Atención a dependientes

Atención a dependientes
Cuenta de
gastos flexible
Su tiempo vale
dinero. Ahora
puede ahorrar
ambos.
24.02.306.1A (5/05)
Atención a dependientes
Cuenta de gastos flexible
Si su familia es como muchas de las familias de hoy, la
necesidad de atención a dependientes se ha vuelto un
hecho de la vida diaria. Es posible que usted tenga hijos
dependientes que necesiten servicio de guardería infantil
para que usted pueda trabajar.
O quizá haya otra persona viviendo con usted, un padre
anciano por ejemplo, a quien usted reclama como
dependiente, y que está física o mentalmente incapacitado
para cuidar de sí mismo. Es posible que esta persona
también necesite atención para que usted pueda continuar
trabajando. En casos como estos, los costos de atención a
dependientes pueden acumularse hasta llegar a ser una
parte significativa de sus gastos anuales. Una cuenta de
gastos flexible para atención a dependientes ofrece una
manera de controlar mejor estos gastos, obteniendo
también ahorros reales en impuestos.
La cuenta de gastos flexible para atención a dependientes
le permite destinar una parte de su salario, antes de
impuestos, a una cuenta especial que se puede usar a lo
largo del año para reembolsarle ciertos gastos incurridos
por atención a dependientes para que usted, y su cónyuge
si está casado, puedan trabajar fuera de la casa. Los gastos
de atención a dependientes que no están relacionados con
el trabajo, tales como el costo de niñera un sábado por la
noche o un campamento nocturno, no pueden
reembolsarse con una cuenta de gastos flexible.
Ya que este dinero se transfiere a su cuenta de atención a
dependientes antes de la retención de impuesto de renta
federal y seguro social, usted paga menos impuestos y,
finalmente, tiene más ingresos disponibles. En la mayoría de
los casos, su dinero también está exento de impuestos estatales
y municipales. (Consulte a su asesor de impuestos para saber si
esta exención de impuestos es aplicable en su estado.)
Dependiendo de su
nivel de impuestos y de
su lugar de residencia,
el uso de una cuenta
de gastos flexible
puede ser equivalente
a recibir descuentos del
20 al 50 por ciento en
los servicios elegibles.
Cómo funciona la cuenta
Cada año, usted decide si quiere o no participar en una cuenta de
gastos flexible para atención a dependientes (FSA). Una vez que ha
tomado la decisión, debe estimar el monto de gastos elegibles que
probablemente tenga durante el año, y decidir qué parte de su
salario quiere reservar para ayudarle con estos pagos. El monto que
usted decida se deducirá automáticamente de sus pagos de nómina
durante el año, y se acreditará en su cuenta de atención a
dependientes. En la medida en que vaya incurriendo en gastos
elegibles durante el año y los pague de su propio bolsillo, se los
reembolsa desde su cuenta de gastos con dinero libre de impuestos.
Gastos elegibles
El dinero aportado a la cuenta FSA puede utilizarse para reembolsar
sólo aquellos gastos de atención a dependientes que son necesarios
porque usted, y su cónyuge si está casado, trabajan. Entre los gastos
relacionados con el trabajo que usted puede pagar por medio de
esta cuenta se incluyen:
■
Salarios pagados a una niñera o acompañante dentro o fuera
de su casa, siempre y cuando la persona que presta la
atención no sea alguien a quien usted también ha declarado
como dependiente.
■
Servicios de una guardería infantil y/o jardín infantil, siempre que
tal sitio cumpla con todas las leyes estatales y municipales.
■
Costo de atención en instalaciones fuera de la casa, tales como
centros diurnos de atención familiar o atención para adultos,
siempre que el adulto dependiente permanezca en casa al menos
ocho horas diarias.
■
Salarios pagados a una ama de llaves por proporcionar atención a
un dependiente elegible.
■
Servicios proporcionados para atención diurna antes y después de
la escuela (cuando se listan separadamente), aunque los costos de
educación en jardín infantil no son elegibles.
Entre los dependientes elegibles se incluyen:
■
Sus hijos dependientes hasta que cumplan 13 años.
■
Cualquier persona que viva con usted a quien usted reclame
como dependiente, y que esté física o mentalmente incapacitada
para cuidar de sí misma.
1
Límites de contribución
Las autoridades de impuestos (Internal Revenue Service -IRS) limitan
el monto máximo anual que usted puede depositar en su cuenta
de gastos flexible para atención a dependientes a la suma de
$5,000. Si usted está casado y presenta una declaración de
impuestos separada, el reembolso anual máximo es de $2,500. Si
usted o su cónyuge ganan menos que esas sumas, entonces la
contribución máxima anual estará limitada al monto de sus
ingresos o los de su cónyuge, el que sea menor.
Si su cónyuge no tiene ingresos en el año del plan, no puede usar
esta cuenta a menos que su cónyuge esté incapacitado o sea
estudiante de tiempo completo por cinco meses como mínimo
durante el año.
