ingreso de nuevos trabajadores

ANÁLISIS LEGAL
INGRESO
DE NUEVOS
TRABAJADORES
¿Qué formalidades deben
tener en cuenta las empresas?
1. Relacionadas con el Contrato de Trabajo
1.1 Tipos y formalidad aplicable.- El contrato individual de trabajo puede celebrarse libremente por tiempo indeterminado o sujeto
a modalidad. El primero podrá celebrarse en forma verbal o escrita(1), mientras que en el caso de los contratos a plazo fijo existe la
obligación del empleador de celebrarlos por escrito.
1.2 Anexos al Contrato.- La Ley N° 29783, Ley de Seguridad y
Salud en el Trabajo(2) recientemente promulgada establece en su
art. 35º como responsabilidad de las empresas dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo adjuntar al
contrato de trabajo la descripción de las recomendaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1.3 Presentación al MTPE.- Los contratos de trabajo a plazo indeterminado en principio no requieren ser presentados al Ministerio de Trabajo y P.E. (MTPE)(1).
Por su parte, los contratos de trabajo sujetos a modalidad sí deben ser presentados ante esta institución para efectos de su conocimiento y registro dentro de los quince días naturales o calendarios siguientes a su suscripción. Para ello las empresas deben
utilizar el “Sistema de Contratos y Convenios de Modalidades Formativas Laborales” (3) ubicado en la página web del MTPE
(www.mintra.gob.pe), debiendo utilizar su CLAVE SOL.
En el caso de las empresas que se encuentran en provincias la
presentación se realizará en mesa de partes del MTPE de su jurisdicción mediante la utilización de un CD conteniendo el contrato
escaneado en formato PDF y presentando la Solicitud para Registro de Contratos de Trabajo(4).
De acuerdo a los últimos cambios que se han
producido en nuestra Legislación Laboral relacionados con las obligaciones que deben cumplir las
empresas al contratar nuevos trabajadores se deben
tener en cuenta las siguientes precisiones a efectos
de evitar incurrir en incumplimientos que constituyan
una infracción laboral y a la larga den origen a la
imposición de una multa por parte de la Autoridad
Administrativa de Trabajo.
1.4 Entrega de copia del Contrato de Trabajo.- La empresa tiene
la obligación de entregar al trabajador copia del contrato de trabajo dentro del término de tres (3) días hábiles contados a partir
de la fecha de su presentación al MTPE, de acuerdo a lo establecido en el art. 83° del Reglamento del TUO de la Ley de Fomento
del Empleo aprobado por D.S. Nº 001-96-TR.
2. Registro del Trabajador en la Planilla Electrónica (PE)
El trabajador deberá ser registrado en la Planilla Electrónica PDT
601 Versión 1.9. dentro de las 72 horas de haberse iniciado la
prestación de sus servicios.
A partir de noviembre del 2011, fecha en la cual opcionalmente
se podrá utilizar la Planilla Mensual de Pagos- PLAME(5), no habrá
la necesidad de registrar los datos del trabajador, ya que la PLAME
utilizará la información ya registrada en el T-Registro.
3. Registro de Información Laboral (T-Registro)(6)
3.1 T-Registro del Trabajador.- El empleador deberá cumplir con
registrar en el T-Registro la información del trabajador –en cuanto
a sus Datos Laborales, de Seguridad Social y Tributarios– dentro
del día en que se produce efectivamente el inicio de la prestación
de servicios, independientemente de la modalidad y del tiempo
de duración del contrato. Esta obligación se encuentra vigente
desde el 1 de agosto último.
Asimismo, cualquier modificación a la información antes reseñada
se deberá realizar en el plazo de 5 días hábiles de la fecha de ocurrencia del evento o de haber tomado conocimiento la empresa.
El registro del trabajador se realiza a través de SUNAT Operaciones
ANÁLISIS LABORAL / SETIEMBRE 2011
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en Línea por medio del T-Registro - Registro del Trabajador. Una vez
efectuado el mismo el sistema emite una Constancia denominada
Comprobante de Información Registrada (CIR)(7), la que debe ser
entregada al trabajador en forma física o virtual, dentro del día
hábil siguiente al inicio de la prestación de servicios. En caso de
modificación de datos dicha entrega deberá efectivizarse dentro
de los 15 días siguientes a la fecha en que se produjo la modificación o actualización.
