Procedimiento Focalización Priorización Beneficiarios Atención v2

MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
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PROCEDIMIENTO PARA FOCALIZACIÓN Y PRIORIZACIÓN
DE BENEFICIARIOS PARA LA ATENCIÓN
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1. OBJETIVO:
Definir la ruta de focalización conforme a los criterios de priorización para la identificación, elegibilidad e
inclusión de los beneficiarios de las modalidades del Servicio Público de Bienestar Familiar.
2. ALCANCE:
Inicia con la recepción de las bases de referencia y termina con la entrega a las Direcciones Misionales la
base de datos de los beneficiarios atendidos como resultado de la vinculación por medio de la
focalización. Aplica la Sede de la Dirección General, Regional y Centro Zonal.
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
No
1
P.C
Actividad
Inicio
1.1. Recibir de la Unidad para la Atención y Reparación Integral
a las Víctimas – UARIV la base del Registro Único de
Víctimas, del Departamento Nacional de Planeación - DNP
la base del SISBEN III (con los puntos de cortes definidos
por el ICBF según resolución No. 490 de 2013), de la
Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza
Extrema – ANSPE la base de la Red UNIDOS.
1.2. Cruzar las bases de datos recibidas con los registros
administrativos reportados en el sistema de información
CUENTAME, de acuerdo con los criterios definidos para
cruce (Reglas para el cruce de los registros administrativos
ICBF con bases de datos externas) por las Direcciones
Misionales y Dirección de Planeación y Control de Gestión,
para generar y enviar los insumos de focalización por
Regional y Centro Zonal/Municipio
Responsable
Registro
Insumos de
Focalización
Coordinador del
F1 PR5
Grupo de
MPE1 Bases
Estadística y
de Datos
Gestión de
Focalización
Información.
1.3. Enviar los insumos de focalización al Director(a) Misional.
F1 PR5
1.4. Entregar al nivel Regional y Centros Zonales la relación de Subdirección de
los potenciales beneficiarios a focalizar y asesorar la Operaciones de la MPE1 Bases
atención a la
de Datos
implementación, ejecución y seguimiento del proceso.
Primera Infancia, Focalización
(Decreto No. 987 de 2012).
Niñez y
Ajustada
Adolescencia
Nota 1: Se entregará una base preliminar en el último cuatrimestre
Familias y
la cual permitirá la búsqueda y ubicación de potenciales
Comunidades
beneficiarios para la siguiente vigencia.
Tiempo: 30 días
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No
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Actividad
2. Revisar las peticiones de solicitud de cupo y verificar si los
potenciales beneficiarios se encuentran registrados en los
insumos de focalización.
Responsable
Registro
¿En la solicitud de cupo hay potenciales beneficiarios?
Si: Informar al responsable del niño y a la unidad de servicio la
asignación del cupo, con el fin de realizar la vinculación del
mismo. Realizar el registro de gestión en las columnas de
seguimiento de la base de datos de focalización.
Coordinadores del
Grupo de
asistencia
No: Registrar en las columnas definidas para el seguimiento, la
técnica/Regional
novedad de “pendiente de asignación de cupo”, mientras se
ubica un cupo disponible.
Pasar a la actividad 4.1
Pasar a la actividad 3
Nota 2: La población perteneciente a Grupos Étnicos (Indígena,
2
Raizal, Comunidad Negra, Afrocolombiano, Palenquero y
P.C.
Rrom/Gitano) debe ser priorizada para la vinculación
independientemente si se encuentra o no en los insumos de
focalización.
Nota 3: Para aquellos casos donde el beneficiario no se encuentre
Profesional o
registrado en la Línea base del Registro Único de Víctimas,
Técnico
consultar el registro de los padres o quien tenga legalmente su
responsable de la
custodia o patria potestad, en la base que se remita o a través de la
modalidad/Centro
herramienta VIVANTO.
