Acta número Doce de Asamblea General Ordinaria del Condominio Residencial Horizontal Villas de Valencia S.A., cédula tres – ciento nueve – cuatrocientos veinticinco mil quinientos setenta y cinco, celebrada en la casa club número uno, en segunda convocatoria al ser las diecinueve horas cinco minutos del cinco de noviembre del dos mil trece, debidamente convocada mediante carta de convocatoria a los condóminos. PRIMERO: Verificación de quórum: Se procede a recibir y revisar la documentación respectiva (certificaciones de personería) de los Condóminos presentes, y según se desprende de la lista de asistencia firmada por los asistentes (la cual se adjunta al expediente de la Asamblea) debidamente acreditados como propietarios y/o apoderados, y de conformidad con el artículo veinticuatro de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, se procede a dar inicio al orden del día, declarando abierta la Asamblea en segunda convocatoria, a las diecinueve horas cinco minutos. SEGUNDO: Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea: Se propone a nombrar a la señora Inés Zamora como Presidente y a la señora Lucía Pérez como Secretario de la presente Asamblea. No habiendo más propuestas, se aprueba por unanimidad dichos nombramientos. TERCERO: Informe financiero al Treinta de Septiembre del 2013: La señora Inés Zamora explica ampliamente los Estados Financieros con corte al treinta de septiembre del dos mil trece, de los cuales se destaca que hubo un excedente del periodo de un millón trescientos diecinueve mil trescientos seis colones con ochenta céntimos (¢1.319.306.81), además que las cuentas por cobrar en cuotas de mantenimiento se mantienen al día y bajo control. Con respecto a la cuota extraordinaria en curso se menciona que algunas casas mantienen uno- dos y hasta tres pagos mensuales atrasados y únicamente en un caso, el Condómino indicó que cancelaría la totalidad de la cuota extra de la Pintura hasta Enero 2014, según el plazo máximo otorgado en Asamblea debemos esperar al vencimiento del mismo, caso contrario, se aclara que para este y los demás casos, si para esta fecha no han cancelado la totalidad, se aplicará multa sobre saldo y la fachada no será pintada hasta tanto no normalicen la situación de los pagos pendientes. Durante el periodo que termina hubo un ahorro por el cambio de la empresa de Seguridad el 30 de noviembre 2012, el excedente en esta partida fue siete millones cuatrocientos treinta mil colones, los cuales fueron invertidos en trabajos no presupuestados, pero necesarios para mejorar algunas instalaciones, edificaciones, lograr adquirir equipos, y mejorar las condiciones de trabajo tanto para los oficiales como los trabajadores de la empresa de mantenimiento. Se menciona que a futuro, es necesario construir en la Bodega de Empleados un servicio sanitario, ya que el área no cuenta con el mismo y es una de las necesidades básicas de todo trabajador. Una vez explicadas todas las partidas de los estados Financieros y evacuadas todas las consultas, se aprueban por unanimidad.. CUARTO: Análisis y aprobación de presupuesto 2013-2014: La señora Inés Zamora expone dos propuestas del Presupuesto Ordinario, en la primera opción NO SE PREVE incremento y se elimina el fondo de reserva, en virtud de las cuotas extras aprobadas durante el periodo que finaliza, lo cual ha generado un mayor desembolso de dinero para todos los residentes, habiendo aún una cuota extra al cobro, pagaderos hasta Enero 2014, además de que somos conscientes del alto costo de vida; se menciona que al no hacer ningún incremento, se contempla en el presupuesto un mantenimiento básico y que en casos de emergencia, nos veríamos en la necesidad de recurrir al fondo de reserva acumulado durante este periodo que finaliza. La segunda opción de presupuesto contempla UN INCREMENTO DEL 4.1% a partir 1 de Marzo del 2014, dando tiempo para finalizar el pago de la extra en curso y evitando una carga económica para la cuesta de Enero 2014. Dicho presupuesto contempla mantenimiento preventivo e incrementos en los servicios de agua y luz, sin embargo debido a las escazas lluvias esperamos que el monto presupuestado cubra con el gasto futuro y sus posibles incrementos ; al igual que la versión número uno, se elimina dentro de esta opción de presupuesto el fondo de reserva, ya que contamos con el fondo de reserva establecido por Ley (Los ingresos de un periodo). Se somete a votación ambos presupuestos y se aprueba la segunda opción por mayoría de votos, se abstiene