Bibliotecas Escolares - INTEF - Ministerio de Educación, Cultura y
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Bibliotecas Escolares. Catalogación. 2012 Bibliotecas Escolares Formación en Red En este capítulo abordaremos cómo se cataloga un documento con ABIES y descubriremos las herramientas que ofrece la aplicación para simplificar de forma notable esta tarea. Definiciones El catálogo es el conjunto de ejemplares que tenemos introducidos en la base de datos, y que se supone corresponden a los documentos que tenemos en nuestra biblioteca. Se llama catalogación o proceso técnico al conjunto de operaciones que se realizan sobre cada documento que llega a la biblioteca y que se va a poner a disposición de las personas lectoras. Un registro bibliográfico contiene todos los datos correspondientes a la identificación, descripción física y descripción del contenido de un documento. Es único y los datos son los mismos para todos los ejemplares que tengamos del registro en cuestión. Un ejemplar es cada uno de los documentos asociados a un registro bibliográfico. Se completan los datos con otros particulares como: ubicación de ese ejemplar, tipo de documento según la política de préstamo, etc. Cada ejemplar tiene asignado un número automático que le identifica. Añadir un registro bibliográfico Para dar de alta un nuevo ejemplar, entramos en Catálogo y ahí en el botón Nuevo y se nos abre la ventana Consulta. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 1 Bibliotecas Escolares Formación en Red Esta ventana aparece para que podamos comprobar si el documento que queremos añadir ha sido anteriormente catalogado en nuestra biblioteca o en otra ya que si es así, sus datos se encuentran ya en el catálogo o en el depósito. Para tener esta opción es necesario que el depósito esté instalado y activo. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 2 Bibliotecas Escolares Formación en Red En el apartado Configuración de la aplicación y más concretamente en el apartado Enlace a datos se explica pormenorizadamente cómo se activan los depósitos. Si el registro se encontrase en el depósito, se recuperaría la información bibliográfica y solamente habría que añadir o modificar la información relativa al contenido del documento (para que sea coherente con el resto de la colección de nuestra biblioteca) y los datos correspondientes al ejemplar. Si el registro se encontrase ya en el catálogo, lo que tendríamos que hacer es incorporar un nuevo ejemplar. En este caso bastaría con incluir la información relativa al mismo. Por otra parte si definimos y activamos los valores por defecto nos facilitará la terea de la catalogación ya que estos valores aparecerán predefinidos al dar de alta nuevos registros. En el apartado Configuración de la aplicación y más concretamente en el apartado Opciones de ABIES se explica pormenorizadamente cómo se activan los valores por defecto. Recuperar un registro del depósito Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliográficos del depósito, se abre una ventana con la siguiente información: dónde se han localizado, cuántos son y la lista de títulos, acompañados del año de edición. Este último dato nos servirá para seleccionar el registro que coincida en mayor medida con el documento que queremos catalogar. Una vez seleccionado, se pulsa el botón Seleccionar Registro, que conduce a la ventana con los datos del documento y que nos permitirá comprobar si coincide el resto de los datos. Esta ventana está compuesta a su vez por tres pantallas a las que se accede pulsando en las tres pestañas de la parte superior: Datos principales: Contiene la información más relevante del documento, la más importante de cara a su descripción. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 3 Bibliotecas Escolares Formación en Red Datos adicionales: Contiene la información relativa a la descripción física del documento y a su contenido, así como su posible aplicación pedagógica. Datos del ejemplar: Contiene la información específica del ejemplar. Las dos pestañas anteriores serán comunes a todos los ejemplares de ese documento, pero ésta es propia y única para cada ejemplar. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 4 Bibliotecas Escolares Formación en Red Una vez recuperado el registro, tan sólo será necesario completar o modificar los Datos adicionales e introducir los Datos del ejemplar. Hay que recordar que algunos datos son obligatorios. Recuperar un registro del catálogo Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliográficos del catálogo, se abre la misma ventana que en el caso de que dichos registros hubieran sido recuperados del depósito. La única diferencia es que en la parte superior aparecerá señalada la opción Catálogo y, junto a ella, la cantidad de registros recuperados. El resto de la información y de las operaciones a efectuar es similar: se selecciona el documento que coincide con el que se quiere catalogar y se pulsa el botón Seleccionar Registro, que conduce a la ventana con los datos del documento. Sin embargo, en este caso tan sólo sería necesario introducir los Datos del ejemplar. Por último, se pulsa Aceptar. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 5 Bibliotecas Escolares Formación en Red Crear de completa un registro bibliográfico Como hemos visto, si queremos dar de alta un documento en el catálogo debemos comenzar por comprobar si está incluido en el depósito o en el catálogo. Recordemos que esto se realiza desde menú Catálogo.... Nuevo. Cuando hayamos comprobado en la ventana de consulta que el documento no está registrado pulsaremos sobre el botón cancelar y accederemos a una ventana de registro bibliográfico vacía. Aparece una ventana con tres pestañas: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 6 Bibliotecas Escolares Formación en Red Datos principales: Tiene la información más relevante del documento, la más importante de cara a la descripción del documento. Datos adicionales: Contiene la información relativa a la descripción física del documento y a las materias y utilidades pedagógicas del documento. Datos del ejemplar: Contiene la información específica del ejemplar. Las dos pestañas anteriores serán comunes a todos los ejemplares de ese documento, pero esta es propia y única para cada ejemplar. En este punto tendremos que proceder a rellenar los campos con los datos correspondientes. No es necesario rellenar todos, sino que es conveniente establecer previamente unos criterios en los que se indique qué información se va a introducir y cuál se va a ignorar. No siempre el registro más completo es el más útil, puesto que mucha de la información contenida puede no ser significativa ni para el profesorado ni para el alumnado de un centro educativo. Para evitar el esfuerzo de introducir información inútil se puede optar por ignorar los campos que se consideren superfluos. En cualquier caso, los registros son siempre modificables, pudiéndose completar, corregir o mejorar en el futuro. La manera de rellenar los datos del registro bibliográfico es muy sencilla. Basta con introducir la información oportuna en cada campo. En caso de duda se sitúa el cursor en el campo y se pulsa la tecla F1, para que el programa muestre la ayuda contextual con una aclaración de la información que contiene ese campo. También se debe tener en cuenta que en algunos campos no se puede teclear la información directamente, sino que hay que seleccionar el dato correspondiente de una lista controlada. Este es el caso de los siguientes campos: Autor, Tipo de documento, Editorial, Materias, Aplicación Pedagógica, País, Lengua, CDU y Tipo de ejemplar. Pestaña de datos principales: Contiene la información más relevante del documento, la más importante de cara a su descripción. 1. Tipo de documento: ABIES presenta por defecto la opción Libro. Si deseamos catalogar otro tipo de documento, desplegaremos el cuadro y seleccionaremos la opción adecuada. Si no se encuentra en la lista se puede hacer clic en el botón que aparece al lado de la lista y añadirlo. Podemos determinar el valor por defecto desde las opciones del programa. Libro. Para libros en uno o varios volúmenes, folletos y otros impresos en papel (estén o no publicados). También para colecciones de estampas, obras de música y atlas geográficos, siempre que contengan texto. Vídeo. Para películas cinematográficas y videograbaciones. Grabación sonora. Para discos, cintas, casetes, etc. Documento gráfico. Para los siguientes tipos de materiales: cartográficos (mapas y planos, globos, bloques-diagramas, cortes de terreno, etc.) gráficos opacos (estampas, grabados, dibujos, fotografías, carteles, etc.) gráficos proyectables (diapositivas, transparencias, etc.) multimedia Artículo. Para colaboraciones de autor en publicaciones periódicas. Archivo de ordenador. Para archivos de programas y/o datos sobre soporte óptico o magnético. Año de publicación: Escribiremos en el primer recuadro el año de publicación del documento en cifras arábigas y con cuatro dígitos. Si se trata de una obra en volúmenes que han sido publicados en distintos años, escribiremos el año de publicación del primer volumen en el primer recuadro y el año de publicación del último volumen en el segundo recuadro. Si la obra está en curso de publicación, escribiremos el año de publicación del primer volumen en el primer recuadro y 9999 en el segundo recuadro. Si desconocemos el dato solicitado, dejaremos ambos recuadros en blanco. Autor/Otros autores: El campo Autor no es repetible, es decir, admite un solo nombre. Determinaremos quién es el autor principal y lo escribiremos en el campo Autor. Escribiremos los restantes nombres en el campo Otros autores. ABIES no permite escribir directamente en estos recuadros. Tenemos que activar la pantalla auxiliar y elegir el tipo de autor: persona, entidad o congreso. El programa nos muestra una lista de nombres. Escribiremos las primeras letras del apellido de la persona, o del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 7 Bibliotecas Escolares Formación en Red nombre de la entidad o congreso que deseemos consignar como autor y el programa nos situará, dentro de la lista alfabética, en la posición solicitada. Seleccionaremos el autor si ya existe o lo crearemos, si no está en la lista, utilizando los recuadros correspondientes. Al validar la catalogación, el nombre se incorporará automáticamente a la lista. 