3.2 Registro de los Derechohabientes en el T-Registro(8).- Se deben registrar a los derechohabientes del trabajador –El/la cónyuge o concubino(a); el/la hijo(a) menor de edad o al mayor de
edad incapacitado en forma total y permanente para el trabajo; la
madre gestante con respecto al hijo concebido, mientras dure el
período de la concepción– en el T-Registro dentro del primer día
hábil siguiente a la comunicación que efectúe el trabajador, así
como comunicar las modificaciones o actualizaciones de sus datos dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de haber ocurrido el
evento o de la fecha en que tomó conocimiento. Del mismo modo
se le deberá otorgar el CIR.
En caso de registrar al concubino(a), para su acreditación el trabajador deberá presentar la Escritura Pública de Reconocimiento
de la Unión de Hecho, según el trámite señalado en la Ley Nº
29560, o la Resolución Judicial de reconocimiento de la Unión de
Hecho(9).
La obligación de Registrar a los Derechohabientes del trabajador
en el T-Registro se encuentra vigente desde el 1 de febrero del
presente año.
4. Reglamento Interno de Trabajo
De acuerdo a lo establecido en el art. 3º del D.S. Nº 039-91-TR
si una empresa cuenta con más de cien (100) trabajadores está
obligada a contar con un Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
que debe ser presentado al MTPE para su aprobación, la misma
que se efectúa de manera automática a su sola presentación.
Las empresas están obligadas, asimismo, a hacer entrega a los
trabajadores de un ejemplar del RIT o de su modificación, dentro
de los cinco (5) días naturales de su presentación al MTPE.
El RIT debe contener normas destinadas a fomentar y mantener
la armonía entre trabajadores y empleadores, así como señalar
las atribuciones y acciones del personal jerárquico con relación
a sus trabajadores.
Además debe incluir las disposiciones que por ley expresa se han
indicado, tales como:
a) Las relacionadas al VIH/SIDA, introducidas por R.M. Nº 3762008-TR, que contempla la prohibición de que el empleador
exija la prueba del VIH o la exhibición del resultado de ésta al
momento de contratar trabajadores, durante la relación laboral o como requisito para continuar en el trabajo, por lo que
una cláusula conteniendo estas precisiones debe ser incluida
en el RIT. Igualmente debe contemplarse el procedimiento al
que pueden recurrir los trabajadores y sus representantes en los
reclamos vinculados con el trabajo, debiendo establecerse como
falta laboral todo acto discriminatorio de un trabajador real o
supuestamente VIH - positivo.
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SETIEMBRE 2011 / ANÁLISIS LEGAL
b) Las relacionadas con la Prevención y Control de los Riesgos
del Consumo del Tabaco.- De acuerdo a las últimas modificaciones del Reglamento de la Ley Nº 28705, Ley General para la
Prevención y Control de los Riesgos del Consumo del Tabaco,
aprobado por D.S. Nº 015-2008-SA y modificado por D.S. Nº
001-2010-SA, está prohibido fumar en la totalidad de los ambientes de los establecimientos dedicados a la salud y educación, así como en el interior de los lugares de trabajo y las
dependencias públicas, debiendo esta cláusula ser incluida
en el RIT.
5. Trabajadores de Dirección o Confianza(10)
Si un trabajador va a realizar labores en un puesto de dirección o
de confianza, de acuerdo a lo señalado en los arts. 59° a 61° del
Reglamento del TUO de la Ley de Fomento del Empleo aprobado
por D.S. Nº 001-96-TR la empresa debe tener en cuenta las siguientes pautas para calificarlos como trabajadores de dirección
o de confianza:
a. El empleador identificará y determinará los puestos de confianza o de dirección de la empresa;
b. Luego deberá proceder a comunicar por escrito a los trabajadores que ocupan puestos de confianza o de dirección que
sus cargos han sido calificados como tales.
c. Tal designación deberá figurar tanto en el T-Registro como en
la Planilla Electrónica.
En este contexto, el art. 60° señala con toda precisión que “la calificación de los puestos de dirección o de confianza es una formalidad que debe observar el empleador…”, por lo resulta recomendable que la empresa efectivice tal designación en el contrato de trabajo o mediante un documento interno.
No obstante, cabe precisar que la inobservancia de lo reseñado
en el párrafo anterior no enerva dicha condición si de la prueba
actuada ésta se acredita.
6. Obligaciones relacionadas a la Seguridad Social en
materia de Salud y Pensiones
6.1 Entrega del Boletín Informativo sobre los Regímenes Pensionarios.- Mediante Ley Nº 28991 se aprobó la Ley de Libre
Desafiliación Informada, Pensiones Mínima y Complementarias, y
Régimen Especial de Jubilación Anticipada, estableciéndose en el
primer párrafo de su art. 16º la obligación del empleador de entregar al trabajador no afiliado que ingrese por primera vez a laborar a un centro de trabajo, copia del «Boletín Informativo»(11) donde se precisan las características, diferencias y demás peculiaridades de los sistemas pensionarios vigentes.
