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Lima, 06 de enero de 2012
VISTO, el Informe N° 001-2012-MINAM-SEG-OGA-TES, de 04 de enero de 2012 del
especialista encargado del Sistema de Tesorería sobre ape rt ura y aprobación de la Directiva para la
administración de la Caja Chica del Ministerio del Ambiente;
CONSIDERANDO:
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, EL a
Que, la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada por la Resolución Directoral N°
002-2007-EF/77.15 y modificada mediante Resolución Directoral N° 004-2009-EF 177.15 y Resolución
N° 001-2011-EF/77.15, establece las disposiciones y procedimientos generales relacionados con la
1 ejecución financiera y operaciones de tesorería;
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p ..;
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Que, mediante el informe del visto, el responsable de[ Sistema Administrativo de Tesorería
solicita la ape rt ura de la Caja Chica del Ministerio del Ambiente, señalando que de acuerdo al reporte de
gastos del fondo durante el ejercicio 2011 y el incremento de la capacidad operativa del MINAM
propone la suma de SI, 30,000.00 (Treinta Mil y 00/100 Nuevos Soles), siendo su monto máximo de
pago en efectivo la suma de SI. 730.00 (Setecientos Treinta y 00/100 Nuevos Soles), proponiendo al
responsable de la administración del mismo;
Que, en el mismo informe del visto solicita la aprobación de una nueva Directiva que sustituya a
la Directiva N° 001-2010-MINAM-SG-OG "Normas y Procedimientos para la Habilitación,
Administración, Control y Custodia del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica" a
efectos de que se adecue a las disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por
R.D. N° 002-2007-EF/77.15 aprobada por Resolución N°001 -2011-EF177.15;
Que, el artículo 10° de la Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 establece que la Caja
Chica es un fondo en efectivo que puede ser constituido con Recursos Públicos de cualquier fuente que
`^°
ERIA 1 financie el presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos menores que demanden su
l es
s °^ cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente
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programados.
Que, el literal a) del numeral 10.4 del artículo 10° de la Resolución Directoral N° 001-2011EF/77.15, establece que el documento sustentatorio para la apertura de la Caja Chica es la Resolución
/o ° ^ del Director General de Administración, o de quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia
^^
la que se asigna la Caja Chica, el responsable único de su administración, los responsables a quienes
^z e encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la Caja Chica, el monto máximo para
ó
cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada,
entre otros aspectos.
0
Que, por su parte el literal f) del numeral 10.4 del artículo 10 de la Resolución Directoral N°
001-2011-EF/77.15, establece que el Director General de Administración, o quien haga sus veces, debe
aprobar una Directiva para la administración de la Caja Chica, en la misma oportunidad de su
constitución;
Que, mediante memorando N° 008-2012-OPP-SG/MINAM la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto informa que existe disponibilidad presupuestal para proceder a la ape rt ura de la Caja
Chica del Ministerio del Ambiente;
Que, el Ministerio del Ambiente requiere contar con instrumentos normativos que permitan
regular los procedimientos para el uso correcto del Fondo para Caja Chica;
De conformidad con lo establecido por el Decreto Legislativo N° 1013 — Ley de Creación,
Organización y Funciones del Ministériodel Ambiente, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo
N° 007-2008-MINAM, con la Ley N° 28411 — Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y de
acuerdo a lo dispuesto en la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada mediante
Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 y modificada mediante Resolución Directoral N° 004-2009EF/77.15 y Resolución N°001 -2011-EF/77.15;
SE RESUELVE:
A rt iculo 1.- Autorizar la apertura del la apertura del Fondo para Caja Chica del Ministerio del
Ambiente para el año fiscal 2012, hasta por la suma de S/. 30,000. 0 0 (Treinta Mil y 001100 Nuevos
Soles) proveniente de la Fuente de Financiamiento 00 - Recursos Ordinarios, siendo su monto máximo
de pago en efectivo la suma de SI. 730.00 (Setecientos Treinta y 001100 Nuevos Soles).
