UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO SECRETARIA GENERAL

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
SECRETARIA GENERAL
DIRECCIÓN DE PROTECCION CIVIL UNIVERSITARIA
DPCU-MP
Fecha de Elaboración: 01/04/2015
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA
DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN CIVIL
Fecha de Actualización: 01/04/2015
Versión: 1
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SECRETARIA GENERAL
DIRECCIÓN DE PROTECCION CIVIL
Índice
1. Introducción: ................................................................................................................ 3
2. Objetivo del Manual: .................................................................................................... 4
3. Procedimientos: ........................................................................................................... 5
4. Desarrollo de los procedimientos: ............................................................................... 6
5. Anexos:...................................................................................................................... 18
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DIRECCIÓN DE PROTECCION CIVIL
1. Introducción:
El presente manual es un documento de apoyo administrativo que integra cada uno de
los procedimientos de Protección Civil Universitario tiene como principal propósito
aportar de forma detallada y concisa cada una de las actividades realizadas en esta
Dirección.
Muestra la forma en que se llevan cada una de las acciones, también define quien,
cuando y como ha de realizar sus labores para evitar desviaciones arbitrarias o malos
entendidos en la ejecución de su trabajo correspondiente a cada uno de los que
integran dicha Dirección.
Finalmente mediante diagramas y una detallada descripción de actividades que servirán
para tomar decisiones correctas antes, durante y después de algún inconveniente en la
comunidad Universitaria.
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2. Objetivo del Manual:
Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir a personal de
nuevo ingreso en las actividades y establecer los lineamientos que se desarrollan en la
Dirección de Protección Civil, para asegurar la eficiente y oportuna prestación de los
servicios a las dependencias que así lo soliciten.
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3. Procedimientos:
1. Control de Documentos;
2. Acciones de atención a emergencias o contingencia;
3. Acciones simulacros de contingencias.
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4. Desarrollo de los procedimientos:
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Procedimiento de Control de Documentos
Objetivo: Mantener vigentes los documentos necesarios para el desarrollo de las actividades
Alcance: Todas las dependencias de la Universidad que tengan un incidente o emergencia
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Fecha de Actualización: 01/04/2015
Versión: 1
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DESCRIPCIÓN GRÁFICA:
Dirección de Protección Civil
Área Administrativa
Inicio
A
1. Elabora y actualiza los
documentos en el Área
Administrativa
2.
Envían
los
documentos a la
Dirección
de
Protección Civil
3. Revisa los documentos
5.
Envían
observaciones al
área Administrativa
4. Documentos
apegados
a
instrucciones
No
Si
6. Descarga y
archivar
los
documentos
1
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A
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7. Notifican a Sub Dirección y
Departamento de
Operaciones la aprobación
8. Archivan el
documento
Termina
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:
Área administrativa
1. Elaboran y actualizan documentos tales como:




Programa de Protección Civil Universitario
Reporte de Control de Extintores
Hoja de reporte de Incendios
Inventario del botiquín de Primeros Auxilios
2. Envían documentos para su aprobación a la Dirección:

Se envían los documentos todas las veces que sean necesarios para la aceptación y revisión hasta que sean aprobados.
3. Recibe los documentos y los revisa:
8
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

Recibe los documentos y los revisa mediante los requerimientos mínimos para la elaboración
Hace las anotaciones correspondientes en caso de que dichos formatos tengan algún error se realiza la actividad numero 5
repitiendo dicho ciclo hasta que se hayan modificado todas las observaciones hechas al documento, en caso de pasar la
aprobación se pasa al número 6 y hasta terminar el proceso
4. Documentos apegados a los requerimientos mínimos que estipula la Ley de Protección Civil para el Estado de Hidalgo.

Estos deben ser mapas, diagramas, planos y estadísticas.
5. Se envían documentos a el Área Administrativa para su corrección y se inicia el proceso desde el primer paso


Los documentos se reciben con los comentarios para su corrección
Se aplican todas las correcciones y continúan el proceso como marca el proceso hasta su aprobación
6. Descarga de documentos los cuales se archivaran en una carpeta digital, para que sean utilizados

Se crea una carpeta Digital donde se tengan los documentos que se necesitan para la realización de las actividades
cotidianas y extraordinarias que se realizan en la Dirección de Protección Civil
7. Notifican a Dirección y Sub Dirección de Protección Civil para la aplicación inmediata de dichos formatos y documentos
realizados

La Dirección y Sub Dirección dan las indicaciones al Departamento de Operaciones y el Área administrativa para la
aplicación inmediata de dichas modificaciones a sus actividades y así poder hacer el cambio fácil y rápido
8. Archiva los documento

