capítulo 2 – archivo y clasificación de documentación administrativa

CAPÍTULO 2 – ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
1- EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
Por lo general, cuando hablamos de archivo nos referimos al conjunto ordenado de documentos que
se conserva con un fin concreto: histórico, jurídico, económico...
Pero en algunas ocasiones hacemos alusión al archivo como el lugar físico donde guardamos los
documentos. En el ámbito empresarial hablamos de archivo en ambos significados, tanto el lugar
físico donde se guardan los documentos, como el conjunto de documentos ordenados.
El hecho de guardar documentación no quiere decir que sea un archivo, para considerarse un
archivo debe tener las siguientes condiciones:
•
•
•
Disponer de una serie de documentos.
Ordenar dichos documentos mediante unos criterios previos.
Guardar y ordenarlos en un lugar determinado.
Las principales finalidades de un archivo son:
•
•
•
Custodiar, guardar y conservar la documentación.
Ayudar a localizar fácilmente los documentos.
Cumplir con las normas legales que establecen conservación de los documentos durante un
periodo de tiempo.
Las empresas generan diariamente mucha documentación que es imprescindible que este localizada
y ordenada, por dos razones fundamentales:
•
•
Las empresas están obligadas, legalmente, a guardar ciertos documentos durante un periodo
de tiempo.
Por el propio interés de la empresa es importante disponer de dicho archivo, ya que así
disponemos de la información que ha generado la empresa en años anteriores.
Equipos materiales para el archivo
Elegir correctamente los equipos materiales es fundamental para la buena conservación de un
archivo.
A la hora de elegir dichos materiales debemos tener en cuenta:
•
•
Deben estar siempre guardados en perfecto estado de conservación.
Debemos facilitar la búsqueda rápida de los mismos.
Algunos materiales utilizados para clasificar son:
•
Carpetas:
◦ Simples: cartulina doblada por la mitad.
◦ Con sistema de sujeción: son las denominadas A-Z.
◦ Carpetas de suspensión: con pequeños enganches laterales para poder colgarlas en las
guías de los armarios o cajones.
•
Cajas de archivo: son de cartón y nos sirven para guardar en un archivo definitivo la
documentación que debemos conservar mientras este vigente. Dispone de una etiqueta en un
lado para anotar lo que la caja contiene.
Con respecto al mobiliario del archivo encontramos diferentes muebles que nos pueden ayudar a
organizar de forma funcional la documentación:
•
Ficheros: es el lugar donde se guardan las fichas o carpetas de tamaño pequeño. Pueden ser
sencillos (los cajones están adaptados al tamaño de las fichas), múltiples (disponemos de
varios cajones con varios ficheros sencillos), y rotativos (las fichas tienen un sistema de
rotación que nos permite una búsqueda más rápida).
•
Estanterías y armarios
Funcionamiento de un archivo
El sistema de funcionamiento de un archivo y documentación en una empresa está marcado tanto
por las normativas como por un reglamento interno de cada empresa.
El periodo de conservación de la documentación se marca en tres grupos:
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•
•
Libros oficiales: contienen información sobre la situación económica y financiera de la
empresa y se dividen en:
◦ Libros obligatorios → se reflejan las operaciones contables de la empresa. Deben
conservarse durante 6 años.
◦ Libros auxiliares → se usan por ejemplo para registrar compras de clientes, entradas o
salidas de dinero en efectivo, también se llaman libros de caja. Al no ser obligatorios, no
entran en la categoría de los documentos que hay que guardar, pero normalmente se
conservan por el mismo tiempo que los obligatorios.
◦ Libros de registro → la empresa está obligada a registrar libros de facturas recibidas y
bienes de inversión. Deben conservarse durante 6 años.
Documentación mercantil: podemos distinguir 3 grupos:
◦ Documentación mercantil que debe conservarse durante 6 años → son aquellas
relacionadas con las operaciones mercantiles sobre derechos y obligaciones de la
empresa. Por ejemplo facturas recibidas y emitidas, documentación sobre impuestos
correspondiente a la actividad empresarial.
◦ Documentos de carácter interno → suelen guardarse durante un tiempo prudencial, pero
posteriormente se destruyen.
◦ Documentos especiales sobre constitución de un patrimonio empresarial → como por
ejemplo escrituras de propiedad, estatutos de empresa, certificados de registros oficiales,
actas notariales,... todos estos se conservan de manera indefinida mientras la empresa
permanezca.
Documentos sociolaborales: como libros de registro de personal, contratos, nóminas,
expedientes de trabajadores, deben conservarse durante 6 años.
Una vez superado el tiempo estipulado por Ley, para estos documentos, deberán destruirse, para
ello podemos venderlos a empresas dedicadas al reciclaje de papel, o bien destruirlos con una
máquina que los convierta en viruta, que es un sistema muy adecuado en el caso que la
documentación sea confidencial.
Mantenimiento de un archivo
Para mantener correctamente y en condiciones un archivo, debemos tener en cuenta los siguientes
elementos:
•
El acceso: debemos seguir un protocolo de acceso, con esto nos referimos, a que cierta
información estará restringida a ciertos empleados y que sólo podrán acceder a ella mediante
algún sistema de acceso. Hoy en día esto se realiza de forma digitalizada.