2. Persona: Escribiremos el nombre en su propio idioma, empezando por el apellido o apellidos seguido(s) del nombre. En caso de autores que usan distintos nombres (nombre propio y seudónimo, por ejemplo), elegiremos el más conocido o el que aparece con más frecuencia y lo utilizaremos siempre para identificar a esa persona en los campos Autor y Otros autores; así evitará la dispersión de sus obras bajo entradas distintas. Por ejemplo: Unamuno, Miguel de Azorín García Lorca, Federico En caso de autores que no tengan apellidos, el elemento inicial será el nombre propio, seguido del sobrenombre y las adiciones necesarias en cada caso. Por ejemplo: Alfonso X, Rey de España Juan Pablo II, Papa Tomás de Aquino, Santo Este campo no es repetible, por lo que si hay varios autores, aquí se pondrá el principal y el resto en el campo Otros autores. Para escribir, activaremos la lista de autores y lo elegimos. Si no estuviera podemos crearlo y se incrementa a la lista alfabética con el siguiente formato: Apellidos. Nombre del autor principal. El nombre del autor constituye el encabezamiento principal, apareciendo en el código de barras y en el tejuelo. Si no se consigna, el encabezado principal será el título. Si el documento tiene uno, dos ó tres autores principales (con responsabilidad de la misma categoría), en el campo Autor se escribe el primero y el resto en Otros autores (junto a otros posibles responsables, como el autor de la edición literaria, el prólogo, etc.). Estos constituyen los encabezamientos secundarios. Si la obra es anónima no se rellena el recuadro Autor, sino el de Otros autores con los datos del editor literario o de las personas con otro tipo de responsabilidad. Así, el encabezamiento principal se habría hecho por el título y en la Signatura (pantalla Datos del ejemplar) se borraría el recuadro correspondiente al autor quedando constancia visible de su anonimato. En el caso de una antología que recoge obras de diferentes autores se procede igual que en el caso anterior. 3. Entidad: El autor puede ser una organización, empresa, institución, organismo público, etc. Por lo general se trata de publicaciones de carácter administrativo, obras que tratan de las actividades y/o recursos de una entidad, obras que recogen el pensamiento colectivo de la misma, etc. Por ejemplo: memorias de actividades o planes de acción, disposiciones legales, reglamentos, catálogos de recursos, el proyecto educativo y curricular de un centro... Escribiremos el nombre de la entidad en Autor sólo cuando sea evidente que la obra es fruto de su actividad colectiva. En caso de duda, o si figura en la portada un autor personal, mencione la entidad en Otros autores. Escribiremos el nombre de la entidad siempre de la misma manera, es decir, normalizado, de acuerdo con los siguientes criterios: En el idioma oficial de la entidad: Fundación Germán Sánchez Ruipérez Unesco Con geográfico aclaratorio si el nombre no es distintivo y puede confundirse con otro: Biblioteca Nacional (España) Si la entidad es un organismo dependiente de la administración central, autonómica, provincial o local, se precede del nombre del territorio sobre el que ese organismo ejerce su jurisdicción: España. Ministerio de Educación y Cultura Cataluña. Generalidad Madrid. Ayuntamiento 4. Congreso: El autor puede ser una entidad de carácter temporal, como un congreso, exposición, etc. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 8 Bibliotecas Escolares Formación en Red Escribiremos el nombre del congreso en Autor si se catalogan las actas oficiales. Si se cataloga una ponencia presentada a un congreso por una persona, escribiremos el nombre del ponente en Autor y el nombre del congreso en Otros autores. Escribiremos los nombres de congresos ajustándose al siguiente formato: Nombre formal del congreso Número de orden, si existe, siempre en cifras arábigas y en forma ordinal Año de celebración, también en cifras arábigas y con cuatro dígitos Lugar de celebración, en español cuando exista traducción Encuentro de Cuadrillas (2º. 1985. Almería) 5. Título: Escribiremos el título tal como aparezca en la portada o equivalente: Angelina o El honor de un brigadier Cat on a hot in roof El sombrero de tres picos 150 años de enseñanza media Si existe un subtítulo y/o información complementaria sobre el título, escriba éste en el campo Resto de título precedido por dos puntos (:) Resto de título: El subtítulo, que unas veces figura en la portada con letra más pequeña, otras entre paréntesis; otras después de dos puntos. Resto de portada: Escribiremos los nombres de las personas o entidades responsables del contenido del documento. Escribiremos tal y como aparezcan en la portada o equivalente, incluyendo las palabras que se refieran a la función desempeñada por cada responsable. Cuando la responsabilidad indicada sea de distinta naturaleza, separaremos los nombres por punto y coma (;). 6. Lugar de publicación: Escribiremos el nombre de la localidad donde tenga su sede la editorial, tal como figure en la publicación. Si figuran varias sedes, escribiremos la más destacada tipográficamente o la primera, seguida de [etc.]. ABIES no permite repetir este subcampo. Por ejemplo: London [etc.] Si no figura el lugar de publicación, pero sabemos con certeza cuál es, lo escribiremos entre corchetes. Si desconocemos por completo este dato, o si se trata de un documento no publicado, escribiremos [S.l.], abreviatura de sine loco. El lugar de publicación no debe confundirse con el lugar donde tenga su sede el impresor, que también suele constar en el documento. Tendremos en cuenta que el lugar mencionado en este campo no puede estar en contradicción con el país indicado al final de la pantalla de Datos adicionales. 7. Año de edición: Pondremos el año de edición. 8. Editorial: Seleccionaremos el nombre del editor comercial. Si no se encuentra en la lista presentada por Abies, deberemos añadir la nueva editorial suprimiendo las palabras Editorial, Ediciones,... cuando tengan valor puramente indicativo: Anaya multimedia Editorial católica Edelvives Si figuran varios editores, escribiremos el más destacado tipográficamente o el primero, seguido de [etc.]