diseño de un plan de mejoras del sistema de información

DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Organización
FEDERACIÓN COORDINADORA DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD FÍSICA DE BIZKAIA (FEKOOR)
Ámbito de Actuación: discapacidad física y orgánica.
Contacto: Raúl Aguirre, responsable de comunicación.
comunicació[email protected]
Blas de Otero, 63 bajo
48014 Bilbao (Bizkaia)
Tlf: 94 405 36 66
Fax: 94 405 36 69
Justificación
Desde hace unos años, Fekoor ha experimentado un crecimiento y una diversificación de los servicios,
programas y actividades que ofrece tanto a las personas con discapacidad física y/u orgánica como a las
asociaciones federadas. Con objeto de orientar este crecimiento, fortalecer nuestra misión orientada a
la transformación social y mejorar la calidad de nuestros servicios, hemos venido implementando
diferentes herramientas que incidieran en ello y fortalecieran nuestra organización, principalmente en
los ámbitos de la planificación estratégica y la implantación de modelos de calidad.
En este contexto, la información es una pieza clave. No obstante, aunque algunos de nuestros procesos
de información han estados bien estructurados, hemos identificado deficiencias en los flujos de
comunicación entre personas y ciertas áreas de información crítica para la organización que no estaban
estandarizadas ni alineadas con el resto de procesos de trabajo basados en los criterios de gestión de la
excelencia que hemos desplegado. Por este motivo, decidimos desarrollar un plan de mejoras que
corrigiera estas deficiencias e hiciera del sistema de información un recurso más en nuestro modelo de
mejora continua.
Descripción
El diseño del plan de mejoras de nuestro sistema de información se llevó en dos fases:
Diagnóstico. En esta fase se realizaron diferentes actividades encaminadas a ofrecer un
I.
diagnóstico de nuestro sistema de información, identificando los problemas.
a. Revisamos nuestros objetivos estratégicos y precisamos las necesidades de
información (informaciones clave) relacionados con ellos, valorando su nivel de
satisfacción.
b. Posteriormente hicimos un análisis de diferentes aspectos relacionados con estas
informaciones clave con objeto de identificar problemas de exceso o falta de
información, flujos bloqueados, etc. (análisis de fuentes y flujos de información).
Definición del sistema y definición de objetivos y acciones de mejora. Una vez identificadas las
II.
deficiencias, establecimos unos objetivos y acciones correctoras, junto con una definición del
nuevo sistema de información: finalidad, principios que lo rigen, responsabilidades,
procedimientos, recursos, etc.
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Para la elaboración del plan, contamos con el acompañamiento del Servicio de Información y
Documentación de Fundación EDE, que guió y orientó todo el proceso. Internamente, conformamos un
equipo formado por el responsable de comunicación, la responsable de proyectos y una técnica de
igualdad, con el apoyo de la dirección y apoyos puntuales de otras personas de la organización.
Las mayores dificultades durante el proceso fueron la dilatación en el tiempo de la fase de diagnóstico,
en la que invertimos tiempo y esfuerzo en identificar todas las necesidades, fuentes, flujos, personas
que intervienen en el sistema, herramientas y procedimientos con los que contamos, debido a la
complejidad organizativa de la entidad.
Aportaciones
Además del plan propiamente, el proceso nos ha servido para fijar nuestros procedimientos en los
procesos ligados a la información. Estos procesos aparecen reflejados en diversos mapas de información
incluidos en el plan en los que se visualizan los flujos de cada una de las informaciones clave: cómo se
obtienen, quien, cómo se registran, cómo se difunden, quien tiene acceso a ellas, etc.
Los mapas de información son una herramienta valiosa y están altamente relacionados con los flujos de
comunicación en la organización, motivo por el que el plan del sistema de información se ha alineado
con el plan de comunicación y, al mismo tiempo, por tratarse de flujos, con los mapas de procesos que
se están desarrollando en la implantación de un sistema de calidad total en nuestra organización.
Por otra parte, el propio proceso ha sido enriquecedor ya que nos ha permitido reflexionar y ahondar
sobre nuestro sistema de información, obteniendo como resultado un diagnóstico donde se han
identificado las fortalezas y debilidades del mismo.
Consideramos que una vez desarrolladas las acciones del plan, el sistema de información contribuirá a
mejorar la comunicación interna y externa y la relación con nuestras personas usuarias y asociaciones,
nos proveerá de un conocimiento más preciso de nuestro entorno y, mejorará el clima y la cohesión
organizacional, toda vez que las personas de la organización van a estar más y mejor informadas.
Por último, destacamos que el sistema de información es una herramienta valiosa para desarrollar los
objetivos establecidos en nuestros planes de gestión.
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