Procesar documento

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PROCESADO DOCUMENTOS.
Desde este panel se podrá realizar el proceso de registro y obtención de datos de los
documentos.
Digitalizar
Accede al Driver Twain del dispositivo de digitalización o escáner
que se disponga, para la obtención de las imágenes. Es necesario
disponer de un dispositivo de digitalización o escáner compatible,
véase las especificaciones, además es necesario tener configurado
adecuadamente el dispositivo. Si se dispone de un dispositivo con
ADF (AutoAlimentador de hojas) antes del Driver Twain mostrará el cuadro de diálogo
“Utilización de ADF” donde se debe indicar si utilizar esta característica, y siendo así de
cuantas páginas dispone cada factura.
Digitalización Por Lotes.
El ADF nos va a permitir poder digitalizar, en una
sola pasada, un lote de tantos documentos como
sea posible en el dispositivo —dependerá de
cuantas hojas tenga cada documento y de la
máxima cantidad de hojas que se puedan
introducir en el ADF—. Para que DigiFactIn pueda
separar los documentos adecuadamente, todos los
documentos del lote han de tener la misma
cántidad de páginas e indicarlo así en el cuadro de
diálogo “Utilización de ADF”. Recuerde antes de
colocar los documentos quitar cualquier elemento
accesorio, como grapas, clips,... , y airear las
hojas para evitar la doble alimentación.
Pulsando en “Aceptar” mostrará el
cuadro de diálogo del propio Driver
Twain del dispositivo. Para una
obtención óptima de las imágenes se
recomienda colocar la resolución en
el Driver Twain como mínimo a 300
puntos por pulgada. Recuerde que
los requisitos mínimos para la
obtención de los datos por OCR es
de 240ppp, y que los requisitos
mínimos para la Digitalización
Certificada son de 200ppp y en
Blanco y Negro.
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Si se presiona sobre
saldrá un menú:
Donde “Preguntar Número de Páginas” se refiere al formulario “Utilización ADF”, y
“Mostrar Driver Twain” al formulario “Manejador Twain”, ambos vistos más arriba. La
opción “Utilizar Página Separadora” se utilizará si se quiere separar un lote de
documentos mediante una página separadora, dicha página se puede imprimir desde la
pestaña Escáner de las opciones de configuración. La opción “Utilizar Página Separadora”
no es compatible con la opción “Preguntar Número de Páginas”.
Si se debe introducir una factura que tiene más hojas de las que el alimentador puede
albergar, la solución pasa por introducir en ADF el valor -1, y al terminar de escanear la
última hoja aparece la siguiente pregunta (también aparecerá con la opción “Utilizar
Página Separadora”),
Tras introducir el resto de hojas de la misma factura, se responderá SI, con el fin que
continúe escaneando hojas e insertándolas a la misma factura ya comenzada.
Así como si se introduce un número de hojas inferior al anotado en la casilla ADF (o
múltiplo de éste), se muestra el siguiente mensaje,
con el fin de poder añadir hojas a una misma factura.
Procesar Documento
El cometido de este botón es recoger la imagen desde disco de un
documento ya digitalizado. Para ello muestra el cuadro de diálogo
“Seleccionar Documento”.
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Desde este cuadro de diálogo se puede navegar a través de los distintos discos y
carpetas en busca del archivo (siempre en formato TIFF) que se pretende procesar. Una
vez localizado se puede realizar acciones sobre el archivo antes de cargarlo, tales como,
rotar, cortar, mover a Word, imprimir ... . Finalmente se debe presionar en “Procesar”
para cargarlo.
Procesar Directorio
Al presionar este botón se pretende cargar todas las imágenes en
formato TIFF que se dispongan de documentos ya digitalizados en la ruta
de No Procesadas, esta ruta se configura en Opciones de
Configuración. Si antes de presionar este botón se ha seleccionadio un
Tipo de Documento se cargarán todas las imágenes en formato TIFF existentes con ese
tipo de documento alojadas dentro del directorio con el mismo nombre en la carpeta “No
Procesadas”. De todas formas siempre se advertirá que se va a hacer con un cuadro de
mensaje de información.
Cuadros Combinados.
