Capitulo 5 Procedimiento para presupuesto y modificaciones

Capitulo 5 PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO Y
MODIFICACIONES AL MISMO
El presupuesto institucional de cada vigencia, se tramitará en cumplimiento de los principios
presupuestales y mediante la metodología de proyectos educativos que garantiza un presupuesto
objetivo, social y la integración paralela de valores para el flujo de caja y acciones para el POAI; lo
cual permite la inclusión de las necesidades básicas frente al desarrollo de las áreas en el colectivo
educativo.
5.1 Etapas para la elaboración del presupuesto
1. Programación
1.1 Del presupuesto de ingresos. Se clasificara de conformidad con el
artículo 8º del decreto 4791 de 2008, así: ingresos operacionales,
transferencias y recursos de capital, en consideración especifica del
cálculo sobre los valores que percibirá el ente por concepto de los
servicios educativos: complementarios o derechos académicos
(requiere estudio socioeconómico), extensión, espacios, explotación de
bienes, entre otros.
1.2 Del presupuesto de gastos: inversión y funcionamiento. El
presupuesto de gastos se conformara por proyectos educativos, serán
contempladas las necesidades institucionales expresadas en los
proyectos, siempre con sujeción a la disponibilidad presupuestal. En
esta instancia se aplica un procedimiento de suma por reglones
empleados en cada proyecto.
1.3. Consolidación e integración de cifras del presupuesto
1.4 Cálculo sobre la asignación del gasto identificada por renglones y
proyectos
2. Presentación del presupuesto:
Este debe presentarse ante el órgano que lo aprobará, para nuestro caso,
el consejo directivo. Debe entregarse clasificado en: ingresos, gastos y
disposiciones generales.
3. Estudio, discusión y aprobación del presupuesto
En los FSE, corresponde al consejo directivo esta etapa.
4. Liquidación del presupuesto
Corresponde al ejecutivo institucional, rector, proferir acto administrativo:
resolución de liquidación del presupuesto, aprobado o sancionado en la
etapa de estudio y discusión por parte del consejo directivo. El acto de
liquidación es la carta de presentación del presupuesto que regirá la
2
próxima vigencia fiscal, la fecha límite para este, es el 10 de diciembre de
cada año.
5.2 Principios presupuestales
PRINCIPIO
DEFINICIÓN
1. ANUALIDAD
Presupuesto formulado para una vigencia,
comprendida entre el 1 de enero y 30 de diciembre,
posterior a esta fecha no podrán asumirse
compromisos con cargo a las apropiaciones del
año fiscal que se cierra.
2.PLANIFICACIÓN
El presupuesto debe ser orientado por los objetivos
propuestos por la autoridad competente en
desarrollo de su cometido estatal. De ahí que
considere planes, proyectos y programas del ente
educativo
3.UNIVERSALIDAD
Contempla la inclusión de la totalidad de conceptos
de ingresos y gastos del ente oficial
4.UNIDAD DE CAJA
Se refiere al pago oportuno de apropiaciones
autorizadas en el presupuesto, considerando como
única fuente el recaudo de rentas propias del ente.
5.PROGRAMACIÓN INTEGRAL
Manifiesta que todo programa presupuestal debe
contemplar simultáneamente los gastos de
inversión y funcionamiento que las exigencias
técnicas y administrativas demanden como
necesarias para su ejecución y operación.
6.ESPECIALIDAD
Consagra la elaboración detallada y específica de
del presupuesto, omitiendo su expresión en forma
global. Hace énfasis en la ejecución estricta
conforme al fin para el que fueron programadas.
7.INEMBARGABILIDAD
En virtud de este principio se reconoce un fuero
proteccional del presupuesto público. Cualquier
demanda en contra de este instrumento público se
orientara por lo contemplado en el código
contencioso administrativo.
8.COHERENCIA
MACROECONÓMICA
Hace alusión a la compatibilidad del presupuesto
con las metas y planes fijadas por la administración
central
9.HOMEOSTASIS
PRESUPUESTAL
Conforme a este principio el crecimiento del
presupuesto
institucional
debe
guardar
concordancia con el crecimiento económico, de tal
3
manera que no se genere desfases teóricos al ser
confrontados con la realidad
10. OTROS PRINCIPIOS
A. LEGALIDAD
Reconoce al poder legislativo, la facultad de crear
nuevos ingresos
B. EQUILIBRIO
Se refiere a la estricta igualdad numérica que
determina el equilibrio entre el presupuesto de
ingresos y el de apropiaciones
C.PUBLICIDAD
Según este principio el contenido financiero y
estadístico del presupuesto público debe ser
publicado,
comentado,
divulgado
ante
la
comunidad, de tal modo que sea comprensible
D.SUFICIENCIA
Corresponde a la programación y ejecución
presupuestal, considera que los ingresos públicos
deben ser los requeridos para satisfacer la
necesidad pública
1.3 Cronograma de la planeación financiera por proyectos para conformación del
presupuesto institucional
La institución educativa anualmente organizara la planeación financiera de la
vigencia siguiente de conformidad con el siguiente cronograma
1. Programación
1.1 Del presupuesto de ingresos:
percibirá el ente educativo. Estudio
socioeconómico
1.2 Del presupuesto de gastos:
inversión, funcionamiento. En esta
instancia se inicia el trámite
formulación
de
proyectos
educativos
1.2.2 Clasificación, selección y
aprobación de proyectos que
contaran
con
asignación
MAR ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOS SEP OCT NOV DIC
4
presupuestal
1.2.3 Consolidación e integración
de cif cifras del presupuesto
2. Presentación del presupuesto:
Este debe presentarse ante el
órgano que lo aprobará: consejo
directivo.
