Norma - Redescomm

Título:
NORMA PARA CODIFICAR, APROBAR Y DIFUNDIR DOCUMENTOS NORMATIVOS
Código:
Fecha de emisión:
Fecha de revisión:
Número de revisión:
Página:
N-CAL-002
Enero-07
Marzo-09
3
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J-30377047-9
NO VIGENTE AL IMPRIMIR
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Esta norma define la conformación del código para los documentos normativos que se elaboran
como parte del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Redescomm, con el fin de asegurar el
control de estos documentos según lo requerido en la Norma ISO 9001:2008 y los niveles de
aprobación de los mismos; así como los lineamientos para su distribución y difusión a los usuarios
correspondientes.
Esta Norma es de aplicación por el Coordinador de Calidad y por todo el personal de la empresa
que genera documentos normativos del SGC.
2. PARTICIPANTES
Ma. Carolina Goncalves
Coordinación de Calidad
Nelly Contreras
Asesor Externo
Cesidio Bruno
Asesor Externo
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FONDONORMA-NVF-ISO
“Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”
“Norma
para
estructurar,
elaborar
y
redactar
9001: 2008
documentos
normativos”
“Norma para revisar y actualizar documentos normativos”
N-CAL-001
N-CAL-003
4. DEFINICIONES
Copia controlada:
Es aquella copia de un documento normativo sobre la que se mantiene
seguimiento y control tanto en físico como en electrónico, identificada en
físico con el sello “Copia controlada”
Firmas de aprobación
/
Presidencia
F-CAL-001
/
Coordinación de Calidad
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NORMA PARA CODIFICAR, APROBAR Y DIFUNDIR DOCUMENTOS NORMATIVOS
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Copia no controlada:
Es aquella copia en físico de un documento normativo, identificada con el
sello “Copia no controlada”, sobre la cual no se mantiene seguimiento ni
control.
Difusión:
Es, para efectos de esta norma, el conjunto de acciones realizadas para
informar y motivar el uso de un documento normativo por parte de los
usuarios, de manera organizada, didáctica y sistemática.
5. SIMBOLOS Y ABREVIATURAS
CPE:
Customer Premise Equipment- Equipos en el Lado del Cliente.
VPN:
Virtual Private Network-Red Virtual Privada.
BPO:
Business Process Outsourcing- Outsourcing de Procesos de Negocios
SAT:
Satelital
GUN:
Gerencia Unidad de Negocio
SGC:
Sistema de Gestión de la Calidad
6. CONDICIONES GENERALES
6.1.
A los fines de su control, todos los documentos normativos generados en el SGC serán
codificados, aprobados, distribuidos y difundidos de acuerdo a lo establecido en esta
norma.
6.2.
Se considerarán copias controladas en físico, únicamente las fotocopias del original
debidamente aprobado y sellado con el sello “Copia Controlada”.
6.3.
Los documentos normativos del Sistema que se encuentra en la Intranet se considerarán
como copias controladas en electrónico y estarán bajo el control del Coordinador de
Calidad.
Codificación de los documentos normativos
6.4.
El Coordinador de Calidad asignará el código a los documentos normativos que integran el
SGC, que sean elaborados por cualquiera de las áreas organizativas de la empresa.
6.5.
El código constará de tres posiciones separadas por guiones, con la siguiente estructura:
1ª posición
Identificará el tipo de documento normativo (norma, procedimiento, instrucción de trabajo o
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formato) a través de una letra N, P I o F:
Tipo de documento
Siglas
Tipo de documento
Siglas
Norma
N
Instrucción de Trabajo
I
Procedimiento
P
Formato
F
2ª posición
Identificará el proceso al cual se encuentra asociado el documento normativo.
Proceso
Siglas
Proceso
Siglas
Gestión de Operaciones
OPE
Gestión de Compras
COM
Gestión de Almacén y Logística
AYL
Gestión de Recursos Humanos
RHS
Gestión Financiera y Contable
FYC
Gestión de Seguridad y Salud Laboral
SSL
Gestión Estratégica
EST
Gestión de Calidad
CAL
En el caso de documentos normativos específicos de los subprocesos de la Gestión de
Operaciones los mismos serán identificados con las siguientes siglas:
Sub-Proceso
Siglas
Instalación/Soporte - Satelital
SAT
Instalación/Soporte - CPE/VPN
CPE
Instalación/Soporte - ABA
ABA
3ª posición
Identificará un número consecutivo para cada tipo de documento normativo, dentro de cada
proceso, conformado por tres dígitos comenzando por el 001; ejemplo:
F-CAL-001
Primera posición
Segunda posición
Tercera posición
Aprobación de los documentos normativos
6.6.
Todo documento normativo, para ser aprobado, deberá cumplir lo indicado en las normas:
“Norma para estructurar, elaborar y redactar documentos normativos” N-CAL-001, “Norma
para revisar y actualizar documentos normativos” N-CAL-003.
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6.7.
La aprobación de documentos normativos será tramitada por el Coordinador de Calidad, y
los niveles de aprobación serán los especificados en la Tabla1 “Niveles de aprobación de
los documentos normativos”.
6.8.
Todos los documentos normativos requerirán la aprobación de la Coordinación de Calidad,
como garante de esta función y del control de la documentación dentro del SGC.
6.9.
La Presidencia y la Gerencia General se reservarán el derecho de aprobar cualquier
documento normativo, en razón del carácter estratégico y/o impacto que dicho documento
pueda tener en el negocio; esta decisión será determinada por el Presidente, Gerente
General, el Coordinador de Calidad, y por el responsable del proceso al cual compete el
documento.
6.10.
