creación nuevas plantillas

CREACIÓN NUEVAS PLANTILLAS
¿Qué son Plantillas?
Las plantillas son formatos previamente definidos cuyo objetivo es brindar a quien lo utilice una
distribución o estructura definida que sirve para recolectar, ordenar y mostrar información o datos,
establece la estructura necesaria para determinar el contenido que se puede visualizar.
¿Qué es una Función?
Una función es una formula predefinida:
ELEMENTO
Suma
Promedio
Ejemplo.
1.
Suma
Rango de celdas que
toma para realizar el
calculo de la SUMA.
DESCRIPCIÓN
Calcula la suma de los números de las celdas especificadas.
Devuelve el promedio de los números de las celdas especificadas.
2.
Promedio
Rango de celdas
que se toma para
realizar el calculo.
¿Cuáles son los Tipos de Funciones que Maneja SIIGOADDIN?
En SIIGO AADDIN se encuentran tres tipos de funciones,
1. Funciones de Filtro: Estas funciones son:





Filtro Empresa
Filtro Año
Filtro Mes
Filtro Tipo Información
Filtro Unidad Moneda
Las cuales se visualizan en la pantalla principal:
2. Funciones de Nombre: Estas funciones son:




Nombre Mes
Nombre Tipo de Detalle
Nombre Tipo de Estadística
Nombre Tipo Información
Las cuales se visualizan en la siguiente ventana:
3. Funciones de SIIGO: Estas funciones son:











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
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
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














SIIGO Ejecución Contable
SIIGO Nombre Centro de Costos
SIIGO Nombre Subcentro de Costo
SIIGO Nombre Bodega
SIIGO Nombre Cuenta
SIIGO Nombre Empresa
SIIGO Nombre Tercero
SIIGO Nombre Ubicación
SIIGO Nombre País
SIIGO Nombre Ciudad
SIIGO Nombre Cobrador
SIIGO Nombre Línea de Inventario
SIIGO Nombre Grupo Inventario
SIIGO Nombre Vendedor
SIIGO Nombre Producto
SIIGO Presupuesto Contable
SIIGO Saldo Final Cuentas
SIIGO Saldo Inicial Cuentas
SIIGO Valor Contable
SIIGO Valor Contable 2
SIIGO Valor Crédito Cuentas
SIIGO Valor Cuentas
SIIGO Valor Debito Cuentas
SIIGO Valor Movimiento Cuentas
SIIGO Valor Terceros
SIIGO Valor Cuentas por Cobrar
SIIGO Valor Cuenta por Cobrar Extranjera
SIIGO Valor Cuenta por Pagar
SIIGO Valor Inventarios
SIIGO Valor Ventas
SIIGO Valor Ventas Centro de Costo
SIIGO Valor Ventas Producto
SIIGO Valor Ventas País
SIIGO Valor Ventas Tercero
Las cuales se visualizan en la siguiente ventana:
¿Cómo se Utiliza una Función de Filtro?
A continuación se detalla como utilizar estas funciones.
Ejemplo:
Filtro Empresa
Para hacer uso de esta función es necesario:

Estar ubicado en la celda en la cual se va a incluir el número de empresa.

Seleccionar la Función “Filtro Empresa”.

Esta función traerá el número de Empresa con la cual se está trabajando.
Importante:
Las demás funciones de tipo filtro se aplican de la misma forma en que se realizó
el ejercicio anterior.
¿Cómo se Utiliza una Función Tipo Nombre?
A continuación se detalla como utilizar estas funciones.
Ejemplo.
Nombre Mes
Para hacer uso de esta función es necesario:

Estar ubicado en la celda en la cual se va a incluir el nombre del mes.

Seleccionar la Función “Nombre Mes”.

Después de haber asignado dicha función, es necesario editar la celda para asignar el dato de
entrada. Este proceso se realiza estando en la celda en la cual se definió la función y utilizar el
icono
que se encuentra en la barra de herramientas de SIIGO ADDIN.

Allí es necesario digitar el dato de entrada o número del mes

También es posible dentro del paréntesis que se habilita en la celda donde se incluyó la
función digitar el número del mes
Lo cual dará como resultado el nombre del mes.
¿Cómo se Utiliza una Función de SIIGO?
A continuación se detalla como utilizar estas funciones.
Ejemplos.
a.
SIIGO Nombre Cuenta
Para insertar una función de SIIGO NOMBRE es necesario realizar los siguientes pasos:

Estar ubicado en la celda en la cual se va a insertar el nombre de la cuenta 130505 de la
empresa 01.