Debe
entregarse
clasificado en: ingresos, gastos y
disposiciones generales.
3. Estudio, discusión y aprobación
del presupuesto
4. Liquidación del presupuesto
Ejecución de proyectos: según
cronograma definido por cada uno.
Siempre inicia en la vigencia
siguiente.
5.4 Ejecución del presupuesto
El término de ejecución es la vigencia fiscal, sin embargo las reservas
presupuéstales por compromisos reales a del 31 de diciembre de la vigencia
que termina y reportados al tesoro institucional antes del cierre del balance
general del tesoro (30 de enero del año inmediatamente siguiente) pueden
prolongar la ejecución del presupuesto correspondiente a la vigencia que
termina hasta por el período anual siguiente.
Durante el ejercicio de las acciones propuestas en los proyectos, conviene
hacer ajustes en el sistema contable y presupuestal, de modo que se pueden
generar centros de costos y dar informe detallado de lo planeado vs lo
ejecutado en cada proyecto. Este filtro de apropiación y gasto permitirá el
estudio, análisis y conclusiones de cada proyecto, asimismo identificar que
se programo y finalmente que se cumplió, a la vez consolidar el informe de
gestión requerido por el numeral 4 del artículo 19 del decreto 4791 de 2008.
Los centros de costos, serán la estrategia de monitoreo en el valor
proyectado, su lectura posibilita detectar desfases de cantidades y precios y
oportunamente sugerir las respectivas modificaciones presupuéstales.
La ejecución debe darse en el marco de observancia de normas de estricto
cumplimiento, es fundamental que los coordinadores de los proyectos
conozcan esta rutina para que no se de la suspensión de actividades
programadas porque no contaban con los requisitos previos como
disponibilidad, compromiso, entre otros, el proceso de ejecución presupuestal
no es tan simple como el ejercicio de la acción.
5
5.5 Requisitos de la ejecución presupuestal
Como podrá observarse en el ciclo de ejecución presupuestal, el último
momento es el del pago, pero antes de este suceden trámites que no pueden
ser obviados, consecuentemente, las tareas y actividades programadas
deben llevarse a cabo con el cumplimiento de estos requisitos. A
continuación se explica cada uno de ellos:
Secuencia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Disponibilidad presupuestal
Selección objetiva para orden de servicio, compra o contrato
Compromiso
Causación contable
Recibido a satisfacción
Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
Artículo 19 de decreto reglamentario 568 de 1996: Documento expedido por el jefe de
presupuesto o quien haga sus veces ( tesorero para IE) con el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal libre de afectación para la asunción de compromisos, afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el registro
presupuestal. . Los órganos deberán llevar un registro de estos que permita determinar los saldos
de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades.
Selección objetiva
Es el procedimiento que garantiza que la adquisición de un bien o servicio se cumple conforme a
los principios de la ley 80 de 1993 (de contratación) garantizando eficiencia, economía y
favorabilidad para el ente público y beneficio para el contratista, con lo cual se logra el equilibrio
contractual. Todo acto de adquisición de un bien servicio en un ente público representa una
modalidad de contratación ajustada a lo dispuesto en la ley 1150 de 2007 y su decreto
reglamentario 2474 de 2008. Seguidamente cada uno de estos actos se materializa en un
instrumento: minuta de contrato, orden de compra o servicio (son excluyentes, solo se diligencia
uno en el proceso), documentos de carácter contractual en el que el ordenador del gasto
manifiesta su intención de adquirir el bien o servicio a un determinado proveedor. Cada formato
de estos tiene sus cláusulas particulares y es este aspecto el que distingue una u otra forma.
Compromiso
Se perfecciona a través del registro presupuestal, afecta de manera definitiva la apropiación, con
lo cual se garantiza que esos recursos no se desvíen a otras actividades. En este documento se
expresa claramente la cuantía, el plazo o período de ejecución de la actividad y el beneficiario del
futuro pago.
6
Causación
Norma general de contabilidad pública, por la cual el registro de ingresos y gastos debe hacerse en
función de la corriente real de bienes y servicios, y no en el momento en que sucede la corriente
monetaria o financiera. Según este principio el registro contable tomara esta forma:
Gasto xxx
C xp
xxx
Y el ingreso así
Cxc
xxx
Ingreso
xxx
Orden de pago
Documento que formaliza la intención del ordenador del gasto para efectuar el pago al proveedor,
previa verificación de cumplimiento de requisitos:



Presupuestales: CDP, Compromiso
Contables: causación
De tesorería: disponibilidad de fondos y comprobación del recibido a
satisfacción
De contratación: adecuado trámite de selección objetiva.

En este documento deben practicarse las retenciones de ley.
5.6
Informe de gestión
El informe de gestión no es nuevo en el marco de administración de recursos
públicos, la ley 951 de 2005 solicita a funcionarios que dejan un cargo la
presentación de este informe. Lo novedoso es la reglamentación establecida
para los fondos de servicios educativos, en el numeral 4º del artículo 19 del
decreto 4791 de 2008, se precisa de una periodicidad anual. Luego de un
esfuerzo significativo como el que implica la ejecución de un proyecto, cabe la
pregunta: y para que se hizo todo esto?, si un adecuada técnica de medición es
probable que este interrogante se quede sin respuesta. El informe de gestión y
monitoreo constante son indispensables para representar el significativo
alcance de un proyecto.
