¿Tiene problemas con los grandes archivos?

Noviembre de 2012
¿Tiene problemas con
los grandes archivos?
Elimine las complicaciones en la transferencia de grandes archivos con
soluciones para transferencia de archivos gestionados
Los archivos son cada vez más extensos y la distribución de la
información cada vez más compleja. Las empresas modernas
transfieren información globalmente, no solamente entre los
empleados de una misma sede, sino entre diferentes
departamentos, empresas asociadas, clientes y proveedores.
Dicha transferencia no solo tiene que efectuarse de una manera
fácil, sino también eficiente, segura y sujeta a trazabilidad y
regulaciones. El presente trabajo, analiza los desafíos
relacionados con los programas que dan solución a la
transferencia de archivos y la forma como el paquete de
Transferencia de Archivos Administrados (Managed File
Transfer, MFT) los aborda.
Contenido
¿Se ajusta su proceso para transferencias de archivo a las
necesidades de su empresa? ................................................. 3
Obstáculos en la transferencia de archivos .................................. 4
Inconvenientes con los métodos de transferencia existentes ...... 5

Complejidad e inseguridad en los servidores FTP ............................... 5

El uso del correo electrónico está muy generalizado, pero no es lo ideal
en el caso de grandes archivos ................................................................... 5

La facilidad de distribución de archivos via Internet representa inseguridad para la
empresa ..................................................................................................................................... 6

El despacho de medios físicos es lento e inseguro ................................... 6
Eliminación de complicaciones en la transferencia de
archivos con soluciones para la transferencia de archivos
administrada (MFT) ................................................................. 7
MFT: Plataforma de nueva generación la para distribución de
datos ........................................................................................ 9
OpenText Managed File Transfer es un paquete para
transferencia de archivos administrada que forma parte esencial
del paquete de intercambio de datos (iX en inglés), que OpenText
ofrece a fin de que las organizaciones actúen con base en
estrategias integrales de manejo de la información. Las funciones
de iX permiten el intercambio de información eficiente, seguro y
compatible, dentro y hacia el exterior de la empresa.
LIBRO BLANCO
¿Serios problemas con los grandes archivos?
¿Se ajusta su proceso para
transferencia de archivos a las
necesidades de su empresa?
La gran red de Internet eliminó las barreras geográficas y conectó al mundo, en formas inimaginables
para generaciones anteriores. Los continentes están ahora conectados por nuevas formas
fascinantes de miles de millones de líneas de fibra óptica, cables submarinos y flotillas de
satélites, y en el proceso, han dado origen a una súper autopista por la que circula una
inmensa cantidad de información a la que le sigue el capital.
La red mundial ha allanado el campo de acción de una manera asombrosa. En la
actualidad, una empresa manufacturera con sede en Chicago puede trabajar
conjuntamente con ingenieros presentes en Bombay, directores de fábrica en Shangai,
ejecutivos de publicidad en Londres y banqueros en Dubai. Internet ha permitido abrir
nuevos mercados, dar impulso a la competencia y redefinir la empresa comercial. Lo que
anteriormente era una oficina corporativa llena de cubículos para diferentes usuarios, es
ahora una compleja red global de asociados, clientes, empleados y sistemas, todos con
la necesidad de determinados accesos, y de control y seguridad sobre recursos
informáticos.
Sin embargo, aunque Internet se ha hecho indispensable para los negocios modernos,
también conlleva a ciertos desafíos característicos., específicamente, los usuarios tienen
que luchar con la enorme cantidad de información que se está produciendo. De acuerdo
con una reciente proyección realizada por analistas de IDC, la cantidad de datos
generados en todo el mundo durante el año 2011, estará cercana a los 2 zettabytes
(equivalentes a 2 millones de petabytes).
Al mismo tiempo, el tamaño de los archivos de cada usuario también está creciendo.
Gracias a la continua actualización del hardware y el software, las empresas están
llenando cada vez más con datos sus archivos. Ya sea que se trate del diseño de un
nuevo producto hecho con AutoCAD®, de la panorámica tridimensional de un campo
petrolero o de una extensa presentación en formato PDF o PowerPoint ®, las empresas
tienen en la actualidad una increíble capacidad computacional que les permite devorar
cantidades de gigabytes de información que los mantiene competitivos.
