MODIFICATORIA 2 ADICION No. 2 Y

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Y CONTRACTUAL
MODIFICACIÓN Y ADICIÓN No. 2 -PRÓRROGA No. 1 AL
CONTRATO
PRINCIPAL DE OBRA PÚBLICA 016-2013
LICITACIÓN PÚBLICA
F1.: PA01-PR01
Fecha versión: 18/09/2012
MODIFICATORIA 2 ADICION No. 2 Y PRÓRROGA No 1 CONTRATO DE OBRA
PÚBLICA No. DNDA 016-2013 SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
Y CONSORCIO AP
Entre los suscritos a saber GIANCARLO MARCENARO JIMÉNEZ, mayor de edad,
vecino de esta ciudad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 79.232.368 de
Bogotá, en su calidad de Director General de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, nombrado
mediante Decreto No. 1420 del 02 de Julio de 2013 y acta de posesión de fecha 15
de julio de 2013, debidamente facultado para celebrar contratos de acuerdo con el
Artículo 11 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 734 de
2012 y en concordancia con el Artículo 5o. del Decreto 2041 de 1991 y Decreto 4835
de 2008, quien para efectos de este contrato se denominará LA DIRECCIÓN, por
una parte, y por la otra GONZALO ENRIQUE QUINTANA VARGAS, mayor de edad,
vecino de la ciudad de Bogotá, identificado con cédula de ciudadanía No.
79.425.517 de Bogotá, actuando en nombre y representación del CONSORCIO AP,
Nit No. 900.621.521-5, conformado por ALINCA LTDA., NIT No. 860.530.147-8,
sociedad legalmente constituida mediante escritura pública No. 552 de la Notaría 27
de Bogotá del 6 de febrero de 1986, inscrita el 4 de marzo de 1986 bajo el No.
186375 del libro IX; e INGENIEROS PROYECTAR S.A.S Nit. No.900.498.361-6,
inscrita como pequeña empresa, legalmente constituida mediante documento
privado de Asamblea de Accionistas del 10 de febrero de 2012, inscrita el 10 de
febrero de 2012 bajo el No. 01606332 del libro IX; consorcio vigente por el término
del contrato y un año más, todo lo cual se acredita con el documento de constitución
del consorcio y los certificados de existencia y representación legal que se anexan al
presente documento, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA quienes
acuerdan celebrar la presente adición No. 2 y prórroga No.1 al contrato principal de
obra pública No. DNDA 016-2013, previas las siguientes CONSIDERACIONES: 1)
Que el día 30 de mayo de 2013 la Dirección Nacional de Derecho de Autor suscribió
el contrato de obra No. DNDA 016-2013 con el CONSORCIO AP, que tiene por
objeto: “EL CONTRATISTA se obliga para con la DNDA, a todo costo y por el
sistema de precios unitarios fijos sin fórmula de reajuste, a la adecuación de su sede
ubicada en el piso 17 del edificio centro de comercio internacional (calle 28 No. 13 A15), y la construcción de salas de conciliación y arbitraje, la cual debe incluir: a) obra
civil para la modificación y adecuación de la planta arquitectónica actual, b)
adecuaciones de la red estructurada de voz, datos categoria 5e, eléctrica regulada y
eléctrica normal, red hidráulica, mobiliario y demás necesidades que surjan durante
la ejecución de la obra. c) incluir mano de obra, materiales y mobiliario, de acuerdo
con la descripción, especificaciones y demás condiciones establecidas en el pliego
de condiciones y sus anexos, y la propuesta presentada por EL CONTRATISTA,
todo lo cual hace parte integral de este contrato”. 2) Que el valor del contrato inicial
fue la suma de TRESCIENTOS CUARENTA Y SIETE MILLONES DOSCIENTOS
SESENTA Y UN MIL TRECE PESOS CON 49/100 ($ 347.261.013,49) M/CTE,
incluido el AIU, IVA y el IVA sobre la utilidad. 3) Que con ocasión de la ejecución del
contrato se evidenció la necesidad de realizar ajustes a los conceptos y cantidades
de obra, necesarios para la cabal ejecución del objeto contractual, de conformidad
1
T:\2013\E-4 Compras\E-4.1 Lic Publica\E-4.1.2 Servicios\E-4.1.2.1 Mantenimiento\INV DEF LICPUB OBRA CIVIL Marzo 22-2013\ADICIONES CONTRATO DE OBRA Ago-13\ADICION MODIFICATORIA 2
Sept 6-13\5 CONTRATO ADICION 2 OBRA JPEM Sept 11-13.doc
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con los diseños aprobados en el proyecto, generándose mayores cantidades de obra
y obras adicionales, las cuales se detallan en el cuadro anexo del presente
documento modificatorio. 4) Que la contratación entendida como un instrumento
para alcanzar los fines estatales y satisfacer el interés público, hace que la
administración se encuentre facultada para buscar soluciones técnicas alternativas
frente a eventos no previstos y necesariospara la ejecución del objeto contractual. 5)
Que el 22 de agosto de 2013, se suscribió la Modificación y Adición No. 1 al contrato
de obra No. DNDA 016-2013, por la suma de TREINTA Y CINCO MILLONES
