QUÉ ES UN PROCESO

QUÉ ES UN PROCESO
En su acepción más general, proceso es todo lo que “transcurre”, como la energía, la
materia y hasta el pensamiento. Existen procesos “naturales” -en los que no tiene
participación el ingenio humano-, y “artificiales”, los ideados por el hombre.
Una definición algo más limitada dice que “un proceso es un conjunto de actividades o
eventos que se realizan o suceden con un determinado objetivo”. La palabra objetivo
tiene –en este caso- un enfoque sistémico, esto es, en cuanto contribuye al equilibrio
dinámico o estático de un conjunto de partes interrelacionadas y no en cuanto sean
favorables al ser humano: aunque el viento o la oxidación de los metales pueden ser
utilizados por el hombre, es aventurado pensar que hayan sido diseñados para él. A
otros como la órbita excéntrica de Plutón, el hombre –con toda su sapiencia- no ha
logrado aun sacarles el menor provecho. Los biológicos, por último, poseen objetivos
claros y no necesariamente favorables a la humanidad.
Otra definición -de Wikipedia.org- dice que “un proceso es un conjunto de actividades
que realiza una organización, mediante la transformación de unos insumos, para crear,
producir y entregar sus productos, de tal manera que satisfagan las necesidades de sus
clientes”. Esta definición está, desde luego, limitada a aquéllos que transforman
insumos en productos. Es claro que asociado a la función productiva existen otras
transformaciones. Un ecologista, por ejemplo, probablemente prestaría mayor atención
a otros flujos, como los desechos, el ruido y el calor que se disipan en la atmósfera, y
un empresario la vería como la transformación de inversiones en utilidades En otras
palabras, cada observador representa los flujos que desea analizar.
Pero aun en el mundo de las organizaciones productivas, los procesos no son
necesariamente transformaciones. De hecho existen dos planos sobre los que ocurren
procesos artificiales, uno de ellos es el plano físico, de las “transformaciones”, y otro es
el plano simbólico, de "simulaciones", “inferencias” y "decisiones". Los operarios que
trabajan elementos tangibles están inmersos en un mundo físico que en general se rige
por leyes parecidas a las de Newton y Lavoisier. Los administradores, en cambio suelen
vivir en un mundo de símbolos cuyas leyes son muy diferentes. Una inferencia, por
ejemplo, produce nuevos datos –a los que se suele llamar información- a partir de un
conjunto de datos originales1 pero -en contraposición a lo que ocurre con la materia al
cabo de una transformación física- al terminar un proceso de inferencia los datos
iniciales persisten sin ser alterados. Mientras en el mundo físico, según la teoría clásicanada se crea ni se pierde, en el simbólico los datos, la información y las decisiones se
crean desparecen y se expanden en forma explosiva, al parecer por el solo hecho de
transmitirse entre entes pensantes.
Un proceso de simulación o captura de datos, es el nexo entre el plano físico y el plano
simbólico2 permitiendo que un evento o un objeto físico sea percibido por un sujeto de
1 Por ejemplo, si mis datos originales son que la señora Soto posee 10 pesos y su marido, el señor Soto,
20, infiero que el matrimonio Soto posee 30 pesos
2 Un dato es un símbolo que representa un hecho físico. Simular es generar un dato a partir de un evento
físico, como por ejemplo, cuado un aficionado a la pesca hace una marca en un cuaderno por cada pez
que se captura.
manera no presencial. Un ejemplo de simulación es el relato de un hecho ya ocurrido o más interesante aun- el presagio de uno que puede o está por ocurrir.
Por último, un proceso de decisión puede definirse –en forma muy primaria- como la
generación de una señal de control, esto es, un comando, a partir de información. La
mayoría de las decisiones –particularmente, las personales- no implican la acción de
instruir a un tercero de modo que la generalización del concepto obliga a la existencia
de ciertas señales “reflejas” que auto-condicionan a una determinada actitud al sujeto
que la adopta.