. ABIES no permite repetir este subcampo. Por ejemplo: Ministerio de Educación y Cultura [etc.] Si no figura el nombre del editor, o si se trata de un documento no publicado, escribiremos [s.n.], abreviatura de sine nomine. 9. Edición nº: Escribiremos el número de la edición que se cataloga, en cifras arábigas ordinales y con las abreviaturas necesarias, indicando si ha sufrido variaciones respecto de las anteriores: 4ª ed. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 9 Bibliotecas Escolares Formación en Red 4ª ed. correg. y aum. 2ª ed., 4ª reimp. Si se trata de la primera edición, no es necesario cumplimentar este campo. 10. Colección y número: Escribiremos el título de la serie o colección, omitiendo el término colección si tiene sólo valor indicativo: El barco de vapor Biblioteca de autores españoles Si en la obra figura -además de la serie- una subserie, escribiremos ésta a continuación del título de la colección, separada por punto (.): Coral. Serie azul Si la obra forma parte de dos series independientes, elija la más significativa. ABIES no permite repetir este campo. Escribiremos el número de orden de la obra dentro de la serie o de la subserie, en cifras arábigas y omitiendo las abreviaturas que puedan acompañarlo. Si en la obra figuran dos números, uno correspondiente a la serie y otro a la subserie, elija este último (siempre que haya mencionado la subserie en el recuadro anterior). ABIES no permite repetir este subcampo. Pestaña de Datos adicionales: Contiene la información relativa a la descripción física del documento y a su contenido, así como su posible aplicación pedagógica. Aquí nos permite añadir descriptores para poder localizar documentos. Prestar atención a la inclusión en estas solapas de descriptores de materia y de la CDU a los documentos. 1. Nº de páginas: Escribiremos el nº de páginas o el nº de volúmenes (si es más de uno), con la abreviatura correspondiente: 285 p. 3 v. Ejemplos: Si coexisten en un documento secuencias distintas de paginación, las escribiremos en el orden en que aparezcan, respetando la numeración arábiga o romana. Utilizaremos la abreviatura de página (p.) para hojas impresas/numeradas por ambas caras, y la de hoja (h.) para hojas impresas/numeradas solo por una cara: XXV, 315 p. 5 h., 43 p. 1 carpeta 2 h. pleg. 1 vídeocasete (VHS) (52 min.) 3 CD (72,80,97 min.) 1 globo 1 mapa en relieve 2 dibujos 1 álbum (138 fot.) 50 diapositivas Archivo de ordenador 4 CDs 2. Dimensiones: altura del libro en cm. En caso de otros soportes ver la ayuda de ABIES. 3. Otra información: Indicaremos la presencia de ilustraciones (usando la abreviatura correspondiente) y de cualquier material suelto (disquete, mapa plegable, diapositivas, folleto...) que acompañe al descrito en el recuadro anterior, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 10 Bibliotecas Escolares Formación en Red precedido del signo más (+) 4. Materias (Descriptores): Indicaremos mediante descriptores el contenido del documento. ABIES no permite escribir directamente los descriptores. Activaremos la pantalla auxiliar, en la que el programa le muestra una lista de descriptores. Escribiremos las primeras letras del término buscado en el recuadro Texto de búsqueda y el programa le situará en la posición solicitada. Seleccionaremos cada una de las opciones adecuadas y haga clic en Aceptar para introducir cada una de ellas. Por ejemplo: Animales Plantas Montañas España Si no encontramos el término buscado, probaremos con un sinónimo o con un término un poco más general. También podemos crear descriptores que, al validar la catalogación del registro, son incorporados automáticamente a la lista de autoridades. Sin embargo, recordaremos que los descriptores constituyen un vocabulario limitado y controlado, por lo que la creación de nuevos términos debe hacerse con la máxima precaución: no hay que crear nunca sinónimos de los términos que aparecen en la lista, ni términos vacíos o poco significativos, ni términos de significado ambiguo. De esta forma garantizaremos una recuperación más eficaz de la información. En registros capturados pueden aparecer términos que no son descriptores, tales como encabezamientos de materias, nombres propios de personas u organizaciones, nombres propios geográficos, etc. No es necesario que los modifiquemos o adaptemos pues el programa ya ha realizado la validación individual de los términos. Por ejemplo: Iglesia Católica-España-Historia 5. Aplicación pedagógica: Indicaremos aquí la etapa y ciclo del sistema educativo para la que recomienda la obra que está catalogando. También podemos indicar si el documento es susceptible de ser utilizado como material curricular en alguna de las áreas curriculares, materias comunes u optativas y/o temas transversales de cada etapa. ABIES no permite escribir directamente las aplicaciones pedagógicas. Activaremos la pantalla auxiliar, en la que el programa muestra una lista de las etapas, con sus ciclos y asignaturas. Escribiremos las primeras letras del nombre de una etapa en el recuadro Texto de búsqueda y el programa nos situará en la posición solicitada. Seleccionaremos las opciones adecuadas y haremos clic en Aceptar para cada una de ellas. Por ejemplo: Educación Primaria: Tercer Ciclo Educación Primaria: Conocimiento del Medio Si el documento que catalogamos se destina