Procedimiento Registro Manual de Transacciones General Ledger

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Vicerrectoría Económica - Dirección General
de Contabilidad
Centro de Costos
CHL01-0000-98999-800200-90
Fecha Emisión
SOX / FR-MC-MC-03 – Procedimiento Registro Manual de Transacciones General Ledger / Financial Reporting
23 de Diciembre de 2014
Versión
02
Procedimiento Registro Manual de Transacciones
General Ledger / Financial Reporting
Vicerrectoría Económica – Dirección General de Contabilidad
EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO
QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN
CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR
PERSONAS NO AUTORIZADAS.
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ÍNDICE O CONTENIDO
1.
INTRODUCCION ................................................................................................................... 3
2.
OBJETIVO DEL PROCESO ...................................................................................................... 3
3.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO ................................................... 3
4.
GLOSARIO ............................................................................................................................ 5
5.
ROLES / RESPONSABLES....................................................................................................... 5
6.
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN................................................................................ 6
7.
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS INGRESO MANUAL DE TRANSACCIONES ............................... 7
7.1
Diagrama de Proceso Ingreso Manual de Transacciones .................................................... 7
7.2
Tabla Resumen Actividades Subproceso Ingreso Manual de Transacciones ....................... 7
7.3
Descripción Actividades Proceso Ingreso Manual de Transacciones ................................... 9
7.3.1 Crear Solicitud de Registro Manual ..................................................................................... 9
7.3.2 Crear Solicitud de Registro Manual ................................................................................... 10
7.3.3 Solicitar Contabilización de Registro a SSC ........................................................................ 10
7.3.4 Validar / Corregir Solicitud Registro Manual de Transacción ............................................ 10
7.3.5 Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción ........................................ 10
7.3.6 Corregir y Reenviar Registro .............................................................................................. 10
7.3.7 Solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario................................................................. 11
7.3.8 Solicitar Contabilización de Registro a SSC ........................................................................ 11
7.3.9 Recibir Solicitud de Registro Manual de Transacción en SSC ............................................ 11
7.3.10
Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción .................................. 11
7.3.11
Enviar Notificación de Ingreso .................................................................................... 12
7.3.12
Corregir y Reenviar Registro (Tesorería, Op. Financieras y Recursos Humanos) ........ 12
8.
REGISTROS ......................................................................................................................... 12
9.
PROTOCOLIZACIÓN ............................................................................................................ 13
10.
ANEXOS .............................................................................................................................. 14
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ANEXO 1: Principales Solicitudes de Registro Manual ................................................................ 14
1. INTRODUCCION
Registro Manual es el ingreso de transacciones a través de la digitación o carga de un asiento modelo al
sistema contable (General Ledger), en este caso, PeopleSoft. Para mayor claridad, un Registro Manual es
cualquier asiento contable que, antes de su ingreso al módulo General Ledger de PeopleSoft, sea factible de
modificar manualmente. Aquellos comprobantes, cuyo origen, sea otro sistema o módulo de PeopleSoft u
otro sistema satélite y que sea registrado en la contabilidad (General Ledger) sin posibilidad de modificación
manual, se les denominarán Registros Automáticos.
2. OBJETIVO DEL PROCESO
El objetivo de este documento es formalizar las actividades a realizar por los respectivos roles responsables
en la institución, durante el proceso de Registro de Transacciones Manuales solicitadas a la Unidad de
Contabilidad de Shared Service Center (SSC).
3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO
Las áreas implicadas en el proceso son las siguientes:



Dirección General Contabilidad.
Dirección General de Finanzas.
Dirección General de Recursos Humanos
Los Sistemas informáticos que soportan el proceso son:




Banner
PeopleSoft, Módulo Contabilidad (GL)
Planillas Excel
Payroll
Los Procesos Manuales involucrados en el proceso son:


Procesos Automáticos con salida manual (Ejemplos):
 Centralización de Remuneraciones.
 Pago de Profesores.
Procesos Semiautomáticos con salida manual (Ejemplos):
 Reconocimiento de Ingresos Diferidos.
 Estimación de Deudas Incobrables.
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Archivos de Entrada Generados en Procesos Externos (Ejemplos):
 Archivos de Recaudación Empresas de Cobranza Externa.
 Archivos de Recaudación Empresas Recaudadoras Externas.
Solicitudes de Registro Manual (Ejemplos):
 Regularizaciones contables.
El proceso se inicia realizando una solicitud de registro de un Asiento Contable Manual.
El proceso continúa con el envío de la solicitud de Registro a la Dirección de Contabilidad de UNAB para su
revisión y aprobación.
Una vez validada la información de la solicitud de Registro, la Dirección de Contabilidad solicitará su ingreso
al sistema contable de Psoft, a través de una solicitud de ticket de servicio en la Mesa de Servicios de SSC
y/u otro canal previamente acordado con la Dirección de Contabilidad de SCC.
Finalmente, la Unidad responsable de ingreso del voucher al sistema contable (Contabilidad SSC), notificará
los resultados del ingreso a la Institución solicitante.
En el caso de las imputaciones contables relacionadas con el registro de los depósitos bancarios, giro de
fondos para pago de proveedores, devoluciones a alumnos u otros pagos, éstas serán solicitadas en forma
directa por las Unidades de Operaciones Financieras y Tesorería a Contabilidad SSC. Igual excepción tendrán
las centralizaciones de rol general y privado que efectué el área de Recursos Humanos, ya sea por las
remuneraciones mensuales, anticipos, provisiones de bonos, provisiones de vacaciones y cualquier materia
de índole rutinaria de dicha área.
En ningún caso, dicha excepción dará lugar a dichas áreas a enviar a contabilización directa al SSC
transacciones no habituales o que impliquen un ajuste contable a periodos ya reportados.
Las imputaciones contables que pueden ser ingresadas a PSoft por ésta vía en la Unidad de Contabilidad de
SSC, corresponderán a la siguiente clasificación:


Tipos de Imputación:
o Imputaciones Normales  Originadas en procesos de rutina que no obedecen a corrección de
errores de imputación u otra naturaleza.
o Regularizaciones Contables  Voucher ingresados para corrección de errores de imputación,
ya sea, por error de clasificación contable, de distribución u otro concepto.
Tipos de Registro:
o Manual  Ingreso vía digitación directa de usuario (Registro de Diario Online).
o Planilla Excel  Ingreso semiautomático, debe ser cargado al sistema por un usuario.
o Automáticos  Ingreso generado a partir de la automatización de procesos y/o rutinas en
PSoft.
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Tipos de Ingreso de Voucher:
o Registro de Diario Online (Voucher Normal)  Para ingreso de voucher vía digitación directa
de usuario en PSoft.
o Reversos de Diario  Modalidad que permite reversar automáticamente y, en una fecha
determinada, uno o más registros. Debe ser predefinido al momento del ingreso del voucher
original.
o Copias de Diarios  Modalidad que permite copiar un registro existente y modificar
(actualizar) según las necesidades del nuevo ingreso (registro).
o Registro Estándar de Diarios  Permite crear libros de diarios que son de naturaleza repetitiva
y se crean para períodos futuros, vale decir, se imputarán automáticamente en el sistema para
cada una de las fechas predeterminadas en el momento de su creación.
o Importación de Libros desde Hoja de Cálculo  Permite cargar a PSoft un registro de diario,
cuyo contenido, se encuentra reflejado en una hoja de cálculo excel.
4. GLOSARIO
Término
Definición
SSC
Shared Service Center
PSoft
PeopleSoft
Institución
Institución solicitante de un registro manual de transacciones.
Usuario Emisor
Unidad de negocio de la institución que requiere de un registro
manual de transacción.
5. ROLES / RESPONSABLES
Unidad Solicitante de Registro Manual de Transacción



Enviar solicitud de ingreso manual a Dirección de Contabilidad UNAB.
Recibir notificación de inconsistencia desde Dirección de Contabilidad UNAB.
Corregir solicitud y re-enviar a Dirección de Contabilidad UNAB.
Dirección General de Contabilidad UNAB






Recibir solicitud de ingreso manual de transacción desde Unidad solicitante.
Revisar y validar consistencia de solicitud.
Notificar a Supervisor de Unidad Solicitante sobre solicitud inconsistente.
Recibir de Supervisor de Unidad solicitante solicitud corregida para ingreso manual.
Solicitar autorización para ajustes extraordinarios
Efectuar solicitud de ingreso manual de transacción a SSC.
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Recibir notificación de éxito o rechazo.
Contabilidad SSC