Según la ley 42 de 1993, los entes públicos deben cumplir los principios de
economía, eficacia, equidad y valoración de costos, una razón más para
orientar todos los procesos a una lectura acertada bajo un informe de gestión.
Necesidad de medición
Las actividades objeto de un proyecto educativo, llevan su propio ritmo, no
obstante requieren de instrumento de medición que determine el avance y
7
alcance de las mismas.
medición:
-
Según Jorge Alirio Charry R, son beneficios de la
la determinación de estrategias de la alta dirección
informe de resultados en los procesos
la determinación de un control de gestión que permite valorar
tanto la acción como los resultados.
Preguntas que se formulan cuando se desea medir una actividad
Qué medir
Momentos de la medición
Referentes de comparación.
Con el control de gestión se busca calcular principalmente la eficiencia y eficacia de las metas
trazadas y proyectadas para un determinado tiempo.
Según teorías de mejoramiento continúo elementos como política, planificación,
implementación, verificación y revisión son parte integral de proceso de sistema de gestión de
calidad, la ausencia de ellos arroja un falencia que bien puede ser medida y / o normalizada por un
control de gestión.
Instrumentos de medida: indicadores
Un indicador es un dato que se obtiene de un sistema de medición cualitativo o cuantitativo y
conduce a una interpretación que facilita una lectura comprensible del entorno en cual se aplica la
medida y finalmente fundamenta la toma de decisiones.
Aunque son muchos los indicadores que pueden practicarse, resultan necesarios para el
seguimiento y conclusiones de proyectos educativos: rendimiento en las actividades, desempeño,
satisfacción de la comunidad, eficiencia y eficacia.
Para determinar la formula de un indicador cuantitativo, aplicado a una actividad, basta con
definir una relación entre dos variables implícitas en los objetivos, por ejemplo: alumnos que
participaron en el proceso democrático de elección gobierno escolar / las previsiones para la
misma actividad.
Si el indicador que se desea aplicar es cuantitativo se pueden emplear instrumentos como las
encuestas de medición de satisfacción o estrategias similares.
5.7
Modificaciones al presupuesto
El estatuto orgánico del presupuesto, en sus artículos 79 a 87, determina los
eventos que permiten modificar el presupuesto inicial durante la ejecución. El
presupuesto se modifica por acto administrativo: resolución o acuerdo, bajo tres
modalidades:
1.
TRASLADOS PRESUPUESTALES: Cambio de destinación de los recursos
en una misma institución, para cubrir faltantes en una determinada actividad,
8
los recursos se originan en un rubro que presenta
LIMITACIONES A LOS TRASLADOS PRESUPUESTALES:
excedentes.
No podrá reducirse la participación porcentual del gasto de inversión dentro del
total de las apropiaciones.
No se podrá ejercer traslados de inversión hacia funcionamiento.
2. REDUCCION DE PARTIDAS O CONTRACREDITOS: Se podrá reducir las
apropiaciones presupuestales o diferir la ejecución de la totalidad o
parcialidad de las obligaciones. Esta modificación al presupuesto se da
cuando se presenten situaciones que afectan las condiciones de estabilidad
financiera de los establecimientos educativos, por circunstancias de dificultad
en el recaudo de los recursos presupuestados inicialmente.
3. ADICIONES AL PRESUPUESTO O CREDITOS SUPLEMENTARIOS:
Aumenta las apropiaciones para cubrir necesidades, requerimientos, ampliar
servicios, o crear programas y proyectos de inversión. Se tipifica la adición
presupuestal en los siguientes casos:
 Nuevos recursos que generen ingresos.
 Mayor recaudo partidas presupuestadas
 Recibir alguna donación, aporte para proyectos, transferencias.
Transferencias de recursos para proyectos o por aportes. En este caso los recursos percibidos son
de destinación específica y deberán adicionarse a los rubros que cite el proyecto o decreto que
reglamenta el aporte o transferencia. Se recomienda manejarlos en cuenta bancaria
independiente, a fin de facilitar la rendición específica y particular de dichos recursos, ya que casi
siempre el órgano que los gira, exige ejecución e informes de estos a fin de ejercer la debida
auditoría sobre ellos.
Competencia para las modificaciones presupuestales en la
institución educativa
Con fundamento en el artículo 12º del decreto 4791 de 2008 y previa aprobación de la entidad
territorial, o cumplimiento del procedimiento que esta defina, se faculta al ordenador del gasto
para que autónomamente mediante resolución, realice las modificaciones de adición al
presupuesto en los siguientes casos:
a.
b.
c.
d.
Mayor recaudo
Recursos provenientes de la gestión de proyectos
Convenios
Transferencias.
En el mismo sentido, el consejo directivo, faculta al ordenador del gasto para
que realice mediante resolución las modificaciones al presupuesto referidas a
traslados o reducciones, hasta la cuantía de 20 SMLMV, superior a esta cuantía
se hará por acuerdo del consejo directivo.
9
En todo caso los actos administrativos de modificación al presupuesto deben
ser notificados oportunamente al consejo directivo, de lo cual se dejara
constancia en la respectiva acta de la sesión donde se notifique el hecho.