a otros tipos de lectores (profesores, directivos del centro, padres de alumnos, orientadores...), o si se desea utilizar otras categorías de destinatarios, puede crearlas desde el módulo Auxiliares o desde el botón Nuevo que aparece en esta pantalla al lado del texto de búsqueda. Al validar la catalogación, serán incorporadas automáticamente a la lista. La CDU (Clasificación Decimal Universal) Seleccionaremos la notación de la Clasificación Decimal Universal que mejor exprese el contenido o tema principal del documento. ABIES no permite escribir directamente en la CDU. Abriremos la ventana de selección de CDU y seleccionaremos la opción más adecuada. Podemos ver las subramas de los distintos niveles haciendo clic en el signo (+) que aparece a la izquierda de cada uno de ellos. También podemos buscar el valor deseado introduciéndolo en el recuadro de búsqueda y haciendo clic en el botón anejo. Recordaremos que la CDU nos servirá para colocar el documento en las estanterías: una notación es, por tanto, suficiente. Si selecciona más de una, o si ha importado un registro con más de una notación, el programa tomará solamente la que aparezca en primer lugar para formar la signatura. La tabla que ofrece el programa es una versión muy simplificada de la CDU, adaptada a centros de Primaria y Secundaria. Dado que ABIES permite seleccionar la notación de cualquier nivel de los mostrados, lo haremos en función de las necesidades de nuestra biblioteca. Utilizar una subclase solamente está justificado cuando existe una cierta cantidad de documentos que se pueden encuadrar en ella. Si necesitamos utilizar otras notaciones más complejas o, sencillamente, distintas de las aquí propuestas, utilizaremos para elaborarlas la edición abreviada de la CDU. Tomaremos de la tabla que nos muestra el programa la notación más parecida y la completaremos o modificaremos después en el recuadro Signatura de la pantalla Datos de los ejemplares. Con el fin de adecuar a su Centro la CDU presentada por defecto, podemos editar/borrar las entradas por debajo del primer nivel haciendo uso de los botones Nuevo valor y Borrar valor seleccionado. 6. País y Lengua: Podemos determinar el valor por defecto desde las opciones del programa. Podemos seleccionar el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 11 Bibliotecas Escolares Formación en Red país desplegando la lista y buscando la opción adecuada. Abies mantiene esta lista normalizada de países accesible desde el módulo Auxiliares por si hay necesidad de añadir o modificar algún país. En documentos reimpresos o reproducidos, elija el país donde se ha realizado la reproducción. En documentos grabados, el país de la empresa de grabación. En documentos no publicados, el país donde el documento ha sido elaborado. De la misma forma actuaremos con el apartado Lengua 7. Depósito legal: Transcribiremos el código tal como figure en el documento, omitiendo las siglas D.L.: MU-900-1997 El número de Depósito legal es asignado a cada publicación por las Delegaciones provinciales del D.L. en España. Se compone de tres elementos: uno o dos caracteres alfabéticos que indican la provincia donde se ha producido el documento número correlativo cuya secuencia se inicia con el año natural y termina con el mismo cuatro cifras que indican el año 8. ISBN: Transcribiremos el ISBN tal como figure en el documento, omitiendo las siglas ISBN: 84-8143-020-X El ISBN (International Standard Book Number o Número Internacional Normalizado para Libros) es un número asignado por las Agencias Nacionales del ISBN a cada publicación. Este número distingue las sucesivas ediciones de una obra, incluso las distintas encuadernaciones de una misma edición. Las obras en varios volúmenes suelen tener un ISBN para la obra completa y un ISBN distinto para cada volumen. El ISBN se compone de diez dígitos agrupados en cuatro elementos separados por guiones (-). Los tres primeros codifican datos como lengua o país de publicación, editor comercial, etc. El último elemento es un dígito de control que puede ser un número del 0 al 9 o una X. El ISBN puede llevar calificadores (aclaraciones referentes al editor, encuadernación, nº de volumen, etc.). Desde el 1 de enero de 2007 el número del ISBN pasa de tener diez dígitos a trece, agrupados en cinco bloques separados por guiones (-) o espacios. A partir de entonces el ISBN se precede del 978 que identifica el producto libro, el 84 es España, después el código de la editorial, el del libro y el de control. 9. Notas: Escribiremos aquí aquellas informaciones que puedan resultar útiles al lector y no queden reflejadas en otros campos. Redactaremos de modo claro y conciso. Si cataloga un artículo de revista, haga constar en este campo los datos del ejemplar que contiene el artículo, en el orden y con la puntuación del ejemplo. Ejemplo: En la revista: Caudal. Badajoz. (1992), n. 5 ; p. 32-34 Pestaña de Datos del ejemplar: Escribiremos los datos correspondientes a cada ejemplar del documento que hemos catalogado. Si indicamos que hay más de un ejemplar, ABIES despliega una tabla en la que presenta los datos básicos de cada uno (asignados automáticamente por el programa). Nos situaremos sucesivamente sobre cada ejemplar y rellenaremos el resto de los datos correspondientes a él en la parte inferior de la pantalla. Contiene la información específica del ejemplar. Las dos pestañas anteriores serán comunes a todos los ejemplares de ese documento, pero ésta es propia y única para cada ejemplar. Abies permite especificar el número de ejemplares que van a ser catalogados con los datos bibliográficos introducidos en las solapas anteriores. Abies asigna un número de ejemplar distinto a cada documento. En esta última solapa es importante especificar el tipo de cada ejemplar (normal, restringido...), pues ello determinará el tiempo que cada ejemplar puede estar en préstamo según se especificó al establecer la política de préstamos. También podemos especificar el número de registro de cada documento. 