Articulo 2°.- El monto máximo señalado en el artículo precedente podrá ser modificado en
casos excepcionales, debidamente justificados y autorizados por el Director General de Administración.
A
1 sy n,
T'
Gy,^
1
Articulo 4°.-
Autorizar el pago de los compromisos de acuerdo a la normatividad
correspondiente durante el mes de enero del presente año, con cargo al fondo para Caja Chica que se
autoriza en la presente resolución.
o Q^
`
/^4
A rt iculo 3°.- Designar a la señora RUTH YVONNE HIDALGO LEDESMA como responsable
titular de la administración del Fondo para Caja Chica a que se refiere el a rt ículo primero y al señor
CARLOS ALBERTO HERRERA ABAD como responsable suplente, en ausencia del titular.
"Normas y Procedimientos para la
00
Articulo 5°.- Aprobar la Directiva N° 1-2012-SG-OGA
Í
'A 2 ¡Habilitación, Administración, Control Custodia de la Caja Chica para el Ministerio del Ambiente", cuyo
resolución.
y
PX „^ W at. ',^/ texto forma parte integrante de la presente
91 raM-/
A rt iculo 6°.- Dejar sin efecto la Resolución Directoral N° 005-2011-MINAM-SG/OGA de fecha
18 de enero de 2011.
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a
,• r
Articulo 7°.- Establecer como horario de atención de la administración del Fondo para Caja
de 08:45 a.m. a 01:00 p.m. y de 02:00 p.m. a 05:30 p,m.
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Regístrese y comuníquese,
I^ .ROS A CuUMBé
Direct ora de la Oficina
Genera¡ de Administración
MINISTERIO DEL AMBIENTE
DIRECTIVA N° 001-2012-MINAM-SG/OGA
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"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION,
ADMINISTRACION, CONTROL Y CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
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DIRECTIVA N°OÓ1-2072-MINAM.SG/OGA "NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, ADMINISTRAClON, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
DIRECTIVA N° 001 -201 2-M1NAM-SG/OGA
"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION,
ADMINISTRACION, CONTROL Y CUSTODIA DE LA CAJA CHICA
PARA EL MINISTERIO DEL AMBIENTE"
INDICE
1.
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Objetivos
2.
Base Legal
3.
Alcance
4.
5.
6.
6.1
6.2
Vigencia
Disposiciones Generales
Disposiciones Específicas
Constitución y uso del Fondo
Administración del Fondo
6.3
6.4
6.5
Requisitos de los documentos definitivos sustentatorios del gasto
Documentos sustentatorios de los Egresos del Fondo
Procedimientos para desembolsos con Recibos Provisionales
Rendición de cuenta por desembolsos provisionales
6.6
Reposición del Fondo
6.7
Ampliación del Monto asignado al Fondo
6.8
Arqueo del Fondo
6.9
6.10 Acciones de Seguridad
Liquidación del Fondo
6.11
Disposiciones Finales
7.,
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y
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ANEXOS
Anexo N°01: Recibo Provisional
Anexo N° 02: Movimiento de la Caja Chica - MINAM: Rendición N°
Anexo N° 03: Resumen por Partidas Específicas
Anexo N° 04: Escala de Movilidad Local para la Ciudad de Lima
Anexo N° 05: Recibo por Movilidad
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DIRECTIVA N°007 2012-MTNAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, ADMINISTRACION, CONTROL Y
CUSTODÍA DE LA CAJA CHICA"
2
PERÚ
"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, ADMINISTRACION,
CONTROL Y CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
1.
1.1
OBJETIVOS
Establecer las normas y procedimientos internos para la habilitación, administración,
control, custodia, uso racional, rendición y liquidación del Fondo para Caja Chica en
1.2
el Ministerio del Ambiente, en adelante MINAM.