1.8 Modelos e instrumentos referidos a presupuesto
El consejo directivo aprueba como complemento del procedimiento de
presupuesto los siguientes modelos, minutas, formas. Se faculta al ordenador
del gasto para que realice los ajustes requeridos de filas, columnas, detalle de
datos específicos y demás propios para la presentación de información a los
organismos que lo soliciten.
a. Acuerdo presupuesto: Es el acto administrativo por el cual se aprueba el
presupuesto del fondo de servicios educativos para la vigencia.
b. Anexos al presupuesto
POAI: ( Art 8º dec.111/96) Señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, para el
caso, programas. Indica en cada uno el objetivo, responsables, actividades, tareas y las cuentas
presupuestales que se ven afectadas con cada una de ellas. Permite una prospectiva del tiempo de
ejecución
Flujo de caja: Instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del
presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar,
clasificado de acuerdo al presupuesto. La tradición señala que la técnica usual es la de doceavas,
sin embargo el cronograma de actividades y tareas de los proyectos educativos, debidamente
costeadas, permitirá que este instrumento sea objetivo y no técnico, como hasta ahora ha sido. En
el proceso de consolidación será posible sumar en una matriz por renglones y meses las
apropiaciones destinadas a cada proyecto, con lo cual el PAC, estará conformado desde la
planeación.
Plan de compras: Es un informe detallado de cantidades de bienes o servicios descritos
ampliamente, indicando además rubro presupuestal en el que se inscriben y los valores unitarios.
Es un importante instrumento desde el punto de vista de la ley 80 de contratación estatal ya que
según esta última no podrá adquirirse bien o servicio que no haya sido programado o previsto en
este plan de compras.
c. Disposiciones generales del presupuesto: Adjunto al proyecto de
presupuesto de ingresos y gastos, irá un articulado que constituye las
reglas sobre las que se hará la ejecución presupuestal durante toda una
vigencia, este cuerpo textual establece las facultades y prohibiciones para
el ordenador del gasto y tesorero, además de indicar otros procedimientos
relacionados con reservas, apropiaciones, traslados y adiciones
d. Resolución de liquidación del presupuesto: Corresponde al ejecutivo
institucional (rector) proferir acto administrativo (resolución de liquidación
del presupuesto) aprobado o sancionado en la etapa de estudio y discusión
por parte del consejo directivo. El acto de liquidación es la carta de
presentación del presupuesto que regirá la próxima vigencia fiscal, la fecha
límite para este, es el 10 de diciembre de cada año.
10
e. Resolución de modificación al presupuesto. Es el acto administrativo
mediante el que se actualiza el presupuesto por situaciones como la
adición, el traslado o la disminución.
f. Solicitud de adición presupuestal dirigida al ente territorial. Documento
requerido para la aprobación de una adición en una institución educativa de
conformidad con el artículo 12º del decreto 4791 de 2008.
g. Formato de ejecución presupuestal. La ejecución presupuestal es un
informe comparativo del presupuesto inicial vs el ejecutado, refleja los
porcentajes disponibles en cada rubro, muestra además el movimiento de
cada rubro actualizado con las adiciones, traslados o disminuciones.
h. Informe de gestión: Este tipo de informes, es requerido a partir de la ley 951
de 2005, en la institución educativa su elaboración no será requisito solo
para dejar un cargo público, de acuerdo al numeral 4º del artículo 19 del
decreto 4791 de 2008, su periodicidad será anual. Este informe presenta un
resumen de las acciones programadas vs las cumplidas en la vigencia
anterior. El consejo directivo, aprueba que para este informe se suscriba un
acta con el detalle requerido en el modelo que este procedimiento se
presentara.
Modelo para el acuerdo de presupuesto
11
ACUERDO NRO______
ACTA______
FECHA_
_____
(Decreto
Por el cual se aprueba el PRESUPUESTO de ingresos y Gastos DEL FONDO DE 4791
SERVICIOS EDUCATIVOS
2008)
MUNICI
PIO
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO:
VIGEN
200___
EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA EN EJERCICIO DE SUS
LEGALES Y CONSIDERANDO QUE:
1. Que la lnstitución educativa genera recursos en la prestación del servicio educativo y q
normas presupuestales para el sector
público deben ser distribuidos conservando el principio de
equilibrio
2. Que la comunidad educativa a través de la formulación de proyectos educativos ha manifes
las necesidades que conforman el
plan financiero y de desarrollo anual para el ente educativo
3. Que el decreto 4791 de 2008, reglamente el funcionamiento de los FSE y
determina la composición del mismo
RESUELVE
ARTÍCULO 1: Emitir concepto favorable al proyecto de presupuesto institucional, conformado
tres partes así: Primera parte - ingresos; segunda parte - Gastos ; tercera parte - Disposicio
generales, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200___
en la suma de:_________________
conforme al siguiente detalle:
COD
CTAS DE CONCEPTOS
PLANEA
CODIGO
C Y PPTO
PRESUPUESTAL (CERO)
1. Presupuesto de Ingresos
1
11
1105
11050100
1110
11100500
11100600
14
1407
O20790
O20790
O20790
INGRES
OS
PROYEC
TADOS
1,1 Recursos del balance
ACTIVO
0
EFECTIVO
0
CAJA
0
Caja principal
BANCOS
Y
CORPORACIONES
0
Cuenta corriente bancaria
Cuenta de ahorro
0
DEUDORES
0
PRESTACIÓN
DE
SERVICIOS
0
12
14070100
O20426
Servicios educativos
TRANSFERENCIAS
POR
COBRAR
Transferencias corrientes al
gobierno general
1,2 Ingresos operacionales
VENTA DE SERVICIOS
Educación
formal
preescolar
Matriculas e Inscripciones
Derechos académicos
Educación formal básica
primaria
Matriculas e Inscripciones
Derechos académicos
Educación formal básica
secundaria
Matriculas e Inscripciones
Derechos académicos
Educación formal Media
académica
Matriculas e Inscripciones
Derechos académicos
Educación formal Media
técnica
Matriculas e Inscripciones
Derechos académicos
SERVICIOS EDUCATIVOS
Otros Servicios Educativos
Conexos a la educación
Certificados
Alimentacion
escolar:
concesion cafeteria
SERVICIOS DE SALUD
Servicios Ambulatorios Salud
Oral
1,3 Transferencias
TRANSFERENCIAS
CORRIENTES
DEPARTAMENTAL
ADMINISTRACION CENTRAL
De los Municipios
O20718
1,4
Otros
ingresos
(Recursos del balance)
0
RENDIMIENTOS
FINANCIEROS
0
Otros Ingresos Financieros
1413
14130300
1
43
1430507
143050701
143050702
O20342
O20342
1430508
143050801
143050802
O20342
O20342
1430509
143050901
143050902
1430510
143051001
143051002
O20342
O20342
O20342
O20342
1430511
143051101
143051102
14305
O20342
O20342
1430550
143055014
O20352
O20352
143055041
14312
O20352
143121900
144
O20352
14403
1440308
1440323
148
14805
148059000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
13
14810
1481006
148100600
O20352
O20352
1,5 EXTRAORDINARIOS (no
operacionales)
0
Arrendamiento de Bienes
0
Concesión - Arrendamientos 0
PRESUPUESTO D
1
2
3
4
GEST.
