Información y documentación, dos recursos

La voz de la pyme aragonesa
XI Jornadas Españolas de DOCUMENTACIÓN
Información y documentación,
dos recursos estratégicos
para la empresa
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Reducir al máximo el grado de incertidumbre es uno de los principales retos a los que se enfrenta
actualmente la gestión empresarial, y para ello disponer de información de calidad resulta vital.
Ahora más que nunca los responsables de la toma de decisiones deben tener acceso prácticamente
instantáneo a la información relativa a todos los temas que afectan a sus decisiones. Así para el
correcto funcionamiento de la empresa deben conocer claramente su situación financiera, sus
recursos humanos (características de la plantilla, datos sobre contratación, formación, promoción
de los trabajadores...), su nivel de actividad o de producción, su situación comercial. Además de
esta información interna deben disponer de información externa tanto del sector concreto en el que
desarrolla su actividad (competidores, clientes y proveedores) como del entorno general en el que se
mueve (situación económica, legal, demográfica, tecnológica). Y finalmente, necesitan disponer de
información sobre su posición competitiva para enmarcar tanto las acciones que la empresa desarrolla
como las de sus competidores.
ESTRATEGIA
E
n medio de una crisis económica de consecuencias todavía impredecibles como
la actual, las empresas se ven obligadas a reorientar sus estrategias de gestión.
Las reglas del juego están cambiando, los mercados se están redefiniendo, el
entorno competitivo se muestra extremadamente volátil. Y es en este contexto
general de incertidumbre en el que las empresas deben ser capaces de tomar
decisiones con la máxima agilidad posible, tienen que ser más rápidas e
inteligentes que nunca, tienen que ser más innovadoras y adaptables… y todo
ello con menos recursos.
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En definitiva, en estos momentos la información adquiere un rol fundamental dentro de las empresas, y por ello un valor
inigualable: la información se ha convertido en el factor crítico que posibilita que las empresas reaccionen frente al cambio
externo constante, con una renovación e innovación constante.
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NECESIDADES DE INFORMACIÓN:
¿Son solventes mis clientes?
¿Cómo puedo financiar mis inversiones?
¿Qué productos/servicios reclama el mercado?
¿En qué mercados puedo introducir mis productos/servicios?
¿Qué necesidades tienen mis clientes?
¿Qué nuevas tecnologías puedo aplicar en mi negocio?
Las empresas necesitan disponer de
información adecuada a sus intereses,
veraz, y constantemente actualizada,
pero además deben tener la capacidad
organizativa para controlarla e
interpretarla adecuadamente como un
recurso estratégico que les va a facilitar
la toma de decisiones y su gestión;
y finalmente tienen que proyectar
información hacia el entorno para
reforzar su imagen.
El modo en el que la información se
obtiene, valida, analiza, almacena,
accede y distribuye son fundamentales
para la supervivencia y rentabilidad de
una empresa. Por lo tanto la estrategia
de gestión de la información en una
empresa puede ser su principal activo,
o su déficit más limitante.
Un mar de información externa
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ESTRATEGIA
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Pero la información que deben
gestionar las empresas también
está cambiando. La irrupción de la
llamada sociedad de la información
y el consiguiente desarrollo de las
tecnologías de la información y la
comunicación, con Internet a la
vanguardia, ha provocado el acceso
universal, rápido y barato al mayor
volumen de información de la historia,
un volumen colosal de información
generado en diversos formatos y
soportes (texto, imágenes, videos,
audio) y que se está multiplicando
exponencialmente.
Las estadísticas son elocuentes.
Internet contiene más de 5 millones de
terabytes de datos, cada día se crean
175.000 nuevos blogs, Wikipedia, la
enciclopedia online por excelencia,
contiene 10 millones de artículos, a
través de YouTube podemos ver más
de 70 millones de videos. Una enorme
cantidad de información que se está
transportando a un enorme número de
personas, a través de diversos medios,
así por ejemplo enviamos cerca de 2
billones de mensajes cortos (SMS) al
año, mandamos más de 35.000 millones
de correos electrónicos diariamente, e
intercambiamos 3 millones de mensajes
diarios a través de Twitter.
en el interior de las empresas como
resultado de las acciones llevadas a cabo
en sus distintos procesos de negocio.
Y todo ello sin olvidar la creciente
producción de información en soportes
tradicionales como el papel. Así, según
datos de la Federación de Gremios
de Editores de España, las 1.426
editoriales existentes en España editan
anualmente 75.000 títulos de libros
diferentes que pueden ser adquiridos
en 33.000 puntos de venta distribuidos
por toda la geografía nacional.