Asegurar, atender y agilizar el pago de gastos menudos y urgentes para el
normal desempeño operativo y administrativo de la Entidad.
2.
BASE LEGAL
-
Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería, y modificatorias.
Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
-
Ley N° 29812, Ley de Presupuesto de[ Sector Público para el Año Fiscal 2012.
Decreto Supremo N° 233-2011-EF, Valor de la Unidad Impositiva Tributaria durante
el año 2012.
Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, "Normas de Control Interno".
Decreto Ley N° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago.
- Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de
Superintendencia N° 007-99/SUNAT, modificado por Resolución de Superintendencia
-
QpELAM
N° 077-99/SUNAT.
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&
Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15, aprobación de las Normas Generales del
Sistema de Tesorería.
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-
' MINA
-
Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada por la Resolución Directoral N°
002-2007-EF/77.15 y modificada mediante Resolución Directoral N° 004-2009-EF/77.15
y Resolución N° 001-2011-EF/77.15.
Decreto Legislativo N° 1013, modificado por el Decreto Legislativo N° 1039, Decreto
Legislativo que aprueba la Ley de Creación, Organización y Funciones del Ministerio
de[ Ambiente.
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,
1
3.
ALCANCE
ni
Las disposiciones de esta Directiva son de cumplimiento obligatorio para tódos los
empleados públicos del MINAM cualquiera sea su modalidad de contratación, así
como por las personas que en su representación realicen una comisión de servicios.
4.
VIGENCIA
La presente Directiva tiene carácter permanente.
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1°Tf^RIA z'S.
• °e al At AdtO
DISPOSICIONES GENERALES
Cuando en esta Directiva se mencione la palabra "FONDO", se entenderá que se
refiere a dinero en efectivo.
El Director General de Administración, el Responsable del Sistema de Tesorería y el
Administrador del FONDO, son los responsables de supervisar y controlar
directamente el cumplimiento de las disposiciones de esta Directiva.
El administrador del FONDO tiene a cargo su habilitación, administración, control,
custodia y uso racional, así como el cumplimiento y aplicación estricta de las
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n1
y
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disposiciones de esta Directiva.
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DIRECTIVA N°001-2012-MINAM-SG/OGA NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILTTAC!ON, ADMINISTRACION, CONTROL Y
CUSTODIA CELA CAJA CHICA"
3
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w
6.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS .
.
6.1
CONSTITUCIÓN Y USO DEL FONDO
6.1.1 El FONDO se constituye por Resolución dei Director de la Oficina General de
Administración, con recursos públicos de.cualquier fuente de financiamiento.
6.1.2
El FONDO se destina únicamente para gastos menores que demanden su
cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser
debidamente programados.
6.1.3
El FONDO debe utilizarse por razones de agilidad y costo, cuándo la duración del
proceso rutinario para el pago pueda afectar la eficiencia de la operación, y su monto
no requiera de otra modalidad de pago.
6.2
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO
6.2.1
En la Resolución del Director de la Oficina General de Administración que constituye
el FONDO, entre otros aspectos, se señalará:
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z
4 ` r
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a)
b)
-^ '^ ^^ 2^ "''
c)
d)
^ ^^` o ``<y
Sólo se podrá exceder dei monto máximo de adquisición de bienes y servicios con la
autorización del Director de la Oficina General de Administración, a fin de no
obstaculizar con la operatividad de la Institución (Se debe retener el importe de la
detracción, cuando exceda el monto máximo establecido por la SUNAT).
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\\
n
La dependencia a la que se asigna;
El empleado público a cargo de la administración única, a cuyo nombre se
girarán los cheques para su constitución y reposición;
Los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho
fondo; y,
El monto total y el monto máximo de adquisición de bienes y servicios, no
debe exceder del veinte por ciento (20%) de la UIT.
6.2.3
El gasto mensual con cargo al FONDO no debe exceder a tres (3) veces el monto de
constitución, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran
efectuarse en el mismo período.