Recibir desde Dirección de Contabilidad UNAB o de las Áreas de Tesorería, Operaciones y Recursos
Humanos, solicitud de ingreso manual a PSoft.
Notificar a Institución sobre ingreso válido.
Tesorería / Operaciones Financieras / Recursos Humanos




Enviar solicitud de ingreso manual a SSC.
Recibir notificación de éxito o rechazo desde SSC.
Corregir voucher rechazado por SSC.
Enviar solicitud corregida para ingreso a SSC
6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
Documento
NO APLICA
Descripción
NO APLICA
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7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS INGRESO MANUAL DE TRANSACCIONES
7.1 Diagrama de Proceso Ingreso Manual de Transacciones
Tesorería / Operaciones
Financieras / Recursos
Humanos
Dirección General de
Contabilidad UNAB
Unidad Solicitante
PROCESO Registro Manual de Transacciones - SSC
Crear Solicitud de
Registro Manual
Corregir y Reenviar
Registro
Correo Electrónico:
Solicitud de Registro
Manual
Notificación de
Inconsistencia
NO
Validar / Corregir
Solicitud Registro
Manual de
Transacción
Aprobar / Rechazar
Solicitud Registro
Manual de
Transacción
Solicitud de Registro
Manual
¿Aprueba
Solicitud de
Registro?
SI
¿Corresponde a
Ajuste
Extraordinario?
Solicitar
Autorización de
Ajuste
Extraordinario
SI
NO
Solicitud de Registro
Manual
Ticket Mesa de
Servicio SSC Solicitud de Registro
Manual
Solicitud
Autorización Ajuste
Extraordinario
Solicitar
Contabilización de
Registro a SSC
Solicitar
Contabilización de
Registro a SSC
Crear Solicitud de
Registro Manual
Solicitud de Registro
Manual
Ticket Mesa de
Servicio SSC Solicitud de Registro
Manual
Corregir y Reenviar
Registro
Aprobar / Rechazar
Solicitud Registro
Manual de
Transacción
Contabilidad SSC
Recibir Solicitud de
Registro Manual de
Transacción
Solicitud de Registro
Manual
Notificación de
Ingreso
¿Aprobar
Solicitud de
Registro?
SI
Enviar Notificación
de Ingreso
NO – Enviar a
Unidades Solicitantes
Notificación de
Ingreso
NO – Enviar a
DG Contabilidad
7.2 Tabla Resumen Actividades Subproceso Ingreso Manual de Transacciones
N°
Actividad
Responsable
Importancia
Impacto / Detalle
Periodicidad
Control
1
Crear Solicitud de
Registro Manual
Unidad
Solicitante UNAB
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
2
Crear Solicitud de
Registro Manual
Tesorería /
Operaciones
Financieras /
Recursos
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
7
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Humanos
3
Solicitar
Contabilización de
Registro a SSC
Tesorería /
Operaciones
Financieras /
Recursos
Humanos
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
4
Validar / Corregir
Solicitud Registro
Manual de
Transacción
Dirección
General
Contabilidad
UNAB
Alta
Alto
Riesgo de Errores
en vouchers a
registrar
Ocurrencia
de Evento
Si
5
Aprobar / Rechazar
Solicitud Registro
Manual de
Transacción
Dirección
General
Contabilidad
UNAB
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
6
Corregir y Reenviar
Registro
Unidad
Solicitante UNAB
Alta
Alto
Riesgo de Errores
en vouchers a
registrar
Ocurrencia
de Evento
Si
7
Solicitar
Autorización de
Ajuste
Extraordinario
Dirección
General
Contabilidad
UNAB
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
8
Solicitar
Contabilización de
Registro a SSC
Dirección
General
Contabilidad
UNAB
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
9
Recibir Solicitud de
Registro Manual de
Transacción en SSC
Contabilidad
SSC
Alta
Alto
No reconocer
hechos
relevantes
Ocurrencia
de Evento
No
10
Aprobar / Rechazar
Solicitud de Registro
Manual de
Transacción
Contabilidad
SSC
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
Si
11
Enviar Notificación
de Ingreso
Contabilidad
SSC
Alta
Alto
Incumplimiento
de control
interno
Ocurrencia
de Evento
No
12
Corregir y Reenviar
Registro
Tesorería /
Operaciones
Financieras /
Recursos
Humanos
Alta
Alto
Riesgo de Errores
en vouchers a
registrar
Ocurrencia
de Evento
Si
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7.3 Descripción Actividades Proceso Ingreso Manual de Transacciones
7.3.1
Crear Solicitud de Registro Manual
Para realizar una solicitud de registro manual de transacciones en el módulo de GL de sistema PSoft, la
Unidad solicitante (Excepto Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos) deberá realizar las
siguientes actividades:

Enviar mail con solicitud de ingreso manual y la correspondiente documentación de respaldo al Director
General de Contabilidad de UNAB. Para lo cual, deberá adjuntar archivo que se requiere sea ingresado
en SSC.
La solicitud de ingreso manual deberá contener la siguiente información (Información mínima obligatoria):
Concepto
Business Unit
Journal Date
Log Descripción
Transaction Code
Transaction Currency
Reversal
Reversal Beginning
DeptID
Charge Account
Credit Account
Base Amount
Descripción
Unidad de negocio.
Fecha de ingreso de la transacción.
Glosa de la transacción.
Indicar si es una transacción “normal” o
entre “empresas relacionadas”.
Moneda en que se debe cursar la
transacción.
Indicar si transacción debe ser reversada
automáticamente.
Oportunidad en que se debe efectuar el
reverso de la transacción.
Valor

Empresa Receptora

Si - No





Inicio Próximo Período
Final del Próximo Período
Día Siguiente
Período de Ajuste
Fecha Especifica
Centro de Costo
Cuenta Cargo
Cuenta Abono
Monto
Si la solicitud de registro contable considera pocas líneas de transacción, podrá usarse un formato ad-hoc
para efectuar la solicitud mencionada, la que deberá contener como mínimo la información descrita
anteriormente.
Si la solicitud de registro considera una distribución de varias líneas o centros de costo y/o más de una
cuenta de cargo o abono, el archivo deberá confeccionarse en formato EXCEL, mediante el uso de plantillas
que será proporcionado por la Unidad de Contabilidad de SSC.
Finalmente, junto a la solicitud contable se debe incluir toda la información de respaldo de la transacción.
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7.3.2
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Crear Solicitud de Registro Manual
Para el caso de Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos, estas Unidades deberán generar
Solicitud de ingreso manual y la correspondiente documentación de respaldo. La Solicitud deberá contener
la información detallada en el punto anterior y adjuntar archivo que se requiere sea ingresado en SSC.
7.3.3
Solicitar Contabilización de Registro a SSC
Para el caso de Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos, deberán generar un Ticket a la
Mesa de Servicio de SSC, solicitando la Contabilización de Registros. El correo electrónico deberá contener la
Solicitud de Contabilización y los respaldos correspondientes.
7.3.4
Validar / Corregir Solicitud Registro Manual de Transacción
Director General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables de UNAB recibirán la solicitud de ingreso y
procede a realizar las siguientes actividades:


Valida que la solicitud recibida y documentación de respaldo provenga o se encuentre aprobado por el
nivel adecuado del área que genera la solicitud.
De encontrar inconsistencias y/o faltantes de datos necesarios para solicitar el ingreso al módulo de GL
de PeopleSoft, notifica a la Unidad Solicitante, indicando claramente el tipo de error detectado.
7.3.5
Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción
Si solicitud recibida no presenta inconsistencias, Director General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables
UNAB procederá a autorizar el registro para posteriormente evaluar si corresponde a un Ajuste
Extraordinario.
En cambio, si la solicitud de registro de transacción fuere rechazada por Director General de Contabilidad o
Jefe Reportes Contables UNAB, la Unidad solicitante recibirá la notificación de inconsistencia, en la cual, se
le solicitará el envío de un nueva solicitud debidamente corregida.
7.3.6
Corregir y Reenviar Registro
Supervisor de Unidad solicitante recibe notificación de inconsistencia de solicitud de parte de Director
General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables UNAB y procede a revisar el problema.
Una vez detectado el problema de inconsistencia, procede a corregir el proceso y lo re-envía a Director
General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables UNAB.
Director General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables UNAB recibe solicitud corregida y procede a su
envío a la Unidad de Contabilidad de SSC acorde a lo indicado en el punto anterior para casos sin problemas.
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7.3.7
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Solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario
Se define como Ajuste Extraordinario, a cualquier ajuste no rutinario a las operaciones de la Universidad,
que impliquen efectos significativos en el Balance o Resultados de la Universidad.
Director General de Contabilidad deberá solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario de acuerdo al Tipo
de Ajuste.
-
Sólo entre cuentas de Balance (BS) o sólo entre cuentas de Resultados (PL)
Estos ajustes deben ser aprobados por el Director General de Contabilidad hasta el monto de US$299.000.
Sobre US$ 300.000 deben ser aprobados por el CFO, el Controller ARO y el Controller Corporativo.
-
Entre cuentas de BS y cuentas de PL
Estos ajustes deben ser aprobados por el Director General de Contabilidad hasta el monto de US$200.000.
Cualquier ajuste sobre este monto debe ser aprobado por el CFO, el Controller ARO y el Controller
Corporativo.
-
Con efecto en PL de ejercicios ya cerrados y reportados
Estos ajustes deben ser aprobados por el Controller Corporativo, independiente de su monto.
Todos estos ajustes deberán contar con un detallado respaldo que evidencie la corrección del ajuste y
permita su trazabilidad y auditabilidad.
7.3.8
Solicitar Contabilización de Registro a SSC
Para Solicitudes Aprobadas, Director General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables UNAB solicitará la
contabilización a Contabilidad de SSC, a través de un ticket a la Mesa de Servicios de SSC.
7.3.9
Recibir Solicitud de Registro Manual de Transacción en SSC
Unidad de Contabilidad de SSC recibe desde Mesa de Servicios de SSC, requerimiento con solicitud de
ingreso manual de transacción y sus respectivos documentos de respaldo y procede a asignar la actividad a
Analista Contable de SSC correspondiente.
7.3.10 Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción
Para los rechazos de archivos con problemas de inconsistencia, las comunicaciones y notificaciones de
problemas serán notificadas vía mail por la Unidad de Contabilidad de SSC a:
- Director General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables UNAB si se trata de Solicitudes
realizadas a través del Director General de Contabilidad.
- A Supervisor de Unidad Solicitante, para el caso de Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos
Humanos.
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El proceso de Ingreso a Psoft, Validación de ingreso a Psoft y Aprobación de ingreso manual, será realizado
en la Unidad de Contabilidad de SSC, acorde a los procedimientos de dicha institución.
7.3.11 Enviar Notificación de Ingreso
Una vez realizado el ingreso de archivo / registro manual solicitado por UNAB, Unidad de Contabilidad de
SSC realizará el cierre del ticket de servicio, con lo cual, se generará una notificación vía mail del ingreso
exitoso a la Unidad Solicitante y a Director General de Contabilidad o Jefe Reportes Contables de UNAB.
7.3.12 Corregir y Reenviar Registro (Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos)
Supervisor de Unidad solicitante (Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos) recibe
notificación de inconsistencia de solicitud de parte de Contabilidad SSC. Una vez detectado el problema de
inconsistencia, procede a corregir el proceso y lo re-envía a Contabilidad SSC a través de Ticket a Mesa de
Servicios SSC.
8. REGISTROS
Documento / Registro
Descripción
Solicitud de Ingreso (Ticket)
Formulario con detalles de una transacción confeccionado por
Usuario Emisor para solicitar su ingreso manual al módulo de GL
de PSoft.
Reportes de Ingreso
Impresiones de vouchers ingresados en sistema
representativos de las transacciones ingresadas en SSC.
Archivo / Solicitud
Copia del archivo y/o solicitud generado por Unidad Solicitante.
PSoft
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9. PROTOCOLIZACIÓN
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10. ANEXOS
ANEXO 1: Principales Solicitudes de Registro Manual
Unidad
Contabilidad
Contabilidad
Docencia
RRHH
Unidades UNAB
Marketing y
Comunicaciones
Administración
Cálculo de Reserva
Reconocimiento Ingresos
Diferidos
Provisión Profesores Part Time
Provisiones
Centralización Remuneraciones
Centralización Pago Profesores
Ajustes Varios
Intercompañía
Provisiones de Publicidad
Provisiones de Mantenimiento
Contratos de Servicios
Tipo
Excel
Excel
Periodicidad
Mensual
Mensual
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel - Otro
Otros
Excel
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Por Evento
Por Evento
Mensual
Excel
Excel
Mensual
Mensual
14