Zonal
Nota 4: Si la acreditación se requiere para otras bases como la Red
Unidos y/o SISBEN se deberá remitir el listado de los beneficiarios a
la Sede de la Dirección General (Grupo de Estadística y Gestión de
Información de la Dirección de Planeación y Control de Gestión)
para gestionar ante las entidades del Nivel Nacional su verificación.
Tiempo: Lo que dure la operación del programa en la vigencia.
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Insumos de
Focalización
F1 PR5
MPE1 Bases
de Datos
Focalización
Diligenciada
No
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Actividad
Ejecutar la estrategia de búsqueda y ubicación de los potenciales
beneficiarios para su ingreso a los servicios del ICBF, definidas por
las Direcciones Misional en los Lineamientos Técnicos o de
contratación.
Responsable
Registro
Insumos de
Profesional o Focalización
Técnico
F1 PR5
3 Nota 4: En caso de quedar cupos libres, continuar en la actividad 6 responsable de la MPE1 Bases
para asignar los cupos a los potenciales beneficiarios marcados en modalidad en el
de Datos
las bases de datos como pendientes de asignación de cupo.
Centro Zonal Focalización
Tiempo: Lo que dure la operación del programa en la vigencia.
4.1. Verificar si el potencial beneficiario cumple con los documentos
para ingreso y si desea ingresar al programa.
¿El potencial beneficiario desea ingresar al programa?
Si: ¿El potencial beneficiario cumple con los documentos para el
ingreso?
Insumos de
Focalización
F1 PR5
MPE1 Bases
de Datos
Focalización
diligenciada
Si: Realizar el registro en las columnas de seguimiento de los
insumos de focalización (base de datos). Continuar en la
actividad 4.2
No: En caso de no tener todos los documentos requeridos de
acuerdo a los Lineamiento Técnicos (criterios de priorización) o
de contratación, se establece compromiso y tiempos para la
entrega de los mismos.
Profesional o
Técnico
4
responsable de la
P.C. Nota 5: Los servidores públicos en compañía del responsable del
modalidad en el
menor deben gestionar ante las entidades del Sistema Nacional de
Centro Zonal
Bienestar la consecución de los documentos faltantes del potencial
beneficiario para completar su proceso de vinculación.
No: Si no desea ingresar, realizar la constancia correspondiente y
realizar el registro en el insumo de focalización. (base de datos)
Carta de
remisión del
Centro Zonal
4.2. Remitir al potencial beneficiario a la unidad de servicio con la
carta de asignación de cupo emitida por el Centro Zonal.
Nota 6: En caso de quedar cupos libres, se devuelve a la actividad 4
para asignar los cupos a los potenciales beneficiarios de las bases
de datos, identificados como pendientes de asignación de cupo.
Tiempo: Un (1) día a tres (3) meses (verificar con el SNBF)
5
P.C.
Verificar mensualmente la vinculación de los beneficiarios en las
unidades de atención.
Tiempo: los primeros diez (10) días del siguiente mes.
Planilla de
asistencia/
Coordinador del
Sistema de
Centro Zonal
información
CUENTAME
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Actividad
Responsable
Registro
Consolidar las cifras resultantes del registro de avances en las
bases de datos (Insumos de focalización) y presentarlas en el
Comité Estratégico Regional en el cumplimiento de los criterios de Coordinador de
priorización.
Asistencia Técnica Informe
Regional
Tiempo: los primeros diez (10) días del siguiente mes.
Consolidar mensualmente los resultados de los avances de
focalización y reportar los indicadores en el tablero de control, de
acuerdo con los tiempos establecidos en las hojas de vida de los Coordinador de
indicadores.
Asistencia Técnica Indicador
Regional
Tiempo: los primeros diez (10) días del siguiente mes.
Entregar a las Direcciones Misionales la base de datos de los Coordinador del
beneficiarios atendidos como resultado de la vinculación por medio
Grupo de
8 de la focalización.