El crecimiento de extensos archivos es particularmente evidente en el campo de la
ingeniería, que ha dependido tradicionalmente del papel. Actualmente, esa dependencia
casi total está desapareciendo y las empresas de ingeniería están dirigiendo gran parte
de su labor hacia los formatos digitales y de informática, los cuales acaban con los
eternos procesos de escaneo e impresión utilizados para la distribución de diseños o
información de productos entre los usuarios. Cabe destacar que ese hecho ha dado lugar
a otros problemas.
La gran red Internet ha
permitido abrir nuevos
mercados, dar impulso
a la competencia y
redefinir la empresa
comercial. Lo que
anteriormente era una
oficina corporativa
llena de cubículos para
diferentes usuarios, es
ahora una compleja
red global de
asociados, clientes,
empleados y sistemas,
todos con la necesidad
de determinados
accesos, y de control y
seguridad sobre
recursos informáticos.
Con la disponibilidad de las modernas, poderosas y económicas estaciones de trabajo de
64 bits, las empresas están bien preparadas para manejar los inmensos archivos de
ingeniería. Sin embargo, los procesos comerciales utilizados para distribuir los archivos
de una manera segura, eficiente y compatible con las tendencias tecnológicas, dejan con
frecuencia mucho que desear.
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¿Serios problemas con los grandes archivos?
Obstáculos en la transferencia de
archivos
La accesibilidad de los usuarios a la tecnología, se ha unido al inminente
crecimiento del tamaño de la información y de los archivos, lo cual ejerce presión
en las actividades de transferencia de archivos. Cuando se configura una red
dentro de un firewall, los usuarios generalmente tienen libertad para compartir los
archivos usando una unidad común, accesible a través de una red local (LAN en
inglés) de muy fácil uso y que permite un buen rendimiento, pero que complica
terriblemente la seguridad y el control central.
Sin embargo, al momento en que un archivo sale del entorno del fiewall, pocas de las
violaciones a la seguridad interna tienen posibilidad de convertirse en problemas
graves.
Para las empresas que requieren comunicación externa con sus
accionistas, como sucede con personas que trabajen desde sus casas,
contratistas, abogados, directores, proveedores, clientes y diferentes entidades,
una aparente falla menor en la técnica de transferencia de un archivo, puede
crecer hasta convertirse en un serio problema.
Existen muchas formas en que la mala transferencia de un archivo, puede
costarle a una empresa una cantidad importante de dinero Para empezar, cualquier
empresa regulada debe asegurarse de implementar controles adecuados y
compatibles de seguridad, a fin de proteger la información confidencial. Dependiendo
de la industria, una compañía cualquiera puede tener que cifrar sus transmisiones
de acuerdo con normas PCI DSS, HIPAA, SOX, J-SOX, Basel II, GLBA entre
otras. Por ejemplo, Las empresas que realizan negocios con el gobierno de los Estados
Unidos necesitan una solución que esté certificada por FIPS 140-2.
Además de las necesidades de cifrado, muchas de estas normas exigen robustas
funciones de auditoría. En ausencia de un registro que enumere todos los
participantes y actividades en la transferencia de archivos, una compañía puede
sucumbir ante una auditoria, debido al incumplimiento de la reglamentación
pertinente para su sector. El incumplimiento de cualquier requisito, puede conducir al
cobro de multas y al aumento de las revisiones por parte de los auditores.
En este contexto, también se arriesgan la propiedad intelectual y los decretos
comerciales. Con frecuencia, los extensos archivos compartidos entre fabricantes,
diseñadores, ingenieros y firmas de arquitectos, contienen propiedad intelectual
extremadamente valiosa que justifica un manejo especial. De la misma manera que
un empleado de una de estas firmas nunca pensaría publicar información
confidencial en cualquiera de los sitios públicos o dejarlo tendido en la banca
pública de un parque, nunca se debe utilizar un método inseguro para transmitirla
electrónicamente. Desafortunadamente, gran cantidad de ellos lo hace así.
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¿Serios problemas con los grandes archivos?
Inconvenientes con los métodos de
transferencia de archivos.
Complejidad e inseguridad en los servidores FTP
Los ingenieros pueden enviar sus archivos a través de un Protocolo para Transferencia
de Archivos (FTP en inglés). El uso de la tecnología FTP se ha extendido considerablemente
en años recientes, debido en parte a que no condiciona tamaños, convirtiéndolo en una
verdadera alternativa para el manejo de archivos que van desde los 2 GB hasta los 50 GB.