Y es que la gestión diaria de una
empresa obliga a la realización de una
serie de tareas burocráticas que tienen
por finalidad controlar toda la operativa
empresarial (producción, ventas,
compras, logística, contabilidad,…)
así como dar cumplimiento a toda
una serie de cargas administrativas
legalmente impuestas por las diferentes
administraciones públicas. Todo un
conjunto de gestiones que quedan
reflejadas y registradas en documentos
de muy variada tipología como contratos,
escrituras, declaraciones, autorizaciones,
certificaciones, seguros, nóminas,…; y en
distintas bases de datos y aplicaciones
informáticas destinadas al control
de procesos concretos de negocio
como la gestión de las relaciones con
los clientes (CRM), la contabilidad, la
gestión de recursos humanos, la gestión
de proyectos,… o sistemas integrales
de gestión para la empresa (ERP) que
integran y automatizan muchas de las
prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una
empresa.
Es precisamente esta sobreabundancia
de información –o infoxicación según
término creado por Alfons Cornella- el
principal problema para su gestión.
Ahora se dispone de más información
de la que podemos procesar y asimilar,
por lo que las empresas en este
nuevo entorno deben ser capaces de
discriminar las fuentes relevantes y
de seleccionar la información que les
resulte pertinente.
Según una encuesta realizada por
la consultora Vanson Bourne, los
empleados en Europa dedican 67
minutos cada día (15,9% de su tiempo
de trabajo diario) a buscar información
Es cierto que actualmente disponemos
de herramientas tecnológicas que nos
permiten seleccionar y filtrar información,
como los buscadores (con google a la
cabeza), los agregadores RSS, los filtros
sociales, pero estas herramientas son
solo robots, y por muy potentes que sean,
resultan insuficientes para satisfacer las
necesidades específicas de información
de una empresa concreta. Si detrás
no hay una mente inteligente que sepa
interpretarlos, utilizarlos y sobrepasar sus
limitaciones, tendremos más volumen de
información, pero no más valor.
Conviviendo con la realidad
documental
A esta información externa hay que
añadir el creciente volumen de datos e
informaciones que se van acumulando
En estos momentos las empresas están
inmersas en un proceso de transición
hacia una gestión administrativa en la que
se usará exclusivamente documentos
electrónicos y que posibilitará la
existencia de “oficinas sin papeles”.
La tecnología ya hace años que
permite la generación, conservación,
acceso y distribución de toda la
documentación en soporte digital,
así como la conversión de la
documentación en papel a digital. La
legislación reconoce la validez jurídica
de los documentos electrónicos
que garanticen su confidencialidad,
integridad y autenticidad mediante la
firma electrónica. Las administraciones
públicas están adaptando sus
procedimientos para conseguir que
en el año 2010 la administración
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electrónica sea ya una realidad,
posibilitando a las empresas presentar
documentos electrónicos en todas las
administraciones públicas, en todos los
procedimientos administrativos y en
todos los trámites.
La consecuencia de este proceso de
transición en el que nos encontramos
es que la realidad documental en
las empresas se ha hecho muy
compleja y heterogénea, conviviendo
documentos en diferentes soportes y
formatos, lo que genera dificultades e
incertidumbres en su gestión. Así son
muchas las empresas que carecen de
políticas claras sobre el tratamiento
que se debe aplicar a los distintos
soportes, no tienen delimitados
los puntos de ruptura en el tiempo
entre la documentación en papel y
sus secuencias soportadas en las
distintas aplicaciones informáticas, los
correos electrónicos no se gestionan
correctamente, se tiene dificultades
para localizar los documentos
Ahora más que nunca las
empresas necesitan coordinar y
controlar de forma sistemática la
creación, recepción, organización,
almacenamiento, preservación,
acceso, difusión y eliminación de
sus documentos, sea cual sea su
soporte; una necesidad que por otra
parte ha devenido en obligación
tras la publicación del Real Decreto
1720/2007 por el que se aprueba el
reglamento de desarrollo de la ley
orgánica 15/1999 de protección de
datos personales, que exige a las
empresas de manera explícita la
obligación de garantizar una adecuada
e integral gestión documental, en la
que se incluye a todos los tipos de
soportes documentales (papel o digital)
y a lo largo de todo el ciclo vital de la
documentación, como garantía para la
protección de los datos personales.