El Objetivo de seleccionar estos distintos datos, además de para crear el registro en la
base de datos, es clasificar el documento, crear y recuperar plantilla de zonas de
reconocimiento OCR para el mismo, para saber más sobre plantillas ver más adelante.
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Este cuadro combinado nos muestra el nombre de
la cuenta de Explotación receptora de las facturas que vamos a introducir, pulsando el
boton
podemos acceder a los datos completos, así como modificarlos mediante el
cuadro de diálogo “Cuentas de Explotación” .Si DigiFactIn se ha configurado en modo
MultiEmpresa, ver Opciones, se puede desde este cuadro combinado seleccionar y crear
nuevas empresas al estar activo. Introduzca el nombre de la empresa que recibe la
factura, si no está registrada en DigiFactIn le saldrá el siguiente cuadro mensaje:
Si desea crear una nueva cuenta de explotación responda que sí, podrá crearla desde el
propio cuadro de dialogo "Crear cuentas de explotacion", ver Crear/Modificar/Eliminar
Cuentas de Explotacion.
En este cuadro combinado introduzca el nombre del
proveedor o emisor de las facturas, si no está registrado le saldrá el siguiente cuadro de
mensaje. Si se presiona sobre el asterisco azul abrirá el cuadro de diálogo “Proveedores”.
Si desea crear un nuevo proveedor responda que sí, podrá crearlo desde el propio cuadro
de dialogo “Proveedores”
Si se presiona sobre
se abre un menú con las siguientes opciones:
Dónde “AutoDetectar Proveedor” es una casilla verificación que indica que se ha de
detectar de forma automática, a través de los datos que se recojan de la primera
y última página de la factura y los datos que se hayan almacenado de los
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proveedores. Para ampliar información sobre este tema vaya a “Opciones de
Configuración”
“AutoDetectar / Volver a realizar OCR” realiza el proceso de autodetección de proveedor.
“Corregir / Seguir Buscando” corrige el proveedor, cuando éste se haya detectado
erróneamente, realizando el proceso de autodetección de proveedor, descartando al
actual. Para facilitar las cosas en un entorno “MultiEmpresa” (ver “Opciones de
Configuración”), se puede cambiar el proveedor actual a Cuenta de Explotación.
El tipo de documento es la clasificación contable
que tiene el documento que se pretende registrar en DigiFactIn, por tanto este puede
ser: albarán, factura, nota, pedido entre cualquiera otras que el usuario quiera registrar.
Como caso especial se dispone de tipo de documento Factura Certificada, ya que
indicando este tipo de documento, añadiremos los resultados a una base de datos Nativa
en XML propia de DigiFactIn, dándole a la factura digitalizada tanto valor como la original
en papel, para saber más ir a Facturas Certificadas. Si se presiona sobre el asterisco azul
abrirá el cuadro de diálogo “Tipos de Documentos”.
Una plantilla es un archivo donde se guardan
qué datos tiene la factura, y la disposición de los datos en la imagen, para realizar una
lectura de los mismo. Asimismo podemos elegir entre las siguientes opciones que
queramos usar como plantilla:
Sin plantilla: esta opción no cargará ninguna plantilla, rellena la zona de datos con
todos los campos posibles, es el usuario quién manualmente tendrá que insertar los
valores de los campos, que consten en el documento a procesar dejando vacíos los otros.
Añadir plantilla nueva: esta opción permitirá crear una plantilla, para saber más ver
Cómo crear una plantilla
Cargar plantilla existente: esta opción abrirá el cuadro de diálogo Cargar Plantillas,
donde se muestran todas las plantillas que se tienen guardadas, o incluso se puede
cargar una desde un archivo.
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Si se presiona sobre el asterisco azul abrirá el cuadro de diálogo “Plantillas”.
Botones de Acción sobre el documento
Este botón recupera los datos de los campos de la factura mandando la
información a las cajas de texto de la zona de datos, para ello es
importante tener cargada la plantilla, para saber más sobre como
crear/modificar/eliminar plantillas ver más adelante.
Este botón deja de procesar el documento de la pantalla activa, ya sea por
que no está bien digitalizado o porque no corresponde, en todo caso dicho
documento se moverá a la carpeta de Descartados, desde donde se
puede recuperar más tarde.
Este botón eliminará el documento que tenemos en la pantalla activa de
tal forma que no se podrá recuperar, necesita confirmación del usuario
para eliminar el documento.