6.2.4
Está prohibido cambiar cheques por cualquier concepto con cargo a los recursos del
FONDO, bajo responsabilidad dei administrador del FONDO
6.2.5
Los gastos que pueden ser atendidos por el FONDO estarán de acuerdo al
clasificador presupuestario de gasto vigente.
6.2.6 El requerimiento de efectivo para movilidad local se solicita mediante el Anexo N° 05:
, Reporte de Gasto de Movilidad, debidamente visado por el Jefe inmediato y Servicios
Generales - OGA (Cuando no haya disponibilidad vehicular del MINAM) se realizará
o^
de conformidad a las siguientes condiciones:
a)
b)
c)
Nombre del comisionado que realiza el gasto.
Justificación de la comisión
Fecha de la comisión
DIRECTIVA N OOi-2012-MINAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, ADMINISTRACION, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
4
^ssf
d)
e)
f)
g)
h)
Registrar la hora de inicio y térrnino de la comisión.
Detalle del itinerario del comisionado indicando el origen y destino
Visado por el Jefe inmediato del área usuaria y el mismo comisionado
Consignar el importe del gasto
El pago de movilidad se realizará de acuerdo a la escala establecida en el
Anexo 04 de la presente Directiva.
6.2.7 El comisionado deberá solicitar su reembolso en efectivo para movilidad local a más
tardar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al día que sale de
comisión, de lo contrario no será reembolsado.
6.2.8 Queda prohibido el gasto con cargo al FONDO en los siguientes casos:
b)
Adquisición de combustibles y lubricantes; salvo con autorización del Director
general del área requirente con el debido sustento.
Contratación de mensajería, salvo con autorización expresa del Director
c)
General de Administracióñ.
Muebles de oficina.
a)
e)
Útiles de oficina y materiales de procesamiento automático de datos, salvo
con autorización del Director General de Administración.
Impresiones y Publicaciones, salvo casos urgentes debidamente sustentados
f)
y autorizados por el Director General de.Administración.
Adelanto de haberes.
d)
C^
9^
z` y
cm
:o z
6.3
REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO
Los documentos que acreditan gastos (egresos definitivos) deberán cumplir los
siguientes requisitos:
a)
En el reverso de cada uno de ellos se consignará:
-
El detalle del gasto y justificación del gasto;
La Meta/Producto y GPR, para la afectación correspondiente
Nombre y firma de la persona que realizó el gasto;
Oficina o Unidad, a la que pertenece la persona que realizó el gasto; y,
Visación del Director General de la Oficina requiriente del bien y/o servicio.
b)
Los comprobantes deben ser originales, sin borrones ni enmendaduras, ni
o o Z
¡<
°r
1
uso de corrector que denoten indicios de adulteración.
El concepto del gasto debe ser completamente específico, no se aceptaran
comprobantes de pago por conceptos no señalados en detalle.
d)
Está prohibido presentar como sustento de gastos: facturas, boletas y/o
tickets cancelados con tarjetas de crédito, débito o que acumulen puntos
bonus.
R;a á
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`0
c)
E
^V¢
6.4
+
DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE LOS EGRESOS DEL FONDO
a)
^rrv *
Los egresos provisionales se efectuará con el formato "Recibo Provisional", el
mismo que
establece
la
autorización
del
descuento de planilla por
incumplimiento de rendición de Cuenta dentro del plaz o . de cuarenta y ocho
DIRECTIVA N°O01 2012-MINAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILFTACION, ADMINIS TRA ClON, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA-
5
`^3É
(48) horas. Dicho formato cuenta con membrete y numeración correlativa,
(Anexo 01).
b)
Son los Comprobantes de Pago que cumplan con los requisitos establecidos
por la SUNAT y/o el formato de la Declaración Jurada en los casos que
corresponda.
c)
d)
6.5
El Director de la Oficina General de Administración o el Secretario General
autorizarán expresamente los casos en los que se podrá utilizar la
Declaración Jurada como sustento de acuerdo a las normas vigentes.
