Diapositiva 1

SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO
REGISTROS, AUTORIZACIONES Y CERTIFICACIONES
alcance Registro Aduanero
Servicio Gestión de Personas
SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
1.
Marco legal
2.
Definición
3.
Objetivos
4.
Alcance
5.
Personas (Roles) que se gestionan
6.
Presentación de Personas
7.
Ámbito de Actuación
8.
Desvinculación de Personas
9.
Registro de Personas
10. Interacción con otros Subsistemas
11. Beneficios
1. Marco Legal - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Decreto Ley 19 de 2012
Decreto 2685 de 1999
• Artículo 5
• Numeral 4 del artículo 15
• Numerales 3 y 4 del artículo 17
• Literales c), d), y e) del artículo 30
• Literales d), e), y f) del artículo 37
• Literal b) del artículo 49
• Literal g) del artículo 76
• Numeral 3) del artículo 393-2
• Numeral 3) del artículo 393-3
• Numeral 5) del artículo 393-15
• Artículo 475
Resolución 4240 de 2000
• Literal c) del artículo 9
• Artículo 10
• Artículo 11
• Artículo 18
Resolución 0245 de 2013
2.
Definición SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Servicio de auto – gestión enmarcado dentro del SIE Registros,
Autorizaciones y Certificaciones, que sirve como mecanismo para que
los usuarios reconocidos, inscritos, autorizados y habilitados, puedan
gestionar las personas que en su organización desempeñan roles
específicos y que por su naturaleza deben ser informados ante la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
SIE REGISTROS, AUTORIZACIONES Y CERTIFICACIONES
alcance Registro Aduanero
Servicio de apoyo del Subproceso de Autorización y Control de
Auxiliares de la Función Pública Aduanera y Usuarios Aduaneros.
3. Objetivos - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Conformar Registro de Usuarios Aduaneros sección Registro de Personas.
Disponer de información oportuna y confiable de personas que dentro de las organizaciones
desempeñan roles específicos.
Facilitar y agilizar trámites de vinculación y desvinculación de representantes aduaneros,
agentes aduaneros, auxiliares aduaneros.
Disminuir la gestión manual y direccionar la gestión hacia el control.
Reducir costos y tiempos por manejo documental.
4. Alcance - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Agencias de Aduanas
Usuarios Aduaneros autorizados,
habilitados, reconocidos, inscritos
por la DIAN
Puertos
Muelles
Depósitos
Puntos de Exportación
Salas de Exhibición
Agentes de Carga
Transportadores
Operadores de Transporte Multimodal
Usuarios Aduaneros Permanentes
Usuarios Altamente Exportadores
Sociedades de Comercialización Internacional
Intermediarios de Trafico Postal y Envíos Urgentes
Usuarios Operadores de Zona Franca
Usuarios Zonas Económicas Especiales de Exportación
Usuarios de Programas Especiales de Exportación
5. Personas (Roles) que se gestionan - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Las Personas que se gestionan son aquellas que en las organizaciones autorizadas y
habilitadas por la DIAN con una calidad de Usuario Aduanero, ostentan los siguientes
roles:
 Representantes Legales (Principales y suplentes)
 Socios (No aplica para Sociedad anónima y Sociedad por acciones simplificadas)
 Administradores de Depósitos
 Directivos (Persona que tiene la facultad y/o el poder de dirigir)
 Representantes aduaneros / Agentes aduaneros
 Auxiliares aduaneros
 Responsable del código de ética
5. Personas (Roles) que se gestionan - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Representantes legales
Socios
Directivos
Responsable del código de ética
Representantes Aduaneros
Auxiliares Aduaneros
Agentes Aduaneros
Administradores de depósito
Agencias de Aduanas
Usuarios Aduaneros Permanentes
Usuarios Altamente Exportadores
Puertos / Muelles
Agentes de carga / Transportadores
Puntos de Exportación / Salas de exhibición
Operadores de Transporte Multimodal
Sociedades de Comercialización Internacional
Intermediarios de Tráfico Postal y envíos urgentes
Usuarios Operadores de Zona Franca
Usuarios Zonas Económicas Especiales de Exportación
Usuarios de Programas Especiales de Exportación
Depósitos
Públicos y Privados
Las Personas se gestionan según los roles que exija la calidad de usuario aduanero que
ostente la organización.