Estadística y
Gestión de
Tiempo: 30 días
Información
Fin
Nota: P.C. Punto de Control
Informe de
cierre
4. CRITERIOS OPERATIVOS
Actividad N°1.2
REGLAS PARA EL CRUCE DE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS ICBF CON BASES
DE DATOS EXTERNAS.
OBJETIVO: efectuar cruce de información con criterios comunes entre las entidades, con el
fin de tener resultados congruentes, minimizando el impacto de la inexactitud entre los
registros y aproximando a los resultados de cruces más confiables.
FASE PRELIMINAR: Alistamiento Bases
Para el desarrollo y ejecución de cualquiera de las fases siguientes se realizara depuración y
alistamiento en una copia de las bases a cruzar, sobre los campos o criterios que se
implementaran en la ejecución del algoritmo (conversión solo texto)
FASE1: Aplicar algoritmo de proximidad para aquellos registros que reporten número de
identificación
Contempla el cruce de todos los registros que reportan número de identificación, acordes con
el tipo de documento suministrado, es decir, aquellos registros que no cumplen con la
condición de longitud en el número de documento por tipo de documento seleccionado se
cruzaran en la fase siguiente.
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FASE2: Aplicar el algoritmo aquellos registros sin número de identificación
Una vez realizada la fase anterior y con el fin de considerar tanto a los beneficiarios que no
registran su número de identificación como aquellos registros que no cruzaron en la fase1, se
aplicará el algoritmo, sin incluir la variable de documento de identificación.
En el caso en que el registro cruce con algunas de las veinte (20) reglas establecidas, el
registro deberá quedar marcado y existir un atributo en el registro del beneficiario que
identifique el número de regla con el que cruzó.
Procedimiento previo, preparación de los datos
Para realizar el cruce de los registros administrativos ICBF con bases externas, previamente
se deberá realizar lo siguiente:
1. Antes de realizar la preparación de los datos es necesario que la adaptación no se
realice a las fuentes originales, solamente se hace referencia a que el número de
identificación, nombres, apellidos se depuren con el fin de efectuarse una limpieza
antes de ser comparados entre las fuentes.
Orden
Adaptación de variable
1
Eliminar ceros a la izquierda
Los números de identificación debe ser sólo números (eliminar letras y caracteres
especiales)
Los nombres y apellidos que contengan la Ñ deben convertirse en N
*En los nombres y apellidos se deben eliminar todos los espacios (al exterior y al
interior)
En los nombres y apellidos se deben eliminar letras seguidas iguales
*Los nombres y apellidos deben convertirse a mayúscula
*Las fechas de nacimientos deben convertirse en formato tipo fecha (dd/mm/aaaa).
2
3
4
5
6
7
*Nota: se hace necesario antes de cargar a la canónica la depuración de las variables básicas
a cruzar de las bases externas en cuanto a convertir a mayúsculas nombres y apellidos,
eliminación de espacios, caracteres especiales (no incluye la Ñ), y estandarización en el
formato tipo fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa).
2. Reglas de cruce o comparación:
Para realizar el cruce de los registros administrativos con las diferentes bases externas, se
aplicarán las reglas en su estricto orden para las dos fases, en el cruce o comparación se
establecen dos (2) condiciones y veinte (20) reglas o combinaciones a saber:
a) Al momento de aplicar el algoritmo de cruces definido en cualquiera de las dos fases,
el orden de las tablas para realizar el cruce será el siguiente:
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A. Tabla 1: La base que contiene los registros administrativos ICBF a comparar.
B. Tabla 2: La base externa.
Situaciones previas que se deben tener en cuenta:




2.
La coincidencia del número de documento es una condición inequívoca para validar el
cruce (en la primera fase de aplicación).
Las cadenas vacías se deben tratar como valor nulo.
Cuando se comparen dos textos y uno de los dos sea vacío o nulo, el resultado de la
comparación debe ser No válido.
Las cadenas de texto que se comparen pueden tener una diferencia que indique que
con máximo dos cambios sean iguales (distancia Levensthein de 2).
