AUT 001-Manual Aprovisionamiento Usuarios 1.1 (1969 KB · PDF)

Aprovisionamiento de Usuarios
Manual de Usuario
Versión 1.1
Fecha de la versión 29/10/2014
Madrid, 29 de octubre de 2014
Elaborado por la Dirección General de Modernización Administrativa,
Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica
© Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
NIPO: Pendiente de asignación.
Aprovisionamiento de usuarios
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ÍNDICE
1.
OBJETO .................................................................................................................. 3
2.
DESCRIPCIÓN ........................................................................................................ 4
2.1. ACCESO ......................................................................................................... 4
2.1.1.AUTENTICACIÓN ...................................................................................................... 4
2.1.2.PERMISOS ................................................................................................................. 5
2.2. USUARIOS ..................................................................................................... 5
2.2.1.BANDEJA DE ENTRADA ........................................................................................... 6
2.2.2.GESTIÓN DE USUARIOS........................................................................................ 11
2.2.3.MODIFICACIÓN DE DATOS DE USUARIO ............................................................ 15
2.3. ADMINISTRACIÓN ....................................................................................... 17
2.3.1.GESTIÓN DE PERFILES ......................................................................................... 17
2.3.2.USUARIOS PENDIENTES DIR3 ............................................................................. 19
2.3.3.UNIDADES PENDIENTES DIR3 .............................................................................. 21
Aprovisionamiento de usuarios
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1.
OBJETO
El objeto de este manual es el de servir como guía de referencia para el usuario del módulo
de Aprovisionamiento de Usuarios dentro del Sistema de Repositorio Horizontal de
Autenticación.
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2.
DESCRIPCIÓN
2.1. ACCESO
2.1.1.
AUTENTICACIÓN
Para acceder al módulo de Aprovisionamiento de Usuarios será necesario autenticarse
mediante la aplicación AutenticA. Hay dos modos de autenticación:
-
Mediante certificado electrónico:
-
Mediante usuario y contraseña:
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2.1.2.
PERMISOS
En las diferentes funcionalidades accesibles desde el módulo de aprovisionamiento de
usuarios, es necesario tener un perfil determinado que te permita el acceso, ya que se
deben tener permisos de administrador para acceder a ellas.
Existen dos tipos de administradores:
-
Administrador Central: Tiene acceso a todas las funcionalidades y además puede
realizar operaciones con cualquier usuario del repositorio horizontal de autenticación.
-
Administrador Delegado: Tiene acceso a las funcionalidades de la pestaña Usuarios
(no así a la de “Administración”) y sólo puede realizar operaciones con usuarios que
pertenezcan a su misma organización (nivel superior de la unidad orgánica). En las
búsquedas sólo aparecerán usuarios de su organización y de igual manera no podrá
modificar este nivel en la unidad orgánica.
En los diferentes apartados correspondientes a cada funcionalidad se indican qué tipo de
perfil tiene acceso.
2.2. USUARIOS
Toda la gestión de usuarios por parte de los administradores se hará a través de las
opciones de “Bandeja de entrada” y “Gestión de usuarios” accesibles desde la pestaña
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“Usuarios”. Sólo tendrán acceso a esta pestaña los administradores (tanto central como
delegado)
2.2.1.
BANDEJA DE ENTRADA
Una vez que pulsamos la opción de “Bandeja de entrada” tenemos las opciones de ver las
solicitudes de alta y las solicitudes de modificación.
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2.2.1.1.
Solicitudes de alta.
Si pulsamos en “Solicitudes de alta” aparecerá un listado con aquellas solicitudes para el
alta en el repositorio horizontal de autenticación que enviaron los usuarios (bien a través del
autoregistro o bien que se enviaron mediante servicio web).
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El administrador elegirá una de las solicitudes y aparecerá el formulario de detalle de la
misma.
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El administrador estudiará los datos, pudiendo corregir aquellos relativos a la unidad
orgánica así como escribir las observaciones oportunas. Finalmente aceptará o rechazará la
solicitud. En ambos casos se le enviará un email al solicitante con el resultado. Si el
administrador decide rechazarla, podrá rellenar el motivo del rechazo en una pantalla
específica para ello:
2.2.1.2.
Solicitudes de modificación.
Si pulsamos en “Solicitudes de modificación” aparecerá un listado con aquellas solicitudes
para la modificación de los datos en el Repositorio Horizontal de Autenticación que enviaron
los usuarios (bien a través de la opción de modificación de datos o bien a través de servicio
web).
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El administrador elegirá una de las solicitudes y aparecerá el formulario de detalle de la
misma.
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En la columna de la izquierda aparecen los datos actuales del usuario. En la de la derecha
los datos tal y como quedarán si se acepta la modificación propuesta. El administrador
estudiará los datos, pudiendo corregir aquellos relativos a la unidad orgánica así como
escribir las observaciones oportunas (siempre de la segunda columna). Finalmente aceptará
o rechazará la solicitud. En ambos casos se le enviará un email al solicitante con el
resultado. Si el administrador decide rechazarla, podrá rellenar el motivo del rechazo en una
pantalla específica para ello tal como ocurría en la solicitud de alta.
