día y de haber temas diferentes a los incluidos en el
orden del día, deberá presentarse en un documento aparte para ser tratado en proposiciones
y varios.
8. Toda proposición o constancia de los miembros de la Asamblea deberá constar por escrito, de
lo contrario no habrá obligación a la secretaría de darle el trámite respectivo. (art. 89 Estatuto)
9. USO DE LA PALABRA: (art. 89 Estatuto)
9.1. Los propietarios presentes tendrán derecho al uso de la palabra por un espacio máximo
de cinco (5) minutos, con posibilidad de intervenir hasta dos (2) veces en el mismo tema,
para lo cual no podrán salirse del asunto objeto de discusión.
9.2. El administrador general o Gerente, el revisor fiscal y los miembros del consejo (en su
carácter de tales), podrán rendir sus informes dentro del tiempo que sea necesario.
9.3. El secretario de la Asamblea, asesores y demás invitados solo intervendrán cuando así sea
requerido por la Presidencia o Asamblea.
“Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de
obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes,
para los miembros del Consejo de Administración, el Administrador Gerente o Gerente y demás
órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del centro comercial” (Art. 92 del
Estatuto)