•
La conservación: el lugar donde esta ubicado el archivo debe tener unas condiciones
óptimas de luz, polvo, humedad... si, por el contrario hablamos de archivo digital, debemos
contar con varias copias de seguridad.
•
La seguridad: la Ley Orgánica de Protección de Datos nos aporta una normativa, por la cual,
las empresas se ven obligadas a tomar las medidas necesarias para que dicho archivo no se
deteriore o caiga en manos ajenas.
2- LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
En función del grado de centralización de la información:
•
Archivo centralizado: tendremos todos los documentos en un mismo lugar de modo que
todos los departamentos consulten el archivo en el mismo lugar.
•
Archivo descentralizado: distribuiremos la documentación en diferentes secciones y, pasado
un tiempo considerable, la concentraremos en un depósito común.
•
Archivo mixto: descentraliza el archivo por departamentos para aquellos procesos que
continúan en marcha y, una vez realizado esto, toda la documentación se pasa al archivo
central.
En función de la frecuencia con la que se utiliza la información:
•
Archivo activo: se conserva la documentación que se consulta con frecuencia, la que tiene
fecha reciente o continúa con procesos activos.
•
Archivo semiactivo: es el siguiente paso de clasificación de documentos tras el archivo
activo, aquí no se destruyen pero si se conservan para cumplir las disposiciones legales o por
interés de la empresa.
•
Archivo pasivo: se almacenan documentos de forma definitiva; son documentos que han
perdido su vigencia actual pero se conservan bien por su valor documental o histórico.
3- SISTEMA DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Para clasificar un archivo necesitamos cierta información sobre el orden de clasificación del mismo;
al guardar un documento debemos hacerlo siguiendo un criterio adoptado previamente.
Métodos de clasificación:
•
Clasificación alfabética: se trata de los sistemas de clasificación más sencillos ya que nos
permite ordenar los documentos tomando como referencia las letras del alfabeto siguiendo
un orden establecido.
-Nombres de personas individuales: clasificaremos siempre según el primer apellido y, si
este coincide en dos documentos, habrá que tener en cuenta el segundo apellido. En caso que
tengamos dos o más personas con los dos apellidos iguales utilizaremos el nombre para
determinar el orden.
Si, por ejemplo, tenemos los expedientes de las siguientes personas:
Miguel Ángel Cano Cazorla
Pablo Marín Rus
Teresa Cano Cazorla
Cano Cazorla, Miguel Ángel
Cano Cazorla, Teresa
Marín Rus Pablo
→
-Los apellidos compuestos, o unidos por un guión, se consideran uno solo:
Por ejemplo, José Tomás García-Campos, tomaremos García-Campos como un solo
apellido. Así, si tratamos de ordenar:
Juan García Lara
José Tomás García-Campos Ortega
Vicente García Martínez
→
García Lara, Juan
García Martínez, Vicente
García-Campos Ortega, José Tomás
Cuando los apellidos llevan artículos o preposiciones, se ordenan por la letra del apellido,
sin tener en cuenta los artículos o preposiciones.
Por ejemplo:
Sebastián de Haro Garzón
Luisa de la Casa Baena
→
Casa Baena, Luisa de la
Haro Garzón, Sebastián de
-Organismos públicos: se ordenarán alfabéticamente por su nombre jurídico, o por sus
siglas, como resulten más conocidos.
Por ejemplo:
Ministerio de Trabajo
INEM
Consejería de Asuntos Sociales
→
Consejería de Asuntos Sociales
INEM
Ministerio de Trabajo
-Al clasificar las empresas no se tendrán en cuenta las expresiones: Sociedad, Compañía,
Hijos de..., etc
Por ejemplo:
Sociedad Literaria Reunida
Compañía Sevillana de Maderas
Hijos de Ramírez, C.B.
→
Literaria Reunida, Sociedad
Ramírez, C.B., Hijos de
Sevillana de Maderas, Compañía
•
Clasificación numérica: nos permite ordenar documentos según la cifra numérica que le
asignemos. Factura nº1, Factura nº2, Factura nº3.
•
Sistema mixto: o también conocido como sistema de clasificación alfanumérica.
Por ejemplo: tenemos A12, A06, B06, B03, B15, Z8 → A06, A12, B03, B06, B15, Z8
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Clasificación cronológica: clasifica los documentos atendiendo a la fecha que aparece en
ellos. Basta con ordenar los años, dentro de estos los meses y, por último, los días.
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Criterio geográfico: se ordena según la localización geográfica de su procedencia. Un
criterio válido sería Región o zona geográfica, provincia, comunidad autónoma, localidad,
calle...
•
Clasificación por materias: consiste en clasificar una serie de elementos de acuerdo con la
naturaleza de los mismos.
Por ejemplo: Establecemos las materias, por orden alfabético:
1-Contabilidad; 2-Personal; 3-Registros
Estas materias las clasificamos por su contenido:
1-Contabilidad: balances, diario, mayor
2-Personal: libros de matrícula
3-Registros: entrada, salida
Ordenamos esos contenidos:
Cronológicamente: balances: del día...al día....
Numéricamente: entradas de registro: del nº...al nº...
salidas de registro: del nº...al nº...