Este botón nos permitirá interrumpir el procesado de un lote de
documentos. Se pedirá confirmación al usuario para realizar esta
interrupción.
Si se ha cargado un lote de documentos, pulsando en el botón que hay a la derecha del
botón Eliminar, se dará la opción de eliminar los documentos que quedan sin procesar.
Se pedirá confirmación al usuario antes de eliminar los documentos.
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Zona de Datos.
La zona de la pantalla, en tono grisáceo, por
debajo de los botones de acción sobre documento
en proceso, es la zona donde se incluyen los datos
o campos a rellenar del documento en proceso. El
objetivo de esta zona es visualizar los datos, para
poder editar/eliminar antes de realizar el registro
del documento. En un principio esta zona
aparecerá vacía.
Al iniciar el procesado del documento, ya sea
mediante
la
digitalización,
o
bien,
recogiéndolo desde archivo. Cuando se
indique proveedor y tipo de documento se
asignará la primera plantilla que se haya
guardado
para
esa
combinación
de
proveedor y tipo de documento, si no
existieran plantillas, por defecto se le asigna
Sin Plantilla, tal como se muestra arriba.
Cabe recordar que la sección completa de la
derecha puede ser extendida. Asimismo si
tiene el valor Código de Cuenta de Cliente se
extenderá automáticamente para hacer visible todos los datos.
El objetivo de este botón es mostrarnos un menú de utilidades para
la plantilla. Estas utilidades son:
 GUARDAR PLANTILLA, guarda en disco la plantilla.
 GUARDAR COMO, pregunta un nuevo nombre para guardar la plantilla.
 GUARDAR EN ARCHIVO, guarda la plantilla en una ruta distinta a la de
configuración, útil para exportarla.
 NUMERO DECIMALES, normalmente el número de decimales que tienen los
campos númericos es de dos, desde esta opción podremos aumentar el número
de decimales usados para ajustarlo al número de decimales que se utilizan en el
documento a procesar.
 OCR MINUCIOSO, guarda en la plantilla activa una marca para realizar un
reconocimiento de campos más riguroso, esto es un proceso más lento, pero
asegura que no haya saltos de campo.
 OCR MATRICIAL, guarda en la plantilla activa una marca para realizar un
reconocimiento especial que optimiza los resultados para documentos hechos con
impresoras matriciales.
Este botón nos servirá para incluir campos que, ya sea por que la
lectura automática es difícil, porque no tenga una posición fija en la imagen del
documento en proceso, o cualquier otro motivo, no se pueda realizar una lectura
automática. Estos campos añadidos pueden rellenarse manualmente, o si son calculados,
dejarlos vacíos para que los sugiera DigiFactIn.
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Si se carga una plantilla, la Zona de Datos se
completa con los campos que tiene la plantilla y
en la imagen del documento en proceso se
añaden unos recuadros verdes que resaltan la
posición de los distintos campos, tal como se
pueden ver en las imágenes.
Como se puede ver en la imagen hay un
cierto código de colores para que resulte
más útil la inserción de datos, así pues:
Color que representan aquellos
campos que tiene Zonas OCR en la
factura. Como se ve en la imagen.
Color que representan aquellos
campos que se completarán de
forma automática como suma, resta
o porcentaje de otros.
Color que representan aquellos
campos que tras la autodetección de
proveedor se han podido leer por
OCR.
Este mismo codigo de colores se aplica a los valores de cada dato, ejemplo:

Se tienen varios campos asignados a sus respectivas zonas, entre ellos base 16%,
impuesto 16% y total, no habiendo más datos
en cuanto a importes, los datos de dichos
campos nos aparecerán en
(verde), el total
no lo lee correctamente, entonces se calculará
automáticamente y se mostrará el valor en
color
(azul)

Si no tenemos asignados campos de importes y DigiFactIn encuentra relación entre
los datos que lee automáticamente, nos presentará los campos en color
y los
valores que corresponden a esos campos.
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Los demás campos se deben completar de forma manual, y aparecerán en color
negro.
