manual modulo administrativo inicio formal de proyectos

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MANUAL
MODULO ADMINISTRATIVO
INICIO FORMAL DE PROYECTOS
CONTENIDO
1. INICIO FORMAL DE PROYECTOS EN EL SIIU
1.1 CARACTERÍSTICAS DE LA SOLICITUD
1.2 REQUISITOS
1.3 USUARIOS QUE INTERVIENEN
1.4 PROCESO DE EJECUCIÓN DEL TRÁMITE
1.5 VERIFICACIÓN
Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU
1. INICIO FORMAL DE PROYECTO
1.1 CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL
Éste manual se ha elaborado con el fin de ayudar y capacitar a las personas que
participaron en las Convocatorias Programáticas de la Vicerrectoría de Investigación de
la Universidad de Antioquia, las cuales se han llevado a cabo en el Sistema de
Información para la Investigación – SIIU, en estado de implementación. Dado lo anterior
se aclara que éste manual no hace parte de la normativa universitaria y solamente se
utiliza como un paso a pasó de solicitudes en el SIIU.
1.2 REQUISITOS PARA EL INICIO FORMAL
-
-
Para hacer el Inicio Formal de un proyecto, es necesario tener el proyecto en
estado “Aprobado”.
El Centro es el único usuario autorizado para hacer el inicio formal del proyecto.
Se debe tener en cuenta que los participantes que ingresaron en el proyecto son
las personas que deberán firmar el Acta, si alguno de ellos ya no hará parte del
proyecto se debe hacer un cambio de investigador antes de hacer el Inicio del
proyecto.
Deben tener a la mano el porcentaje de participación y beneficios de cada uno de
los participantes
La información de los participantes designados como NN en el proyecto (Si
realmente van a participar).
La presencia del investigador principal del proyecto es importante o por lo menos
de la persona que quedará encargada del proyecto.
1.3 USUARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
Usuario Administrador Centro: Jefe Centro de Investigación.
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1.4 PROCESO DE EJECUCIÓN DEL TRÁMITE
Lo primero que se debe hacer es:
-
Autenticarse en el portal de la Universidad de Antioquia como Jefe de Centro
Ingresar a Aplicaciones, Elegir
-
En el menú:
Clic en Trámites Presupuestales Gestión del Presupuesto
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Se elige el Centro Administrativo del proyecto y la convocatoria (si la hay) ó el proceso
de aprobación (en caso de proyectos inscritos) y se da clic en buscar.
Ahora vamos a configurar el presupuesto del proyecto, lo que indica que le vamos a
asignar el centro de costo por el cual moverá su presupuesto.
Al ejecutar la búsqueda el sistema le mostrará los proyectos para los cuales está
habilitado configurar el presupuesto.
Clic para
Seleccionar
Se elige el proyecto al cual se le hará la configuración del presupuesto y damos clic en
Eliges el centro de costo con que manejará el proyecto su presupuesto. Clic en guardar
y Salir.
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Para iniciar el INICIO FORMAL, en el menú Trámites Administrativos Seguimiento
Proyectos
Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU
Se elige el Centro de investigación y para filtrar la busqueda se puede porner el código
del proyecto y/o el estado “Aprobado” y le damos clic en
La búsqueda arrojará los proyectos que tiene el Centro a su cargo y de acuerdo el estado
se puede determinar a cuáles se les puede hacer inicio formal, sólo los que estén en
Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU
estado APROBADO. Se selecciona el proyecto al cual se le hará el INICIO FORMAL y
darle clic, el sistema nos mostrará las opciones que se pueden realizar en el proyecto.
Ver Detalle: Te muestra la información general del proyecto y la Convocatoria
Inicio Formal: Permite hacer el inicio formal del proyecto
Compromisos: Te muestra los compromisos adquiridos.
Etapas: Muestra las etapas definidas del proyecto.
Cerrar Proyecto: Cuando el proyecto esté finalizado, podrás cerrar el proyecto.
Histórico: Permite ver todas las solicitudes que se hayan realizado.
Ahora para el inicio formal del proyecto, démosle clic al
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Se abrirá esta ventana. Se ingresará los datos: código interno, número de Acta CODI
en que fue aprobado, fecha de aprobación y fecha de Inicio.
Código Interno:
Es el código que utiliza el centro para la administración de sus proyectos.
Número de Acta CODI:
Es el número del Acta en que fue aprobado el proyecto.
Fecha de Aprobación CODI:
Es la fecha en la que el CODI aprobó el inicio del proyecto.
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Fecha de Inicio
La fecha en la que iniciará el proyecto.