Por D.S. Nº 009-2008-TR se estableció que la empresa debe cumplir con la entrega reseñada dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes de iniciada la relación laboral.
6.2 Inscripción al Seguro Social de Salud - ESSALUD/EPS.- Los
trabajadores dependientes y sus derechohabientes son asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en
ANÁLISIS LEGAL
Salud, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 26790 (LMSSS),
por lo cual la empresa tiene la obligación de realizar su afiliación.
La afiliación en principio se realiza con el llenado de datos de los
trabajadores a través del T-Registro, información que es enviada
por SUNAT a ESSALUD. En la actualidad el traspaso de dicha información demora más de 30 días, por lo que las empresas deben
tener en cuenta que si un trabajador o sus derechohabientes necesitan la atención inmediata en ESSALUD deberán presentar el
Formulario 1010- FORMULARIO ÚNICO DE REGISTRO(12) en las oficinas de esta institución, siempre y cuando cumplan con los requisitos necesarios para la atención (Véase al respecto Escenas
Laborales de la presente edición).
Se debe tomar nota que en caso de accidente basta con la afiliación para tener derecho a la atención.
Por otro lado, si la empresa contrata los servicios de una Entidad
Prestadora de Salud (EPS), se le deberá dar la opción al nuevo
trabajador de afiliarse si así lo desea.
6.3 Inscripción del trabajador a un Régimen Pensionario.- La empresa tiene la obligación de afiliar al trabajador a un régimen pensionario, sea al Sistema Nacional de Pensiones (SNP) o al Sistema
Privado de Pensiones (SPP). En este contexto la Ley Nº 28991 en
su artículo 16º establece que el trabajador tiene un plazo de diez
(10) días, contados a partir de la entrega del “Boletín Informativo”,
para expresar su voluntad de afiliarse a uno u otro sistema pensionario, teniendo diez (10) días naturales adicionales para ratificar o
cambiar su decisión. Vencido este último plazo, en la medida que el
trabajador no hubiera comunicado su decisión a la empresa ésta
deberá obligatoriamente afiliarlo a la AFP que considere conveniente en aplicación de lo dispuesto en el art. 6º del TUO de la Ley del
Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones (AFP),
aprobado por D.S. Nº 054-97-EF.
•
Inscripción de un trabajador al SNP: De acuerdo a lo establecido en la Resolución de Superintendencia Nº 131-2001-/SUNAT,
vigente desde el 25.11.2001, no existe la obligación por parte de
la empresa de inscribir o de realizar una manifestación previa de
permanencia al SNP de sus trabajadores asegurados obligatorios.
La declaración e inscripción de éstos al SNP se realiza a través del
Programa de Declaración Telemática (PDT 601).
La oportunidad para dicha presentación es de acuerdo al calendario de obligaciones tributarias publicado por SUNAT que está en
función al último dígito del RUC del empleador declarante.
•
Inscripción de un trabajador al SPP: El trabajador debe suscribir
un contrato con una AFP, para lo cual bastará contactarse con la
de su preferencia o visitar cualquiera de sus agencias a nivel nacional. La AFP será la entidad encargada de administrar los aportes de su Cuenta Individual de Capitalización.
El trabajador tiene la posibilidad de cambiar de AFP en cualquier
momento sin límite.
La empresa deberá verificar si un trabajador que recién ingresa a
laborar a su empresa ya se encuentra afiliado al Sistema Privado
de Pensiones (SPP), para lo cual podrá obtener dicha información
de la siguiente manera:
1. Deberá ingresar al Portal Web de la SBS (www.sbs.gob.pe).
2. Seleccionará el rubro "Sistema Privado de Pensiones", donde
se encuentra la sección “Consulta de Afiliados”, en la cual se
podrá acceder a la siguiente información:
a. Relación de trabajadores afiliados al Sistema Privado de
Pensiones (SPP).
b. Consulta de Saldos del Afiliado.
c. Constancia de afiliación.
3. Para poder acceder a la información del punto a. solo se necesita digitar el DNI del trabajador, pudiendo a continuación
obtenerse los siguientes datos:
– Código del Afiliado.
– AFP actual.
– Situación del Afiliado.
– Tipo de Trabajador.
– Fecha de Ingreso al SPP.