El monto de la Declaración Jurada no debe exceder el diez por ciento (10%)
de una Unidad Impositiva Tributaria vigente.
PROCEDIMIENTOS PARA DESEMBOLSOS CON RECIBOS PROVISIONALES
6.5.1 Puede utilizarse, excepcionalmente desembolsos provisionales, a personal
expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar,
atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones y al adecuado cumplimiento
de los objetivos institucionales.
F=c
a
6.5.2 El uso de este tipo de desembolsos, debe incluir en cada caso la descripción del
objeto del "Provisional", los conceptos del gasto, el monto máximo, las condiciones a
que deben sujetarse la adquisición y el tiempo que tomará su desarrollo. Los recibos
provisionales deberán justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la
-9
,^
`
Á
y
S
entrega.
6.5.3 La entrega provisional de recursos, con cargo a Caja Chica, se efectuará mediante el
RECIBO PROVISIONAL, (Anexo N° 01) autorizado en forma expresa e
individualizada por parte del Director General de la Oficina requiriente del bien y/o
servicio o quien haga sus veces.
4 6.5.4 Cuando el monto del recibo provision al exceda los veinte por ciento (20%) de la UIT,
deberá ser autorizado por el Director General de Administración o quien hagas sus
i
u
veces.
6.5.5 No procede la entrega de nuevos vales provisionales a personas que tengan
pendiente la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados.
6.5.6 El administrador del FONDO, efectuará las siguientes verificaciones y acciones:
O
r"
DEL 4,,
'-
^^y
\. s 1deb1^
6.6
a)
La cantidad que se solicita, la que deberá estar consignada de manera
coincidente en números y letras.
b)
c)
d)
El concepto del gasto detallado en el motivo del requerimiento.
Firma y nombre de quien recibe el dinero.
Firma y Sello del Director del área requirente o de la persona delegada por
esta.
RENDICIÓN DE CUENTAS POR DESEMBOLSOS PROVISIONALES
6.6.1 La rendición de cuentas será efectuada, por el funcionario o servidor que recibió el
desembolso provisional, dentro del plazo respectivo y será sustentada con:
yrR4^v^fi~
a)
b)
Los Comprobantes de Pago presentados como rendición de cuentasTranscurrido dicho plazo, previo informe del administrador del FONDO,
solicitara a través de la Oficina General de Administración el descuento de su
DIRECTIVA N°001-2012-MINAM-SGIOGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABTLITACION, ADMINISTRACION, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
6
retribución correspondiente al rindente, el mismo que se remitirá al
Responsable de Recursos Humanos para el respectivo descuento sin
perjuicio de las disposiciones legales que corresponda.
c)
Los Comprobantes sustentatorios del gasto deben estar emitidos a nombre
del Ministerio del Ambiente — MINAM, RUC N° 20492966658.
d)
Los comprobantes de pago deberán estar debidamente conservados,
claramente escritos y con los cálculos de impuestos correctamente emitidos,
bajo responsabilidad del administrador del FONDO. Ante cualquier error o
duda- que se genere de la lectura del comprobante, el administrador del`
FONDO está facultado para rechazar el documento; la Oficina General de
Administración podrá no reconocer el documento como sustento de gasto.
e)
f)
En caso de que los gastos se ejecuten en lugares qué por su condición o
ubicación geográfica carezcan de comprobantes de pago válidos, podrá
efectuarse la rendición a través de la Declaración Jurada que autoriza la Ley.
Las rendiciones de cuentas por el pago de viáticos no programados se
efectuará en el formato que maneja la Unidad de Tesorería del MINAM, y
procedimientos establecidos en las normas de la materia.
o^^L
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6.6.2 El responsable del fondo deberá ingresar al portal www.sunat.ctob.pe y proceder a la
verificación y autenticidad de los comprobantes de pago recibidos.