CONEXIÓN DE PROCESOS
La figura que sigue, representa una forma usual de interacción entre los cuatro tipos de
proceso:
Insumo
Producto
1
TRANSFOR- Producto
MACIÓN
2
SIMULACIÓN
Datos
3
INFERENCIA
Información
4
DECISIÓN
Datos
Información
Retiren los productos
El esquema de operación de cualquier artefacto u organización productiva, sea una
pequeña industria artesanal o una compleja organización transnacional está constituido
por redes recurrentes de transformaciones, simulaciones, inferencias y decisiones. La
figura se adapta a ciertos casos simples como -por ejemplo- el funcionamiento de una
pequeña fábrica: la transformación física crea el producto pero "destruye" la materia
prima. La simulación consiste en hacer una marca a lápiz (símbolo) por cada unidad
producida. La inferencia cuenta las marcas y obtiene el total de unidades. La decisión supondremos que ocurre en la mente del jefe de planta- envía una señal a la empresa de
flete para que las retire. Se observa que sólo la transformación carece de un flujo de
salida igual al de entrada. En los restantes el elemento de entrada "persiste" y por lo
tanto, tal como ingresó debe salir del proceso respectivo.
PRINCIPIO DE RETROALIMENTACIÓN
Refiriéndonos a la misma industria del apartado anterior, esta vez supongamos que
existe una meta y un plazo que cumplir. Supongamos también que al totalizar las
muescas al final del día el jefe de producción detecta un atraso y decide que al día
siguiente se empezará una hora antes. La señal de control es ahora la respectiva orden
de llegar más temprano, dada a los operarios, que –como se muestra en la figuramodifica un parámetro del proceso de transformación (la hora de inicio).
Insumo
Producto
1
TRANSFOR- Producto
MACIÓN
2
SIMULACIÓN
Datos
3
INFERENCIA
Información
4
DECISIÓN
Datos
Información
Partan una hora antes
Naturalmente, el mismo esquema sería válido si el jefe -en lugar de totalizar al final del
día la cantidad de piezas producidas-, estuviera constantemente evaluando el ritmo de
producción. En este caso, si tras contar las marcas y mirar el reloj, nota que está muy
lento se dirige a los operarios y les ordena apurar el ritmo. La señal de control, en este
caso modifica otro parámetro de la transformación (la velocidad). Los sistemas
retroalimentados son aquellos en que la señal de control incide sobre otro punto del
mismo sistema. La gran mayoría de las organizaciones humanas y por supuesto, los
autómatas, poseen mecanismos de retroalimentación que les permiten mantener
cierto equilibrio dinámico.
¿DECIDEN LOS AUTÓMATAS?
Los procesos de decisión son “programados” cuando la naturaleza de la señal de control
resultante es consecuencia exclusiva de la información de entrada y de una regla
explícita e invariable. Las decisiones “no programadas” dependen –no sólo de
información- sino de otros factores, a saber:
a) El conocimiento3 que puede ser sustancialmente distinto entre un sujeto y otro.
b) El estado de ánimo, que –al variar según el momento- incide sobre la regla de la
decisión de cada sujeto y
c) El sentimiento de pérdida que experimenta o teme experimentar el sujeto al
desechar algunas opciones.
Tanto los seres vivos como los autómatas son capaces de decidir. La diferencia entre
ambos no reside tanto en el tipo de señal resultante (de hecho, los seres humanos suelen
aceptar las “sugerencias” de los computadores) sino en los factores que intervienen en
uno y otro caso: los autómatas, por supuesto, no sufren depresiones ni experimentan
sentimientos de pérdida al desechar alguna opción atractiva. Por esa razón, no vacilan.
Y rara vez se retractan.
Original
Alejandro Covacevich
ACV Ingeniería
www.consultoriainformacional.cl
3 Se dice que conocimiento es información acumulada. Otra diferencia entre información y conocimiento
es que la primera es consciente, en cambio el conocimiento es inconsciente. A veces –incluso- permanece
en ese estado en el momento de decidir.