5. Personas (Roles) que se gestionan - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Las Personas según los roles deben cumplir con requisitos:
Rol:
Representante Legal
(Principal y suplente)
 Estar inscritos en el RUT de la organización que los presenta.
 Los Representantes Legales registrados en el Servicio Gestión de
Personas, deben coincidir con los inscritos en el RUT de la
organización – Sección Representantes.
Rol:
Representante Aduanero
Agente Aduanero
 Título profesional o
 Título de tecnólogo en comercio exterior o carreras afines, o
 Cinco (5) años de experiencia relacionados con actividades de
comercio exterior.
 Vinculación directa y formal para (Agencias de Aduanas)
Rol:
Auixiliar Aduanero
 Título de Técnico o
 Título de bachiller con dos (2) años de experiencia certificada en
actividades de comercio exterior o
 Cuatro (4) años de experiencia certificada en actividades de
comercio exterior.
 Vinculación directa y formal para (Agencias de Aduanas)
Rol:
Responsable del código de ética
 Experiencia en el área de recursos humanos
6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Representante Legal
Finalidad:
Presentar y mantener actualizada la información de las personas que dentro
de las organizaciones desempeñan roles específicos y que por su naturaleza
deben ser informados ante la DIAN.
Mecanismo para presentar y actualizar la información de Personas:
 Servicio Presentación de Información por Envío de Archivos
 Formato 1526 Presentación de Personas ( prevalidador)
Momento:
 La presentación de personas, se realiza una vez se obtenga el
reconocimiento, inscripción, autorización o habilitación o posteriormente
cuando se genere el hecho.
 La actualización de la información general de las personas presentadas,
se realiza cuando el representante legal lo considere.
 La actualización de información sobre roles de personas, se realiza
cuando se genere el hecho.
6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Representante Legal
Presentación de personas:
Permite :



Ejemplo No. 1:
Presentar hojas de vida de Representantes legales , Socios, Directivos,
Administradores de depósitos, Representantes aduaneros, Agentes
aduaneros, Auxiliares Aduaneros.
Registrar la vinculación de personas con rol Representante aduanero,
Agente aduanero y Auxiliar aduanero.
Registrar la designación de la persona Responsable del código de ética.
Las personas presentadas quedan con cargo al NIT de la organización que la
presente.
Una organización que cuenta con las
calidades
de
usuario
aduanero
Comercializadora Internacional, UAP, ALTEX,
Deposito Privado, presenta personas con
roles de Representantes Legales (principales y
suplentes), Socios (Si aplica), Directivos,
Agentes aduaneros, Auxiliares Aduaneros.
En este caso las personas se presentan y
quedan registradas con cargo al NIT de la
organización, no es necesario presentarlas
por cálidad de usuario que ostenta la
organización.
Ejemplo No. 2:
Una persona que dentro de una
organización tiene rol de Representante
legal, Socio, Directivo, Agente Aduanero,
Responsable del código de ética se
presenta en un Formato 1526 con los
diferentes roles.
Ejemplo No. 3:
En este caso la persona se presenta una
sola vez con los diferentes roles, no es
necesario presentarla por cada rol.
En este caso se debe presentar
la personas nueva persona con
el(los) respectivo(s) rol(es).
Una persona ingresa a la
organización para desempeñar
el rol Directivo o cualquier otro
rol.
6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Representante Legal
Actualización de información de una persona presentada:
Se puede actualizar:
 Información general, formación y experiencia de la persona presentada,
cuando el Representante Legal lo considere.
 Información para retiro, inclusión o cambio de rol(es) de una persona.
La actualización en la información de la persona presentada, remplaza
totalmente la información ya existente.
La información en el Servicio Gestión de Personas debe mantener actualizada.