ANUAL
ESCOLAR
EDUC.
AMBIENTAL
FORMAC
CIUDADANA
Y
DEMOCRAC
COD
- CONCEPTO
CTAS DE
PLANEA
CODIGO
C Y PPTO
PRESUPUESTAL (CERO)
PRESUPUESTO
DE
GASTOS2
FUNCIONAMIENTO
PROPIEDAD PLANTA Y
216
EQUIPO
21635
Bienes muebles en bodega
216350100
O32104
Maquinaria y Equipo
Muebles, Enseres y Equipo de
216350300
O32104
Of.
Equipo de Comunicación Y
216350400
O32104
Computación
Otros Bienes Muebles en
216359000
O32104
Bodega
MAQUINARIA Y EQUIPO DE
21655
ENSEÑANZA
216559003
O32104
Equipo de música
216559007
O32104
Equipo de enseñanza
21660
EQUIPO CIENTIFICO
216609002
O32104
Equipo de laboratorio
21960
BIBLIOTECAS
219600701
O32104
Libros y publicaciones
21970
INTANGIBLES
21970080000
O32104
Software
GASTOS
DE
25
ADMINISTRACION
251
ADMINISTRACION
25111
Generales
Impuestos contribuciones y
25120
tasas
Gravamen a los movimientos
2512024
O32124
fros
255
GASTO PUBLICO SOCIAL
25501
EDUCACION
2550105
Generales
255010506
O32191
Estudios y proyectos
EGRESO
S
PROYEC
TADOS
(suma 1
a 10 )
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
14
255010509
O32191
255010511
255010514
255010515
255010516
255010517
255010519
O32008
O32106
O32107
O32107
O32110
O32108
255010521
255010522
255010523
255010525
255010528
255010536
255010550
255010554
O32109
O32106
O32108
O32111
O32123
O32106
O32008
O32191
255010555
255010590
25501059001
25501059003
25501059004
25501059005
O32106
O32119
O32124
O32124
O32190
Gastos de desarrollo
Comisiones
Honorarios
y
Servicios
Materiales y Suministros
Mantenimiento
Reparaciones
Servicios Públicos
Viáticos y Gastos de Viaje
Impresos y Publicaciones,
suscripciones y afiliaciones
Fotocopias
Comunicaciones y Transporte
Seguros Generales
Capacitación Docente
Implementos Deportivos
Procesamiento de Información
Organización de eventos
Elementos
de
Aseo
Y
Lavandería
Otros Gastos generales
0. Generales
Comision bancaria
Gastos bancarios
Caja menor
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
LOS PROYECTOS SUMAN
REPRESENTA EL % DEL
INSTITUCIONAL
0
0
PPTO
Modelo plan operativo de inversiones POAI (pegar la tabla de Excel denominada POAI)
Modelo flujo de caja (Pegar la tabla de Excel denominada de caja)
0
0
0
15
Modelo plan de compras
Se presenta el modelo que debe subirse a la página del SICE antes del 31 de enero de cada
vigencia. En la tabla encontrara una selección de los códigos más utilizados por la institución
educativa. (pegar la tabla de Excel denominada plan de compras)
Modelo disposiciones generales del presupuesto
TERCERA PARTE DEL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA
ARTÍCULO 2º. Las disposiciones Generales del presente Acuerdo, son complementarias de la
Ley 115, ley 715 de diciembre de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2009 y deben
aplicarse en armonía con éstas.
CAMPO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO 3º. Las disposiciones Generales rigen para toda la institución Educativa:
El presupuesto general del ente educativo descrito, ubicado en el Municipio de
_________________, guardara concordancia con los contenidos del plan de
desarrollo institucional, del plan financiero y del plan operativo anual de
inversiones, y regirá para la vigencia fiscal de 200___
ARTÍCULO 4º. El Presupuesto de Ingresos contiene la estimación de los
Ingresos operacionales, transferencias y Recursos de Capital del fondo de
servicios educativos de la institución. La tesorería en coordinación con el
consejo directivo de la institución fijará los criterios técnicos para el manejo de
los excedentes de liquidez del Tesoro institucional, acorde con los objetivos
financieros del ente educativo.
ARTÍCULO 5º. Los rendimientos financieros que generan las inversiones con recursos del
fondo de servicios educativos se utilizarán en la consecución de activos que propendan a la
calidad de la educación.