El botón
abré un menú contextual que dependiendo del tipo de campo que sea
genera unas opciones u otras:

Cambiar Zona, Esta opción nos permite corregir el tipo de dato, es decir, sin
cambiar el recuadro verde de campo en la imagen podemos cambiar el tipo de
zona que indica en la Zona de Datos. Así, si por ejemplo, nos hemos equivocado
y en vez de indicar que era el Total, indicamos que es el IVA, tendríamos que
cambiarlo a través de esta opción.

Calcular, Esta opción sólo está visible en caso de que el campo sea numérico.
Calcula el campo en base a los demás campos que se hayan obtenido. No
aplicable a campos “Automáticos”
.

ReLeer Campo, Esta opción nos permite hacer una lectura rápida del campo en
la imagen, es la opción por defecto, es decir, si se hace doble-click en el campo
de texto realizará esta opción. Sólo aplicable a campos “Zonas OCR”

Ampliar, Esta opción abrirá un cuadro de diálogo con un cuadro de texto de
varias líneas, con la posibilidad de maximizar y cambiar el tamaño, útil para
poder corregir campos que requieren varias líneas como conceptos. No aplicable
a campos “Automáticos”

Borrar, Esta opción eliminará el campo de la plantilla, es decir, borrará el campo
tanto en la Zona de Datos como el recuadro verde correspondiente en la imagen
del docuemto en proceso. Cuando el campo es “AutoDetección por OCR”
elimina todas las zonas de “Autodetección por OCR”.
Cuando se cargan varios documentos, bien por que se haya escaneado
un lote de facturas o por que se haya Procesado Directorio, aparecerá en la parte inferior
derecha, junto al botón Registrar, un indicador que muestra el número de documento
activo y separado por una barra el número de documentos totales pendientes de
procesar (en el ejemplo el documento activo ocupa la posición 3 de 26 documentos).
A cada lado de dichos números hay sendas flechas para cambiar de un documento a otro,
esto permite previsualizar los documentos escaneados y elegir por cual empezar
independientemente del orden con que se haya escaneado.
Si los documentos que se escanean contienen varias páginas, en la parte
inferior izquierda toman color éstos botones que permiten navegar por las diferentes
páginas de dicho documento.
El objetivo de este botón es finalizar el procesado del documento
registrándolo en una base de datos documental de imágenes, además, en caso que el
documento sea resultado de un proceso de Digitalización Certificada (como por
ejemplo Factura Certificada), todos los datos se registrarán en una base de datos
nativa en XML propia de DigiFactIn 2.0. Por otro lado los datos del documento podrán
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ser exportados a otros formatos (FacturaE, CSV) según lo que se disponga en Opciones
de Configuración.
Una vez pulsado el botón
, si ha sido registrado, muestra un mensaje
confirmando que se ha procesado correctamente, en caso contrario muestra las
advertencias pertinentes.
Esta ventana permite las siguientes opciones:
1.
Abrir el documento de nuevo, de la misma forma
que se puede hacer desde el menú de búsqueda, bien con el Visor PDF (si es
Factura Certificada) o con el Visor de Documentos (si es cualquier otro tipo de
documento).
2.
o bien guardar una copia a través del árbol de
directorios y con el nombre que le indique el usuario, para su posterior envío por
Correo electrónico, por ejemplo.
Para el caso en que se haya activado algún Plugin, y configurado correctamente (véase
apartado correspondiente dentro de Opciones de Configuración - General), DigiFactIn
tratará de realizar el envío a que refiere dicho plugin, de forma que dependiendo del
resultado obtenido, presentará una de las dos siguientes ventanas:
Si la ventana muestra un mensaje con el texto "No Enviado - nombre_plugin" pulsando
en éste mensaje dará un detalle del motivo por el que no se ha enviado, por ejemplo:
Este caso apunta claramente que o usuario o contraseña no está correctamente
introducido, es necesario revisar. Destacar que distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Sirve para reenviar el documento a través del plugin seleccionado, se recomienda
revisar primero la configuración de dicho plugin, es posible que haya algún dato erróneo.
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Con el botón
situado a la izquierda del botón Registrar
se despliega
un submenú con el que se pueden
modificar las opciones de envío de
documentos a los Plugins activos, pudiendo
así evitar el envío de ciertos documentos.
