¿Cómo creo Cargos/Servicios para el sistema de firmas?

Preguntas frecuentes
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¿Cómo creo Cargos/Servicios para el sistema de firmas?
Será conveniente conocer la utilidad de crear Cargos-servicios para el circuito de firmas. En primer
lugar, debemos saber que los documentos pueden ser firmados por una o varias persona, por lo que
en primer lugar tendremos que definir los circuitos de firmas (personas encargadas de firmar), y en
segundo lugar los servicios que categorizan los documentos a firmar. A continuación, veremos la
sucesión de pasos:
Accederemos al menú Acciones y de entre las diferentes opciones seleccionaremos Herramientas.
Lo vemos en la siguiente imagen:
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A su vez, de la lista desplegable la cual, nos muestra diferentes opciones, colocaremos el ratón
sobre Gestor de Firmas:
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Seleccionaremos la opción Mantenimiento de Cargos. La siguiente imagen nos lo muestra:
Veremos que se abre la ventana Mantenimiento de Cargos/Servicios, abriremos la pestaña
Cargos para introducir la descripción del mismo:
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Aparecerán diferentes responsables para realizar el servicio de firmas. Pulsaremos sobre una casilla
en blanco y añadiremos un nuevo cargo. Podemos verlo en la siguiente imagen:
En este caso hemos añadido el cargo Arquitecto. A continuación, pulsaremos sobre el botón
[Guardar] o sobre el botón [F10] de nuestro teclado:
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Para continuar abriremos la pestaña Cargos/Servicios. La siguiente imagen nos lo muestra:
Añadiremos un nuevo servicio, para ello, pulsaremos sobre un servicio ya creado, en este caso,
sobre Tesorería:
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A continuación, pulsaremos sobre el botón [Insertar Registro] o sobre la tecla [F6] de nuestro
teclado. Lo vemos en la siguiente imagen:
En este caso hemos añadido el servicio Urbanismo, al cual, adjuntaremos el cargo anteriormente
creado (Arquitecto), para ello, pulsaremos sobre la casilla en blanco del campo Cargos/Servicios:
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Para poder seleccionar este cargo, pulsaremos sobre el botón [Lista de valores] o sobre la tecla
[F9] de nuestro teclado. La siguiente imagen nos lo muestra:
Veremos que nos aparece el cargo Arquitecto en la lista, lo seleccionaremos pulsando sobre el
mismo:
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Para confirmar nuestra selección pulsaremos sobre el botón [Aceptar]. Lo vemos en la siguiente
imagen:
En el siguiente paso, se identificará exactamente a la persona responsable de la firma, pulsaremos
sobre la casilla en blanco correspondiente al Nivel:
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Nos aparecerá un nuevo cuadro, dónde encontraremos el cargo anteriormente creado, bastará con
hacer clic sobre el botón [Aceptar]:
Sin mover el cursor de la casilla en blanco anteriormente citada, introduciremos el nivel 1 pulsando
sobre la tecla que corresponde al número 1 delteclado:
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A continuación, pulsaremos sobre la casilla en blanco de Nombre de usuario de Adm, para dar
paso a la elección del nombre concreto:
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A continuación, haremos clic sobre el botón [Lista de Valores] o sobre la tecla [F9] de nuestro
teclado:
Nos aparecerá un cuadro con los diferentes Usuarios de Adm, seleccionaremos en este caso Aula0:
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Para continuar, pulsaremos sobre la tecla [Aceptar]:
Será conveniente fijar a la persona a quien delegar el servicio de firma, evitando de esta forma
posibles problemas causados por ausencia de la primera persona al cargo de la misma.
Para seleccionar a la segunda persona responsable, pulsaremos sobre la siguiente casilla de Nivel y
escribiremos 2:
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Para continuar, seguiremos el mismo proceso realizado anteriormente; pulsaremos sobre la casilla
en blanco contigua para poder seleccionar el Nombre de usuario de Adm:
Seguidamente seleccionaremos el botón [Lista de Valores] o la tecla [F9] de nuestro teclado:
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Nos aparecerá la lista con los diferentes usuarios, en nuestro caso, seleccionaremos al usuario
Anonimo como segundo responsable de firma:
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Para confirmar nuestra selección, haremos clic sobre el botón [Aceptar]:
No podemos olvidar almacenar los cambios realizados, para ello pulsaremos sobre el botón
[Guardar]:
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Para finalizar, cerraremos la ventana haciendo clic sobre el botón [x]:
De este modo habrá finalizado el proceso de crear Cargos/servicios al servicio de firmas.
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¿Cómo creo un servicio de firmas?