DE LOS GASTOS
ARTÍCULO 6º. Incluye las apropiaciones para la institución educativa y sus dependencias.
Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuéstales deberán contar
con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de recursos para
atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin.
En consecuencia, el ordenador del gasto no podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones
inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Consejo directivo
para comprometer vigencias futuras.
16
Cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de estos requisitos creará responsabilidad
personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.
Las obligaciones con cargo del Tesoro Institucional que se adquieran con violación a este
precepto, no tendrán valor alguno.
ARTÍCULO 7º. Las afectaciones al presupuesto general se harán teniendo en cuenta la
prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo a este rubro
se cubrirán los demás costos inherentes o accesorios.
El cargo a cada rubro se hará con sujeción al concepto y definición que otorguen las normas
del sector público. Algunos de los rubros reconocidos para la ejecución presupuestal son:
INVERSION
Maquinaria y Equipo
Muebles, Enseres y Equipo de Of.
Equipo de Comunicación Y Computación
Otros Bienes Muebles en Bodega
MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENSEÑANZA
Equipo de música
Equipo de enseñanza
EQUIPO CIENTIFICO
Equipo de laboratorio
BIBLIOTECAS
Libros y publicaciones
INTANGIBLES
Software
FUNCIONAMIENTO
ADMINISTRACION
Generales
Impuestos contribuciones y tasas
Gravamen a los movimientos fros
GASTO PUBLICO SOCIAL
EDUCACION
Generales
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Estudios y proyectos
Gastos de desarrollo
Comisiones Honorarios y Servicios
Materiales y Suministros
Mantenimiento
Reparaciones
Servicios Públicos
Viáticos y Gastos de Viaje
Impresos y Publicaciones
Fotocopias
Comunicaciones y Transporte
Seguros Generales
Capacitación Docente
Implementos Deportivos
Eventos Culturales
Procesamiento de Información
Organización de eventos
Elementos de Aseo Y Lavandería
Otros Gastos generales
Comisión bancaria
Gastos bancarios
Caja menor
PARAGRAFO: el ente educativo, podrá emplear rubros adicionales, siempre que figuren como
cuenta en el plan general de contabilidad pública y se tenga los actos administrativos de
modificación presupuestal, en donde conste la disponibilidad del rubro.
ARTÍCULO 8º. Prohíbase tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten
el Presupuesto de Gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos
cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por
incumplir lo establecido en esta norma.
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ARTÍCULO 9º. El consejo directivo será el competente para expedir el acuerdo que regirá la
constitución y funcionamiento de la caja menor de la institución.
DEL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PACARTÍCULO 10º. La ejecución de los gastos del Presupuesto General del establecimiento
educativo se hará a través del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. Este es el
instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la
Tesorería Institucional y el monto máximo mensual de pagos que esta puede hacer, con el fin
de cumplir los compromisos a cargo de la Administración.
El Programa Anual Mensualizado de Caja estará clasificado en la misma forma del Presupuesto
y será elaborado por el ordenador del gasto, con la asesoría de La Tesorería institucional y
teniendo en cuenta las metas financieras establecidas por el Consejo directivo.
Metodológicamente, se empleará la estrategia de doceavas.
El PAC correspondiente a las apropiaciones de la vigencia fiscal, tendrá como límite máximo el
valor del presupuesto aprobado por el Consejo directivo.
Las modificaciones al Programa Anual de Caja serán potestad del ordenador del gasto y se
efectuarán conforme a la necesidad de ajuste.
ARTÍCULO 11º. La Tesorería sólo podrá transferir recursos de la institución a través de las
cuentas registradas.
Los rendimientos generados, cualquiera que sean las fuentes que los produce, deberán ser
apropiados en el presupuesto con el fin de satisfacer las necesidades de gasto público.
DE LAS CUENTAS POR PAGAR
ARTÍCULO 12º. El monto que se determine como cuenta por pagar será causado
contablemente y constituido como compromiso por el ordenador del gasto y lo podrá ejecutar
desde el momento en que la Tesorería reciba la relación de los compromisos en que se basa la
obligación. La presentación de la relación de los compromisos Presupuéstales se hará por
conducto del ordenador del gasto a la Tesorería antes del 10 de diciembre de 200__.
Sólo podrán incluirse en los compromisos presupuéstales las obligaciones legalmente
contraídas.
ARTÍCULO 13º. Las compromisos presupuéstales constituidas por el órgano que conforma el
Presupuesto General del establecimiento correspondientes a 200___, que no hubiesen sido
ejecutadas a 31 de diciembre de 200__, expirarán sin excepción y se cancelarán por
desaparecer el compromiso que las originó, se elaborará un acta suscrita por el ordenador del
gasto y se comunicará a la Tesorería para el ajuste respectivo en el PAC.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
ARTÍCULO 14º. El Rector estará facultado durante la vigencia fiscal para efectuar todos los
traslados, adiciones o disminuciones al Presupuesto General de la institución mediante
resolución, de conformidad con el reglamento y procedimiento interno para este tema, según
necesidades de ajuste en el gasto, acción que con posterioridad comunicará al Consejo
Directivo, cuando la ejecución presupuestal requiera modificar el monto de las apropiaciones
19
para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer
nuevos servicios.
DISPOSICIONES VARIAS
ARTÍCULO 15º. El Rector de oficio o a petición del jefe del órgano respectivo hará por
resolución las aclaraciones y correcciones de leyenda necesarias para enmendar los errores de
transcripción y aritméticos que figuren en el Presupuesto General del Establecimiento para la
vigencia fiscal de 200___. Lo anterior, no implica cambio en la Leyenda del rubro presupuestal
ni en su objeto y cuantía.
