procedimiento para la recepción de comprobantes de pago

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PROCEDIMIENTO
PARA LA
RECEPCIÓN DE COMPROBANTES
DE PAGO
SF-P-005.00
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I.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la recepción de comprobantes de pago de proveedores de
bienes, servicios y obras de SERPOST S.A. para el trámite de pago.
II.
ALCANCE
El procedimiento alcanza al personal de Logística, Contabilidad y Tesorería de la Gerencia
de Administración de Recursos.
III. BASE LEGAL
a.
b.
c.
d.
Decreto Legislativo No. 685. Ley de creación de SERPOST S.A
Estatuto de SERPOST S.A.
Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG Normas de Control Interno
Normativa interna
IV. PROCEDIMIENTO
1. Todo comprobante de pago presentado por un proveedor deberá ser ingresado por la
ventanilla de Trámite Documentario de SERPOST S.A., para lo cual dicho personal
será capacitado por el Departamento de Contabilidad para efectuar dicha función.
2. Para efectuar el numeral precedente se deberá seguir el siguiente procedimiento:
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
2.1.
Verificará que el expediente de pago esté completo según se detalla:
Compras por procesos:
a.
b.
c.
d.
Orden de Compra
Guía de remisión
Acta de recepción
Nota de ingreso al almacén
Compras directas:
a. Guía de remisión
b. Nota de ingreso al almacén
Contratación de servicios (procesos o directa)
a. Orden de servicio
b. Conformidad del servicio
2.2.
Comunicará al proveedor que entregue su factura en la ventanilla de Trámite
Documentario, en el horario establecido por el Departamento de Contabilidad
para la recepción de facturas.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO
05/03/2013
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2.3.
Remitirá el expediente de contratación al Departamento de Contabilidad para su
revisión y trámite de pago correspondiente.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
2.4.
Revisará que el expediente esté completo.
2.5.
Recibirá del proveedor los siguientes documentos, los cuales deben estar
relacionados con los documentos del expediente:
a. Orden de Compra o Servicios original (según corresponda)
b. Comprobante de pago, en el caso de Factura: Adquiriente y Sunat
2.6.
En caso que el proveedor no presente los documentos indicados en el numeral
anterior o no coincidan con los documentos del expediente, se rechazará la
recepción de los mismos.
2.7.
Ingresará en el Sistema la información para efectuar la contabilización.
2.8.
Adjuntará al expediente los documentos entregados por el proveedor y se
remitirán al Departamento de Tesorería.
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
2.9.
Recibirá el expediente y verificará que el importe a pagar se encuentre
debidamente provisionado para el trámite de pago a proveedores de acuerdo a las
condiciones pactadas.
2.10. Efectuado el pago al proveedor, el Departamento de Tesorería devolverá al
Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales el expediente, adjuntando
el comprobante de pago para el cierre definitivo del expediente.
V. AUTORIZACIÓN
El presente procedimiento queda aprobado por Gerencia General y entrará en vigencia a
partir de la fecha de su suscripción.
Lima, 20 de febrero de 2013
Original firmado por Jorge Calmet Aranguren
Gerente General (e)
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ANEXO N° 1
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