MANUAL DE ORG BIENES INSTITUCIONALES

PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÙBLICA
MANUAL DE ORGANIZACIÒN
NOMBRE DE LA UNIDAD:
CONTROL DE BIENES INSTITUCIONALES
DEPENDENCIA JERÀRQUICA:
COORDINADOR/A GENERAL
ADMINISTRATIVO/A
RESPONSABLE
COORDINADOR/A DE BIENES INSTITUCIONALES
SUPERVISA A
:
:
SECRETARIA
SUB- AREA ACTIVO FIJO
SUB-AREA ALMACÉN
SUB-AREA FONDO CIRCULANTE
RELACIONES EXTERNAS:
Proveedores de suministros, A.R.S.J, Corte de Cuentas de la República, Ministerio de
Hacienda, Organismos Internacionales Donantes y otras instituciones.
RELACIONES INTERNAS:
Despacho Procurador General de la República, Secretario/a General, Procurador/a
General Adjunto, Procuradores/as Adjuntos de Áreas Especializadas, Unidad de
Calidad Institucional, Coordinadores Nacionales de Atención al Usuario, Coordinadores
de Apoyo Institucional, Procuradores Auxiliares,
y Coordinadores de Oficinas
Especializadas, Coordinadores Locales de atención al usuario.
OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD:
Registrar, controlar y preservar los activos Institucionales; recibir, controlar y proveer,
loa bienes consumibles.
BASE LEGAL DEL ÀMBITO DE ACCIÒN DE LA UNIDAD:
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Ley Orgánica de la PGR, Art. 49
Reglamento NTCI Especificas de la PGR vigente
Ley de Viáticos,
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Lacap
Disposiciones Generales del Presupuesto,
Ley Administración Financiera Institucional
Código Civil,
Código Tributario.
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD:
PROCURADOR/A
GENERAL
COORDINADOR GENERAL
AMINISTRATIVO/A
COORDINADOR
DE UCBI
Secretaria
AREA
ALMACEN
AREA FONDO
CIRCULANTE
AREA ACTIVO
FIJO
()
ATRIBUCIONES
DE LA UNIDAD:
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Llevar el control y el registro de todos los activos de la institución.
Supervisar la preservación adecuada de los activos de la institución, (según
disponibilidad de fondos).
Llevar el control y registro de los bienes consumibles de almacén.
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Supervisar el resguardo adecuado de los bienes en almacén así como la
recepción y entrega de los mismos.
Garantizar que el activo fijo, el fondo circulante y el almacén institucional,
cumplan con las normativas legales correspondientes.
RESPONSABILIDADES:
 Por medio de un Instrumento Normativo, el/la Procurador/a General de la
República, a través de la Unidad de Control de Bienes Institucionales, establecerá
los mecanismos necesarios sobre el manejo y custodia de los Activos Fijos de la
institución.
 Mantener y actualizar procedimientos documentados para el manejo y custodia
de los activos fijos de la institución.
 Mantener y actualizar procedimientos documentados en la sub-área del almacén
sobre el abastecimiento, almacenamiento y distribución de los insumos solicitados
en las procuradurías auxiliares.
 El encargado/a del Almacén, recibirá los bienes, dejando constancia escrita de lo
actuado.
 El Almacén establecerá un sistema de registro que permitirá controlar y manejar
los bienes materiales y suministros, en forma manual y mecanizada.
 Se deberá hacer constataciones físicas contra los registros existentes una vez al
año, con el objeto de establecer la existencia real de los inventarios de bienes
materiales.
 Todo descargo de bienes deberà estar debidamente justificado y seguir el
procedimiento establecido en el instructivo respectivo para tal efecto.
 El sistema para el registro y custodia de Activos Fijos, deberà facilitar la
codificación e identificación por clase, ubicación, fecha y costo de adquisición,
valúo del activo cuando es donado o no se dispone de costos, depreciación
revalúo, cuando aplique etc. Con el propósito de contar con información que
facilite la toma de decisiones para su reposición, utilización, reparación,
mantenimiento o descargo de los mismos.
