instructivo nº 7 cierre contable información contable que deberán

INSTRUCTIVO Nº 7
CIERRE CONTABLE
INFORMACIÓN CONTABLE QUE DEBERÁN PRESENTAR LAS
ENTIDADES PÚBLICAS A LA CUENTA GENERAL DE LA
REPÚBLICA
1. OBJETIVO
Uniformizar la presentación de la información básica, para la elaboración de la
Cuenta General de la República.
2. FINALIDAD :
1. Señalar la información básica que deben proporcionar las entidades a la
Contaduría Pública de la Nación, por cada año finalizado para la elaborar la
Cuenta General de la República.
2. Dejar constancia que la presente directiva es para cumplir la parte de la
información financiera y presupuestaria por las entidades del Gobierno Central y
por cada grupo de Instancias Descentralizadas, Gobiernos Regionales, Gobiernos
Locales, Organismos Autónomos, Instituciones Públicas, Sociedades de
Beneficencia, y a nivel de pliegos presupuestarios que exige la Ley Marco del
Proceso de la Cuenta General de la República.
3. La Contaduría Pública solicitará información adicional a las entidades u
organismos públicos mediante oficio por aquella información que es de
competencia exclusivamente de ciertos organismos.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política del Perú Artículo 81º.- La Cuenta General de la República
acompañada del Informe de Auditoría de la Contraloría General, es remitida por el
Presidente de la República al Congreso en un plazo que vence el quince de noviembre
del año siguiente al de ejecución del presupuesto.
Ley Nº 24680 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Artículo 2º.- El Sistema
Nacional de Contabilidad es autónomo, administrativa y funcionalmente, tiene a su
cargo la investigación y formulación de la normatividad de la contabilidad que debe
regir en el país tanto para el sector público como para el sector privado; así como la
elaboración de la Cuenta General de la República.
Ley Nº 26484 - Ley Marco del Proceso de la Cuenta General de la República,
Artículo 1º.- La Cuenta General de la República es un instrumento de información y
fiscalización de las finanzas públicas que refleja los resultados presupuestarios,
financieros, económicos y de inversión de la actividad en un ejercicio fiscal.
4. ALCANCE:
Es de aplicación obligatoria en todos los organismos del Sector Público Nacional excepto Empresas Públicas, registrar sus operaciones económicas, financieras y de
presupuesto usando el Nuevo Plan Contable Gubernamental y demás directivas que
para el caso estén vigentes, asimismo,,estas instrucciones son de alcance para
aquellas entidades que no vienen registrando sus operaciones económicas, financieras
y de presupuesto, de acuerdo al Sistema Contable Gubernamental, pero que la gestión
del Estado se cumple inclusive a través de ellas.
5. CONTENIDO:
5.1 ORGANISMO RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DE LA
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA:
La CONTADURÍA PÚBLICA DE LA NACIÓN, Órgano Rector del Sistema Nacional de
Contabilidad.
5.2 INFORMACIÓN CONTABLE QUE DEBEN PRESENTAR LAS
ENTIDADES U OFICINAS CAPTADORAS DE RECURSOS
FINANCIEROS:
Información Contable de responsabilidad del Contador General
a) Información Financiera
-
Balance General (Comparativo)
-
Estado de Gestión (Comparativo)
-
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
-
Estado de Flujos de Efectivo
-
Notas a los Estados Financieros
b) Información Presupuestaria
-
Programación y Ejecución del Presupuesto de Ingresos (PEPI):
Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT),
Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD) y Dirección General de
Crédito Público.
c) Información Complementaria
-
Estado de Tesorería (presentado por la Dirección General del Tesoro Público.
-
Notas y Anexos al Estado de Tesorería.
-
Estado de la Deuda Pública (presentado por la Dirección General de Crédito
Público ).
-
Notas y Anexos al Estado de la Deuda Pública.
-
Conciliación del Marco Legal de Presupuesto: Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria (SUNAT) y Superintendencia Nacional de Aduanas
(SUNAD), y Dirección General de Crédito Público con Contaduría Pública de la
Nación.
-
Conciliaciones realizadas por las Direcciones Generales del Tesoro Público y
Crédito Público con los pliegos.
-
Estadística de la Recaudación de Tributos por Departamentos del Quinquenio
Anterior Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) y
Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD).