Muchos de los usuarios alrededor del mundo, pueden interactuar a través de un simple
servidor FTP, al tiempo de poder realizar una acción de seguimiento elemental.
Sin embargo, para las organizaciones que tienen con latos niveles de seguridad, la facilidad de
uso y el rendimiento, el protocolo FTP presenta deficiencias críticas que lo convierten en una
alternativa de poco valor. . Para empezar, no es la solución efectiva adecuada en casos
esporádicos. El montaje de un servidor FTP es demorado, exige un software clienteservidor para la distribución, su instalación y configuración, también. se debe llegar a un
acuerdo respecto a los firewalls. Sencillamente, son demasiadas complicaciones para una
situación de distribución esporádica de archivos.
Sin embargo, el principal problema con el protocolo FTP es su total carencia de seguridad.
Puede parecer inverosímil pero los nombres de los usuarios y las contraseñas son
enviados como textos planos, exponiendo los contenidos de una sesión FTP a la acción de
un hacker equipado con un programa de captura de información transmitida por
periféricos. Mientras que los servidores FTP suelen registrar la actividad de transferencia
de archivos, el descifrar esta información para extraer la información importante puede
llegar a convertirse en una tarea muy complicada.
Con el protocolo FTP También se puede presentar una penalización en el rendimiento. El
envío de un archivo de 20 GB a través del protocolo FTP puede tomar de seis a ocho horas.
Sin contar con un punto de control y otros mecanismos de calidad del servicio (QoS en
inglés), cualquier pequeña dificultad en la red puede abortar una larga sesión en FTP,
sin que el remitente advierta que el archivo no fue enviado exitosamente.
El uso del correo electrónico está muy
generalizado, pero no es lo ideal en el
caso de grandes archivos.
El correo electrónico debería ser el mecanismo preferido para la distribución de archivos.
Después de todo, está bien adaptado por los usuarios, es fácil de utilizar y bastante
confiable. Sin embargo, sencillamente no es funcional para los archivos de 10 GB. Por
ejemplo, el límite de tamaño por defecto del anexo de Microsoft® Exchange, el servidor
de correo electrónico de mayor uso corporativo, es de insignificantes 10 MB.. Algunas
empresas aumentan este límite, pero los administradores deben esforzarse mucho para
asegurarse de que los extensos archivos no causen otros problemas como la formación de
cuellos de botella en la red.
Algunos correos electrónicos públicos admiten adjuntos con mayores tamaños.. Por
ejemplo, el servicio Gmail de correo electrónico de Google, admite archivos hasta de 25
MB. Inclusive en el mejor de los escenarios, los correos electrónicos con adjuntos grandes
pueden ser bloqueados de cualquier forma en el servidor, puesto que generalmente la
codificación MIME puede aumentar un anexo en cerca de 30 por ciento.
Con el fin de situarse en los alrededores del límite de tamaños de los servidores de correo
electrónicos (y evitar una multa MIME), los usuarios algunas veces tienen que dividir los
archivos grandes en porciones más pequeñas, que pueden ser ensambladas nuevamente en
su destino. En la red abunda el software para fragmentar archivos, pero puede ser complicado
de utilizar y además, entorpece la posibilidad de hacer un seguimiento de los archivos y las
personas que los utilizan.
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LIBRO BLANCO
¿Serios problemas con los grandes archivos?
Se puede utilizar el cifrado en el correo electrónico, pero puede ser difícil de configurar,
además de no ser un procedimiento admitidos por todos los clientes de esta aplicación.
Finalmente y para cualquier industria, el correo electrónico se puede convertir en una
alternativa imposible, cuando se trata de la distribución segura de archivos con el software
adecuado.
La facilidad de distribución de archivos propia de Internet, adolece de
inseguridad.
Alguno de nuestros ingenieros, puede recurrir a los diferentes servicios de transferencia
de archivos con base en la red, presentes en este medio desde hace varios años.
Empresas como YouSendIt.com™ permiten la transferencia de archivos vía correo electrónico,
en la que el destinatario recibe un mensaje con un vínculo de red para la descarga del archivo
de interés. La integración con el correo electrónico facilita su uso y por lo tanto, lo hace
atractivo para transferencias de archivos esporádicas y no planeadas. Algunos de estos
servicios ofrecen cifrado, lo cual debe utilizarse siempre cuando se trate de enviar
información comercial confidencial a través de Internet.