¡Atención! Esta función es de configuración y solamente la podrá
realizar el administrador de la apliación
El Circuito de firmas es un proceso que permitirá especificar a la persona o personas responsables
de realizar el servicio de firmas de un documento concreto. Veremos como realizar este proceso
paso a paso:
En primer lugar, accederemos al menú Acciones, colocaremos el ratón sobre la opción
Herramientas, posteriormente, sobre Gestor de Firmas y a su vez de entre las diferentes opciones
que se presentan haremos clic sobre Tipos de Documentos del Gestor de Firmas. Lo vemos en la
siguiente imagen:
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Veremos que se abre la ventana Mantenimiento de tipos de documentos en portafirmas, dónde
añadiremos un nuevo tipo de documento a firmar, para ello colocaremos el ratón en uno de los
documentos anteriormente creados, en este caso sobre SOLI. Lo vemos en la siguiente imagen:
A continuación, pulsaremos sobre el botón [Insertar Registro] o sobre la tecla [F6] de nuestro
teclado:
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En este caso, hemos incluido un documento sobre Obras menores, llamándolo OBRMEN:
A continuación, incluiremos su descripción, para ello pulsaremos sobre el cuadro en blanco adjunto,
y escribiremos en este caso Obras menores:
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El siguiente paso será incluir el Orden de los responsables de firma, haremos clic sobre la primera
casilla en blanco del campo Orden e introduciremos el primero, pulsaremos sobre la tecla que
corresponde al número 1 del teclado:
Seguidamente haremos clic sobre la casilla en blanco colindante para asignar el Servicio asignado:
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Posteriormente pulsaremos sobre el botón [Lista de Valores] o sobre la tecla [F9] de nuestro
teclado:
Aparecerá el cuadro Cargos Servicios, dónde definiremos a la primera persona responsable de la
firma, en este caso será Secretaría:
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Posteriormente haremos clic sobre el botón [Aceptar]:
Fijaremos un segundo responsable de firma, para ello pulsaremos en la casilla de orden 2:
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Pulsaremos sobre la tecla que corresponde al número 2 del teclado para designar el segundo orden
de firma:
Posteriormente haremos clic sobre la casilla en blanco adjunta para definir el Servicio asignado:
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A continuación, pulsaremos sobre el botón [Lista de Valores] o sobre la tecla [F9] de nuestro
teclado. La siguiente imagen nos lo muestra:
Definiremos a la segunda persona responsable de la firma en este caso será Tesorería:
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Para confirmar la selección haremos clic sobre el botón [Aceptar]:
En este caso vamos a asignar un tercer responsable de firma, para ello realizaremos el mismo
proceso realizado anteriormente: pulsaremos sobre la casilla de orden 3 y definiremos el tercer
orden pulsando sobre la tecla que corresponde al número 3 del teclado. Podemos verlo en la
siguiente imagen:
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Posteriormente pulsaremos sobre la casilla en blanco adjunta:
A continuación, pulsaremos sobre el botón [Lista de Valores] o sobre la tecla [F9] de nuestro
teclado:
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De la lista de posibles responsables de firma, seleccionaremos Alcaldía como tercer responsable de
firma:
Haremos clic sobre el botón [Aceptar] para confirmar la selección:
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No podemos olvidar guardar los cambios realizados, pulsaremos sobre el botón [Guardar] o sobre la
tecla [F10] de nuestro teclado:
Para finalizar este proceso, haremos clic sobre el botón [x]:
De este modo habrá finalizado el proceso de crear un circuito de firmas.
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¿Cómo firmo un documento con el Portafirmas?
¡Atención! Tan sólo tendrán acceso al Gestor de firmas del
Portafirmas aquellas personas que hayan sido certificadas
previamente.
Cuando se inicie el proceso de firma con el Portafirmas, es posible que nos aparezca un cuadro de
diálogo, dónde tengamos que confirmar nuestro certificado de firma, pulsaremos sobre el botón
[Aceptar]:
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¡Atención! aunque nos aparezca una ventana comunicándonos
que hay un problema con el certificado, no debemos abandonar el
proceso.
Pulsaremos sobre la opción: Vaya a este sitio web (no
recomendado):
Nos aparecerá de nuevo el cuadro de diálogo dónde tendremos que confirmar nuestro certificado de
firma, haremos clic sobre el botón [Aceptar]:
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Veremos la página del Gestor de firmas, en la parte izquierda tendremos el campo Mis
documentos, haremos clic sobre la opción [Documentos]:
A continuación, pulsaremos sobre [No asociados], para poder ver la lista de documentos:
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De entre la lista de Documentos no asociados, seleccionaremos uno de ellos pulsando sobre el
mismo:
Veremos que se despliega un cuadro-resumen con información relativa del documento a firmar; será
interesante hacer clic sobre la opción [Ver documento] para asegurarnos del documento que vamos
a firmar:
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Se abrirá el documento en formato pdf, para continuar con el proceso de firma pulsaremos sobre el
botón [x]:
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A continuación, marcaremos la casilla del documento a firmar y pulsaremos sobre el botón [Firmar
selección]:
La página cambiará, aportándonos información sobre la verificación del servicio de firma,
pulsaremos sobre el botón [Continuar]:
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Esperaremos mientras los documentos se preparan:
Continuaremos esperando hasta que se complete el proceso de firma:
A continuación, la página nos devolverá al cuadro de Documentos (No asociados):
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Para comprobar que el documento seleccionado ha sido firmado correctamente, pulsaremos sobre la
pestaña [Firmados]:
¡Enhorabuena! hemos visto cómo firmar un documento con el Portafirmas.
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