Fecha de Finalización
De acuerdo a la duración del proyecto, ésta fecha se pondrá automáticamente.
Se da clic en
Al guardar nos informará el sistema que el Inicio a ha sido creado exitosamente y
permitirá continuar con el inicio formal
Ahora se actualizará la información de los participantes, se dará clic en
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Se podrá ver el nombre de todos los participantes que registro el investigador principal
para este proyecto. A la derecha hay un icono, se da clic en
y a cada uno de los
participantes se les actualiza la información.
Se elige el grupo, si lo tiene, rol en el proyecto, la dedicación de horas por semana y
meses, el porcentaje de participación y beneficios, la fecha de ingreso y de retiro, las
funciones que desempeñará en el proyecto y si se tienen observaciones. Luego, clic en
Guardar.
Se puede ver que los datos de los participantes han sido actualizados.
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Se da clic en Volver!.
Si se tienen participantes N.N. y ya se cuenta con la información de ellos se da clic en
Al ingresar la información de éste participantes hay que tener
mucho cuidado porque NO ES POSIBLE MODIFICARLA.
Me mostrará el listado de participantes, y si se tienen algún N.N. se podrán actualizar los
datos dando clic sobre el campo que corresponde al nombre del participante.
Si no se tienen participantes N.N. como en el ejemplo se da clic en el botón Volver.
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Se retorna a la pantalla del inicio formal,
Ahora clic en
Se puede ver el listado de los compromisos obligatorios y se pueden agregar los
compromisos administrativos que el centro considere de acuerdo al proyecto, a los
términos de referencia de la convocatoria ó a los criterios que considere el Centro de
debe gestionar de cada proyecto. .
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Al darle clic al compromiso podremos ver los detalles del compromiso…
Y ponerle la fecha en la que será cumplido.
Clic en Guardar.
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Se puede agregar más compromisos, Administrativos.
Clic en
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Se abrirá esta ventana para crear el compromiso nuevo, se pone el nombre del
compromiso, los comentarios que se consideren pertinentes frente al compromiso, la
fecha en que se cumplirá y se dará clic en guardar.
Después de creados los compromisos, se pueden ver en éste listado, tanto los Científicos
como los Administrativos que fueron creados en ésta opción.
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Al dar clic en uno de ellos se habilitarán las opciones:
Se da clic en volver y seguimos con el inicio formal.
Ahora se crearán las Etapas, clic en
En este punto se creará el tiempo en el que el proyecto podrá ejecutar recursos.
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Se da clic en
y se crearán las etapas del proyecto.
Se pone el nombre de la etapa, se habilita o no la ejecución presupuestal del proyecto,
la duración de la etapa y el orden en que se ejecutará, el inicio y fin de vigencia, al final,
la descripción de lo que se hará en esa etapa. Clic en Guardar.
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Según la información que se considere para las etapas del proyecto, se definirá el punto
en el cual, el proyecto tendrá posibilidad de hacer ejecuciones presupuestales.
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Pasamos a la pestaña de Condiciones Formales y se verifica que el proyecto cumpla
con las condiciones formales del proyecto.
La pestaña siguiente permite crear el Acta de Inicio del Proyecto.
Se llenan los campos: Lugar en que se crea el Acta, el objetivo general y específicos.
Clic en “Generar Acta”
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Se abrirá una ventana emergente con el Acta para guardar en PDF.
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Queda el registro del Acta que se creó, se debe imprimir, hacerla firmar, escanearla y
en la pestaña siguiente se procederá a adjuntarla.
Se da clic en Adjuntar Documento…
Se diligencia los campos y se da clic en el botón examinar y se Carga el Archivo.
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Luego se visualiza el registro de que el archivo este cargado.
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Volvemos a la pestaña Inicio Formal y si todo está completo y estamos totalmente
seguros de la información que fue suministrada se da clic en el botón “Cerrar Inicio
Formal”.
NOTA:
“Cerrar Inicio Formal”. Sólo se puede dar clic en éste botón cuando todo esté
listo, después de cerrar el inicio formal no se podrán hacer modificaciones.
Reconfirma el Cierre del Inicio Formal.
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Se visualiza el cambio de estado del Proyecto. El proyecto ahora se encuentra “En
Ejecución”.
Listo!
El proyecto está en Ejecución!!
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1.5 VERIFICACIÓN
El investigador principal puede ingresar al SIIU y verificar el estado de su proyecto, debe
de estar “En Ejecución” y ya podrá realizar tanto solicitudes administrativas como
presupuestales según lo considere.
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