Algoritmo
La ejecución de este algoritmo está dividida en dos partes:

La preparación de los datos, los nombres, apellidos y número de identificación se
extraen y se adaptan a las reglas indicadas, logrando con esto una adecuación
sintáctica y fonética que contribuya a que la comparación sea más efectiva.

Comparación, esta etapa combina la ubicación de nombres y apellidos de la segunda
tabla y efectúa un análisis para establecer que tanto se parecen las dos cadenas
comparadas.
Nota: el algoritmo estará bajo la administración de la Dirección de Información y Tecnología,
sujeto a mejoras con el fin de encontrar la mayor cantidad de coincidencias, garantizando que
el cruce de datos sea la más confiable posible.
3.
Reglas o combinaciones:
•
•
•
•
Tabla 1 y Tabla 2: Fuentes o bases de datos comparadas
N: Nombres (los números 1 y 2 hacen referencia a las fuentes de origen)
A: Apellidos (los números 1 y 2 hacen referencia a las fuentes de origen)
F: Fecha de nacimiento (los números 1 y 2 hacen referencia a las fuentes de origen)
Orden
Tabla1
Tabla2
Tabla1
Tabla2
Tabla1
Tabla2
Tabla1
Tabla2
1
N1
N1
N2
N2
A1
A1
A2
A2
2
N1
N1
A1
A1
A2
A2
3
N1
N1
N2
N2
A1
A1
4
N1
N1
N2
N2
A2
A2
5
N1
N1
6
N1
N1
7
8
N1
N2
A1
A1
A2
A2
N2
N2
A1
A1
A2
A2
N2
N1
A1
A1
A2
A2
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Fecha
Nacimiento
Orden
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Tabla1
Tabla2
Tabla1
Tabla2
Tabla1
Tabla2
Tabla1
Tabla2
9
N1
N1
N2
N2
A1
A2
A2
A1
10
N1
N1
N2
N2
A1
A2
11
N1
N2
N2
N1
A2
A1
12
N1
N2
N2
N1
A1
A2
A2
A1
13
N1
A1
N2
A2
A1
N1
A2
N2
14
N1
A2
N2
A1
A1
N2
A2
N1
15
Tabla1 concatenado (N1y N2 y A1 y A2) – Tabla2 concatenado (N1 y N2 y A1 y A2)
Fecha
Nacimiento
16
A1
A1
A2
A2
F1=F2
17
A1
A2
A2
A1
F1=F2
18
A1
A1
19
N1
N1
N2
F1=F2
N2
20
F1=F2
A2
A2
F1=F2
Actividad N° 3
A. CRITERIOS DE FOCALIZACIÓN Y PRIORIZACIÓN
De acuerdo con las normas establecidas por el Gobierno Nacional para la atención de la
población que es potencialmente beneficiaria de los servicios de atención de los programas del
Estado, correspondientes a ejecutar eficiente y eficazmente los recursos, la dirección de
Planeación y Control de Gestión, establece las siguientes directrices de Focalización y
priorización para los servicios de atención del ICBF, que de la mano con los Lineamientos
Técnicos y Lineamientos de Programación, orienten la atención y sirvan como insumo para la
asignación de recursos, dados los requerimientos de dichos servicios prestados a la
comunidad.
Es importante definir que la focalización y la priorización hacen parte del mismo proceso de
asignación de recursos, que son un instrumento y que se deberán aplicar de acuerdo con los
criterios establecidos para la atención de beneficiaros; por esto se definirá para el caso del
ICBF la Focalización como el proceso de identificación de población beneficiaria potencial,
dentro de los territorios donde el instituto tiene presencia, de acuerdo a las características
específicas de dicha población y la Priorización como el proceso de elegibilidad e ingreso de la
población de acuerdo con los parámetros establecidos por el ICBF en cada una de las
Modalidades del Servicio Público de Bienestar Familiar, una vez se haya implementado el
esquema de focalización.