ARTÍCULO 16º. La institución Educativa que origina el Presupuesto General del Ente deberá
llevar el registro y el control de la ejecución presupuestal. La Contraloría municipal o quien
haga sus veces, ejercerá el control fiscal que le corresponda en los términos de la Ley 42 de
1993.
ARTÍCULO 17º. El Rector queda facultado para suscribir contratos a que haya lugar, conforme
a las normas y reglamento interno para la contratación, para el cabal cumplimiento de los
Programas y Proyectos contemplados en el Plan Anual de Inversiones.
ARTÍCULO 18 . Publicación de informes: El rector institucional publicara en cartelera
administrativa o su equivalente, copia de la ejecución presupuestal mensualmente, dentro de
los quince días siguientes al corte mensual. Con los informes publicados conformara una
carpeta donde conste fecha de publicación y fecha de archivo de la ejecución. Los demás
informes contables, presupuestales, financieros y soportes podrán ser consultados en el legajo
de cuentas oficiales, por parte de los integrantes de la comunidad educativa interesados en
esta información, la consulta siempre deberá solicitarse con 10 hábiles de anticipación y
deberá hacerse en presencia del rector o quien este delegue.
ARTÍCULO 19 . Caja menor. La constitución del fondo fijo de caja menor estará sujeta a un
acuerdo del consejo directivo, quien en el mismo determinara su reglamento. La constitución
de este fondo se hará con cargo al rubro presupuestal: gastos generales, inscrito en las
acciones de mejoramiento de la gestión escolar.
ARTÍCULO 20º. Contra el presente acuerdo rigen los recursos de reposición
ante el Rector (a) del establecimiento, y de apelación ante el Consejo Directo
de la institución, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles, después de
recibir la notificación.
El presente acuerdo rige a partir de la fecha y deroga todas las normas que le
sean contrarias.
Dado en ___________________, a los
días del mes
de
200__, Según consta en acta del consejo directivo, número _____
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (este es el espacio para firmas de todo el
acuerdo presupuestal: ingresos, gastos y disposiciones generales)
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Representante alumnado
Rector (a)
Representante Padres de Familia
Representante Padres de Familia
Representante Docentes
Representante Docentes
Representante Sector Productivo
Representante Exalumnas
Modelo de la Resolución de liquidación del presupuesto
INSTITUCION EDUCATIVA:
RESOLUCION NRO____________
FECHA____________
Por medio de la cual se liquida el presupuesto de ingresos y gastos de la institución educativa,
para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200__
El rector (a) de la institución educativa en ejercicio de sus facultades legales y considerando
que:
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1. Mediante acuerdo____
acta del consejo directivo____ del
_día___mes_____año_____, se aprobó el presupuesto del ente
educativo, para la citada vigencia.
2. Siendo la Institución educativa un ente de educación pública, debe
acogerse a las normas del sector, específicamente las de presupuesto.
3. El decreto 4791 de 2008, reglamenta el funcionamiento del FSE, a
través del presupuesto institucional.
RESUELVE
ARTÍCULO 1º Liquidar el presupuesto de ingresos y gastos de la institución educativa para la
vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200__, en la suma de
_____________________, valores que conservan el principio de equilibrio por el cual se
garantiza la equivalencia de ingresos y gastos; según detalle descrito en el acuerdo de
presupuesto y que acompaña este acto administrativo.
ARTÍCULO 2º La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en__________________________ a los ______________del mes_________de 200__
RECTOR
Modelo de la Resolución de modificación al presupuesto
INSTITUCION EDUCATIVA
NIT
EL RECTOR INSTITUCIONAL
RESOLUCION NUMERO _____
MODIFICACION AL PRESUPUESTO VIGENCIA____
TIPO: ADICION_____ TRASLADO_____REDUCCION_____
FECHA:
Por medio del cual se modifica el presupuesto de la actual vigencia.
El rector de la institución educativa en uso de sus atribuciones legales y en especial de las
conferidas en la ley 715 de 2001, decreto reglamentario 4791 de 2008, procedimiento y
reglamento interno para la administración del fondo de servicios educativos,
22
Considerando
1. Que el procedimiento y reglamento interno aprobado mediante acuerdo
del consejo directivo número____ del _______, otorga facultades al
ordenador del gasto para las modificaciones al presupuesto.
2. Que
________________________
otorgo
recursos
para
______________________l
3. Que dicho importe constituye un nuevo recurso para la institución, el
cual debe adicionarse
4. El recurso proviene de ___________________________
Resuelve:
ARTÍCULO PRIMERO: Adicionar el presupuesto de Ingresos y gastos de la actual vigencia.
INGRESOS
Rubro presupuestal
denominación
valor
denominación
valor
EGRESOS
Rubro presupuestal
Total
Para constancia firma
ORDENADOR DEL GASTO
NOTA: Adaptar el texto de los considerando cuando se trate de un traslado presupuestal o
reducción, igualmente el resuelve debe quedar con el término que corresponda: trasladar o
disminuir.
23
Modelo de la Solicitud de adición presupuestal dirigida al
ente territorial.
(oficio)
Ciudad y fecha____________________________
Señores
Secretaria de educación
Municipio o departamento certificado
Asunto:
solicitud aprobación para adición presupuestal en la institución
educativa:_____________________________________________
Cordial saludo.