SETECIENTOS VEINTICUATRO MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS
CON 92/100 ($35.724.986,92) M/CTE, incluido el AIU y el IVA sobre la utilidad. 6)
Que de conformidad con la Cláusula Primera del contrato 016-2013 establece en el
Parágrafo Segundo que las cantidades de obra previstas en el formato
“Discriminación de la propuesta económica”, son aproximadas y están calculadas
según las necesidades estimadas del proyecto objeto del contrato, razón por la cual
se podrán aumentar, disminuir o suprimir durante la ejecución de la obra. EL
CONTRATISTA está obligado a ejecutar las mayores cantidades de obra que
resulten necesarias para la ejecución del objeto contractual a los mismos precios
contenidos en el anexo “propuesta económica”, previa autorización por parte de la
INTERVENTORÍA. En caso de presentarse mayores cantidades de obra, estas
podrán compensarse mediante acta suscrita entre el interventor y el contratista, con
la supervisión de la DNDA. Cuando las mayores cantidades de obra implican el
aumento del valor del contrato, antes de ser autorizadas por parte de la
INTERVENTORÍA y ejecutada por parte del CONTRATISTA, será necesaria la
aprobación de la DNDA, quien la otorgará previa verificación de que exista
disponibilidad de recursos para cubrir el posible pago de las mayores cantidades de
obra. En este caso deberá procederse a la ampliación de las garantías de acuerdo a
lo previsto en las cláusula decima quinta del contrato principal en forma previa a la
ejecución de las cantidades de obra que impliquen un mayor valor. 7) Que durante la
ejecución del contrato se han realizado los comités de obra con la participación del
Consorcio AP, el interventor de la obra y funcionarios de LA DIRECCIÓN,
evidenciando la necesidad de adicionar el contrato principal por situaciones
sobrevinientes que solo pueden detectarse en la medida que avanza la obra. 8) Que
como consecuencia de la presente adición se hace necesario prorrogar el plazo de
ejecución del contrato de obra No. DNDA 016-2013 en dieciocho (18) días
calendario, es decir, hasta el 30 de septiembre de 3013 inclusive. 9) Que el
ingeniero JORGE HERNÁN SÁNCHEZ PINEDA actuando en calidad de interventor
externo según contrato No. DNDA 013 de 2013, atendiendo las obligaciones y
compromisos en los diferentes comités de obra. Allegó a LA DIRECCIÓN
comunicación radicada con el No. 1-2013-55789 del 05 de septiembre de 2013, el
cual corresponde a un informe consolidado donde expone los motivos por los cuales
se solicita prórrogar el término de ejecución del contrato, modificar y adicionar por
segunda vez atendiendo mayores y menores cantidades de obra e ítems no
previstos en el proyecto, lo cual se fundamenta así: a) Las salas de Conciliación y
arbitraje han necesitado de actividades adicionales no previstas dentro de las cuales
se encuentra el cableado especial y redes futuras para acceso a medios
audiovisuales y que son necesarios para el correcto funcionamiento y futura
coordinación de los equipos necesarios para grabado de video y sonido de las
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mismas y que la entidad gestiona actualmente en proceso de contratación como
elementos de suministro. b) Dentro de dichos medios audiovisulaes han sido
identificados aparte del grabado de sonido y video la reproducción de videos
probatorios y su interconexión tanto con el RACK’s existente como el RACK’s nuevo
y los equipos de red de las oficinas de funcionarios de planta de la DNDA, La
interconexión de Video Beam en puntos no contemplados en los diseños iniciales
pero necesarios para el buen funcionamiento de la sede; actividades que son
dispendiosas, no estaban contempladas en el presupuesto inicial de las obras y que
requieren para su ejecución de un tiempo adicional al contractualmente establecido.
c) Las consideraciones planteadas en los literales a y b del anterior numeral y las
mayores cantidades de obra no previstas, hacen necesario dar el aval por parte del
interventor de la obra para la solicitud de prórroga por diecisite (17) días calendario
ante la entidad contratante. d) Adicional a la comunicación de exposición de motivos
que origina la modificación y adición 2 y prórroga 1 al contrato No. DNDA 016-2013,
se anexa un cuadro resumen adicional 1 con mayores y menores cantidades de obra
identificando cada actividad que afecta el anexo técnico del proceso y adición 2
detallando ítems no previstos, actividades que solo se han identificado en la medida
que está avanzando la ejecución de la obra, solicitando a su vez aprobación por
parte de LA DIRECCIÓN de la modificatoria y adición No. 2 al contrato de obra No.