Los documentos archivan para hacer un expediente necesario para hacer comparaciones de cómo se hacía a través del
tiempo.
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Procedimiento de Atención a Emergencias o Contingencias
Objetivo: Dar el pronto auxilio a los Universitarios cuando tengan algún percance.
Alcance: Todas las dependencias de la Universidad
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DESCRIPCIÓN GRÁFICA:
Todas las Áreas y Departamentos Universitarios
Inicio
1.
Recibe
emergencia
alerta
2. La
emergencia es
para una
persona
de
No
3. Determina el tipo de
contingencia sufrido al bien
mueble o inmueble
4. Llena el formato de
contingencias (Sismo, Incendio,
Inundación, etc.)
Si
5. La persona
requiere
atención
especializada
Si
1
10
No
6. Determina si fue alguna
causa moderada y se
utilizaran los elementos que
haya en el botiquín
7. Se llena el Formato de
Atención de Primeros Auxilios
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8. Trasfiere a instituciones
especializadas (Cruz Roja,
IMSS, ISSSTE, etc.)
9. Llene un formato de
canalización
Termina
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:
Todas las áreas Universitarias
1. Recibe la alerta de emergencia

La alerta puede ser a través de teléfono o que una persona refiera que en alguna parte de un área o instalación hay una
emergencia o contingencia y se necesita apoyo de Protección Civil.
2. La emergencia es para una persona

Se determina si la de la emergencia es para atender algún desmayo, cortadura o accidentes que necesiten apoyo oportuno
por parte de Protección Civil si es afirmativo se pasa al número 5 del proceso
3. Determina el tipo de contingencia sufrido al bien mueble o inmueble

En base a los conocimientos que tiene cada dependiente de Protección Civil Universitario hará una valoración minuciosa y
exhaustiva de los daños que ha sufrido a causa
4. Llena el formato de contingencias

El formato se llenara para hacer una valoración de las causas, motivos y circunstancias que motivaron dicha circunstancias,
este formato será parte del informe mensual elaborado para tener un historial de lo que pueda presentarse en un futuro y
cómo responder a dicha situación
5. La persona requiere atención especializada

De ser el caso se pondrá en contacto con las diferentes áreas para su pronta y oportuna intervención y así no poner en
riesgo la vida de la persona en cuestión
6. Determina cual fue la causa del malestar a la persona y el uso del botiquín


Mediante una examinación se determina que fue lo que le ocurrió y determinar como se puede dar auxilio a la persona
Hacer curaciones si de herida leve se trata
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
Hacer maniobras mínimas de Primeros Auxilios
7. Llena el formato de Primeros Auxilios

8.
Es para llevar un control de los accidentes comunes que aquejan a la comunidad universitaria, que será parte del informe
de actividades de Protección Civil
Se transfiere a una Unidad de atención especializada


Se llama a la Cruz Roja
Se pone en contacto con una institución de prestación de servicios de salud, la cual puede ser IMSS, ISSSTE u Hospital
General más cercano al accidente, y así poder brindarle mejor atención para evitar complicaciones y el riesgo de poner en
peligro la vida de alguien
9. Llena el formato de Transferencia

Se llena para saber que el universitario en cuestión está siendo atendido de la mejor manera posible
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Procedimiento de Atención a Emergencias o Contingencias
Objetivo: Dar el pronto auxilio a los Universitarios cuando tengan algún percance.
Alcance: Todas las dependencias de la Universidad que tengan
echa de Elaboración: 01/042014
Fecha de Actualización: 01/04/2015
Versión: 1
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DESCRIPCIÓN GRÁFICA:
Todas las Áreas y Departamentos Universitarios
Inicio
1. Programa el
simulacro
B
2. Propone el horario y
lugar de simulacro
A
3. Da un curso de
sensibilización
No
4. Todos
entendieron el
curso
5. Retroalimenta
Si
1
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A
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6. Monta un ejemplo de
lo que se hará
No
7. El simulacro
salió como se
planeo
Si
9. Se llena el formato
de simulacro realizado.
Termina
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8. Toma estrategias
para el próximo
simulacro
B
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:
Área administrativa
1. Programa el simulacro

Se hace una agenda de simulacros
2. Pone un horario de simulacros

Se determina junto con el área que se hará el simulacro para no afectar las actividades
3. Da un curso de sensibilización

Este es para darle las principales instrucciones de que es lo que debemos y no hacer en caso de algún desastre o
contingencia y las medidas mínimas de seguridad sobre el simulacro que se va a hacer.
4. Todos entendieron el curso

Si es afirmativo se sigue al número 7, en caso de negatividad se hará una retroalimentación y se volverá al punto número 3
5. Retroalimentamos

Se da una breve explicación de las dudas que pudieron surgir o lo que no quedo claro, esto con la finalidad de que cada
persona sepa hacer lo que le corresponde y tener ningún contratiempo en el simulacro.
6. Pone un ejemplo de lo que se hará

Se da un pequeño ejemplo de lo que se puede y debe hacer, esto hecho con el personal de la Dirección de Protección Civil
Universitaria
7. El simulacro salió como se planeo

Si el simulacro salió tal cual se previó, se continua con el paso número 9, de ser contraria la respuesta se pasa al número 8
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8. Toma estrategias para el próximo simulacro

Se determina si en algún momento no quedo claro la explicación o algún punto hubo dudas
9. Se llena un formato

Los formatos se llenan con observaciones, y se puntualiza las mejoras y posibles cambio que se necesitan hace para un
mejor entendimiento al simulacro.
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4. Anexos:
Lista de registros.
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