2008085599 - Superintendencia Financiera de Colombia

CONTRALOR NORMATIVO, FUNCIONES, COMISIONISTAS DE BOLSA
Concepto 2008085599-002 del 13 de febrero de 2009.
Síntesis: El contralor normativo debe ser un profesional con conocimiento y experiencia
en el sector del mercado de valores y de la normatividad que lo regula. El contralor
normativo debe informar a la junta directiva, a la asamblea de accionistas, al
autorregulador y a la SFC, dentro del ámbito de su competencia, cualquier irregularidad
que pueda afectar el desarrollo del objeto social de la comisionista. Funciones y
procedimientos en el ejercicio del contralor normativo.
«(…) nos referimos a cada una de las inquietudes por usted formuladas ante esta
Superintendencia, en los siguientes términos:
Inquietud
“1. Requisitos que se deben acreditar para desempeñar el cargo de contralor normativo en
una sociedad comisionista de bolsa ¿Se requiere acreditar título profesional para el
efecto? ¿De qué profesiones se requiere acreditar título profesional para poder ejercer el
cargo de contralor normativo? ¿Qué otros requisitos es necesario cumplir para poderse
desempeñar como contralor normativo de una sociedad comisionista de bolsa?”.
Respuesta
Sobre el particular es preciso señalar que el artículo 21 de la Ley 964 de 2005 del mercado
de valores, no contempla como requisito para desempeñar el cargo de contralor normativo
que deba acreditarse un título profesional determinado.
Acerca de los requisitos que debe cumplir el contralor normativo, la citada norma señala
que “será una persona independiente nombrada por la junta directiva de la sociedad”.
En todo caso, se estima por parte de esta Entidad, que el contralor normativo debe ser un
profesional con conocimiento y experiencia en el sector del mercado de valores y de la
normatividad que lo regula, en particular en lo relacionado con la actividad de
intermediación de valores, los deberes y obligaciones que se exigen de las sociedades
comisionistas de bolsa en ejercicio de dicha actividad y con capacidad para adoptar
políticas, procedimientos y mecanismos que permitan verificar y controlar el cumplimiento
de dicha normatividad. Lo anterior, teniendo en cuenta las funciones contenidas en el
artículo 21 de la Ley del mercado de valores.
Inquietud
“2. Que informes o reportes se encuentra obligado por ley a elaborar y presentar el
contralor normativo? ¿A quién debe dirigir y presentar tales informes o reportes? ¿Con
qué frecuencia se deben elaborar y presentar dichos informes o reportes? ¿Debe el
contralor normativo presentar informes o reportes a la Superintendencia Financiera de
Colombia?”.
Respuesta
A efectos de atender su inquietud, es preciso señalar que en la medida en que el contralor
normativo es un órgano de control que fue previsto por la ley con el objeto de que la
participación de las sociedades comisionistas se adecuara al marco regulatorio del mercado
de valor es, dicha labor supone que este órgano debe elaborar y presentar los informes y
reportes que aseguren el cumplimiento de sus funciones.
A manera de ejemplo, y sin perjuicio de los demás que resulten necesarios para tal fin
consideramos pertinente mencionar los siguientes:
- Los necesarios para establecer los procedimientos para asegurar que se cumpla con las
leyes, reglamentos, estatutos y, en general, toda la normatividad y medidas internas de buen
gobierno corporativo, códigos de ética, buena conducta y transparencia comercial que
tengan relación con las actividades de la entidad;
- Aquellos a través de los cuales se proponga a la Junta Directiva el establecimientos de
medidas para asegurar comportamientos éticos y transparencia en las actividades
comerciales y personales de sus funcionarios y terceros relacionados, prevenir conflictos
de interés, garantizar exactitud y transparencia en la revelación de la información
financiera, evitar el uso indebido de información no pública;
- Aquellos a través de los cuales se informe y documente a la Junta Directiva de las
irregularidades que puedan afectar el sano desarrollo de la sociedad; y
- Los que se establezcan en los estatutos sociales.