-
Informe de Gestión: Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
(SUNAT), Superintendencia Nacional de Aduanas (SUNAD) y Dirección
General de Crédito Público.
-
Evaluación Cualitativa y Cuantitativa del comportamiento de la Recaudación
Tributaria por cada tributo integrante del Sistema Tributario Nacional
-
Evaluación Cualitativa y Cuantitativa del Comportamiento de la Recaudación
Aduanera por cada concepto del Ingreso
-
Evolución de la Recaudación por Departamento (1993 - 1997) (comentado)
-
Comentarios de las Variaciones entre lo recaudado y las cifras previstas en
el presupuesto de ingresos y causas que han producido la variación de
las cifras vinculadas con el comportamiento de la economía.
-
Costo Total invertido por las Oficinas Captadoras para lograr la recaudación a
nivel nacional obtenida en el año.
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
-
Comentario de los ingresos propios y de los correspondientes al
Público.
Tesoro
5.3 INFORMACIÓN CONTABLE PARA LA CUENTA GENERAL DE LA
REPÚBLICA QUE DEBEN PRESENTAR LAS ENTIDADES DEL
SECTOR PUBLICO:
Información contable de responsabilidad del Contador General de la Entidad:
a) Información Financiera:
Balance General (Comparativo).
Estado de Gestión (Comparativo).
Estado de Cambios del Patrimonio Neto.
Estado de Flujos de Efectivo.
Notas a los Estados Financieros.
Anexos a la Información Financiera:
AF-1
Inversiones
AF-2
Inmuebles, Maquinaria y Equipo
AF-2A
Infraestructura Pública.
AF-3
Depreciación, Agotamiento y Amortización - Acumulada.
AF-4
Otras Cuentas del Activo
AF-5
Provisión para Beneficios Sociales
AF-6
Ingresos Diferidos
AF-7
Hacienda Nacional Adicional
AF-8
Transferencias Recibidas por los Gobiernos Locales,
Transferencias Recibidas por las Sociedades de Beneficencia
Pública.
AF-9
Movimiento de Fondos de Sub Cuentas Corrientes del Tesoro
Público.
b) Información Presupuestaria:
-
Balance de Ejecución del Presupuesto - AP-1
-
Estado de Fuentes y Usos de Fondos - AP-2
c) Información Complementaria
−
Balance Constructivo - HT-1
−
Relación de Asientos de Ajustes y Regularización Patrimonial a nivel de
cuentas divisionarias.
−
Asiento Histórico de referencia correspondiente a la actualización de las
partidas no monetarias al finalizar el periodo contable a nivel de cuentas
divisionarias.
−
Relación de los asientos de determinación de resultados y cierre contable a
nivel de cuentas divisionarias.
Conciliaciones:
−
Cuentas de Enlace (por cada una de las divisionarias de la cuenta 30
Transferencias y Remesas de capital).
−
Transferencias Corrientes Recibidas y/o Entregadas (Cuenta 75
Transferencias Corrientes Recibidas, 63 Transferencias Corrientes Otorgadas
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
y 83 Ingresos de Ejercicios Anteriores.
−
Declaración Jurada, que deberá estar referida a la información del nivel pliego
AF-10.
−
Relación de Funcionarios autorizados a firmar los estados financieros y
presupuestarios AF-11.
Memoria:
Contenido: Base Legal, Marco del presupuesto aprobado al finalizar el ejercicio
por fuente de financiamiento; ejecución del ingreso y gastos del presupuesto;
Balance de Ejecución de Ingresos y Gastos del Presupuesto; Comentario sobre
la Programación y Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos; Comentario
sobre los logros alcanzados en Obras y Estudios; Balance General, Estado de
Gestión, Informe del Organo Interno de Control, Acciones y resultados de su
obra más importante (montos, tiempo de duración, servicios que presta).
Gráficos y estadísticas referentes a la Situación Financiera y ejecución
presupuestaria de bienes y servicios cualitativa y cuantitativamente
5.4 INFORMACIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE
PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN O QUIEN HAGA SUS VECES:
-
Conciliación del Marco Legal del Presupuesto.
Debidamente Conciliado con la Contaduría Pública de la Nación, de acuerdo a
lo dispuesto por la Ley de Presupuesto del Sector Público, Acuerdos de
Directorio u otro dispositivo legal de los organismos autónomos.