Ejemplo No. 1:
Se presenta una Persona con roles de Socio, Directivo,
Representante Legal o cualquier otro rol,
posteriormente no desempeña el rol de Directivo.
En este caso se debe actualizar la información de la
Persona de tal forma que se le retire el rol Directivo y
continúe con los demás roles.
Ejemplo No. 2:
Se presenta una Persona con rol de Auxiliar
Aduanero y posteriormente es promovida para el
rol de Representante Aduanero.
En este caso se debe actualizar la información de la
Persona de tal forma que se le cambia el rol.
6. Presentación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Representante Legal
Documentos Soporte de la Presentación de Personas :
La información registrada en el Formato 1526 Presentación de Personas, se
soporta con los documentos que acreditan la información:






Títulos académicos
Actas de grado
Certificaciones laborales
Certificaciones de antecedentes
Afiliación a Seguridad social
Entre otros
Los documentos, se conservan por parte del usuario y deben estar a
disposición de la DIAN, en el momento que lo solicite
7. Ámbito de Actuación - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Finalidad:
Responsable:
Representante Legal
Indicar la(s) Dirección(es) Seccional (es) ante la(s) cual(es) actuará(n)
el(los) Representantes aduaneros, Agentes aduaneros y Auxiliares
aduaneros, de las Agencias de Aduanas Nivel 1 y 2, los Usuarios
Aduaneros Permanentes y los Usuarios Altamente Exportadores.
Mecanismo:
 Diligenciamiento Web - Servicio Gestión de Personas
Momento:
 El ámbito de actuación de una Persona, se habilita automáticamente
por el servicio, al momento que la Persona queda presentada en el
Servicio Gestión de Personas.
El ámbito de actuación que se habilita corresponde al Nivel
Nacional, es decir a la cobertura para actuar que le corresponde
al tipo de autorización.
7. Ámbito de Actuación - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Representante Legal
Modificación ámbito de actuación:
 El ámbito de actuación de una persona puede ser modificado por el
Representante Legal.
 Las modificaciones al ámbito de actuación son para Habilitar y/o
Deshabilitar Dirección(es) Seccional(es) donde puede actuar una persona.
Ejemplo No. 1:
Ejemplo No. 2:
Se presenta una Persona con rol de Representante Aduanero de
una Agencia de Aduana Nivel 1, en este caso el Servicio le
habilita por defecto todas las Direcciones Seccionales del Nivel
Nacional, sin embargo la organización quiere que la persona
únicamente actué en la Dirección Seccional de Barranquilla.
Una Persona con rol de Auxiliar Aduanero de una Agencia
de Aduana Nivel 2, tiene habilitado en el ámbito de
actuación únicamente en la Dirección Seccional de
Bogotá, sin embargo la organización quiere que está
persona adelante diligencias aduaneras en la Dirección
Seccional de Buenaventura.
En este caso se debe modificar el ámbito de actuación de la
persona, de tal manera que le deshabiliten todas las Direcciones
Seccionales del Nivel Nacional y se deje habilitada únicamente la
Dirección Seccional de Barranquilla.
En este caso se debe modificar el ámbito de actuación de
la persona, de tal manera que le habilite la Dirección
Seccional de Buenaventura.
8. Desvinculación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Representante Legal
Finalidad:
Desvincular personas presentadas por la organización.
Mecanismo:
Diligenciamiento Web - Servicio Gestión de Personas
Momento:
 Agentes aduaneros y auxiliares aduaneros: La desvinculación se registra
dentro del día hábil siguiente a que se produzca (aplica para Agencias de
aduanas).
 Representantes aduaneros y auxiliares aduaneros: La desvinculación se
registra dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a que se produzca
(aplica para UAP y ALTEX).
 Representantes legales: La desvinculación se registra cuando se retire el
representante legal del RUT de la organización.
 Socios, Directivos, Responsable del código de ética, Administrador de
depósito: La desvinculación se registra en el momento que se genere el
hecho.
8. Desvinculación de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Responsable:
Responsable:
Representante
Representante Legal
Legal
Desvinculación de Personas:
La desvinculación de personas presentadas por la organización, se puede dar por
lo siguiente:
 La persona ya no desempeñan ningún rol de los informados.