2
Si utiliza una cuenta
de gastos flexible
para atención a
dependientes, su
ingreso no se reducirá a
los fines de calcular el
crédito impositivo por
ingreso (Earned Income
Tax Credit -EITC).
Crédito en impuestos vs. Cuenta
de gastos flexible
Cuando usted presenta su declaración de impuestos, el IRS le
permite reclamar crédito por gastos relacionados con el trabajo por
atención a dependientes. El monto del crédito en impuestos se
determina aplicando un porcentaje a su total de gastos relacionados
con el trabajo por atención a dependientes. Estos gastos no pueden
ser superiores a $3,000 por un dependiente elegible, ni a $6,000
por dos o más.
Usted puede usar ambos: una cuenta de gastos flexible para
atención a dependientes y un crédito en impuestos, siempre y
cuando no reclame los mismos gastos de ambas maneras. Si usted
planea usar ambos, las normas federales exigen que cualquier suma
que usted aporte a la cuenta de gastos, se reste de su crédito en
impuestos.
Según la estructura actual de impuestos federales, en la mayoría de
los casos (dependiendo del estado de su declaración de impuestos),
el crédito en impuestos es más provechoso que una cuenta de
gastos flexible para atención a dependientes si su ingreso familiar
anual es inferior a $39,000. Además, al seleccionar la cuenta de
gastos flexible para atención a dependientes, su ingreso no se
reduce a los fines de calcular el crédito impositivo por ingreso
(Earned Income Tax Credit -EITC). Pero debe tener en cuenta que las
contribuciones a las cuentas de gastos se restan de su salario antes
de aplicar los impuestos, reduciendo así su salario bruto y su ingreso
gravable. Necesita determinar qué es lo mejor para usted.
Si decide aprovechar las ventajas de la cuenta de gastos flexible para
atención a dependientes, debe completar el formulario IRS 2441 al
presentar su declaración de impuestos del año. Su empleador lo
ayudará a cumplir con este requisito informando todas las
contribuciones por atención a dependientes en la sección 10 de
su(s) formulario(s) W-2.
3
Fondos no utilizados
Si usted no ha usado todo el dinero depositado en su cuenta de
gastos flexible para pagar gastos incurridos en el año del plan, las
normas del IRS dictaminan la pérdida del derecho a estos fondos
remanentes. Usted tendrá acceso a diversas herramientas a lo largo
del año, que lo ayudarán a hacer el seguimiento de sus saldos y a
conocer información sobre la presentación de reclamaciones. Tenga
en cuenta que cualquier pérdida de fondos remanentes se puede
compensar con sus ahorros totales en impuestos. Recuerde que una
porción de cualquier dinero aportado a una cuenta de gastos
flexible tendría que haberla pagado en impuestos.
Efecto sobre otros beneficios.
Sus contribuciones a la cuenta de gastos flexible para atención a
dependientes no afectarán otros beneficios de la compañía que se
basen en el pago.
Estos beneficios seguirán basándose en su salario antes de la
deducción de cualquier monto. Sin embargo, ya que usted no paga
impuestos de seguro social sobre sus contribuciones a la cuenta de
gastos flexible, esos beneficios pueden ser algo menores cuando
usted se retira o resulta incapacitado. Esto dependerá del tiempo
transcurrido desde ahora hasta el momento de retirarse o resultar
incapacitado, y de que su ingreso gravable exceda el máximo nivel
de salario para seguro social.
4
Reembolso desde su cuenta
Es importante advertir que las normas del IRS determinan que
debe incurrirse en un gasto para reclamar el reembolso desde su
cuenta de gastos flexible para atención a dependientes. Se
considera que se ha incurrido en un gasto cuando se presta el
servicio, no cuando dicho servicio se factura, se cobra, o se paga.
Los pagos de las reclamaciones se harán una vez al mes como
mínimo, y con la frecuencia que determine su empleador. Una
explicación del pago (Explanation of Payment -EOP) se remitirá con
cada pago. Si usted presenta una reclamación y el saldo de su
cuenta es menor que el monto de la reclamación, sólo se le
reembolsará el dinero disponible en su cuenta. El remanente será
reembolsado en la medida en que las deducciones adicionales de
nómina se vayan depositando en su cuenta de gastos flexible para
atención a dependientes. Esto le permite presentar la reclamación
una sola vez e ir recibiendo los fondos de manera progresiva, en
lugar de que la reclamación sea rechazada o que usted se vea
obligado a volver a presentar la reclamación hasta que ésta pueda
ser pagada en su totalidad.
Como participante en una FSA para atención a dependientes,
usted puede hacer seguimiento de su estado de cuenta a través
de Aetna Navigator™, el sitio Web de autoservicio para miembros
y consumidores, que está disponible 24 horas diarias, 7 días a la
semana, dondequiera que tenga acceso a Internet. Usted podrá
ver información de pagos, incluyendo montos pendientes de
pago, fecha del próximo pago y montos mínimos de pago, en
www.aetna.com.
Además, puede registrarse en Aetna Navigator para recibir una
notificación por correo electrónico cuando se inicie un
procedimiento de pago FSA.