No obstante, existen algunas desventajas en los servicios públicos de transferencia de
archivos, que los hacen no convenientes para las personas de negocios. Los archivos con
tamaño mayor a 2 GB, no pueden ser enviados a través de servicios de despacho con base en
el protocolo HTTP. Si bien es cierto que algunos de estos servicios ofrecen funciones de
auditoría y reportes, no son ideales para organizaciones que deseen mantener un control
estricto sobre sus datos. La carencia total de integración con los sistemas de seguridad
existentes en la empresa deja muchos aspectos impórtantes fuera de los controles establecidos.
El despacho de medios físicos es lento e inseguro.
Como último recurso, un ingeniero puede recurrir al envío de un extenso archivo hecho en
AutoCAD, utilizando un medio físico semejante a DVD, cintas de 8 mm o inclusive unidades
de memoria USB con mayor capacidad, además del correo aéreo. Este ha sido
tradicionalmente el método preferido, cuando se trata de distribuir alrededor del mundo cientos
de archivos muy extensos, tales como diagramas tridimensionales de un campo petrolífero
submarino o de una imagen completa VMware sobre un caso de sistema operativo.
Los mayores problemas presentes en los servicios de mensajería se relacionan con la velocidad y la seguridad. El
envío de un archivo puede tomar una semana o más, para llegar a la casa matriz de una compañía
situada a medio camino alrededor del mundo, desde una de sus oficinas en un campo remoto.
Inclusive si la información se encuentra cifrada, la interrupción en la secuencia de
protección compromete la seguridad de los datos.
La ausencia de un rastro digital comienza a provocar problemas, cuando una descomunal
cantidad de datos se fragmentan en docenas de pequeños archivos. En este caso,
corresponde al destinatario la organización de los archivos en el orden correcto. En
definitiva, si la información es urgente y tiene un valor que puede ser estimado en millones de
dólares, lo cual sucede con mucha frecuencia en el negocio de exploración de gas y petróleo,
sencillamente no tiene sentido desperdiciar tiempo con este servicio de entrega. En el mundo
moderno se dispone de métodos de red mucho mejores para la transferencia segura de grandes
conjutos de datos.
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¿Serios problemas con los grandes archivos?
Eliminación de
complicaciones en la
transferencia de archivos con
soluciones para la transferencia de
archivos administrada (Managed
File Transfer MFT)
Una solución para la transferencia de archivos administrada (MFT en ingles), puede moderar
todos estos problemas asociados con la distribución segura de archivos, tanto en casos
esporádicos como sujetos a programación. Durante el transcurso de los últimos años, la
categoría de productos correspondiente a las soluciones MFT ha tenido un gran desarrollo y
actualmente muchos de sus distribuidores ofrecen estructuras que pueden ser personalizadas
y adaptadas para ajustarse a necesidades específicas en la transferencia de archivos.
Aunque las características varían de una solución MFT a otra, generalmente comprenden un
conjunto de funcionalidades comunes a todas ellas, que comprende:
 Poderoso sistema de seguridad, por medio de cifrado al principio , en almacenamiento y al
final del contenido, además de la confirmación de usuarios. Sistema SFTP, que utiliza un
método de cifrado de seguridad en el núcleo (SSH en inglés), que se está convirtiendo en el protocolo
estándar para las soluciones, aunque el FTPS, que aplica cifrado sobre protocolos SSL e inclusive PGP, también en
ampliamente Utilizado. La integración con directorios para usuarios (directorios
interactivos o LDAP), permite la verificación empresarial haciendo uso de contraseñas
o certificados.
 Auditoría por medio de programas detallados de registros y reportes. La mayoría de
los productos FTP hacen seguimiento al uso dado por usuarios; sin embargo, los productos M F T
ofrecen herramientas para generar reportes, que simplifican la tarea tanto para usuarios
como para auditores.
 Gestión centralizada que incluye alarmas. La posibilidad de analizar toda la actividad
MFT desde una consola es fundamental en la configuración de empresas que
poseen cientos o quizás miles de conexiones y de usuarios.
 Rendimiento y despacho garantizados. Ciertas características de QoS, como reinicios en
puntos de control y aceleración de archivos, garantiza a los usuarios de MFT que los
archivos sean siempre despachados rápidamente.
 Automatización y gestión de los procesos de la empresa. La posibilidad de comenzar los
procesos de la empresa inmediatamente después de terminada la transferencia de un archivo es
una característica general de la mayoría de productos MFT.