Ahora bien, la ley no establece la periodicidad con que deben presentarse estos informes o
reportes. Sin embargo, del contenido de la norma se desprende que los mismos dependerán
de la situación de la sociedad comisionista en relación con el cumplimiento de la
normatividad que la regula.
Por tal motivo, en el evento en que se detecten irregularidades, éstas deberán ser
informadas de manera inmediata a la junta directiva.
Finalmente, debe resaltarse que en tanto el contralor normativo es un órgano de control
previsto por la ley para garantizar que la sociedad comisionista desarrolle su actividad en
condiciones de transparencia y seguridad, éste debe informar no solo a la junta directiva,
1 Exposición de motivos de la Ley 964 de 2005 del mercado de valores.
sino también a la asamblea de accionistas, al autorregulador y a la SFC, dentro del ámbito
de su competencia, de cualquier irregularidad que pueda afectar el desarrollo del objeto
social de la comisionista.
Inquietud
“3. De acuerdo con la ley 964 de 2005, con las disposiciones reglamentarias emitidas por
el gobierno nacional al respecto o por la Superintendencia Financiera de Colombia, que
mecanismos, procedimientos, técnicas o acciones debe ejecutar, realizar o desempeñar el
contralor normativo para dejar evidencia de las actividades desarrolladas para el
cumplimiento de sus funciones?”
Respuesta
La ley 964 de 2005 no define los mecanismos, procedimientos, técnicas o acciones que
debe ejecutar, realizar o desempeñar el contralor normativo para dejar evidencia de las
actividades desarrolladas para el cumplimiento de sus funciones.
En todo caso, teniendo en cuenta que sus funciones son objeto de supervisión, en la medida
en que son indispensables a efectos de garantizar que la sociedad comisionista de bolsa
desarrolle su objeto social atendiendo la normatividad que la regula, se estima por parte de
esta Entidad que serán idóneos los procedimientos o mecanismos que acrediten que en
efecto se dio cumplimiento de las funciones previstas en el referido artículo 21, esto es,
aquellos que permitan determinar que estableció los procedimientos idóneos y efectivos
tendientes a asegurar que tanto la sociedad como sus funcionarios cumplirán con las
normas que regulan su actividad; que propuso a la junta directiva las medidas indicadas en
el literal b) de la norma en comento, y que informó ante dicho órgano social de las
irregularidades que pudieron afectar el adecuado desarrollo del objeto social de la entidad.
Inquietud
“4. De acuerdo con la ley 964 de 2005, con las disposiciones reglamentarias emitidas por
el gobierno nacional al respecto o por la Superintendencia Financiera de Colombia que
documentos o papeles de trabajo debe elaborar el contralor normativo para dejar
evidencia de las actividades que encuentre necesario ejecutar para obtener y dejar
evidencia del cumplimiento de sus funciones?
Respuesta
La ley 964 de 2005 no define los documentos o papeles de trabajo que debe elaborar el
contralor normativo para dejar evidencia de las actividades que encuentre necesario
ejecutar para obtener y dejar evidencia del cumplimiento de sus funciones.
En todo caso, teniendo en cuenta que sus funciones son objeto de supervisión, en la medida
en que son indispensables a efectos de garantizar que la sociedad comisionista de bolsa
desarrolle su objeto social atendiendo la normatividad que la regula, se estima por parte de
esta Entidad que serán idóneos aquellos documentos que permitan demostrar que en efecto
el contralor normativo cumplió con cada una de las funciones previstas en el referido
artículo 21, esto es, que estableció los procedimientos idóneos y efectivos tendientes a
asegurar que tanto la sociedad como sus funcionarios cumplirán con las normas que regulan
su actividad; que propuso a la junta directiva las medidas indicadas en el literal b) de la
norma en comento, y que informó ante dicho órgano social de las irregularidades que
pudieron afectar el adecuado desarrollo del objeto social de la entidad.