Dichos dispositivos estarán referidos al presupuesto original del pliego,
modificaciones como los créditos suplementarios, transferencias de partidas,
devoluciones y créditos. Se deberá adjuntar copia fedateada de los dispositivos
legales que sustenten el Marco Legal del Presupuesto de la Entidad.
-
Programación del Presupuesto de Ingresos - PP-1
-
Programación del Presupuesto de Gastos - PP-2
-
Clasificación Funcional AP-3
-
Programación y Ejecución del Gasto distribuido geográficamente a nivel
regionalizado.
-
Informe de Metas Físicas y Financieras de los Proyectos de Inversión según
Ley del Presupuesto.
-
Informe del Gasto Social Básico (según entidades señaladas)
5.5 RESPONSABILIDAD DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL:
A la fecha de presentación de la Información Contable que realiza la Entidad a la
Cuenta General de la República se le debe adicionar el plazo señalado por la
Contraloría General para la elaboración del respectivo informe y remisión a la
Contaduría Pública de la Nación.
5.6 FECHA Y LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA
LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA:
Las entidades obligadas a presentar la información contable para la Cuenta General
de la República deberán presentarla a más tardar el día 31 de Marzo del año siguiente
de culminado el ejercicio presupuestario en las Oficinas de la Contaduría Pública de la
Nación, mediante oficio dirigido al:
CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN
Contaduría Pública de la Nación
Dirección: Pablo Bermúdez 274 - Jesús María
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
5.7 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES:
La Contaduría Pública de la Nación, revisa la información que recibe de las Entidades
del Sector Público y hace de su conocimiento las observaciones, y deficiencias en que
hubieran incurrido; procediendo la entidad a rectificar la información y devolverla a la
Contaduría Pública de la Nación con la finalidad de que la información que se incluya
en la Cuenta General sea razonablemente presentada.
La entidad deberá atender y dar respuesta de inmediato y por escrito, salvando una a
una las observaciones y ciñéndose estrictamente a lo indicado por la Contaduría
Pública de la Nación.
5.8 RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DEL INSTRUCTIVO Y QUE
DEBEN
FIRMAR
LA
INFORMACIÓN
FINANCIERA
Y
PRESUPUESTARIA, SEGÚN CORRESPONDA.
-
Titular de la entidad pública
-
Director General de Administración o quien haga sus veces.
-
Director General de las Oficinas Captadoras de Recursos Financieros.
-
Contador General de la Entidad.
INSTRUCCIONES PARA CIERRE CONTABLE Y FORMULACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE PARA LA CUENTA GENERAL DE LA
REPÚBLICA
1. Coordinación para la presentación de Balances
2. Verificación de los saldos de las cuentas
3. Cálculo y registro de ajustes técnicos
4. Formulación del Balance Constructivo
5. Relación de Asientos de cierre
6. Formulación de los Estados Financieros
7. Formulación de los Estados Presupuestarios
COMENTARIOS:
1.
COORDINACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE BALANCES
El Contador General de las entidades públicas coordinará con los funcionarios de
la Dirección General de Contabilidad del Sector Público de la Contaduría, en forma
permanente, para la presentación de la información anual e informará a su jefatura
inmediata de tales acciones.
2.
VERIFICACIÓN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS
Las Oficinas de contabilidad son las responsables de efectuar las conciliaciones de
saldos y pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.
La conciliación de saldos, es la demostración analítica para establecer la
concordancia de cifras mostradas en los registros contables de los organismos que
intervienen en una misma operación o de los registros con lo realmente disponible
o existente. Dicha conciliación se constituirá en respaldo de los saldos que se
informan.
Los procedimientos de comprobación y de conciliación de saldos, están referidos a:
Arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias, conciliación de cuentas por
cobrar, inventarios físicos de todos los bienes materiales, conciliación de las
cuentas de enlace, conciliación del marco legal del presupuesto.
En el caso de las cuentas de enlace, la conciliación efectuada, debe ser
presentada, tanto por las entidades que recepcionan recursos, como aquellas que
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
los entregan (tales recursos pueden estar constituidos por bienes, documentos y
efectivo). Los recursos entregados por el Tesoro Público a las entidades
conformantes del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Universidades
Públicas, Instituciones Públicas, Organismos Autónomos, Gobiernos Locales serán
objeto de conciliación respecto al registro efectuado por dicho concepto en las
cuentas 30 Transferencias y Remesas de Capital y 75 Transferencias Corrientes
Recibidas según corresponda. Las conciliaciones de las autorizaciones
presupuestarias se efectuarán dentro del contexto antes señalado,
correspondiendo a todas las entidades del Sector Público comprendidas en el
presente Instructivo.