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l p7E,
,^^d .^` 6.6.3 La rendición de cuentas se tendrá por aceptada una vez que los documentos
•
entregados cuenten con la conformidad del administrador del FONDO.
6.6.4. En el documento de rendición de cuentas, el administrador del FONDO consignará el
sello "PAGADO EN EFECTIVO", así como la fecha en cada uno de los documentos
presentados que cumplan con los requisitos, a efecto de evitar que dichos
documentos puedan ser utilizados nuevamente.
6.6.5 El administrador del FONDO informará al Director de la Oficina General de
Administración sobre las entregas que han excedido el plazo para su rendición,
a jadjuntando una copia fotostática del "RECIBO PROVISIONAL".
zyNO
..Z. % 6.6.6 El Director de la Oficina General de Administración dispondrá el descuento por
planilla respectivo, hasta por el monto máximo mensual que corresponda de acuerdo
a Ley; el descuento se realizará paulatinamente hasta completar la totalidad del
monto no rendido.
`o
y
DE¿ 6.7
s
REPOSICION DEL FOND
-6.7.1 El administrador del FONDO solicitará la reposición de fondo debidamente
sustentado mediante los Anexos N° 02 y 03.
q r A -ü m;
w6.7. 2 El administrador del FONDO deberá mantener una adecuada disponibilidad de
efectivo que permita atender los requerimientos oportunamente.
-
6.7.3 El cheque de reposición respectivo será girado a nombre del administrador del
FONDO.
`
^yYT^c ^ QQ n,
" 6.7.4
^r^ra
El administrador del FONDO cobrará inmediatamente el cheque de reposición e
ingresará el efectivo a la caja de seguridad.
DIRECTIVA N°OO1 2012-MINAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, AOMINISTRAClON, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
7
P C R ll Ministerio
de{ Ambiente - -
6.7.5 Todas las solicitudes y rendiciones de los FONDOS de caja chica requerirá la previa
revisión de los documentos sustentatorios, realizado por Control Previo.
6.8
AMPLIACION DEL MONTO ASIGNADO AL FONDO
6.8.1 El monto asignado al FONDO podrá ampliarse cuando las operaciones efectuadas
con cargo al mismo se incrementen significativamente, haciendo que éste resulte •
insuficiente para atender las necesidades.
6.8.2 El administrador del FONDO sustentará la necesidad del incremento ante el Director
de la Oficina General de Administración, previo informe favorable del Tesorero.
6.9
ARQUEO DEL FONDO
a)
Se efectuarán arqueos al FONDO en forma periódica, sin perjuicio de los que
.
se pudiera disponer de manera sorpresiva e inopinada.
Los arqueos serán de responsabilidad del Contador General y Tesorero,
b)
c
i
ndependientemente
de las acciones de competencia del Órgano de Control
^^^^
t
f'
9
Institucional.
^ f ' diAá^
SO
c)
El resultado de los arqueos debe ser puesto en conocimiento de los niveles
superiores correspondientes, para la aplicación de las medidas correctivas a
que hubiere lugar.
d)
Los arqueos que se practiquen al FONDO constarán en actas en las que se
consignará la conformidad o disconformidad; el acta, será suscrita por el
fi
Ha tn
administrador del FONDO y el funcionario que practica el arqueo.
e)
O (+
Si resultan sobrantes o faltantes luego del arqueo, deberán ser sustentados
por el administrador del FONDO, lo que se consignará en el Acta de Arqueo,
debiendo revertir el excedente o reponer el faltante.
,^y)
f)
El administrador del FONDO deberá conservar las actas de los arqueos
practicados.
6.10 ACCIONES DE SEGURIDAD
^p
; 6.10.1
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' .?Paf4=^''
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El administrador del FONDO contará con una caja fuerte de seguridad y otros medios
similares para impedir la sustracción del dinero que se encuentra bajo su custodia y
responsabilidad.