Conforme a lo anterior, se establecen los siguientes criterios de focalización:
FOCALIZACIÓN ICBF 2014
La población a focalizar dentro de los proyectos misionales del ICBF, se atenderá en relación al
grado de vulnerabilidad identificado por los mismos dentro de la normatividad vigente, así:
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1. Población víctima del conflicto armado (De acuerdo con lo establecido por la Ley 387 de 1997,
la Sentencia Constitucional T-025 de 2004 y la ley 1448 de 2011)
2. Población vulnerable – UNIDOS
3. Población en condición de Pobreza Extrema – SISBEN III
Y demás lineamientos técnicos administrativos vigentes a la fecha para los servicios ICBF.
CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN 2014
Dentro de los parámetros de atención en las Modalidades del SPBF, prestados por el ICBF, se
requieren criterios de priorización que permitan - en el marco de la distribución y ejecución
eficiente del Gasto Público – la distribución eficaz de los recursos, por lo que la intervención de
dichos servicios debe enfocarse en un orden que permita atender a la población vulnerable, en
busca de una atención equitativa.
Con este objeto se desarrollaron los Lineamientos Técnicos y los Lineamientos de
Programación 2014, que brindaran criterios de orientación de la elegibilidad, inclusión y
atención.
Al igual que en los criterios de focalización, se deberá tener en cuenta que la prioridad de la
atención está dada de la siguiente forma:
1. Población víctima del conflicto armado (De acuerdo con lo establecido por la Ley 387 de 1997,
la Sentencia Constitucional T-025 de 2004 y la ley 1448 de 2011)
2. Población vulnerable – UNIDOS
3. Población en condición de Pobreza Extrema – SISBEN III
Teniendo en cuenta que dentro de los criterios de elegibilidad e inclusión, de acuerdo con lo
establecido en los Lineamientos Técnicos, la prioridad de ingreso adicionalmente se debe
enfocar en los grupos:
a.
b.
c.
d.
e.
Población en Situación de Discapacidad
Población Afrodescendiente, Comunidad Negra, Palenquera y Raizal
Comunidades Indígenas
Pueblo Rrom
Otros
De igual manera se deberá contemplar de manera transversal el Modelo de Enfoque diferencial
del ICBF, de acuerdo con lo establecido en la Resolución interna No. 2000 de 2014
Para el caso de restablecimiento de derechos no aplica criterio de focalización ni priorización:
Se atiende por demanda, la ley obliga a atender a todos los niños, niñas y adolescentes con
derechos inobservados, amenazados o vulnerados, incluidos los diferentes grupos étnicos
reconocidos.
5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): Ciento sesenta (160) días, contenido
en el tiempo que dure la operación de los programa durante la vigencia.
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6. PRODUCTO: Base de datos de los beneficiarios atendidos como resultado de la vinculación por
medio de la focalización.
7. DEFINICIONES:
Focalización: la Ley 715 de 2001, en el artículo 76, y la Ley 1176 de 2007, en el artículo 24,
definen la focalización como el “proceso mediante el cual se garantiza que el gasto social se
asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable”. Es también un instrumento básico para
lograr que determinados programas destinados a grupos específicos lleguen efectivamente a la
población escogida como objetivo, en este caso la población en condición extrema pobreza.
Bases de datos para la focalización: son listados en Excel que contienen la información de
identificación y de contacto de los potenciales beneficiarios de la población Víctima, SISBEN III,
Red Unidos, que el ICBF debe atender durante la vigencia. En ellos se debe registrar la gestión
por cada potencial beneficiario en las columnas de seguimiento establecidas por la Sede Nacional.