DNDA 016-2013 suscrito con el CONSORCIO AP para realizar dichas actividades,
acompañado de la solicitud de prórroga suscrita por el CONTRATISTA, hasta el 30
de septiembre de 2013. 10) Que los supervisores del contrato de interventoría
externa designados por la Dirección General, que compete a la Coordinadora del
Grupo de Compras y Coordinador de la Unidad de Sistemas pusieron el informe a
consideración del Comité de Contratos y mediante acta No 060 del 06 de
septiembre de 2013 el informe y solicitud del interventor del contrato de obra Ing.
Jorge Hernán Sánchez Pineda, para modificar y adicionar por segunda vez y
prorrogar el término por primera vez, el contrato suscrito con el CONSORCIO AP,
teniendo en cuenta que para continuar con la obra deben atenderse las
eventualidades no previstas reflejadas en el informe del interventor y que es
necesario realizarlas para no afectar la finalidad del objeto contractual. 11) Que el
Comité de Contratos realizó un análisis por cada evento a adicionar y cada actividad
que a la fecha ha requerido mayores y menores candidades de obra, concluyendo
que la modificatoria y adición No. 2 y la prórroga No.1 son necesarias para ejecutar
el proyecto de tal manera que satisfaga las necesidades de la Entidad, pués actuar
de manera distinta puede comprometer especificaciones y normas técnicas y de los
trabajos. 12) Que el Comité de contratos mediante acta del comité No. DNDA 060
del 6 de septiembre de 2013, recomendó al Director General autorizar la adición
No.2 y prórroga No.1 del contrato de obra pública No. DNDA 016 suscrito el 30 de
mayo de 2013, entre la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR y el
CONSORCIO AP., para lograr el cumplimiento del fin contractual y suplir la
necesidades de la Entidad en cuanto a este servicio corresponde, adicionando el
contrato en la suma de $7.961.274,27 de tal manera que satisfaga las necesidades
de la Entidad de conformidad con el contenido y alcance del proyecto. 13) Que para
amparar el Proceso de Contratación, la Entidad expidió el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal número 5613 de 2013, el cual fue adicionado el 09 de
agosto de 2013 en la suma de $7.961.274,27 para cubrir la presente adición No. 2
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de conformidad con el informe del interventor del contrato de obra de fecha cinco (5)
de septiembre de 2013, aprobado por LA DIRECCIÓN. Este valor incluye AIU e IVA
sobre la utilidad y todos los demás impuestos tasas y contribuciones a que hubiere
lugar, con cargo al proyecto de inversión que fue aprobado por el Departamento
Nacional de Planeación mediante la ficha BPIN No. 2011-01100-0222, rubro
presupuestal 520. “ADMINISTRACIÒN ATENCIÓN CONTROL Y ORGANIZACIÓN
INSTITUCIONAL”, que en el numeral 6 del proyecto contiene la actividad
relacionada con la adecuación de salas de arbitraje y conciliación para dotar a la
Entidad de una herramienta dentro del sistema judicial para proteger la propiedad
intelectual, los derechos de autor e industrias creativas a nivel nacional. 14) Que las
partes declaran que la modificación se realiza dentro del plazo de ejecución. 15) Que
la presente adición se encuentra dentro de lo establecido en el parágrafo del artículo
40 de la Ley 80 de 1993, que establece la posibilidad de adicionar los contratos
estatales hasta el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. 16) Que por lo
anteriormente expuesto, las partes acuerdan celebrar la presente modificación y
adición No. 2 y prórroga No. 1 al CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 016-2013 de
fecha 30 de mayo de 2013, en las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA.
Modificar el anexo No. 12 Anexo Técnico de la Propuesta del CONTRATISTA,
documento que forma parte integral del contrato de obra DNDA-016 de 2013, en el
sentido de disminuir los ítems que se relacionan como tal, en el acta de mayores y
menores cantidades de obra e ítems no previstos, presentado por el interventor del
contrato de fecha 05 de septiembre de 2013 y radicado con el No. 1-2013-55789 el
cual contine un cuadro resumen consolidado de adición 1 con mayores y menores
cantidades de obra identificando cada actividad que afecta el anexo técnico del
proceso y adición 2 detallando ítems no previstos y que constan en el acta del
Comité de contratos del 6 de septiembre de 2013, todo lo cual surge con la
identificación de obligaciones, compromisos y necesidades en los comités de obra
semanales que se realizan en la ejecución de la obra. El cuadro resumen
consolidado con los ítems no previstis forman parte integral del presente documento.