 La persona ya no se encuentra vinculada con la organización.
La información en el Servicio Gestión de Personas debe mantener actualizada.
Ejemplo No. 2:
Ejemplo No. 1:
Una Persona se presenta el 15/03/2013 con rol
Directivo y el día 25/05/2014 ya no desempeña dicho
rol en la organización.
En este caso se debe desvincular la persona de tal
manera que ya no quede en el registro de Personas
presentadas por la organización.
Una Persona se presenta el 15/03/2013 con rol Socio y
el día 25/05/2014 ya no desempeña dicho rol, ahora
estará en la organización un rol de Asesor.
En este caso se debe desvincular la persona de tal
manera que ya no quede en el registro de Personas
presentadas por la organización. El nuevo rol que va
desempeñar no debe ser gestionado por el servicio, por
tal razón se debe desvincular.
9. Registro de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Finalidad:
Consultar las personas que se encuentran registradas con cargo al NIT de una organización.
Mecanismo:
Consulta Web - Servicio Gestión de Personas
Registro de Personas:
Se puede consultar:
 Registro de Personas presentadas “vinculadas”
 Registro de Personas desvinculadas
 Registro de Ámbito de actuación de Representantes aduaneros,
agentes aduaneros, auxiliares aduaneros.
La información en el Servicio Gestión de Personas debe mantener
actualizada.
9. Registro de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Información disponible:
Registro
Personas Presentadas
 Datos de la persona ( Datos generales – educación formal – experiencia
laboral)
 Rol(es) informado(s)
 Estado de el(os) rol(es)
 Formato 1526 Presentación de Personas con marca Recibido
Información disponible:
Registro
Personas Desvinculadas
 Datos de la persona
 Formato 1783 Reporte desvinculación de Personas con marca Recibido y
sello de firma digital
 Historico de desvinculaciones
Información disponible:
Registro
Ámbito de actuación
 Datos de la persona ( Datos generales – educación formal – experiencia
laboral)
 Rol(es) informado(s)
 Estado de el(os) rol(es)
 Formato 1526 Presentación de Personas con marca Recibido
 Ámbito de actuación (Direcciones Seccionales donde puede actuar)
9. Registro de Personas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Estado de los roles
Los roles informados para una Persona tienen un estado que indican si el rol esta activo o inactivo.
Rol ACTIVO
Calidad de usuario aduanero Activa (casilla 54 del RUT) y Persona presentada.
Rol INACTIVO
Calidad de usuario aduanero Activa (casilla 54 del RUT) y Persona Desvinculada.
Rol INACTIVO TEMPORAL
Calidad de usuario aduanero Inactiva (casilla 54 del RUT) y Persona presentada.
Ejemplo No. 1:
Ejemplo No. 2:
Una Persona se en encuentra en el Registro de Personas
Presentadas, con el rol de Representante Aduanero y el
Estado del rol es Inactivo.
En este caso el Representante aduanero no puede actuar,
porque la organización en el RUT no tiene activa la calidad
de usuario aduanero.
Una Persona se en encuentra en el Registro de
Personas Desvinculadas, con el rol de Auxiliar
Aduanero.
En este caso el Auxiliar aduanero no puede actuar,
porque la persona esta desvinculada por la organización
y el estado del rol es Inactivo.
10. Interacción con otros Subsistemas - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
El proceso de interación con otros Subsistemas comenzará cuando se supere el período de transicición de 3
meses que tienen los usuarios aduaneros para actualizar el Servicio Gestión de Personas.
RUT
Sálida de mercancías
SYGA
11. Beneficios - SERVICIO GESTIÓN DE PERSONAS
Calidad en la información que soporta el Registro Aduanero
Validación en línea de requisitos para representantes, agentes y auxiliares aduaneros
Cobertura Nacional para la Gestión de Personas
Maximización del Control al Registro Aduanero
Mejoramiento del Servicio
Interacción con otros subsistemas
Reducción de costos, tiempos y manejo documental