3.
CÁLCULO Y REGISTRO DE AJUSTES TÉCNICOS
Las entidades obligadas a presentar información contable para la Cuenta General
de la República deberán tener en cuenta el cálculo y registro de los siguientes
ajustes técnicos:
3.1 Depreciación: a Inmuebles, maquinaria y equipo, infraestructura pública.
3.2 Amortización: inversiones intangibles.
3.3 Ajuste por corrección monetaria a las partidas no monetarias de los estados
financieros.
3.4 Provisión para cuentas de cobranza dudosa.
3.5 Provisión para beneficios sociales.
3.6 Aplicación de las cargas diferidas.
3.7 Realización de los ingresos diferidos.
3.8 Desvalorización de Existencias.
4.
FORMULACIÓN DEL BALANCE CONSTRUCTIVO
El Balance Constructivo es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o
reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del
Mayor, ajustes, asientos de regularización patrimonial, distribución de los saldos de
las cuentas patrimoniales, de gestión y resultados y las presupuestarias con la
finalidad de obtener información para la formulación de los estados financieros y
presupuestarios.
Si la entidad requiere elaborar asientos de ajuste y regularizaciones, éstos serán
presentados en el Balance Constructivo con los de regularización patrimonial. Los
asientos de regularización patrimonial corresponde a la cuenta Hacienda Nacional
Adicional por los fondos recibidos por la entidad para atender los gastos de capital
durante el ejercicio o reversiones al Tesoro Público. Dicha regularización
patrimonial deberá efectuarse separadamente tanto por los cargos y abonos; para
este efecto se encuentran relacionados las cuentas divisionarias de la cuenta 30
Transferencias y Remesas de Capital y la cuenta divisionaria 562 Transferencias y
Remesas de Capital Recibidas y 563 Transferencias y Remesas de Capital
Entregadas. Las entidades deben conciliar entre sí, el monto y los pormenores de
los bienes o documentos transferidos. De igual modo se procederá entre las
entidades y la Dirección General de Crédito Público.
La columna de Ajustes por corrección monetaria, aparte de encontrarse sustentada
por los respectivos asientos, deberá detallarse por ejercicios fiscales que permitirán
su mejor presentación en los Anexos a la Información Financiera.
La Distribución de las Cuentas Patrimoniales y de Gestión y de Resultados, que
son presentados en la hoja de trabajo del Balance Constructivo a nivel de cuentas
divisionarias deben coincidir con las Notas a los Estados Financieros, y Anexos a
la Información Financiera.
Con respecto a los saldos de las cuentas presupuestarias que son producto del
registro contable de las recaudaciones, compromisos pagados y pendientes
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
deberán estar conformes a lo que se muestra en el Balance de Ejecución del
Presupuesto - AP-1, en las columnas de ejecución de ingresos y ejecución del
gasto.
5.
RELACIÓN DE ASIENTOS DE CIERRE:
Patrimoniales: traslado recíproco de saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y
Patrimonio.
Presupuestarias: traslado de los saldos deudores y acreedores de las cuentas
presupuestarias a la cuenta 90.02 Cierre Presupuestario.
6.
FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Balance General
Estado de Gestión
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Estado de Flujos de Efectivo
Los Estados Financieros (Balance General y Estado de Gestión) deben ser
elaborados siguiendo las pautas indicadas en la presentación de las cuentas que
señala el Nuevo Plan Contable Gubernamental.
Los Estados Financieros se presentarán en Nuevos Soles, teniendo en cuenta que
los importes registrados para el ejercicio anterior deberá aplicarse lo señalado en el
literal m) Estados Financieros Comparativos del III Normas Generales de la
Resolución Nº 2 del Consejo Normativo de Contabilidad referente a la Metodología
de Ajuste Integral de los Estados Financieros por efecto de Inflación.
Con el propósito de uniformizar y hacer posible el análisis que corresponde al
órgano rector del sistema de contabilidad, cada uno de los conceptos de los
Estados Financieros, sustentarán su composición a través de anexos debidamente
detallados, utilizando en su caso, los que se establecen en el presente instructivo
(Anexos A-1 al Anexo A-9).