CLÁUSULA SEGUNDA. Modificar el anexo No. 12 Anexo Técnico de la Propuesta
del CONTRATISTA, documento que forma parte integral del contrato de obra DNDA016 de 2013, en el sentido de incluir mayores cantidades de obra e ítems
adicionales, presentado por el interventor del contrato de fecha 05 de septiembre de
2013 los cuales forman parte integral del presente documento y que como tal
corresponde al cuadro actualizado por el interventor con mayores y menores
cantidades de obra donde identifica cada actividad que afecta el anexo técnico del
proceso y adición 2 detallando ítems no previstos. CLÁUSULA TERCERA. Modificar
la cláusula segunda del contrato de obra DNDA-016 de 2013, en el sentido de
adicionar el valor del contrato en la suma de SIETE MILLONES NOVECIENTOS
SESENTA Y UN MIL DOSCIENTOS SETENTA Y CUATRO PESOS CON 27/100
($7.961.274,27), incluÍdo el AIU y el IVA sobre la utilidad, correspondiente al valor de
la modificación y Adición No 2. PARAGRAFO PRIMERO. OBRAS ADICIONALES,
OBRAS COMPLEMENTARIAS Y MENORES CANTIDADES DE OBRA OBJETO DE
LA ADICION AL CONTRATO PRINCIPAL. (Ver anexo detallado Modificatoria y
adición 2 validado por el interventor del contrato de obra y el contratista). En los
cuadros 1,2,3,4 y 5 Consignados a continuación, se presenta el resumen de los
valores totales así:
4
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CUADRO No 1: Condiciones contractuales vigentes según Acta Modificatoria y Adición No 1
VALOR TOTAL
SUB TOTAL COSTOS DIRECTOS
$ 332.107.180,38
10%
Administración
$ 33.210.718,04
3%
Imprevistos
$ 9.963.215,41
2%
Utilidad
$ 6.642.143,61
IVA del 16%
Sobre Utilidad
$ 1.062.742,98
A.I.U. = 15%
TOTAL COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS MODIFICACIÓN Y ADICION 1
$ 382.986.000,41
CUADRO No 2: Condiciones Contractuales Mayores Cantidades de Obra.
VALOR TOTAL
SUB TOTAL COSTOS DIRECTOS
A.I.U. = 15%
$ 16.831.793,65
10%
Administración
3%
Imprevistos
$ 504.953,81
2%
Utilidad
$ 336.635,87
IVA del 16% Sobre
Utilidad
TOTAL COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS MAYORES Y MENORES
CANTIDADES DE OBRA
$ 1.683.179,37
$ 53.861,74
$ 19.410.424,44
CUADRO No 3: Condiciones Contractuales Menores Cantidades de Obra.
VALOR TOTAL
SUB TOTAL COSTOS DIRECTOS
A.I.U. = 15%
$ 17.188.156,58
10%
Administración
3%
Imprevistos
$ 515.644,70
2%
Utilidad
$ 343.763,13
IVA del 16% Sobre Utilidad
TOTAL COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS MAYORES Y MENORES
CANTIDADES DE OBRA
$ 1.718.815,66
$ 55.002,10
$ 19.821.382,16
CUADRO No 4: Condiciones Contractuales Items Nuevos No Previstos.