Zona de Imagen
Esta área central es donde se muestra el documento en proceso (téngase en cuenta que
el documento, independientemente de cómo se haya digitalizado, en esta área siempre
se verá en Blanco y Negro, para hacer efectivo la lectura automática de zonas).
Bajo la zona de imagen encontramos siempre una barra de herramientas con las
siguientes utilidades:
Desplazamiento en Documento. Herramienta para desplazarse por las páginas del
documento.
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Voltear Imagen. Herramienta para voltear hacia la izquierda o derecha la imagen.
Tenga cuidado, ya que las acciones que se realicen con esta herramienta se guardan en
la imagen.
Zoom Imagen. Herramienta para realizar un aumento o disminución de la imagen en el
visor. No afecta a la imagen real.
Ajuste Automático. Herramienta para ajustar la imagen al ancho o al alto del visor,
siempre el que mejor resultado dé.
Aumentar Zona Rectangular. Herramienta, que al presionar, cambia el cursor sobre el
visor por
que le permite dibujar un recuadro de líneas discontinuas que ampliará la
imagen.
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Lupa Rectangular. Herramienta para situar sobre el visor una lupa cuadrada que nos va
a permitir ver datos concretos. Tal como se muestra en la siguiente figura.
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Crear Zona OCR. Herramienta útil para la creación de zonas rectangulares bajo un
recuadro verde
, esas zonas corresponden a los
distintos campos que se van a leer de la factura. Una vez presionado, cambia el cursor
para indicar que está en selección zona OCR
. Cuando se termina de marcar la zona
aparece un cuadro de dialogo emergente para que se indique el tipo de campo que es.
La zona seleccionada se verá como campo en la zona de datos de la izquierda. Cuando
se pulse sobre el botón de acción “OCR” la zona seleccionada se leerá poniendo el
resultado de la lectura en el campo asociado en la zona de datos.
Eliminar Última Zona OCR. Herramienta que sirve para eliminar la última zona creada
con la herramienta anterior; útil para cuando se ha creado una zona de forma errónea.
Para eliminar zonas concretas se debe utilizar el botón “Ed” en la “Zona de Datos” ver
más arriba.
Borrar Todas las Zonas OCR. Herramienta que sirve para eliminar todas las zonas de
una plantilla, cuidado al utilizar esta herramienta se borran todas las zonas en la plantilla
de forma irreversible. Solicita confirmación.
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Ver/Ocultar Zonas OCR. Herramienta que sirve para ocultar o hacer visible los
recuadros verdes de las Zonas de OCR. Si las zonas OCR son visibles las ocultará, si
están ocultas las hará visibles.
Seleccionar Zona Rectangular. Herramienta que sirve para seleccionar zonas
rectangulares de la imagen. Una vez que se presiona, cambia el cursor para indicar que
está en selección rectangular, para poder dibujar el recuadro rectangular en líneas
discontinuas que se ha realizado. Este recuadro nos podrá servir para copiarlo como
imagen o leer los caracteres que contenga, con la herramienta Copiar como Texto en
Portapapeles.
Liberar Cursor. Herramienta que libera el cursor, útil para deshacer las acciones de:
Aumentar a Zona Rectangular, Seleccionar Zona Rectangular, Cortar Zona
Rectangular.
Copiar Imagen a Portapapeles. Herramienta que copia la imagen completa al
portapapeles.
Copiar como Texto en Portapapeles. Herramienta que realiza una lectura automática
de caracteres sobre una zona rectangular que se haya dibujado con anterioridad.
Cortar Zona Rectangular. Herramienta que sirve para recortar la imagen. Cambia el
cursor para que se dibuje el recuadro en el que se quiere dejar la imagen. ¡Cuidado! las
acciones que se realicen con esta herramienta se guardan en la imagen.
Eliminar documento. Herramienta que sirve para eliminar el documento que se está
previsualizando. Cuidado la eliminación en el disco es real.
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Exportar a Word. Herramienta que incluirá la imagen en un documento de Word
abierto, o bien, creará un documento de Word con la imagen.
Abrir Imagen con Imaging. Herramienta que abre la imagen en previsualización con
Imaging, desde donde se podrá manejar.
Imprimir Imagen. Herramienta que imprime la imagen. Muestra diálogo estándar de
impresión.