5
Cómo inscribirse
Si decide inscribirse en una cuenta de gastos flexible para atención
a dependientes, su empleador le proporcionará el procedimiento de
inscripción necesario. Sólo serán elegibles para reembolso aquellos
gastos en que usted incurra el mismo día o después de la fecha
efectiva de inscripción en este plan.
■
Haga un estimado de gastos — Durante el período de
inscripción de cada año, usted debe estimar cuál será el monto
probable de sus gastos para el año que comienza. Revise sus
costos de atención a dependientes de años recientes y considere
cualquier cambio que pueda presentarse en el año venidero que
pueda afectar sus gastos, como un matrimonio o el nacimiento o
adopción de un hijo.
■
Determine las contribuciones — Decida cuánto de su salario
desea aportar para financiar estos gastos. Recuerde que el
monto que usted decida se deducirá automáticamente de sus
pagos de nómina durante el año, y se acreditará a su cuenta de
gastos flexible para atención a dependientes.
■
Planifique cuidadosamente — Es importante hacer una
planificación cuidadosa. De acuerdo con las normas federales,
una vez que usted ha definido el monto de su contribución, no
puede cambiar su decisión durante el año a menos que cambie
el estado de su familia y su plan le permita hacer cambios.
Revise con el área de beneficios de su compañía la lista completa
de cambios de estados familiares elegibles.
Los siguientes son ejemplos de cambios en el
estado de familia:
■
Matrimonio
■
Divorcio
■
Nacimiento o adopción de hijo
■
Muerte de hijo o cónyuge
■
Terminación de empleo del cónyuge
■
Comienzo de empleo del cónyuge
■
Cambio de medio tiempo a tiempo completo, o de tiempo
completo a medio tiempo en el trabajo del empleado o de
su cónyuge
■
Ausencia o licencia no remunerada del empleado o su cónyuge
6
Si usted decide
inscribirse en una
cuenta de gastos
flexible para atención
a dependientes, su
empleador le
suministrará el
procedimiento de
inscripción necesario.
Reglas actuales
Esta cuenta de gastos flexible para atención a dependientes es
ofrecida en base al conocimiento actual de las regulaciones y
provisiones del Código del Servicio de Impuestos Internos (Internal
Revenue Code). Ya que las reglas actuales están sujetas a cambios,
el plan puede ser enmendado o discontinuado si los cambios en las
leyes o en las regulaciones así lo aconsejan.
Este folleto describe la Cuenta de gastos flexible de Aetna para
atención a dependientes, en términos generales. Si se presenta alguna
discrepancia entre esta descripción y los documentos del plan, o si
algún aspecto no está cubierto, prevalecerán los documentos del plan
en todos los casos.
Cualquier determinación referida a la calificación de un gasto según la
cuenta de gastos, está sujeta a revisión por parte del IRS. En caso de
que el IRS adopte una posición contraria a aquella aplicada según el
plan, el plan se regirá por las instrucciones del IRS. Los empleados que
no estén de acuerdo con la posición del IRS y deseen apelar tal
decisión, deberán obtener su propia consejería legal.
7
Hoja de cálculo de gastos
Esta hoja de cálculo lo ayudará a estimar el monto que debería
destinar a su cuenta de gastos flexible para atención a
dependientes. Cuando piense en cuáles podrían ser sus gastos en
el año venidero, puede ser útil revisar los gastos de atención a
dependientes en el año anterior. Debe considerar también algunos
cambios anticipados que pueden afectar sus gastos, como un
matrimonio o un nuevo bebé.
Tipos de gastos de atención a dependientes
Sueldos o salarios pagados a una niñera o
acompañante, en su casa o fuera de ésta.
Estos gastos no están cubiertos si la atención la
proporciona alguien a quien usted reclama
como dependiente.
$______
Servicios de una guardería infantil y/o de un
jardín infantil, siempre que tal sitio cumpla con
todas las leyes estatales y municipales.
$______
Costo de atención en instalaciones fuera de la
casa, tales como centros diurnos de atención
familiar o atención para adultos, siempre que el
adulto dependiente permanezca en casa al menos
ocho horas diarias.
$______
Salarios pagados a una ama de llaves por
proporcionar atención a una persona
dependiente elegible.
$______
■
Otros servicios diurnos de atención
a dependientes considerados como deducibles
de impuestos por el IRS.
$______
■
Total estimado de gastos de atención
a dependientes
$______
■
■
■
■
8
Para calcular sus
ahorros potenciales en
impuestos mediante el
uso de una cuenta de
gastos flexible, por
favor utilice nuestro
consejero “FSA Advisor”
en www.aetna.com/fsa
y haga clic en “Savings
Worksheet.”
9
“Aetna” es el nombre comercial que se utiliza en los productos y servicios
proporcionados por una o más de las compañías subsidiarias del grupo Aetna.
Los planes FSA son administrados por Aetna Life Insurance Company.
Este material tiene solamente propósitos informativos.
Aunque creemos que este material es correcto en la fecha de publicación, está sujeto
a cambios.
24.02.306.1A (5/05)
©2005 Aetna Inc.