 La Unidad de Control de Bienes Institucionales, en Coordinación con los
Procuradores Auxiliares, Coordinaciones de Apoyo Institucional de apoyo y demás

jefaturas, elaborará y ejecutará en la medida de las posibilidades financieras, un
programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de uso que se
considere necesario, a efecto de prolongar su vida útil.
La Unidad de Bienes Institucionales, será la responsable de coordinar y aplicar la
normativa emitida por el Procurador/a General de la República, para el cargo o
descargo de maquinaria, equipo, bienes intangibles, bienes de producción, y
otros. De acuerdo con la normativa legal existente, los bienes dados o
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descargados, podrán donarse permutarse, subastarse, o someterse a cualquier
acción.
Los bienes inmuebles propiedad de la Procuraduría, deberán estar documentados
en escritura pública, que amparen su propiedad y/o posesión y estar debidamente
inscritos en el registro correspondiente según indica la Ley. Los documentos que
amparan la propiedad de los bienes, custodiados por la jefatura de la Unidad de
Control de Bienes Institucionales.
La Unidad de Control de Bienes Institucionales, a través del Encargado de Activo
Fijo y del Almacén, deberán conciliar los registros de Activos Fijos y las
existencias, respectivamente, con los registros contables que lleva la Unidad
Financiera Institucional, con el objeto de regularizar los saldos de las inversiones
en bienes de uso, siguiendo igual procedimiento con los Bienes Inmuebles de la
institución.
NORMAS INTERNAS:
 Instructivo Fondo Circulante
 Instructivo de Viáticos
 Instructivo de Almacén
 Manual para la Administración y Control de Activo Fijo
 Instructivo de Descargo de Bienes
FUNCIONES ESPECÍFICAS POR SUB-UNIDAD:
1)
ÀREA DE ACTIVO FIJO
Se encarga de velar porque los bienes muebles e inmuebles que conforman el
activo fijo de la institución sean entregados, registrados y evaluados; a fin de
suplir las necesidades en este rubro a nuestros clientes internos.
Funciones Principales:
 Controlar los bienes muebles e inmuebles de la Procuraduría General de la
República.
 Verificar mediante inventario físico (una vez al año) la existencia ubicación y
condición de los activos fijos.
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Asignar número de inventario a los bienes muebles nuevos y/o donados.
Actualizar las existencias en libros de los activos fijos, de acuerdo al inventario
realizado.
Llevar un registrar en sistema computarizado de todos los activos fijos de la
institución.
Autorizar la salida de los bienes de las instalaciones de la PGR.
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2)
Proponer el descargo de bienes que se encuentren en mal estado.
ÀREA DE ALMACÉN
Se encarga del resguardo, control, recepción y provisión de los bienes
consumibles a las diferentes unidades organizativas de la Procuraduría General
de la República.
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3)
Funciones Principales:
Verificar y recibir los bienes consumibles de los diferentes proveedores.
Entrega de insumos, mediante requerimientos de suministros a todas las
Unidades de la institución.
Registrar los bienes adquiridos y entregados en el sistema computarizado de
almacén.
Verificar físicamente el inventario de insumos de almacén, (dos veces al año).
Elaborar reportes mensuales de existencias para la unidad financiera y UACI.
Resguardar adecuadamente los insumos.
ÀREA DE FONDO CIRCULANTE
Atender necesidades urgentes de recursos a las diferentes unidades
organizativas de la Institución para gastos no programados en el presupuesto
anual.
Funciones Principales:
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Pago de viáticos al personal.
Compra y/o pago de facturas de gastos emergentes solicitados por las diferentes
unidades.
Elaboración de pólizas de gastos para reintegro de los fondos.
Reintegro de fondos a las diferentes cajas chicas que se manejan a nivel nacional.
Liquidación anual de la asignación correspondiente al año fiscal.
Revisión de liquidación de las cajas chicas que se manejan a nivel nacional.
Control en libros y chequera de disponibilidad de fondos.