8 Sugerencias para un proceso de gastos con las mejores

8 Sugerencias para un proceso de
gastos con las mejores prácticas
Y 5 recursos excelentes para ayudarle
8 Sugerencias para un
proceso de gastos con
mejores prácticas
Y 5 recursos excelentes para ayudarle
¿Por qué seguir un proceso de administración de gastos con las
mejores prácticas?
Entendemos que mientras la mayoría de las empresas desearían adoptar procedimientos con
las mejores prácticas, puede ser difícil: a) conocer lo que es una mejor práctica y b) conocer
cómo replicarla o implementarla. Por lo tanto, he aquí una guía que le ayudará.
KISS – keep it straight
and simple. Demasiada
complejidad podría
desmoralizar a los
empleados y consumir
muchas horas
hombre valiosas.
Esta guía proporciona ocho sugerencias que harán que la presentación, la aprobación y el
reembolso de gastos sean más eficientes, más adecuados y menos frustrantes. También
enlista cinco recursos para ayudarle.
Sugerencia 1. Comience con una política de gastos firme y justa
El contar con una política justa, clara y sin ambigüedades es el comienzo de cualquier proceso
de gastos con mejores prácticas. Más aún, las empresas tienen una obligación de crear una
política para demostrarse a sí mismas y a las autoridades fiscales, en caso de que éstas
investiguen, que los gastos que están siendo reembolsados son genuinos y que la organización
no está reembolsando a las personas por gastos inadecuados o personales.
En forma demasiado frecuente, una política de gastos1 es algo que se diseña y se adopta
posteriormente y que podría no estar alineada con el negocio. Cumple con su cometido, pero
podría no ser clara, justa o adecuada. Idealmente, los empleados no deberían tener que leer
un documento de 30 páginas antes de que reserven un vuelo. La clave es revisar y actualizar
su política en forma periódica – entonces, publicarla internamente y explicarla claramente.
Esto es crucial, ya que como la investigación de Concur descubrió y una encuesta reciente
de Amadeus confirmó, ¡aproximadamente la mitad de los empleados dicen que ni siquiera
entienden su política de gastos!
Sugerencia 2. Mantenga simples los procesos
En lo relacionado a los gastos, el viejo acrónimo – KISS (Keep It Straight and Simple)
– aplica. Mantenga su proceso claro y simple y será más probable que las personas lo
cumplan. Si sus sistemas están atascados con capas de complejidad administrativa, como
formas por triplicado y pre aprobaciones, esto tendrá un efecto desmoralizador sobre sus
empleados y consumirá muchas horas-hombre valiosas.
Y lo que es peor, el tener demasiada complejidad puede aumentar la probabilidad de
cometer errores serios. Al hacer el proceso demasiado complicado, las empresas corren
1 Descargue una plantilla gratuita de una política de gastos: https://www.concur.com/blog/en-us/need-expensepolicy-template
www.concur.com
2
el riesgo de que las personas pudieran exagerar sus gastos para compensar por la
inconveniencia de reclamarlos.
Un proceso que sea robusto y rápido ayudará a asegurar que la persona correcta apruebe
los gastos adecuadamente y que se adhiera a los lineamientos corporativos
Sugerencia 3. Reúna la cantidad correcta de información (relevante)
En lo que respecta a los detalles, el secreto reside en el balance. No solicite la Guerra y la Paz.
Sin embargo, habiendo dicho lo anterior, tampoco acepte simplemente el precio y la fecha de
cada rubro de gastos. Las empresas solicitan recibos no porque no confíen en sus empleados,
sino porque las autoridades fiscales requieren recibos como evidencia. Capturar la información
relevante de los gastos ayudará a asegurar que no existan retrasos en la administración y que
se eviten posteriormente problemas potenciales de cumplimiento.
En lo que respecta
a los detalles, el
secreto radica en el
balance. Solicite la
cantidad correcta
de información.
Recuerde que diferentes gastos pueden requerir diferente información para propósitos de
impuestos. Por ejemplo, para gastos de entretenimiento de clientes, es un requisito capturar
el nombre de la empresa y el nombre de los asistentes para propósitos de impuestos.
Sugerencia 4. Presente y apruebe gastos oportunamente
Mejor práctica significa tener un plazo de tiempo que sea claro y conocido para presentar gastos.
Es importante hacer lo correcto para sus empleados y pagarles tan rápidamente como sea
posible, en línea con el calendario de pagos publicado. Sin embargo, esto funciona en ambas
direcciones – también es importante asegurar que los empleados estén presentando sus
gastos dentro del plazo de tiempo acordado. Cuando los empleados demoran la presentación
de sus gastos, esto no tan sólo impacta sus bolsillos, pero también puede provocar desafíos
de flujo de efectivo para el negocio y pesadillas de contabilidad asociadas.
Sugerencia 5. Revise los gastos y haga responsables a sus gerentes
Aun cuando recomendamos la aprobación rápida de gastos, también es crucial que los
gerentes tengan el valor de rechazar gastos inadecuados o que no cumplan con las políticas.
Mejor práctica significa que las personas que aprueban sean responsables de la aplicación y
del cumplimiento de su política, pero como se mencionó anteriormente, aproximadamente la
mitad de los empleados indican que no entienden la política – y esto también aplica para los
gerentes. Al involucrar al equipo gerencial y explicar la racional atrás de la política, es posible
obtener su compromiso.