la casa # 23 y # 31. QUINTO: Elección de Junta de Condóminos del periodo 2013-2014: Se procede con la elección de la Junta de Condóminos; de la Junta anterior, únicamente el Jose María Calvo (casa 12) manifiesta estar interesado en continuar siendo parte de la Junta si así lo desean los vecinos, lo cual se aprueba; se une al grupo, el señor Carlos Piedra (casa 78), el señor Mario Fernández (Casa 80), la señora Ana Eugenia Rojas (casa 47), la señora Ivonne Baldiviezo (casa 97), el señor Francisco Hurtado (casa 48) y la señora Carolina Ulloa (casa 121). Se somete a votación y se aprueba por unanimidad su nombramiento como Junta de Condóminos, y estando presentes los nombrados, aceptan sus cargos y entran en función de los mismos. Cabe destacar que el nombramiento del señor Francisco Hurtado, se hace por representación de su esposa Natasha Rodríguez. SEXTO: Elección de Administrador 2013-2014. Se somete a votación el nombramiento del Administrador del Condominio; después de una corta discusión sobre el tema, se aprueba nombrar como Administrador del Condominio por un período comprendido entre el primero de Noviembre del dos mil trece y el treinta y uno de Octubre del dos mil catorce, a la señora Ana Eugenia Rojas Troyo, mayor, viuda, portadora de la cédula de identidad número unoquinientos – ciento treinta y tres, vecina de San José, San Rafael de Escazú, del Restaurante Taj Mahal cien metros al norte, Condominio Villas de Valencia, casa numero cuarenta y siete, quién está presente y acepta el cargo. La señora Rojas tendrá poder de operar cuentas bancarias tanto en dólares como colones, así como autorizar y desautorizar a otras personas a firmar en dichas cuentas. Cabe destacar que el administrador será también el Presidente de la Junta de Condóminos lo cual se aprueba por unanimidad. SEPTIMO: Se informa que proyecto de la Pintura de las Fachadas de todas las Casas y algunos muros perimetrales del Condominio está programado para empezar el 3 de Febrero del 2014, con una duración aproximada de 4 meses y una cuadrilla de al menos 11 trabajadores, se prevé que por semana se pinten 8 filiales, iniciando por orden numérico de casas, por lo cual es de suma importancia que la casa se pinte de acuerdo a lo programado, para ello se les informará la semana anterior, en caso de que no pueda pintarse la casa porque no hay nadie, se saltará el orden de la casa y se pasará a la siguiente, dejando esta para el final. En vista de que el tiempo programado es sumamente ajustado, pues la idea es realizarlo durante la época de verano, se menciona la posibilidad de permitir que los trabajadores puedan laborar los días sábados a partir de las 7 a.m. y hasta la 1 p.m., pintando únicamente los muros perimetrales contemplados en la oferta, sin alterar la tranquilidad de los residentes, lo cual se aprueba por unanimidad. Con el fin de establecer claramente lo que está incluido en la oferta, y lo que es estrictamente responsabilidad del residente, se hará una valoración inicial punto por punto, y casa por casa, en la cual se establecerá las partes incluidas y se indicará si existen: daños estructurales; filtraciones en aleros, cielos de cocheras o tragaluz en área de pilas (para los que lo 2 tienen) , estado actual de láminas transparentes sobre las pérgolas, estado actual de tejas del techo , entre otros detalles. La idea es ir entregando las casas conforme se van pintando, utilizando como referencia la valoración inicial. La entrega se hará directamente al Condómino o a quien este designe. Cabe destacar que este proyecto no incluye: pintar los muros de los patios internos, reparaciones de ninguna filtración, (por lo que se les recomienda aprovechar que estamos finalizando el invierno para realizar las reparaciones, ya que en la época seca, es difícil detectarlas). En caso de que después de la primera inspección (la cual hará con un representante de la empresa contratada y la Administración y de existir recomendaciones para: el cambio de algunas láminas de los aleros y/ o cielos (por haber sufrido serios daños por filtraciones), cambios de láminas transparentes en pérgolas y/o tragaluz (por mal estado o por qué no son las aprobadas) se les hará saber con anticipación y se les enviará la cotización, a fin que los propietarios valoraren y definan si realizan el cambio de manera oportuna (esto antes de iniciar con la pintura de la casa); esto con la idea de que la misma empresa que pinta les realice el trabajo y no se atrasen con el cronograma. Si deciden realizar los