1. Nº del ejemplar: Número que figura en la etiqueta de código de barras que identificará a cada ejemplar de un documento en la fase de circulación (préstamos). Este número suele venir acompañado de una letra de control (por ejemplo: 000001R). Es un número interno que asigna el programa a cada ejemplar para identificarlo en la fase de préstamos. Deberá figurar tal cual en la portada del libro, bajo el nº de registro. Es muy importante para imprimir después el código de barras, el tejuelo, realizar los préstamos, etc. ABIES permite especificar el número de ejemplares que van a ser catalogados con los datos bibliográficos introducidos en las solapas anteriores asignando un número de ejemplar distinto a cada uno de ellos. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 12 Bibliotecas Escolares Formación en Red 2. Nº de registro: Escribiremos el número de registro del ejemplar. Hay que recordar que: Ejemplares idénticos de una obra deben llevar distinto número de registro puesto que este número contabiliza el total de documentos -no de títulos- que existen en la biblioteca. Distintos volúmenes o partes de una obra deben llevar un mismo número de registro. ABIES requiere registrar cada volumen como si fuera un ejemplar (lo que es conceptualmente incorrecto) con el fin de poder editar un código de barras distinto para cada volumen y así hacer posible el préstamo de volúmenes sueltos. No obstante, los volúmenes deben llevar un único número de registro pues constituyen una sola obra. 3. Fecha de alta: Fecha en que se realiza la catalogación. 4. Tipo de ejemplar: ABIES obliga a cumplimentar este campo. Desplegaremos la lista y seleccionaremos la opción adecuada. Las opciones han sido previamente definidas en la pantalla de Política de préstamos. 5. Ubicación: Utilizaremos este campo si el fondo se localiza en espacios diferenciados. Abies mantiene una lista auxiliar de ubicaciones. 6. Procedencia: Indicaremos si el ejemplar se ha recibido por donación, canje o compra. Si se obtiene por donación o canje, podemos mencionar la persona o institución que lo envía. Si se obtiene por compra, podemos indicar el nombre de la librería y el número de fecha de la factura. ABIES mantiene una lista de procedencias. 7. Comentarios: Indicaremos cualquier observación sobre el ejemplar, por ejemplo el estado de conservación (si se advierte deterioro, si falta algún elemento, si se ha reencuadernado, etc.) 8. ISBN: En el caso de volúmenes o partes de una obra figurará un ISBN de la colección completa y un ISBN para cada volumen. Introduciremos aquí este último ISBN y reservaremos el primero para el campo del mismo nombre de la pestaña Datos adicionales del fondo. 9. Signatura: Código de localización del documento. ABIES lo compone con la primera notación CDU, las tres primeras letras del campo Autor y las tres primeras letras del campo Título (excepto artículos). Estos datos pueden modificarse si se utiliza un sistema de clasificación u ordenación distinto de la CDU o cuando se requieran notaciones diferentes a las ofrecidas por las tablas del campo CDU ofrecidas por ABIES. 10. Importe: coste del documento 11. Moneda: la de adquisición. Vamos a explicarlo con un ejemplo: Supongamos que tenemos que catalogar el siguiente documento: PORTADA: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 13 Bibliotecas Escolares Formación en Red VERSO DE PORTADA: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 14 Bibliotecas Escolares Formación en Red Vamos rellenado los datos uno a uno. Nos encontraremos con algunos campos que no podemos rellenar y tenemos que seleccionar de una lista Si no existe el dato podemos crearlo nuevo o borrar uno existente Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 15 Bibliotecas Escolares Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Formación en Red INTEF 16 Bibliotecas Escolares Formación en Red En caso de duda sobre la información que hay que introducir en un campo determinado, se coloca el cursor en dicho campo y se pulsa la tecla F1 para que se despliegue la ayuda contextual, con las explicaciones oportunas. Una vez introducidos y validados los datos (Pulsando Aceptar), se puede pasar a otro ejemplar, o bien dar por concluida la catalogación. Capturar registros de Internet Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 17 Bibliotecas Escolares Formación en Red Además del depósito ABIES y del depósito auxiliar, que están instalados en el propio ordenador, se pueden obtener registros bibliográficos de otras bibliotecas para incorporar al depósito auxiliar. Aunque es posible acceder a infinidad de catálogos de bibliotecas a través de internet, Abies tan sólo permite la incorporación de registros que se ajusten al formato IBERMARC o MARC 21, por lo que el número de catálogos útiles se reduce considerablemente. Hay distintas modalidades para la consulta de los catálogos disponibles en Internet. Estas son dos de ellas: Cliente Z3950. El estándar Z3950 