Una correcta gestión documental
es la que va a permitir a las
empresas:
1.- Facilitar el trabajo con los
documentos: que cada persona
sepa qué documentos tiene que
crear, guardar y conservar. Cuándo,
cómo y dónde; y así mismo que sepa
cómo encontrar en poco tiempo los
documentos adecuados cuando los
necesita.
2.- Facilitar que la documentación
y la información que contiene se
comparta y se aproveche como un
recurso colectivo, de manera que no
sea necesario elaborar documentos o
buscar informaciones ya existentes en
la empresa.
3.- Garantizar un acceso controlado a
la documentación, la información y los
datos existentes en la empresa.
4.- Conservar la memoria de la
organización, el “saber hacer” de la
empresa más allá de los individuos
que trabajan en ella y poder aprovechar
el valor de los contenidos en los que
queda plasmada la experiencia.
Sistema integrado de gestión
Pero el verdadero reto para
las empresas es transformar la
documentación y la información en
un recurso estratégico que les facilite
la toma de decisiones, les dote de
capacidad de reacción ante los
cambios en el entorno, les permita
descubrir nuevas oportunidades de
Para ello las empresas deben definir sus
necesidades informativas. Es decir, qué
tipos de información necesitan y como
éstos van a contribuir a la consecución
de los objetivos organizativos, y
en consecuencia recoger los datos
procedentes de una amplia variedad
de fuentes informativas tanto internas
como externas. Una vez captados
los datos, deben ser analizados y
procesados para generar los productos
informativos que ya finalmente podrán
ser difundidos.
Las empresas deben, en definitiva,
ser capaces de gestionar de manera
sistemática e integrada todos sus
recursos de información, ya sea bajo
la forma de información capturada
del exterior o generada en el interior
de la propia empresa, superando la
disgregación de la información en
diversos almacenes y unidades de
gestión separadas y sin comunicación.
Y sobre todo no hay que olvidar
que el eje sobre el que debe girar la
información son las personas, y en
una empresa todo su personal -y no
exclusivamente los cargos directivosnecesitan disponer de información
para el correcto desempeño de
sus funciones. Evidentemente las
necesidades informativas variarán
según las funciones y competencias
de cada miembro, pero todos ellos son
potenciales usuarios de un sistema de
información.
Por otra parte, el personal de una
empresa es tanto consumidor como
generador de información sobre su
ámbito de trabajo, por lo deben estar
capacitados para gestionar su propia
información, para crear sus propios
sistemas personales de información.
A su vez, las empresas deberán
desarrollar estrategias que les permitan
aprovecharse de toda la información
generada por todos sus trabajadores.
Deben ser capaces de integrar todos
los sistemas personales para constituir
un sistema de información corporativo
del que formen parte y a su vez se sirva
todo el personal de la empresa.
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ESTRATEGIA
Un problema asociado a la aplicación
de las nuevas tecnologías es el del
mantenimiento a largo plazo de los
documentos electrónicos debido a
la degradación de los soportes y a la
obsolescencia del entorno informático
en el que se crean, por lo que para
evitar que queden inaccesible se hace
precisa su migración periódica a nuevos
entornos y formatos.
Hacia la eficaz gestión documental
negocio y que aumente la eficacia de la
gestión empresarial.
XI Jornadas Españolas de DOCUMENTACIÓN
De este modo en casi todas las
empresas los documentos se producen
electrónicamente por medio de
paquetes ofimáticos y los procesos
administrativos se realizan sobre bases
de datos o programas de gestión
empresarial; son muchas las empresas
que facturan electrónicamente, la
banca y el comercio electrónico sigue
un crecimiento imparable, y muchos
de los trámites ante las diferentes
administraciones públicas se realizan
telemáticamente. Pero a pesar del
amplio uso de las nuevas tecnologías,
la disponibilidad y utilización de
documentos impresos en papel se ha
mantenido o aumentado durante los
últimos años, de hecho la impresión
masiva de documentación está
provocando que las oficinas de las
empresas estén repletas de copias en
papel de documentos electrónicos,
que también están almacenados en
el disco duro de algún ordenador. Por
otra parte la rapidez y facilidad que
ofrecen las tecnologías para producir
documentación, para generar copias,
así como para su transmisión por
correo electrónico han conllevado un
considerable aumento del volumen
de la documentación existente en el
interior de las empresas.
electrónicos en los discos duros, hay
pérdidas de documentos históricos y de
la memoria corporativa,…
Miguel Ángel del Prado Martínez
Servicio de Documentación y Archivos
Confederación de la Pequeña
y Mediana Empresa Aragonesa
(CEPYME ARAGÓN)
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