cambios, el condómino se entiende directamente con la empresa en cuanto a los pagos de los mismos. La idea es facilitar el contacto y los trabajos, aprovechando la empresa contratada cuenta con el equipo y la posibilidad de realizarlos, y además ofrecerles precios competitivos. Cabe destacar que la principal intención de la Administración es promover que el Condominio quede lo mejor. Se menciona la posibilidad de contratar a una persona externa, para que supervise los trabajos, dicha contratación tendría un costo adicional, el cual no está incluido dentro del monto cobrado. Se conversa sobre la posibilidad, pero no se llega a ningún acuerdo. Cabe destacar que durante la exposición del Proyecto de la Pintura, se reciben por parte del señor Paco Cruz de la casa # 23 varias consultas y externan su disconformidad por la forma en que el proyecto fue planteado, se les explican los detalles y del porque de dichas situaciones. OCTAVO: Debido a la inseguridad que se vive actualmente, y a la cantidad de robos que han tenido lugar en Condominios de la zona, la empresa de Seguridad sugiere como parte del procedimiento, se revisen TODAS las cajuelas de los vehículos de visitas, se menciona que actualmente se revisan las de los taxis y los proveedores. Se recibe la visita del Lic. Manuel Garro, Gerente de la Empresa de Seguridad CONSEUR, quien expone su recomendación, después de una amplia explicación, se discute ampliamente, y varios vecinos se oponen a dicha medida, indicando que sería un abuso y humillación para las visitas, quien a fin de cuentas, son sus propios familiares. Otros están a favor, pues la visita que ingresa donde el vecino no es una persona de su confianza. Después de larga y acalorada discusión, se acuerda posponer la votación de dicho punto y conformar un comité de seguridad, otorgando un plazo de 1 mes para que estudien y analicen ampliamente los beneficios e implicaciones que con lleva tomar esta determinación, así como evaluar los procedimientos establecidos, y presentar al final del plazo a Junta de Condóminos y Empresa de Seguridad sus conclusiones, una vez realizado dicho proceso, se evaluará si es necesario convocar a una Asamblea extraordinaria para discutir únicamente el tema de la seguridad y los protocolos establecidos o propuestos, siempre con el fin de minimizar el riesgo de algún incidente y/o robo. Se somete a votación la moción y se aprueba por mayoría, con la abstención de la casa # 58. Cabe destacar que el Comité queda conformado por: José Pozuelo (casa # 15), Gonzalo del Carpio (casa # 17), Paco Cruz (casa # 23), Ciro Cortés (casa # 51), Rocío Huapaya (casa # 59), Hernán Hernández 3 (casa # 60), Germán Quintero (casa # 89) y Jorge Echeverri (casa 105). NOVENO: Se informa que a la fecha, seguimos con los trámites Legales para presentar ante él A y A la solicitud formal para la Donación de Servidumbre del Condominio (Independización de Medidores). Y que a pesar de que solo hay 16 Filiales en Fideicomisos, el proceso de presentación de poderes ante Banco y Fiduciarias ha sido lento y tedioso; lamentablemente tenemos una situación con una de las Filiales (Casa # 33), pues la persona autorizada a firmar según la Fiduciaria Castro Garnier, se encuentra en Venezuela y en apariencia regresa al país hasta Enero 2014, lo cual provoca que el proceso se detenga. Se menciona que ya el A y A ha revisado de manera preliminar la Escritura y que prácticamente la misma ya esta preaprobada, solo estamos a la espera de ver de qué manera podremos completar la documentación pendientes (Poder de la Filial 33). Debido a que este trámite es primordial para todos los residentes, con el fin de lograr que cada Condómino pague su propio consumo de agua y evitar el subsidio de algunos vecinos, se aprueba dar un plazo para que la situación de la casa # 33 se resuelva, caso contrario, se deberá convocar a Asamblea Extraordinaria y optar por un plan B, el cual sería la instalación de medidores individuales, en donde el consumo mensual sería leído por administración y cobrado a cada Filial junto con la cuota de mantenimiento. El plazo definido es hasta el mes de Febrero 2014. Se somete a votación la moción y se aprueba por mayoría. DECIMO: Se autoriza al Administrador para que comparezca ante el notario Público para protocolizar en su totalidad o en lo conducente la presente acta. Sin más asuntos por tratar, se declaran firmes todos los acuerdos tomados, y se levanta la sesión a las veintiún horas con cuarenta y cinco minutos del mismo día. 4