En algunas soluciones de MFT, también son comunes otras características como por ejemplo, la
descarga de correos electrónicos, la cual es particularmente práctica en las operaciones MFT
esporádicas. La descarga de correo electrónico permite a los usuarios enviar de manera
sistemática extensos archivos. En lugar de enviar un archivo como adjunto, las soluciones MFT lo aíslan, lo
sustituyen con un enlace en la web y lo envían a través de un canal diferente. Los destinatarios, pueden
descargar el archivo con un simple clic en el vínculo de red. Además de eliminar le necesidad
de instalación de un software especial MFT con plataforma cliente-servidor, la descarga reduce
presión sobre el servidor de correo electrónico.
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¿Serios problemas con los grandes archivos?
Otra característica ofrecida por algunas soluciones MFT reside en el manejo del ciclo de vida del
contenido, que incluye el control sobre entradas y salidas del mismo. Esta característica, facilita
a la empresa el control de las revisiones de archivos. También es muy importante la
disminución del riesgo de pérdida de las direcciones IP. Algunas alternativas de soluciones
MFT utilizan programas de representación (proxy), para proteger aun más las redes internas
de amenazas que puedan venir del exterior.
Cuando la función de descarga de un archivo no se utiliza, la mayoría de soluciones MFT
implementa una de dos opciones: una plataforma cerrada o una plataforma cliente servidor que se descarga en la PC o estación de trabajo con soporte de red. En
términos generales, los clientes que trabajan en plataformas PC ofrecen normalmente mayor
funcionalidad, mientras que los clientes con soporte de red son más fáciles de utilizar. Sin
embargo, las soluciones MFT que utilizan el protocolo HTTPS, enfrentan una restri cción de
tamaño de 2 GB para la transferencia de archivos, lo cual deja abierta la posibilidad para
encontrar soluciones MFT más especializadas, con mayor nivel de rendimiento.
El uso de protocolos cerrados puede eliminar, algunas de las restricciones en tamaño y
velocidad, propias del protocolo TCP/IP. Los protocolos cerrados son por lo general más
rápidos que las transferencias con base FTP y normalmente, facilitan pruebas más
sofisticadas de mecanismos de reiniciación y control. Aun cuando las soluciones MFT
cerradas pueden incrementan el rendimiento, generalmente exigen que todos los
participantes deban tener instalada una plataforma especializada cliente -servidor. Con
frecuencia, las soluciones MFT que hacen uso de protocolos cerrados de alto rendimiento,
también ofrecerán soporte para comunicaciones FTPS o SFTP con asociados que no
tengan instalado el software para cliente.
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¿Serios problemas con grandes archivos?
MFT: Plataforma de nueva
generación para distribución de datos
Finalmente, las soluciones MFT se convierten en el método alternativo del que disponen nuestros
ingenieros, con archivos AutoCAD de 10 GB. El ingeniero tiene ahora la ventaja de saber, que
mediante la adopción de una solución MFT se beneficia de la mejor práctica existente para
garantizar la integridad y seguridad de la información confidencial.
Las empresas en todos los sectores industriales, enfrentan el mismo problem a: ¿Cómo
garantizar la distribución segura de archivos, entre los compañeros de trabajo y todas las partes
interesadas del negocio? Muchas personas se han volcado hacia las soluciones FTP debido
a su carencia absoluta de límites en el tamaño de los archivos. Sin embargo, cada vez se
adquiere mayor conciencia de que la ausencia completa de cifrado y la debilidad en la función
de auditoría, se convierten en cuentas por cobrar en lugar de activos, cuando se trata de
actividades de transferencia de archivos.
Acerca de OpenText
OpenText ofrece software de manejo de
información que permite a empresas e industrias
de todos los tamaños gestionen, protejan y
aprovechen su información comercial no
estructurada, ya sea en su centro de datos o en
la nube. Más de 50.000 empresas ya utilizan las
soluciones OpenText para desatar la potencia
de su información. Para obtener más información
sobre OpenText (NASDAQ: OTEX; TSX: OTC),
visite: www.opentext.com.
De la misma forma, las soluciones provisionales que representan los servicios de
transferencia de archivos con base en Internet, así como el envío por correo tradicional de
información en medios físicos, no satisfacen la demanda existente por una solución de
transferencia segura, rápida y con posibilidades de auditar. Con las soluciones MFT, las
empresas se están dando cuenta que disponen en este momento y hacia el futuro, de un
robusto “backbone” sobre el cual soportar sus actividades globales de distribu ción de
información.
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