Sugerencia 6. Facilite el proceso de presentar y aprobar gastos fuera
de la oficina
En estos días de fuerzas laborales móviles y globales, el intentar localizar a alguna persona
que apruebe un reporte de gastos se está dificultando cada vez más. Si las personas tienen
que esperar y constantemente deben corretear a su gerente, esta situación puede conducir
a demoras y a frustración.
Permita que los gerentes revisen y aprueben los reportes de gastos mientras se encuentran
fuera de la oficina. Ayudará si usted puede utilizar una herramienta como Concur que permita
que las personas que aprueban digan ‘si, esto se puede pagar’ mientras están fuera de la
oficina, para que puedan aprobar reportes en cualquier momento y en cualquier lugar. La
maravilla de tener acceso a través de un dispositivo móvil es que es más rápido presentar y
aprobar gastos al estar desplazándose de un lugar a otro.
www.concur.com
3
Sugerencia 7. Audite sus procesos y recibos
Auditando sus procesos
Qué tan bueno es su proceso de administración de gastos de extremo a extremo? ¿Cuándo fue
la última vez que usted llevó a cabo una auditoría? Algunos consideran las auditorías de gastos
como una intrusión que no es bienvenida. Por el contrario, las auditorías periódicas pueden
hacer que sus procedimientos de gastos funcionen mejor. Las auditorías pueden ayudar
a eliminar problemas en sus procedimientos operacionales y ayudar a mantener un
sistema justo.
Auditando sus recibos
¿Está usted revisando que sus empleados estén realmente gastando lo que dicen y que los
recibos coincidan y que sean válidos?
En nuestra experiencia, hemos visto todo, desde bolsas de papel que se utilizan como
evidencia de la compra de un jugo para un colega enfermo, hasta una fotografía de una
bomba de gasolina que se utiliza para justificar una reclamación de kilometraje. Estos no son
recibos válidos.
Utilice una
aplicación móvil: es
más rápido que las
personas presenten
sus gastos mientras
viajan y que los
gerentes los
aprueben.
Usted requiere contar con algunos lineamientos dentro de sus funciones de procesamiento
para efectuar auditorías aleatorias. Usted también podría elegir auditar artículos que sean
particularmente sensibles a impuestos o artículos que excedan cierto valor.
Sugerencia 8. Reembolse a las personas a tiempo
¿Alguna vez ha tenido que esperar a que alguien le pague el dinero que le debe? No es divertido.
Una vez que los empleados hayan pasado por el proceso, hayan cumplido con la política,
hayan llenado los formatos de gastos correctos y hayan adjuntado los recibos, es de justicia
pagarles a tiempo.
Además, si las personas saben que tendrán que esperar un largo tiempo para recibir su dinero,
podrían pensar dos veces para decidirse a efectuar esos viajes importantes que ayudan a
construir el negocio.
Es importante pagar los gastos de los empleados en línea con el calendario de pagos
publicado. Idealmente, los pagos deberían ser depositados directamente en la cuenta bancaria
del empleado o directamente para liquidar cuenta de tarjeta corporativa, en forma oportuna
y confiable. Si las personas reciben su dinero cuando lo esperan, podrán presupuestar forma
adecuada. Los pagos oportunos también pueden mejorar el estado de ánimo y la productividad.
¿Requiere ayuda? 5 recursos excelentes para mejorar sus procesos
TRevise estos útiles recursos publicados por Concur.
1. Una plantilla de política de gastos
2. Una infográfica de tendencias de gastos
3. Reporte de referencia de Gastos de Viajes y Entretenimiento de Concur
4. Un blog acerca de cómo combinar personas, política y cumplimiento para generar
un cambio efectivo en el comportamiento
5. Una visión general acerca de Concur Expense
www.concur.com
4
Conclusión
La adopción y la aplicación consistente de un proceso de gastos con mejores prácticas han
probado su valía para ahorrar tiempo y dinero, al mismo tiempo que mejoran la experiencia de
sus empleados. Más aún, el tener una solución con las mejores prácticas que esté disponible
en línea y en dispositivos móviles, aprovecha la inversión que las empresas ya han efectuado
en la tecnología existente. Por último, un proceso de gastos con mejores prácticas proporciona
acceso a datos para efectuar análisis y revisiones que puedan continuar enriqueciendo la
política y resaltando las oportunidades para lograr mayores ahorros en costos.
En conclusión, el utilizar un proceso con mejores prácticas permite el manejo efectivo de
gastos en una forma que es consistente con su política, con las necesidades de su empresa y
con las necesidades de sus empleados.
Utilice una
aplicación móvil: es
más rápido que las
personas presenten
sus gastos mientras
viajan y que los
gerentes los
aprueben.
Acerca de Concur
Concur es un proveedor líder de soluciones integradas de administración de viajes y gastos. Nuestras
soluciones adaptables basadas en web y móviles apoyan a las empresas y a sus empleados a controlar
costos y a ahorrar tiempo. Nuestros sistemas se adaptan a las preferencias individuales de los empleados
y escalan para responder a las necesidades de empresas de cualquier tamaño.
www.concur.com.mx
©2013 Concur, todos los derechos reservados. Concur es una marcacomercial registrada de Concur Technologies, Inc. Todos los nombres de empresas y de productos son
propiedad de sus respectivos fabricantes. Las especificaciones y otros detalles aquí contenidos son exactos en la fecha de impresión, pero pueden cambiar sin previa
notificación. WP BEST PRACTICES EXPENSES MX 2013/08
www.concur.com
5