6.10.2 Antes de proceder al cobro de los cheques con recursos del FONDO, el
administrador deberá solicitar el apoyo de un vehículo con personal de seguridad.
ó 6.10.3 El administrador del FONDO verificará diariamente el orden . y conformidad del
f
efectivo y de la documentación sustentatoria del gasto, estableciendo el saldo del
FONDO con que se cuenta al cierre del día.
^rtrr^{
-
6.10.4 El responsable del FONDO deberá contar con una garantía razonable y suficiente,
como respaldo ante situaciones de pérdida, deterio ro , mal manejo y otros aspectos
que se presenten en el uso de los recursos en efectivo.
DIRECTIVA N° OOY 2012-MINAM-SGIOGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILIIACION, ADMINISTRACION, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA"
8
4ti
6.11
LIQUIDACIÓN DEL FONDO
6.11.1 En caso existan saldos en la Caja Chica al cierre del ejercicio, éstos deben
depositarse en la cuenta de la fuente de financiamiento correspondiente, durante el
mes de enero del siguiente Año Fiscal, mediante Papeleta de Depósitos (T-6).
J
6.11.2 El administrador de[ FONDO deberá liquidar dentro del plazo de cuarenta y ocho (48)
horas de la entrega correspondiente, todas las entregas de dinero, con los
documentos que sustenten los gastos respectivos acreditados por las personas que
realizan el gasto y anulando el recibo provisional mediante el sello de "LIQUIDADO".
~"'^
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7.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Los bienes adquiridos con recursos del FONDO, previa autorización,
serán considerados y registrados directamente como gasto, es decir sin existencia en
el almacén.
Segunda.- El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente
Directiva, generará la sanción administrativa pertinente de acuerdo a la normatividad
vigente.
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DIRECTIVA N°DOf-2ül2•MINAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA Hñ81LITACfON, ADMINIS TRA ClON, CONTROL Y
CUSTODIA DE LA CAJA CHICA-
9
ANEXO N°01
RECIBO PROVISIONAL N° ..........
SI......................
Yo......................................................................................................................................................
Servidor(a) de la Gerencia, Dirección u Oficina de :...................................................................................
del Ministerio del Ambiente, recibí la suma
:...
...............................................para ser utilizada en:......:,..................................................-.................
...
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
............................. ......................................................... ..................................................................
En caso de no proceder a la rendición de cuenta dentro de fas cuarenta y ocho horas (48) de recepcionado
el Fondo; AUTORIZO el descuento de mis remuneraciones u honorarios profesionales en el presente mes"
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Lima, ... de, .......................... de 2412
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AUTORIZACION
Director y/o Jefe
Recibí Conforme
DNI N°
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CUSTODIA DF LA CAJA CHICA"
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ANEXO N°03
RESUMEN POR PARTIDAS ESPECÍFICAS
(CENTRO DE COSTOS: MINAM)
RESUMEN POR PARTIDAS ESPECIFICAS
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DIRECTIVA N° oo1-2012-MINAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, ADMÍNISTRACION, CONTROL Y CUSTODIA DE LA CAJA
CHICA12
PER
Ministerio
del Ambiente
ANEXO N°05
RECIBO POR MOVILIDAD
N° Pre-numerado........
Recibí del responsable del Fondo para Caja Chica del MINAM, la cantidad de: .........................
.................................................
Nuevos Soles (SI.......................) por concepto de movilidad local:
................................................................................................................................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................
..............................................
AUTORIZADO POR:
Director General
V°B°
RECIBIDO POR:
SERVICIOS GENERALES
LOG-OGA
Nombre:
No hay Disponibilidad de Movilidad
D.N.I. N°
Fecha .................
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DIRECTIVA N° W 1 2012-MINAM-SG/OGA "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HABILITACION, ADMINISTRACION, CONTROL Y CUSTODIA
CHICA"
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