Tras finalizar el proceso de asignación y lectura por OCR, sólo queda registrar el
documento para que quede grabado, si se ha efectuado sin errores se mostrará:
Donde se muestran 3 acciones posibles:
Pulsando este botón, permite hacer
cambios en los datos leídos del documento (ya sean por OCR, manuales o calculados)
Guarda una copia del documento en
PDF firmado donde el usuario indique, de esta forma permite dejar hecha una copia lista
para enviar por correo electrónico por ejemplo.
Simplemente completa el procesado del documento.
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CASO PRÁCTICO
A continuación se muestra un caso práctico a seguir por los usuarios interesados en el
correcto funcionamiento de DigiFactIn.
Archivos de Demostración
Para realizar este caso práctico se han de tener instalados los archivos de demostración.
Para instalar los archivos de demostración realice lo siguiente:
1. Si no tiene abierto DigiFactIn haga clic en el icono DigiFactIn del escritorio; si
lo tiene abierto y no lo ve sobre la pantalla ni la barra de tareas, posiblemente se
encuentre minimizado en la bandeja del sistema (donde se encuentra el reloj de
Windows), si es necesario expanda la bandeja del sistema, haga doble clic sobre
el icono de DigiFactIn.
2. Abra el cuadro de diálogo “Opciones de Configuración”.
3. En la sección “Varios” verá un botón con el texto “Instalar archivos de
demostración”. Si el botón está habilitado haga clic sobre él. (Si no está
habilitado es debido a que los archivos de demostración están instalados en el
equipo)
4. Haga clic sobre el botón “Guardar”.
Procesado y Registro de Documento
Para este caso se va a coger un documento para el procesado y registro por DigiFactIn
de los archivos de demostración. En el caso concreto de la Digitalización Certificada el
documento debe haber sido digitalizado con DigiFactIn; para realizar la digitalización sin
iniciar el procesado y registro del documento se proporciona la herramienta DigiFactIn.
Digitalizar que encontrará en Inicio > Programas > DigiFactIn 2.0.
Para procesar un documento realice los siguientes pasos:
1. Si no tiene abierto DigiFactIn haga clic en el icono DigiFactIn del escritorio; si
lo tiene abierto y no lo ve sobre la pantalla ni la barra de tareas, posiblemente se
encuentre minimizado en la bandeja del sistema (donde se encuentra el reloj de
Windows), si es necesario expanda la bandeja del sistema, haga doble clic sobre
el icono de DigiFactIn.
2. Abra el cuadro de diálogo “Procesar Documentos”.
3. Haga clic sobre el botón “Proces Doc”.
4. En el cuadro de diálogo que aparece haga doble clic sobre “Factura
Certificada”, la lista de abajo se rellenará con seis facturas ya digitalizadas.
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5. Haga clic en el botón “Procesar” sobre el cuadro de diálogo “Seleccionar
Archivo”; esto cerrará el cuadro de diálogo y asignará el documento a la zona de
imagen.
6. Si en el recuadro inferior derecho de la pantalla aparece el cuadro de diálogo
“Proveedores”:
a.
haga clic en el botón “Buscar”, aparecerá un cuadro de diálogo
“Búsqueda de Proveedores”,
b. introduzca: Iberdrola, en el campo “Nombre”,
c. haga clic en "Buscar",
d. haga doble clic sobre el resultado encontrado,
e. haga clic en el botón “Asignar”.
Si no aparece el cuadro de diálogo “Proveedores”
a. seleccione en el cuadro combinado “Proveedores” el proveedor Iberdrola.
7. Seleccione el tipo de documento “Factura Certificada”. Automáticamente se
cargará la plantilla. O bien pase a la siguiente sección donde se muestra como
crear una plantilla desde cero (Ir a Crear Plantillas).
8. Haga clic sobre el botón OCR, automáticamente se leerán las zonas y mostrará un
mensaje de confirmación para guardar las modificaciones hechas en la plantilla
activa.
.
9. Si se responde SI guarda las modificaciones y realiza OCR, si se responde NO
simplemente hace OCR sin guardar los cambios.
10. Revise cuidadosamente que todos los datos corresponden a la factura.
11. Haga clic en el botón “Registrar”.
En ese momento aparece un mensaje que en caso de haberse registrado con éxito
informa de tal situación.
Ir a Centro Control
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