Inquietud
“5. En qué consiste la función asignada al contralor normativo en el literal a) del artículo
21 de la Ley 964 de 2005, norma según la cual el contralor normativo debe “Establecer los
procedimientos para asegurar que se cumpla con las leyes, reglamentos, estatutos y, en
general, toda la normatividad y medidas internas de buen gobierno corporativo, códigos
de ética, buena conducta y transparencia comercial que tengan relación con las
actividades de la entidad”
“La anterior función se traduce en que el contralor normativo tiene como función la de
elaborar, diseñar, establecer y aprobar las políticas y procedimientos de control interno y
de gestión y control de riesgos, así como elaborar, diseñar, establecer y aprobar los
manuales de funciones, operativos y de procedimientos a los que se deberá someter la
sociedad comisionista de bolsa correspondiente y sus funcionarios en el desarrollo de las
actividades, operaciones y negocios que conforman el objeto social de la sociedad
comisionista? Si esto es así cuales son las obligaciones y responsabilidades de los
representantes legales y de la junta directiva frente al control interno, a la gestión y
control de riesgos y frente a la dirección y administración de la sociedad comisionista.
“O más bien, según el texto de la función transcrita lo que le corresponde al contralor
normativo de una sociedad comisionista de bolsa es la de establecer y ejecutar técnicas,
procedimientos o mecanismos para verificar el cumplimiento de leyes, reglamentos,
estatutos y demás disposiciones a las cuales les deba observancia la comisionista? Ruego
su respuesta y aclaraciones al respecto.
Respuesta
La función descrita en el literal a) del citado artículo 21 implica que el contralor normativo
debe diseñar e implementar mecanismos y procedimientos tendientes a asegurar que la
sociedad comisionista de bolsa y sus funcionarios se ajusten a las disposiciones que regulan
la intermediación de valores, teniendo en cuenta que dicha actividad constituye el objeto
social principal de dichas entidades.
Ahora bien, los procedimientos y mecanismos de que trata el citado literal a) deben estar
debidamente documentados y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de
Colombia.
Lo anterior, sin perjuicio de lo que dispongan los estatutos sociales de la sociedad
comisionista.
Inquietud
“6. En qué consiste la función asignada al contralor normativo en el literal c) del artículo
21 de la ley 964 de 2005, según el cual el contralor normativo de una sociedad
comisionista de bolsa debe “…Informar y documentar a la Junta Directiva de las
irregularidades que puedan afectar el sano desarrollo de la sociedad? ¿Obligatoriamente
el contralor normativo debe detectar irregularidades?”
Respuesta
En la medida en que el contralor normativo es un órgano de control, y que entre sus
funciones está la de establecer procedimientos y mecanismos idóneos y efectivos tendientes
a establecer si se está o no cumpliendo con la normatividad que regula las actividades de
intermediación de valores, dicho órgano debe analizar, evaluar, documentar y comunicar a
la Junta Directiva u órgano equivalente y al representante legal, cualquier situación de
incumplimiento de políticas y procedimientos internos de la entidad, leyes, regulaciones,
autorregulaciones, convenios, políticas de administración de riesgos o en general sobre
cualquier irregularidad que, dentro del ámbito de su competencia, pueda afectar en forma
material el sano desarrollo de la sociedad, su patrimonio, buen nombre o a sus clientes.
Ahora bajo la premisa de que los procedimientos de control deber ser idóneos y efectivos,
se debe concluir si existe una irregularidad dichos mecanismos deben permitir advertirla e
identificarla adecuadamente y de manera temprana. En tal caso se debe tener en cuenta que
la respuesta a su pregunta sería afirmativa es decir el Contralor Normativo SI debe estar en
capacidad de detectar las irregularidades siempre que se presenten, pues debe contar con los
medios idóneos para tal fin.
En este caso, el contralor debe informar de manera inmediata a la junta directiva de las
irregularidades que advierta.
(…).»