7 cuentas para llevar un inventario

7 CUENTAS PARA LLEVAR
UN INVENTARIO
Para llevar un inventario necesitamos de 7 cuentas
principales. Cada una de estas cuentas es parte del proceso
productivo o de entrega del servicio.
1. Inventario Inicial:
Es el stock de materias primas o mercaderías en el día 0
(cero). Es lo restante del proceso de inventario anterior.
2. Productos en Proceso (Procesos productivos):
Son las materias primas en vías de convertirse en un
producto para ser vendido. Se contabilizan exactamente
igual que en el inventario inicial, con la diferencia que se
mantienen en una cuenta aparte para no considerar
estos materiales para potenciales nuevos productos.
3. Productos Terminados (Procesos productivos):
Son las materias primas que fueron convertidas en
producto. En este punto el producto está listo y su costo
involucra las materias primas extraídas del inventario
inicial.
4. Compras:
Las compras son la reposición de los insumos gastados en
la producción o de las mercaderías vendidas. Las compras
van directamente al inventario.
5. Costo por Ventas:
Las ventas generan los ingresos de la empresa. No
obstante, detrás de cada venta existe un costo. Este
costo se obtiene de los gastos en insumos y mano de
obra durante la producción o entrega del servicio.
Todos los costos correspondientes a insumos o
materias primas se restan de los inventarios de la
empresa al convertirse nuevamente en dinero.
6. Mermas y Robos:
Las mermas y los robos consumen mercaderías o
materias primas. Se deben considerar si se quieren
tener cálculos exactos del inventario.
7. Inventario Final:
Este es el estado del stock al final del proceso. Tiene
incorporadas todas las nuevas materias primas o
mercaderías y restadas todas las materias primas o
mercaderías vendidas, en proceso o terminadas. El
inventario final será el inventario inicial del próximo
periodo. En el caso de una empresa de servicios no se
deberá tomar en consideración las cuentas de
“procesos productivos”. Cada una de estas cuentas
tiene un rol fundamental dentro del control de
inventarios. Por esta razón será necesario llevar un
registro completo de todos los movimientos
producidos en cada una de ellas.
La fórmula para empresas de servicios es:
Inventario Inicial + Compras – Costo por Ventas –
Mermas y Robos = INVENTARIO FINAL
La fórmula para empresas de producción es:
Inventario Inicial + Compras – Costo de Ventas –
Mermas y Robos + Productos en Proceso + Productos
Terminados = INVENTARIO FINAL
Esta fórmula se debe llevar para cada materia prima o
mercadería dentro del negocio.
Reordenando un poco la formula entregada
previamente nos podemos encontrar con que todos los
esfuerzos que hicimos para llevar un seguimiento de
los inventarios da frutos. De la formula antes escrita, la
única cuenta que presenta una interrogante sobre su
cantidad es la de Mermas y Robos. No podremos saber si
hay robos en el negocio a menos que sepamos con
claridad cuantas unidades de cada cosa tenemos.
Inventario Inicial + Compras - Ventas - Inventario Final =
Mermas y Robos
Esta fórmula le permitirá controlar los robos y mermas del
negocio mes a mes o semana a semana.
Para llevar el registro de cada cuenta del inventario se
recomienda tener libros independientes en donde se
separe cada producto. Para cada producto, insumo o
mercadería se deben crear las columnas: Inventario Inicial,
Compras, Ventas, Inventario Final, y Mermas y Robos. De
esta forma será mucho más fácil controlar semanalmente
los inventarios totales del negocio.
El Inventario Inicial y Final de cada periodo se puede
obtener contando manualmente las unidades restantes
en nuestros inventarios. La cuenta de mermas y robos
siempre será una incógnita y si somos ordenados, siempre
podremos tener una estimación muy cercana de cuál es su
verdadero valor.