VALOR TOTAL
$ 7.260.000,00
SUB TOTAL COSTOS DIRECTOS
A.I.U. = 15%
10%
Administración
$ 726.000,00
3%
Imprevistos
$ 217.800,00
Utilidad
$ 145.200,00
IVA del 16% Sobre Utilidad
$ 23.232,00
2%
TOTAL COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS ITEMS NUEVOS NO
$ 8.372.232,00
5
T:\2013\E-4 Compras\E-4.1 Lic Publica\E-4.1.2 Servicios\E-4.1.2.1 Mantenimiento\INV DEF LICPUB OBRA CIVIL Marzo 22-2013\ADICIONES CONTRATO DE OBRA Ago-13\ADICION MODIFICATORIA 2
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F1.: PA01-PR01
Fecha versión: 18/09/2012
PREVISTOS
CUADRO No 5: CUADRO RESUMEN MODIFICACIÓN Y ADICIÓN No 2
VALOR MODIFICACION Y ADICION No 1
$ 382.986.000,41
TOTAL CANTIDADES MAYORES
$ 19.410.424,44
TOTAL CANTIDADES MENORES
$ 19.821.382,16
TOTAL ITEMS NO PREVISTOS
$ 8.372.232,00
VALOR ADICIONAL 2
VALOR FINAL DEL CONTRATO (INCLUYE ADICION 1 Y
ADICION 2)
$ 7.961.274,27
$ 390.947.274,68
CLÁUSULA CUARTA. FORMA DE PAGO. El valor de la presente adición se pagará
en las condiciones establecidas en la cláusula cuarta del contrato de obra No. DND 016 de 2013. CLÁUSULA QUINTA. Modificar la cláusula sexta del contrato de obra
No. DNDA 016-2013, en el sentido de ampliar el plazo en diecisiete (17) días
calendario, la cual quedará de la siguiente manera: “CLAUSULA SEXTA. PLAZO
DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El plazo máximo para la ejecución de las obras
objeto del presente contrato es de tres (3) meses y diecisiete (17) días calendario,
contados a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, término dentro del
cual el contratista deberá realizar la revisión, pruebas y realización de acciones
correctivas necesarias para el perfecto cumplimiento del objeto contractual. No se
aceptará como justificación de prórrogas las relativas al sitio y condiciones propias
de ejecución del contrato, ni transporte de materiales al sitio de la obra, ni
condiciones climatológicas, por cuanto el contratista asume tales riesgos con la
aceptación de la propuesta económica, incluida en su oferta. Si por circunstancias
imputables al contratista resulta necesaria la ampliación del plazo de ejecución de la
obra, éste asumirá y pagará a la DNDA el valor de la interventoría durante el mayor
tiempo de ejecución que ello implique; para el efecto la DNDA podrá hacer efectivo
el pago con cargo a las sumas que el adeude al CONTRATISTA. Lo anterior, sin
perjuicio de la imposición de las demás sanciones contractuales previstas y de las
acciones que pueda interponer la DNDA para la indemnización de los perjuicios que
tales circunstancias le generen. PARÁGRAFO PRIMERO. Para la suscripción del
acta de inicio será necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) El
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento del contrato; b) El otorgamiento
y entrega por parte del CONTRATISTA y la aprobación por parte de la DNDA, de las
garantías previstas en el presente contrato, c) El cumplimiento por parte de EL
CONTRATISTA de todas las obligaciones previstas en el pliego de condiciones; d)
La presentación por parte del contratista y la aprobación por la interventoría, de que
todo el personal dispuesto para la ejecución del contrato se encuentra afiliado a los
sistemas de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales, incluso los
trabajadores independientes, y que los pagos de las cotizaciones respectivas se
encuentran al día. PARÁGRAFO SEGUNDO. La obra objeto del presente contrato
deberá ejecutarse en el plazo establecido de conformidad con la programación de
obra suministrada por EL CONTRATISTA. CLÁUSULA SEXTA. EL CONTRATISTA
se obliga para con la DNDA a modificar la garantía única que ampara el contrato
principal de manera que cubra el valor y el plazo adicionados, tal como lo establece
la cláusula décima cuarta del contrato principal en los literales a), b), d) y e). Se
aclara que no se reajustará la póliza relacionada en el literal c) porque no se pactó
anticipo para la adición del contrato principal. La modificación deberá ser entregada
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Fecha versión: 18/09/2012
a la DNDA dentro de los tres días hábiles siguientes a la firma del presente
documento. CLÁUSULA SÉPTIMA. EL CONTRATISTA con la suscripción del
presente adición No 2 y prórroga No. 1 al contrato de obra pública No. DNDA 0162013, manifiesta su aceptación a la ampliación del plazo y los valores unitarios de
los ítems pactados, los cuales fueron previamente concertados con la interventoria,
por lo tanto, la presente adición y prórroga no afectan económicamente el contrato.
CLÁUSULA OCTAVA. El presente documento se perfecciona con la firma de las
partes y la aprobación de la modificación de las garantías por parte del Director
General. CLÁUSULA NOVENA. Las demás cláusulas del contrato principal que no
son objeto de modificación en este documento continúan vigentes. En constancia se
firma en Bogotá, D.C, a los once (11) días del mes de septiembre de 2013.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR LOS SUSCRITOS
POR LA DIRECCIÓN
POR EL CONTRATISTA
GIANCARLO MARCENARO JIMÉNEZ
C.C. # . 79.232.368 de Bogotá
Director General
GONZALO E. QUINTANA VARGAS
C.C. # 79.425.517 de Bogotá
Representante Legal
CONSORCIO AP
7
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