Seleccionar la Función SIIGO Nombre Cuenta.

Después de haber asignado dicha función, es necesario editar la celda para asignar el dato de
entrada. Este proceso se realiza estando en la celda en la cual se definió la función y utilizar el
icono
que se encuentra en la barra de herramientas de SIIGO ADDIN.

Allí es necesario digitar los datos de entrada.

Lo cual dará como resultado el nombre o descripción de la cuenta contable.
Importante:
Las demás funciones de tipo SIIGO Nombre se aplican de la misma forma en que
se realizó el ejercicio anterior.
b.
SIIGO Valor Contable
Esta función devuelve el Valor Contable por Cuentas, Centro de Costos, Terceros, Sucursales y
Presupuesto; de acuerdo al Tipo de Información seleccionado, para realizar el cálculo es necesario
diligenciar algunos campos en los cuales se puede digitar directamente la información o combinar los
campos Filtros y llamando las celdas donde se efectuaron los filtros; de esta manera con solo cambiar
el filtro actualizará la función SIIGO.
Para insertar una función de SIIGO VALOR CONTABLE es necesario realizar los siguientes pasos:

Estar ubicado en la celda en la cual se incluirá la información y llamar la función
correspondiente “SIIGO Valor Contable”; después de haber asignado dicha función, es
necesaria su edición para asignar el dato de entrada. Este proceso se realiza estando en la
celda en la cual se definió la función y utilizar el icono
que se encuentra en la barra de
herramientas de SIIGO ADDIN con lo cual se habilita la siguiente ventana:
En ella es necesario diligenciar los siguientes datos
•
Tipo de Información: Digitar el número del Tipo de Información o asignar la celda que
relaciona este campo, estos datos son:
o
o
o
o
o
Saldo Inicial
Saldo Final
Débitos-Créditos
Débitos
Créditos
•
Número Empresa: Digitar el número de la empresa o asignar la celda que relaciona esta
información y se tomara para la generación del reporte.
•
Cuenta Inicial – Cuenta Final: Digitar o asignar la celda donde se encuentre la cuenta o el
rango de cuentas contables que contienen los datos que se desean incluir para la generación
del reporte.
•
Año: Digitar el año o asignar la celda que relaciona este dato para ser posible generar el
reporte.
•
Mes Inicial – Mes Final: Digitar o asignar la celda en la cual se encuentre el mes o rango de
meses a tener en cuenta para generar el reporte.
•
Trae Presupuesto: Permite traer el valor correspondiente al presupuesto teniendo en cuenta
los parámetros seleccionados anteriormente, en caso de dejar en blanco o digitar cero en esta
casilla la plantilla no trae el presupuesto.
•
CCosto Inicial y CCosto Final: Digitar o asignar la celda en la cual se encuentren los datos del
centro o centros de costo de los cuales se desea obtener la información.
Importante:
Estas casillas solo se diligencian en caso que las cuentas contables estén
marcadas como centro de costo y se haya incluido movimiento por cada uno de
ellos de lo contrario dejar en blanco.
•
Tercero Inicial - Tercero Final: Digitar o asignar la celda en la cual se encuentre el tercero o
rango de terceros de los cuales se requiere generar el reporte
Importante:
Estas casillas solo se diligencian en caso que la cuenta contable este marcada por
terceros y tenga movimiento por cada uno de ellos.
•
Sucursal Inicial – Sucursal Final: Digitar o asignar la celda en la cual se encuentre la sucursal
o rango de sucursales la las cuales se requiere generar el reporte.
•
Número Moneda: Digitar el número de moneda o celda que relaciona el número de moneda
sobre la cual se requiere generar el informe, estos datos dependen de los parámetros de
SIIGO.
•
Unidad Moneda: Digitar la unidad de moneda o celda que relaciona la unidad de moneda
sobre la cual quiere generar el reporte.
Importante:
Dependiendo del Tipo de Función asignada en la celda los datos que solicita el
sistema al momento de su edición cambian; los únicos datos que siempre se
habilitaran serán las Funciones de Filtro
Recomendaciones Generales
Algunos aspectos a tener en cuenta en algunas de las variables seleccionadas son:
1. SIIGO Valor Contable 2:
Esta función permite traer el valor contable incluyendo los subcentros de costos pero no
maneja rangos de Sucursales.
2. SIIGO Valor Cuenta x Cobrar:
Retorna el Valor por cobrar a partir de un rango de días analizando por una fecha de proceso,
un campo a tener en cuenta es:

Tipo CxC: La función retorna el valor en términos de:
o Cartera Total
o Cartera Vencida
o Cartera por Vencer
Importante:
Al momento de seleccionar la variable SIIGO Valor Cuenta x Cobrar Ext se
habilita un nuevo campo llamado “Moneda” el cual permite realizar el cálculo en
la moneda extranjera seleccionada en caso que la empresa maneje varias.
3. SIIGO Valor Inventarios:
Retorna el Valor de Inventarios, algunos campos especiales a tener en cuenta son:

Tipo Dato: La función retorna el valor en términos de:
o Cantidad
o Costo

De igual forma por su composición solicita rango de productos, bodegas y ubicaciones.
4. SIIGO Valor Ventas:
Retorna el Valor de Inventarios; un campo a tener en cuenta es “Tipo Estadística” función que
retorna el valor en términos de:
o Cantidad
o Valor Venta
o Valor Costo
o Utilidad en $
o Utilidad en % (Utilidad/Costo)
o Rentabilidad (Utilidad/Venta)
Otros campos importantes son: Vendedor, Producto, Bodega, Ubicación, Ciudad y Centro de
Costos; mediante los cuales el sistema permite generar filtros.
¿Cómo crear una Plantilla?
A continuación se explica el proceso para definir una plantilla para un formato de un Estado de
Resultados al cual se le aplicaran las funciones de SIIGO ADDIN. Esta es la plantilla hecha en Excel en la
cual se van a incluir las funciones
Para realizar este proceso es necesario realizar los siguientes pasos:
1.
Ingresar a una hoja de Excel y Abrir Sesión
2.
Ejecutar el proceso de sincronización
3.
Definir varias celdas y en cada una de ellas dar un nombre como son: Número de Empresa,
Año, Mes y Unidad de Moneda.
4.
Las celdas definidas son datos que se encuentran en los complementos como funciones de
SIIGO ADDIN y es necesario asignar estos filtros para cada una de estas celdas como se
describe a continuación:
a.
Es necesario ubicar el cursor en la celda correspondiente.
b.
Realizar la búsqueda de la Función a utilizar, en este caso “Filtro Empresa”
c.
Por último dar clic y al momento de volver a ubicar el cursor en la celda correspondiente se
visualizara el nombre de la función que se acaba de incluir.
Importante:
Es necesario realizar este mismo proceso en las celdas de Año, Mes y Unidad de
Moneda, de esta forma será posible utilizar la barra de filtros.
5.
Ahora se crea una columna llamada Código Cuenta en donde se digitan los códigos de las
cuentas contables que hacen cálculo para cada rubro.
6.
En la celda donde se va a ubicar el valor de la cuenta contable es necesario insertar la función
SIIGO Valor Contable.
7.
Luego es necesario editar la función “SIIGO Valor Contable” para ello es necesario dar clic en
el icono.
8.
que se habilita en la parte superior de los complementos de SIIGO ADDIN.
Allí se habilita la ventana de edición, donde es necesario ingresar los datos ya asignados
como Numero de Empresa, Año, Mes y Unidad de Moneda a la formula adicional en tipo de
información se digita 2 (Saldo Final) y se vinculan las celdas de la cuenta Inicial y Final de la
formula.
9.
Después de definir todos los datos en la edición y el cursor estar ubicado sobre la celda en la
cual se incluyó la función, se podrá visualizar el valor y los datos asociados.
10. Por último está formula se puede copiar en cada uno de los rubros del informe (Estado de
Resultados).
¿Cómo Publicar Plantillas Elaboradas en el Menú General?
Para publicar una plantilla elaborada por el usuario en el Menú General de SIIGO ADDIN, el proceso a
realizar es:
1.
Diseñar la plantilla.
2.
Guardar la nueva plantilla en la ruta: C:\SIIGOADDIN\Plantillas\.
3.
Ingresar a una hoja de Excel y Abrir Sesión.
4.
Luego en la barra de complementos de SIIGO AADDIN ubicar y ejecutar el icono
lleva al Menú General
, el cual
5.
Luego ingresar a la pestaña de
en la cual se habilita la ventana con
el menú de Plantillas Personales, allí es necesario ubicar el cursor en la celda donde se va
crear el acceso a la plantilla, para ello es necesario dar clic derecho del Mouse y seleccionar la
opción de hipervínculo.
6.
A continuación es necesario realizar la búsqueda de la plantilla en la ruta
C:\SIIGOAddin\Plantillas y seleccionar le creada y guardada por el usuario.
7.
Con este proceso ya la nueva plantilla quedara ubicada en el Menú de Plantillas personales