Por otro lado la empresa deberá declarar en el T-Registro y en la
Planilla Electrónica la AFP a la cual pertenece el trabajador o la
que haya elegido. Además, si la empresa tiene más de 50 trabajadores es obligatorio que utilice la AFPnet, que es un servicio que
la Asociación de AFP ofrece a las empresas en forma gratuita para
declarar y pagar los aportes a las AFP.
6.4 Afiliación al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo
(SCTR).- Las empresas que realizan alguna de las actividades de
alto riesgo descritas en el Anexo 5 del D.S. Nº 009-97-SA, Reglamento de la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud (LMSSS), modificado por D.S. Nº 003-98-SA se encuentran
obligadas a contratar para sus trabajadores obreros y empleados
que ya tienen la calidad de afiliados regulares del Seguro Social
de Salud. Están comprendidas en esta obligación las Cooperativas de Trabajadores, Empresas de Servicios, Contratistas y Sub
Contratistas, así como toda institución de intermediación o provisión de mano de obra que destaque personal hacia centros de
trabajo en que se desarrollen las actividades del riesgo.
El Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo consta de dos
coberturas:
a. Cobertura de Salud: Que puede ser contratada con ESSALUD
mediante su Seguro +Protección o con una EPS.
b. Cobertura de Invalidez y Sepelio: Que puede contratarse con
la Oficina de Normalización Previsional (ONP) o con una compañía de seguros.
La contratación de ambas coberturas es de carácter obligatorio
para las empresas y pueden ser contratados indistintamente con
las entidades privadas (aseguradoras) o públicas (ONP/ESSALUD).
Las coberturas que brinda el SCTR son en caso de accidentes de
trabajo y enfermedades profesionales.
Se debe tener en cuenta que las entidades empleadoras que no
cumplan con contratar el SCTR serán responsables frente a ESSALUD y la ONP, por el costo de las prestaciones brindadas por
dichas entidades.
ANÁLISIS LABORAL / SETIEMBRE 2011
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7. Obligaciones en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SST)
INFRACCIÓN
7.1 Entregar el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.Las empresas con veinte o más trabajadores tienen la obligación
de contar con un Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el
trabajo según lo establecido en el art. 34º de la Ley Nº 29783,
Ley de SST, el cual deberá ser entregado a los trabajadores.
Si bien en principio existió la obligación por parte de las empresas
de presentar al MTPE este reglamento, esto fue dejado sin efecto
por el art. 6º del D.S. Nº 007-2007-TR.
7.2 Exámenes médicos ocupacionales.- Entre las obligaciones
de la empresa que figuran contempladas en la Ley de SST, se encuentra la de practicar exámenes médicos antes, durante y al término de la relación laboral a sus trabajadores, acordes con los riesgos
a los que están expuestos en sus labores. En este contexto corresponderá al empleador determinar los puestos de trabajo que se
encuentran sujetos a estos exámenes.
En el caso de un nuevo trabajador, y teniendo en consideración el
puesto que ocupará, se le deberán tomar los exámenes médicos
respectivos de ingreso.
7.3 Información sobre el puesto de trabajo.- La Ley de SST(2),
establece como obligación de la empresa la "Información sobre el
puesto de trabajo al trabajador", la cual debe ser transmitida por el
empleador de manera adecuada y efectiva en relación a los riesgos
en el centro de trabajo y en el puesto o función, así como las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos.
8. Infracciones
De acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado por D. S. N° 019-2006TR, el incumplimiento de las obligaciones analizadas en el presente artículo constituyen las Infracciones contempladas en el cuadro que figura en la columna siguiente.
Las sanciones se aplicarán según el número de trabajadores afectados de acuerdo con la siguiente tabla:
Gravedad
de la
infracción
Leves
Graves
Muy Graves
Base
de
Cálculo
Número de Trabajadores Afectados
1-10
11-20
21-50
51-80
141-a+
1 a 5 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
6 a 10 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
11 a 20 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
1 UIT 2011 = S/. 3,600.
16
81-110 111-140
SETIEMBRE 2011 / ANÁLISIS LEGAL
TIPO DE
INFRACCIÓN
No entregar al trabajador, en los plazos y con los requisitos previstos, copia del
contrato de trabajo (…).
LEVE
El incumplimiento de las obligaciones sobre planillas de pago o registro que las
sustituya, o registro de trabajadores (…).
LEVE
No entregar el RIT, cuando corresponda, o no exponer o entregar cualquier otra
información o documento que deba ser puesto en conocimiento del trabajador.
LEVE
No registrar trabajadores en las planillas de pago o en registros que las sustituyan (Planilla Electrónica), o no registrar trabajadores en el registro de trabajadores (T-Registro), en el plazo y con los requisitos previstos.