permite consultar los catálogos de las bibliotecas que lo utilizan, independientemente de la estructura interna de los registros. Es necesario tener instalado en el equipo un programa que actúe como cliente Z3950. En el CD de distribución de Abies se incluye uno denominado Z-Pista, que dispone de su propio manual para aprender su configuración y manejo. Es necesario actualizar los servidores. Vía Web. Por medio del navegador se accede a un OPAC que permite consultar el catálogo de una biblioteca. Cada catálogo presentará su propio interfaz y sus opciones de búsqueda. Para aprender el manejo del cliente Z3950 se puede recurrir al manual de Z-Pista. Respecto a los catálogos en formato web o accesibles por terminal remoto, un usuario con cierta soltura en el manejo de Internet podrá hacer búsquedas bibliográficas sin dificultad. En el ámbito español hay dos catálogos accesibles vía web que pueden ser considerados como los más interesantes para obtener registros en una biblioteca escolar: Catálogo en línea de la Biblioteca Nacional http://www.bne.es/es/Catalogos/ Rebeca: Catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas Públicas del Estado http://www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/index.html Supongamos que deseamos catalogar el libro con ISBN 978-84-675-5113-6 y que no se encuentra en los depósitos locales. Catalogar desde la Biblioteca Nacional Accedemos a la web de l Biblioteca Nacional http://www.bne.es/ (Es necesario desbloquear los elementos emergentes para la página de la BN). En el menú elegimos.... Catálogos y dentro de este menú ... Consultar el catálogo Imagen de la Web ventana catálogo Podemos hacer la búsqueda en modo Búsqueda simple: Imagen de la Web ventana búsqueda simple O Búsqueda avanzada: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 18 Bibliotecas Escolares Formación en Red Imagen de la Web búsqueda avanzada Si sólo vamos a buscar un libro, seguiremos este proceso. Una vez localizado el libro, pulsamos en Guardar: Imagen de la Web ventana guardar un libro localizado A continuación pinchamos sobre Guardados: Imagen de la Web ventana de guardados Y en la siguiente pantalla elegimos como tipo de salida Marc 21 y después Ver/Descargar Imagen de la Web Ver/Dercargar un libro Obtenemos lo siguiente: Imagen de la Web ventana con la información de la búsqueda Seleccionamos todo y lo copiamos ((Botón derecho ... Copiar) A continuación lo importamos al depósito auxiliar de ABIES, utilizando la opción Importar desde el portapapeles de Windows. Al finalizar el proceso nos facilita un número de lote para que posteriormente podamos localizarlo con el fin de borrarlo si lo creemos procedente. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 19 Bibliotecas Escolares Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Formación en Red INTEF 20 Bibliotecas Escolares Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Formación en Red INTEF 21 Bibliotecas Escolares Formación en Red Si vamos a buscar varios fondos, hacemos las diversas búsquedas individuales y vamos pulsando guardar. Cuando ya tenemos todos los que queremos, pulsamos sobre guardados y obtenemos: Imagen catálogo BNE Eligiendo el formato de salida y pulsando Ver/Descargar llegamos a esta ventana y seleccionamos todo: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 22 Bibliotecas Escolares Formación en Red Una vez seleccionado todo .... Copiar y lo pegamos en el Bloc de notas (Inicio/Programas/Accesorios/Bloc de notas) y lo guardamos con un nombre. Para su importación al depósito de ABIES, procederemos como antes pero ahora al importar la opción será Importar desde archivo y seleccionaremos el archivo txt guardado anteriormente. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 23 Bibliotecas Escolares Formación en Red También se pueden descargar registros a través del servidor z39.50 que tiene la Biblioteca Nacional que permite la descarga para cualquiera que desee hacerlo y disponga de un cliente z39.50. Nombre del servidor: sigb.bne.es Puerto: 2200 Bases de datos soportadas: Unicorn Catalogar desde la Biblioteca REBECA Cogemos el mismo libro ISBN: 978-84-675-5113-6 Abrimos la página de Rebeca http://www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/index.html Imagen de la página de Biblioteca REBECA Vamos a Buscar en Rebeca y introducimos los datos, en nuestro caso el ISBN que es lo más preciso y cómodo. Hacemos Clic en Buscar Imagen de la página de Bilbioteca REBECA Nos aparece el libro buscado, lo elegimos y ....Descargar seleccionados Imagen de la página de Bilbioteca REBECA Nos aparecen dos ventanas para guardar nuestro archivo en el lugar deseado. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 24 Bibliotecas Escolares Formación en Red Ahora que ya lo tenemos a buen recaudo podemos proceder a importarlo al depósito de ABIES. También podemos importarlo desde el portapapeles de Windows, para ello al tener buscado el ejemplar. Accedemos a él haciendo doble clic y en la pantalla que nos aparece elegimos Ibermarc y nos aparecen la descripción del libro en ese formato y seleccionamos todos los datos y los copiamos (Botón derecho ... Copiar). Ya lo tenemos en el portapapeles de Windows para su importación al depósito. Imagen de la página REBECA Imagen de la página REBECA/ IMBERMARC Imagen de la página REBECA Para importarlo a depósito de ABIES procederemos de la misma manera que en el caso de importar desde la Biblioteca Nacional explicado anteriormente. Desde Rebeca