Columnas de seguimiento: son los campos en los insumos de focalización, que permiten
registrar y evidenciar las fechas y acciones para la búsqueda y vinculación de cada potencial
beneficiario
Línea Base del Registro Único de Víctimas RUV / (VIVANTO): La Unidad para la Atención y
Reparación Integral a la Víctima tiene como misión “atender y reparar integralmente a las víctimas
contribuyendo a la inclusión social y a la paz”. Como apoyo tecnológico a esa misión, nació
VIVANTO, un sistema de información cuyo objetivo final será el de integrar el ciclo de atención a
las víctimas junto con herramientas que permitan tener información actualizada, disponible,
confiable y segura, haciendo que el proceso de atención a las víctimas pueda dar resultados a
tiempo y basados en información veraz y confiable. VIVANTO es tecnología para la inclusión
social y la paz. Es una herramienta institucional que evoluciona el Sistema de Información de
Población Desplazada SIPOD y que la Unidad ha dispuesto para dar alcance a las necesidades
de acreditación de las personas en el Registro Único de Víctimas y la información que ha
gestionado y articulado la Red Nacional de Información en cuanto a las medidas de asistencia,
atención y reparación integral a las víctimas.
Base de datos Red Unidos: Antes conocida como la Red JUNTOS. Aunque continúa operando
bajo el mismo esquema y lineamientos de éste, ahora tiene nuevos elementos como la promoción
de la Innovación social y la participación comunitaria, bajo el marco de convergencia regional. La
misión de la Red UNIDOS es promover acciones coordinadas para reducir significativamente la
desigualdad y la pobreza extrema en Colombia; y su visión es que todos los colombianos tengan
las mismas capacidades y oportunidades para alcanzar la prosperidad.
SISBEN III: El Sisbén (Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas
Sociales) es el principal instrumento para la focalización individual. Este sistema fue diseñado por
el Gobierno Nacional para identificar a las familias potenciales beneficiarias de programas
Sociales.
Potencial Beneficiario: Persona que cumple con los diferentes criterios de focalización del ICBF,
definidos en los Lineamientos Técnicos.
Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF): El Sistema Nacional de Bienestar Familiar es
el conjunto de agentes, instancias de coordinación y articulación y de relaciones existentes entre
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éstos para dar cumplimiento a la protección integral de los niños, niñas y adolescentes y el
fortalecimiento familiar en los ámbitos nacional, departamental, distrital, municipal. Art. 2 Decreto
936 de 2013
Tablero de Control: Es una herramienta que permite medir el desarrollo de una organización. En
el caso del ICBF, mide a los Macroprocesos y Procesos organizacionales derivados de su misión
Institucional, además de ser la principal fuente de información del Plan de Gestión Integral -PGI.
El tablero de control sirve de insumo para el seguimiento a los indicadores de plan de acción, del
PII, de los objetivos SIGE, Líneas de Política DAFP y en general para mostrar el avance y alarmas
frente a la Gestión y resultados del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
a) CONPES 100 de 2006
b) CONPES 117 de 2008
c) Resolución 490 de 2013: los valores de referencia de puntos de corte del SISBEN III para
priorizar la atención serán los establecidos en el Artículo 1° de dicha resolución. Sin embargo,
de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 4° de la misma Resolución los puntos de corte serán
los establecidos por los Lineamientos Técnicos y los Lineamientos de Programación.
d) Modelo de Enfoque Diferencial MD1.MPE1. Resolución 2000 de 2014
e) Resolución 11516 del 31 de diciembre 2013, mediante la cual se aprueban los
Lineamientos de Programación y de Ejecución de Metas Sociales y Financiera
vigencias 2014.
f) Lineamientos técnicos administrativos vigentes a la fecha para los servicios ICBF.
9. RELACIÓN DE FORMATOS:
 F1 PR5 MPE1 Bases de Datos Focalización
10. ANEXOS
Anexo 1
NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
Ítem
Modif.
Nombre del ítem
Descripción de la Actividad 2
actividad
Actividad 3
Descripción del Cambio
Se incorpora la actividad 2 en la actividad 1 como 1.4, por lo anterior
se reenumeran las actividades del procedimiento
Se le adicionaron las notas 3 y 4
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