Las Notas a los Estados Financieros son explicaciones o descripciones de hechos
o situaciones cuantificables o no, que tienen por objeto facilitar la adecuada
interpretación de los estados financieros. Las notas pueden presentarse en forma
narrativa y compiladas de acuerdo a la descripción establecida para cada nota. Las
notas deben ser claramente referenciada en los rubros o conceptos a los cuales
están vinculados.
Los conceptos que usualmente son objeto de descripciones complementarias son:
-
Los principios y practicas contables, Desviación de los principios y practicas
contables, situaciones posteriores a la fecha de los estados financieros; Caja y
Bancos (mencionar inclusive los cheques girados por Tesoro Público
pendientes); Cuentas por Cobrar; Otras Cuentas por Cobrar; Existencias;
Inversiones; Inmuebles, maquinaria y equipo; Infraestructura Pública; Otras
cuentas del activo y otras cuentas del pasivo; Cuentas por pagar, Otras
cuentas por pagar; Ingresos diferidos; Contingencias; Otras situaciones
importantes que merecen comentario; Ingresos de gestión; Gastos de gestión y
otros ingresos y gastos.
-
Para el caso de los gobiernos regionales, se incluirá una relación completa de
las unidades gestoras que lo componen.
-
Los Gobiernos Locales deberán detallar las Empresas en funcionamiento o en
proceso de liquidación (indicando periodo).
-
Con respecto a las columnas referidas a valores históricos, deberán extraerse
de la Hoja de Trabajo denominada Balance Constructivo (HT-1).
Dirección Nacional de Contabilidad Pública
7.
FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS PRESUPUESTARIOS
Las Oficinas Captadoras de Recursos Financieros (Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria, Superintendencia Nacional de Aduanas, Dirección
General de Tesoro Público, Dirección General de Crédito Público) informarán los
ingresos captados por la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, Recursos
por Operaciones Oficiales de Crédito Interno y Recursos por Operaciones Oficiales
de Crédito Externo, según les corresponda.
-
Las Entidades de Gastos e Inversiones que ejecutaran el gasto por la Fuente
de Financiamiento Recursos Ordinarios no deberán mostrar los Ingresos en el
Balance de Ejecución de Presupuesto (AP-1) por dicho concepto.
-
La Información correspondiente a otras fuentes de financiamiento distintas a
Recursos Ordinarios deberán ser informadas tanto la Ejecución de Ingresos
como la de gastos.
-
El Marco Legal del Presupuesto debe estar debidamente conciliado entre la
Entidad y la Contaduría Pública de la Nación de acuerdo a las cifras
desagregadas contenidas en la Ley Anual de Presupuesto (Presupuesto
Inicial) y las modificaciones presupuestarias constituidas por los créditos
suplementarios, las habilitaciones y transferencia de partidas, así como los
Créditos y Anulaciones Presupuestarias.
-
El Marco Legal de las Entidades debe estar sustentado con los Dispositivos
Legales fedateados.
-
La formulación y presentación de los Estados Presupuestarios deberán estar
adecuados a los clasificadores de Ingresos y Gastos vigentes a la fecha, por
Fuente de Financiamiento, Categoría del Gasto, Grupo Genérico adjuntando
un anexo explicativo de Ingresos y Gastos (por específicas).
-
Las entidades de Gastos e Inversiones que les otorguen fondos por la Fuente
de Financiamiento Recursos Ordinarios, no mostrarán la Programación de
Presupuesto de Ingresos ni la ejecución respectiva. Y en cuanto a la
información de otras fuentes de financiamiento distintas a Recursos Ordinarios,
la Entidad informará el presupuesto de ingresos al igual que gastos.
-
Los Estados presupuestarios de la Programación del Presupuesto de Ingresos
(PP-1) y Programación del Presupuesto de Gastos (PP-2) deberán presentar el
equilibrio presupuestario en los conceptos de Autorizado Inicial, Modificaciones
y Autorizado Final.
En la Cuenta General de la República se integrará la información
presupuestaria cuya ejecución presupuestaria de ingresos y gastos (Balance
de Ejecución del Presupuesto AP-1) haya sido producto de una contabilización
neta de anulaciones y reversiones (cuentas presupuestarias que figuran en el
Balance Constructivo).