GRAVE
No registrar trabajadores o derechohabientes en las planillas de pago o planillas electrónicas en el plazo y con los requisitos previstos(*).
GRAVE
El incumplimiento de las siguientes obligaciones sobre registro de trabajadores:
no encontrarse actualizado, no encontrarse debidamente autorizado de ser exigido, no consignar los datos completos, no presentarlo ante la AAT o no presentarlo dentro del plazo, o presentarlo incluyendo datos falsos o que no correspondan a la realidad.
GRAVE
El incumplimiento de las siguientes obligaciones sobre planillas electrónicas, o
registro de trabajadores: no encontrarse actualizado; no encontrarse debidamente autorizado de ser exigido; no consignar los datos completos; no presentarlo ante la AAT; no presentarlo dentro del plazo o presentarlo incluyendo datos
falsos o que no correspondan a la realidad; no efectuar el alta en el Registro, la
modificación o actualización de datos, dentro del plazo correspondiente(*).
GRAVE
No celebrar por escrito y en los plazos previstos contratos de trabajo, cuando
este requisito sea exigible, así como no presentar una copia de los mismos ante
la AAT para su conocimiento y registro.
GRAVE
No cumplir con las obligaciones en materia de formación e información suficiente y adecuada a los trabajadores y las trabajadoras acerca de los riesgos
del puesto de trabajo y sobre las medidas preventivas aplicables.
GRAVE
No cumplir las obligaciones relativas al SCTR a favor de sus trabajadores.
GRAVE
La falta de inscripción o la inscripción extemporánea de trabajadores u otras
personas respecto de las que exista la obligación de inscripción, en el régimen
de seguridad social en salud o en el régimen de seguridad social en pensiones,
sean éstos públicos o privados.
GRAVE
Que el empleador afilie al trabajador a alguno de los sistemas de pensiones, sin
previamente haberle entregado el “Boletín Informativo”, o que habiéndolo entregado no respete los plazos señalados en el segundo párrafo del artículo 16º
de la Ley Nº 28991.
GRAVE
No implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o no
tener un Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.
MUY GRAVE
(*) Vigente a partir del 1 de enero de 2012 (Numeral modificado por el Artículo 6º del Decreto
Supremo Nº 008-2011-TR, publicado el 5 de junio de 2011).
_____
(1) Con excepción de los Contratos a Jornada Parcial inferior a cuatro horas diarias celebrados en forma
indeterminada que deben ser celebrados por escrito y presentados al MTPE, al igual que los contratos a plazo indeterminado celebrados entre una empresa de Intermediación Laboral y sus trabajadores.
(2) Ver artículo “SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Promulgan Ley Nº 29783 (Primera Parte)” en
ANÁLISIS LABORAL de agosto 2011, pág. 9.
(3) Ver artículo "REGISTRO DE CONTRATOS Y CONVENIOS ON LINE" en ANÁLISIS LABORAL de Julio 2011
pág. 24.
(4) Ver artículo "GUÍA DE PROCEDIMIENTOS: PRESENTACIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO Y CONVENIOS
DE MODALIDADES FORMATIVAS" en INFORME LABORAL de mayo 2011, pág. 9.
(5) Ver artículo “PLANILLA MENSUAL-PLAME: Implementación gradual” en ANÁLISIS LABORAL de agosto
2011, pág. 13.
(6) Ver artículo: “T-REGISTRO: Procedimiento para el llenado de Información Laboral” en INFORME LABORAL de julio 2011, pág. 10.
(7) Ver artículo “T-REGISTRO: Plazos para el registro y entrega de la Constancia” en ANÁLISIS LABORAL
de agosto 2011, pág. 12.
(8) Ver artículo T-REGISTRO: Registro de Derechohabientes a través de la SUNAT en INFORME LABORAL
de febrero 2011, pág. 8.
(9) Ver artículo “Acreditación del Concubino: Trámite para la obtención de documento a presentar
ante ESSALUD” en ANÁLISIS LABORAL de julio 2011, pág. 23.
(10) Ver artículo “TRABAJADORES DE DIRECCION Y CONFIANZA: ¿Tienen los mismos derechos que cualquier trabajador?” en ANÁLISIS LABORAL de febrero 2010, pág. 24.
(11) Ver artículo “BOLETÍN INFORMATIVO SPP Y SNP” en ANÁLISIS LABORAL de diciembre 2008 pág. 27.
(12) Ver artículo "FORMULARIO 1010: FORMULARIO ÚNICO DE REGISTRO" en ANÁLISIS LABORAL de julio
2011, pág. 21.