Conforme a la referencia, procedimiento interno para las modificaciones presupuestales y
reglamento territorial para las mismas, me permito solicitar aprobación para adición
presupuestal por valor de___________________, genera en: (dejar en el oficio una sola
alternativa)
a. Mayor recaudo (cuando los recursos propios en recaudo son mayores a
los presupuestados)
b. Transferencia de: (cite ente público que transfiere)
c. Nuevos recursos. (actividades o renglones no contemplados
inicialmente)
d. Donación de:______________________________________
e. Gestión del proyecto_________________________________
f. Otro (cual)
Los recursos adicionados serán destinados al fin dispuesto en acto
administrativo que los confiere o para el que fueron tramitados en el
proyecto, específicamente se atenderá con ellos, (seleccione una alternativa)
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Materiales: (describa)
Adquisición de equipos: (describa)
Estudios y proyectos (cite)
Obras e infraestructura (detalle)
Eventos culturales, artísticos, científicos, tecnológicos (explique)
Otros (cual)
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Agradezco su oportuna y ágil aprobación.
Cordialmente,
Firma del solicitante
firma de quien recibe
Ordenador del gasto
Anexo:
Copia de (según corresponda)
Presupuesto inicial y ejecución de ingresos(cuando se trate de mayor
recaudo)
Acto administrativo que confiere los recursos (cuando sea transferencia)
Certificado de donación (para donaciones)
Proyectos (cuando la gestión de recursos provenga de este)
Oficio de notificación de los recursos (si quien lo confiere lo notifica)
Espacio para el ente territorial
Funcionario
que
tramita
aprobación________________________________
la
Observaciones________________________________________________
___________________________________________________________
Concepto: aprobado ______
NO aprobado____
Fecha___________
Firma________________________________________________
Modelo del Formato de ejecución presupuestal
RUBRO
ING
Y
GTOS
DENOMIN
.
PPTO
INICIAL
ADICIONES
TRASLAD
DISMINUC.
PPTO
ACTUAL
EJECUTADO
PPTO
DISP.
%EJE
%DISP
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Modelo de Informe de gestión
Presentación del informe de gestión.
El rector o director institucional, suscribe la presente acta de conformidad con el numeral 4 del
artículo 19 del decreto 4791 de 2008, en ella se presenta el informe de gestión, su contenido
será divulgado mediante audiencia pública previamente convocada para el último día hábil de
febrero. Contempla los asuntos de competencia de su gestión, estado de los recursos
financieros, excedente que se adiciona al presupuesto de la vigencia siguiente, recursos de
talento humano y administrativos obtenidos, gestión de proyectos, estudios y obras realizados
y en curso; todo lo anterior en relación con el periodo para el que se presenta el informe de
gestión.
Contenido del acta:
Datos generales
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE
CARGO
INSTITUCION EDUCATIVA
CIUDAD Y FECHA
PERIODO
a. Informe ejecutivo de la gestión. Descripción resumida de las acciones
realizadas durante la vigencia: programas, actividades, proyectos.
A partir del siguiente cuadro de relación puede elaborarse la descripción
de acciones referidas a los proyectos educativos de la planeación
financiera del fondo de servicios educativos.
% EJECUTADO
INDICADOR DE
CUMPLIMIIENTO
ACC CUMPL /
ACT
PGRAMADAS
EJECUTADO
PPTADO
PROYECTO
VALOR
CUMPLIDAS
PROGRAMADAS
ACCIONES
OBSERVACIONES
26
1
Praes
ambiental
2
Idiomas
3
Democracia
4
Tempo libre
5
6
Valores
Tecnología
competencia
laboral
7
Prevención
desastres
8
Lógico
Matemática
9
Administrativa
10
Ed. sexual
-
-
de
b. Informe de recursos.
Financieros: se presentara en el siguiente esquema:
Saldo en libro de bancos (conciliado) a diciembre 31 año
anterior
Menos compromisos y cuentas por pagar
Menos ingresos recibidos por anticipado
Igual a excedente que se adiciona como recursos del balance
Físicos e institucionales: Cantidad de:
Aulas
Oficinas
Patios, canchas, espacios deportivos
27
Cafeterías
Sala de audiovisuales
Sala de sistemas
laboratorios
Otros espacios: describa
Talento humano: se detallara en la siguiente tabla:
tipo
Planta de provisionales
cargos
cobertura
gestión
total
Docentes
Directivos docentes
Administrativos
Apoyo logístico
Descripción general del desempeño del personal (mención de premios,
condecoraciones y otros méritos reconocidos en el personal).
c. Estudios Proyectos ejecutados o en realización. (corta descripción de
los proyectos ejecutados o en curso, distintos de los de áreas que
integran la planeación financiera).
d. Obras públicas, construcción e infraestructura. Detalle de las labores
anuales de mantenimiento institucional.
e. Ejecución Presupuestal de la vigencia, se presentara en el siguiente
formato
RUBRO
DENOMIN
.
PPTO
INICIAL
ADICIONES
TRASLAD
DISMINUC.
PPTO
ACTUAL
EJECUTADO
PPTO
DISP.
%EJE
ING
Y
GTOS
f. Relación de la contratación Pública ejecutada y en ejecución según
detalle:
%DISP
28
Nombre
contratista
del Objeto del valor
contrato
Estado
ejecución
contrato
plazo
g. Relación de actos administrativos: acuerdos del consejo directivo en los
que se adoptan reglamentos, manuales de organización, de
procedimientos, y en general los aspectos relacionados con la situación
administrativa y de
desarrollo institucional. Para la relación se
documentara el siguiente instrumento:
Acuerdo No
objeto
fecha
acta
Observaciones finales: (si es necesario agregar algo al informe)
Firma del rector.
de
del