2.2.2.
GESTIÓN DE USUARIOS
Una vez que pulsamos desde la pestaña “Usuarios” la opción de “Gestión de Usuarios”
tenemos las opciones de “Alta de usuario” y “Mantenimiento de usuarios”.
2.2.2.1.
Alta de usuario.
Eligiendo esta opción se mostrará el formulario de alta, que deberá cumplimentar un
administrador.
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El administrador podrá tomar la decisión de incluir al usuario en la rama de usuarios
restringidos. Esta opción sólo está disponible para el rol de administrador central, no así
para el de administrador delegado.
Una vez cumplimentado el formulario y aceptado, se le enviará por mail al usuario dado de
alta la confirmación de la misma e información de su identificador de usuario y contraseña
en el repositorio.
2.2.2.2.
Mantenimiento de usuarios.
Esta opción te muestra un formulario de búsqueda con diversos criterios:
Si como en el ejemplo hubiéramos discriminado por Unidad Orgánica, aquellas de
Comunidades Autónomas, este podría ser el resultado:
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Nos saldrá un listado paginado con los usuarios que cumplen los criterios de búsqueda y
tendremos la opción de modificar los datos o de eliminar al usuario. Si decidimos modificar
los datos de un usuario se nos presenta el siguiente formulario:
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El administrador podrá modificar casi todos los datos del usuario.
Si elegimos la opción de eliminar el usuario, se nos presentará una pantalla con el detalle de
sus principales datos para que confirmemos o no el borrado:
2.2.3.
MODIFICACIÓN DE DATOS DE USUARIO
Un usuario de una aplicación adscrita al Repositorio Horizontal de Autenticación, podrá
desde esa aplicación a una opción de modificación de sus datos en el propio repositorio. Por
ejemplo, desde la aplicación de Reúnete:
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El enlace de la modificación de datos, nos llevaría directamente al formulario de
modificación. No es necesario volver a autenticarse ya que esa operación se realizó para
entrar en Reúnete.
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El usuario puede solicitar el cambio de cualquiera de sus datos. Esta solicitud aparecerá en
la bandeja de entrada del módulo de aprovisionamiento de usuarios anteriormente
explicado, para que desde allí un administrador la valore y decida si la acepta o rechaza.
Una vez que el usuario envía la solicitud recibirá un email de confirmación de que la misma
ha sido almacenada con éxito en el sistema.
2.3. ADMINISTRACIÓN
En el menú superior, desde la pestaña de “Administración” estarán disponibles las opciones
para la gestión de perfiles y modificaciones en las unidades orgánicas de un usuario tras
cambios en las unidades de DIR3.
2.3.1.
GESTIÓN DE PERFILES
Desde esta opción se podrán cambiar los perfiles asignados a los diferentes usuarios del
repositorio horizontal de autenticación. Para acceder a ella se deben tener permisos de
Administrador Central.
En primer lugar aparecerá un formulario de búsqueda de usuarios con diferentes criterios:
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Al buscar, se muestra un listado con los usuarios encontrados:
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Y si pulsamos modificar tendremos la pantalla con los datos básicos del empleado y la
posibilidad de cambiarle el rol:
2.3.2.
USUARIOS PENDIENTES DIR3
Desde esta opción se podrán gestionar las modificaciones en las unidades orgánicas de los
usuarios necesarias cuando los datos proporcionados por la aplicación DIR3 cambien. Para
acceder a esta opción se deben tener permisos de Administrador Central.
Inicialmente aparecerá una bandeja de entrada con aquellos usuarios afectados por los
cambios en las unidades orgánicas de DIR3:
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Pulsando sobre uno de ellos accedemos a la pantalla de modificación de unidad orgánica,
donde podremos cambiar la unidad actual por aquella nueva que le corresponderá con los
cambios producidos en DIR3 y que habrá recibido el administrador para poder realizar la
modificación.
Aprovisionamiento de usuarios
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Una vez aceptada la modificación los cambios se harán efectivos en el repositorio horizontal
de autenticación.
2.3.3.
UNIDADES PENDIENTES DIR3
Desde esta opción se podrán gestionar las modificaciones en las unidades orgánicas de los
usuarios necesarias cuando la información recibida en el proceso de sincronización con
DIR3 requiera la toma de decisión de un administrador. Por tanto, para acceder a esta
opción se deben tener permisos de Administrador Central.
Inicialmente aparecerá una bandeja de entrada con aquellas unidades afectados por los
cambios en las unidades orgánicas de DIR3:
Pulsando sobre una de ellos accedemos a la pantalla de modificación de unidad orgánica,
donde podremos gestionar los cambios producidos en la unidad tras la sincronización con
DIR3.
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Una vez aceptada la modificación los cambios se harán efectivos en el repositorio horizontal
de autenticación.
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