Los formatos serán aprobados por los mismos niveles que aprueban el documento
normativo que los refiere.
Distribución de los documentos normativos
6.11.
Todos los documentos normativos vigentes, excepto los de procedencia externa, estarán
respaldados en la Intranet de la empresa como copia controlada en electrónico en el
directorio www.redescomm.com/intranet, según la siguiente estructura:
 Manual de la Calidad
 Manual de Descripciones de Cargo
 Manual de Gestión de la Calidad
 Manual de Procesos
 Manual de Operaciones
6.12.
El Coordinador de Calidad tendrá acceso a los documentos del SGC en la intranet para
lectura y modificación de los mismos. El resto del personal tendrá acceso sólo para lectura.
El Coordinador de Calidad deberá:
6.13.
Custodiar el original en físico de todo documento normativo vigente emitido por
Redescomm, C.A., así como el registro de su distribución como copia controlada, a
excepción del Manual de Descripciones de Cargo, cuyo original estará en custodia del
responsable de Recursos Humanos.
6.14.
Emitir para los usuarios copia controlada en físico para lo cuál deberá fotocopiar el original
del documento, sellarlo como copia controlada y llenar el registro correspondiente.
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6.15.
Custodiar el original en físico de la edición inmediata anterior a la vigente, sellada en cada
página con el sello “OBSOLETO”.
6.16.
Mantener un registro actualizado “Lista Maestra de documentos normativos (Internos) del
Sistema de Gestión de la Calidad” de los documentos normativos vigentes.
6.17.
Mantener en cada original de los manuales del SGC un registro actualizado “Lista de
distribución de documentos normativos” de las copias controladas de los manuales y de los
documentos normativos que se hayan distribuido en físico.
Copias controladas en físico:
6.18.
El Coordinador de Calidad llevará el control de distribución de las copias controladas en
físico de los documentos normativos, para lo cual deberá:
 Asegurar la correcta distribución a los usuarios de las copias controladas, de acuerdo con
la lista de distribución correspondiente, y actualizar el registro de emisiones en la “Lista
Maestra de documentos normativos (Internos) del Sistema de Gestión de la Calidad”.
 Asegurar la destrucción de las copias controladas de los documentos normativos que no
estén vigentes (obsoletos) y su desincorporación del servidor.
Copias controladas en electrónico:
6.19.
El Coordinador de Calidad llevará el control del acceso en electrónico de los documentos
normativos, para lo cual deberá:
 Tramitar ante la Gerencia de CPE/VPN la asignación al usuario de la clave para el acceso
a los documentos normativos ubicados en el servidor.
 Notificar al usuario la clave asignada y actualizar el registro de usuarios con acceso
autorizado.
Difusión de los documentos normativos
6.20.
Una vez emitido y distribuido un nuevo documento normativo se deberá realizar la difusión
del mismo dentro de un máximo de 5 días posterior a su distribución.
6.21.
La difusión de los documentos normativos deberá ser coordinada por el Coordinador de
Calidad y realizada por los responsables del área involucrada, quiénes deberán asegurar
que los asistentes han leído los documentos antes de la actividad de difusión.
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6.22.
El Coordinador de Calidad deberá:
 Generar un formato para registrar nombre y firma de los asistentes a la difusión, fecha,
documento(s) difundido(s) y nombre de la persona que realizó la difusión.
 Recopilar las observaciones y recomendaciones que se puedan presentar durante este
proceso, con el fin de ser analizadas y consideradas en su oportunidad.
6.23.
En el caso del personal que ingresa a la empresa, el Coordinador de Calidad deberá
asegurar que la persona reciba una inducción sobre el SGC y, en particular, sobre los
documentos normativos del sistema.
Manual de Descripciones de Cargo
6.24.
Cuando se requiera realizar modificaciones al Manual de Descripciones de Cargo, el
responsable de Recursos Humanos deberá:
 Distribuir las copias controladas; retirar y destruir las copias obsoletas.
 Solicitar a la Coordinación de Calidad, el sellado de la copia controlada cada vez que se
requiera distribuirla; y su registro, en los controles correspondientes.
 Entregar a la Coordinación de Calidad, el documento en electrónico para su incorporación
en la Intranet.
 Realizar la difusión de los cambios realizados de acuerdo a lo previsto en esta norma.
 Entregar a la Coordinación de Calidad, los documentos originales obsoletos para su
conservación y control previsto en esta norma.
6.25.
El responsable de Recursos Humanos deberá entregar copia controlada de las
descripciones de cargo correspondiente al personal de nuevo ingreso.
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7. ANEXOS
Tabla 1
Niveles de aprobación de los documentos normativos
PROCESO
Gerente
General
Gerente de
Administración
y Finanzas
Operaciones
Gerente
CPE/VPN
Gerente
SAT
Gerente
BPO

Gestión Estratégica
Coordinador
de
Calidad


Gestión de Calidad
Gestión de
Operaciones
Presidente

G.U.N. CPE/VPN

G.U.N. SAT

ABA







Gestión de Compras



Gestión de Almacén y Logística








Gestión de Recursos Humanos
Gestión Financiera y Contable
Gestión Seguridad y Salud Laboral

1 Delegado de Prevención y 1 Delegado por la Empresa del
Comité de Seguridad y Salud Laboral (CSSL)

8. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO
Ver el registro de los cambios realizados a este documento normativo en el anexo “Control de
cambios del documento normativo” F-CAL-002
F-CAL-001