también podemos importar de otras dos maneras Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 25 Bibliotecas Escolares Formación en Red A través del Servidor Z39.50 de REBECA Para este acceso es necesario disponer de conexión a Internet y de un programa cliente Z39.50. Por ejemplo Z-Pista. Datos necesarios para acceder al servidor: Nombre del servidor: rebeca.mcu.es. Puerto: 210. Base de datos: absysrebeca. A través del DVD-ROM de REBECA DVD-ROM en entorno Windows. La última actualización disponible es: 11ª marzo 2010. Se puede solicitar desde los centros rellenado un formulario que nos facilitan en la página web. Imprimir etiquetas El último proceso de la catalogación es imprimir el tejuelo y el código de barras. Ambas opciones se ejecutan desde el menú Catálogo El tejuelo es la etiqueta que se coloca en el lomo del documento, con la signatura topográfica. Gracias a ella se determina fácilmente en qué lugar físico se encuentra el ejemplar. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 26 Bibliotecas Escolares Formación en Red En la ventana que se abre se debe: 1º.- Seleccionar el intervalo de los ejemplares que se quieren imprimir (desde todos los ejemplares a números aislados). 2º.- Seleccionar el modelo de etiqueta. Si no está definido, es necesario crearlo. Esto se explica en detalle en el manual de Abies. 3º.- Posición de inicio, o etiqueta en la que se empieza a imprimir. Hay que tener presente que las secuencia de impresión es de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Y esta es la previsualización Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 27 Bibliotecas Escolares Formación en Red El código de barras es la etiqueta que contiene el código de ejemplar en el formato de barras que se puede leer automáticamente con un lector apropiado. Facilita las tareas de préstamo y devolución de ejemplares. Esta etiqueta se puede colocar en diversas partes, pero se debe optar por una para garantizar uniformidad en todos los ejemplares. Los lugares habituales son: verso de la cubierta, portada, verso de portada, última hoja y contracubierta. En la ventana que se abre se debe: 1º.- Seleccionar el intervalo de los ejemplares que se quieren imprimir (desde todos los ejemplares a números aislados). 2º.- Seleccionar el modelo de etiqueta. Si no está definido, es necesario crearlo. Esto se explica en detalle en el manual de Abies. 3º.- Posición de inicio, o etiqueta en la que se empieza a imprimir. Hay que tener presente que las secuencia de impresión es de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Y esta es la previsualización Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 28 Bibliotecas Escolares Formación en Red Actividades Actividad 1: Valores por defecto Definir y activar para cada categoría los valores por defecto que mejor se adapten a las características de la biblioteca. Como orientación, presentamos los valores por defecto más lógicos. En el caso de que alguno de los valores propuestos no sea adecuado para la biblioteca del centro concreto, se puede introducir el valor que se considere más conveniente. Fondos: 1. Tipo de fondo: Libro 2. País: España 3. Lengua: Español Ejemplares 1. 2. 3. 4. Tipo de ejemplar: Normal Ubicación: Sala principal Procedencia: Adquisición Moneda: Euros Lectores 1. Tipo de lector: Alumno 2. Localidad: X 3. Provincia: X 4. Sexo: X Actividad 2: Incorporar nuevos ejemplares. Recuperar registro bibliográfico del depósito Catalogar los siguientes documentos, que están incluidos en el depósito: DOCUMENTO A: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 29 Bibliotecas Escolares Formación en Red DOCUMENTO B: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 30 Bibliotecas Escolares Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Formación en Red INTEF 31 Bibliotecas Escolares Formación en Red Actividad 3: Crear registro bibliográfico Crear el registro bibliográfico de los siguientes documentos: LIBRO: CD Rom Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 32 Bibliotecas Escolares Formación en Red Actividad 4: Prácticas de catalogación: Catalogar veinte documentos de la biblioteca. Tienen que cumplirse las siguientes condiciones: Al menos habrá dos tipos de documentos (libros, CD, vídeos, CD-ROM, ...). Habrá ejemplares de todos los tipos. Tiene que haber documentos con más de un ejemplar. Se practicarán todas las posibilidades: añadir ejemplares de un fondo, borrar ejemplares, eliminar un fondo, y por último, modificar los valores de un registro bibliográfico. Actividad 5: Impresión de tejuelos y códigos de barras: Definir los modelos de etiquetas que se están utilizando en la biblioteca. Si actualmente no se emplean Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 33 Bibliotecas Escolares Formación en Red etiquetas, utilizar algún modelo que se tenga a mano en el centro. Imprimir después los tejuelos y códigos de barras para los documentos catalogados en las actividades anteriores. Actividad 6: Captura de registros en Internet Obtener de Internet e importar al depósito auxiliar los siguientes registros bibliográficos. Posteriormente se catalogará un ejemplar de cada documento: ISBN 978-970-731-122-0 (Buscar en BNE) ISBN 978-84-08-10582-4 (Buscar en REBECA) El libro Excusas para no pensar: cómo nos enfrentamos a las incertidumbres de nuestra vida de Eduardo Punset. Obra colocada bajo licencia Creative Commons Attribution Share Alike 3.0 License Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 34
