QUÉ ES UN PROCESO En su acepción más general, proceso es todo lo que “transcurre”, como la energía, la materia y hasta el pensamiento. Existen procesos “naturales” -en los que no tiene participación el ingenio humano-, y “artificiales”, los ideados por el hombre. Una definición algo más limitada dice que “un proceso es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden con un determinado objetivo”. La palabra objetivo tiene –en este caso- un enfoque sistémico, esto es, en cuanto contribuye al equilibrio dinámico o estático de un conjunto de partes interrelacionadas y no en cuanto sean favorables al ser humano: aunque el viento o la oxidación de los metales pueden ser utilizados por el hombre, es aventurado pensar que hayan sido diseñados para él. A otros como la órbita excéntrica de Plutón, el hombre –con toda su sapiencia- no ha logrado aun sacarles el menor provecho. Los biológicos, por último, poseen objetivos claros y no necesariamente favorables a la humanidad. Otra definición -de Wikipedia.org- dice que “un proceso es un conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal manera que satisfagan las necesidades de sus clientes”. Esta definición está, desde luego, limitada a aquéllos que transforman insumos en productos. Es claro que asociado a la función productiva existen otras transformaciones. Un ecologista, por ejemplo, probablemente prestaría mayor atención a otros flujos, como los desechos, el ruido y el calor que se disipan en la atmósfera, y un empresario la vería como la transformación de inversiones en utilidades En otras palabras, cada observador representa los flujos que desea analizar. Pero aun en el mundo de las organizaciones productivas, los procesos no son necesariamente transformaciones. De hecho existen dos planos sobre los que ocurren procesos artificiales, uno de ellos es el plano físico, de las “transformaciones”, y otro es el plano simbólico, de "simulaciones", “inferencias” y "decisiones". Los operarios que trabajan elementos tangibles están inmersos en un mundo físico que en general se rige por leyes parecidas a las de Newton y Lavoisier. Los administradores, en cambio suelen vivir en un mundo de símbolos cuyas leyes son muy diferentes. Una inferencia, por ejemplo, produce nuevos datos –a los que se suele llamar información- a partir de un conjunto de datos originales1 pero -en contraposición a lo que ocurre con la materia al cabo de una transformación física- al terminar un proceso de inferencia los datos iniciales persisten sin ser alterados. Mientras en el mundo físico, según la teoría clásicanada se crea ni se pierde, en el simbólico los datos, la información y las decisiones se crean desparecen y se expanden en forma explosiva, al parecer por el solo hecho de transmitirse entre entes pensantes. Un proceso de simulación o captura de datos, es el nexo entre el plano físico y el plano simbólico2 permitiendo que un evento o un objeto físico sea percibido por un sujeto de 1 Por ejemplo, si mis datos originales son que la señora Soto posee 10 pesos y su marido, el señor Soto, 20, infiero que el matrimonio Soto posee 30 pesos 2 Un dato es un símbolo que representa un hecho físico. Simular es generar un dato a partir de un evento físico, como por ejemplo, cuado un aficionado a la pesca hace una marca en un cuaderno por cada pez que se captura. manera no presencial. Un ejemplo de simulación es el relato de un hecho ya ocurrido o más interesante aun- el presagio de uno que puede o está por ocurrir. Por último, un proceso de decisión puede definirse –en forma muy primaria- como la generación de una señal de control, esto es, un comando, a partir de información. La mayoría de las decisiones –particularmente, las personales- no implican la acción de instruir a un tercero de modo que la generalización del concepto obliga a la existencia de ciertas señales “reflejas” que auto-condicionan a una determinada actitud al sujeto que la adopta. CONEXIÓN DE PROCESOS La figura que sigue, representa una forma usual de interacción entre los cuatro tipos de proceso: Insumo Producto 1 TRANSFOR- Producto MACIÓN 2 SIMULACIÓN Datos 3 INFERENCIA Información 4 DECISIÓN Datos Información Retiren los productos El esquema de operación de cualquier artefacto u organización productiva, sea una pequeña industria artesanal o una compleja organización transnacional está constituido por redes recurrentes de transformaciones, simulaciones, inferencias y decisiones. La figura se adapta a ciertos casos simples como -por ejemplo- el funcionamiento de una pequeña fábrica: la transformación física crea el producto pero "destruye" la materia prima. La simulación consiste en hacer una marca a lápiz (símbolo) por cada unidad producida. La inferencia cuenta las marcas y obtiene el total de unidades. La decisión supondremos que ocurre en la mente del jefe de planta- envía una señal a la empresa de flete para que las retire. Se observa que sólo la transformación carece de un flujo de salida igual al de entrada. En los restantes el elemento de entrada "persiste" y por lo tanto, tal como ingresó debe salir del proceso respectivo. PRINCIPIO DE RETROALIMENTACIÓN Refiriéndonos a la misma industria del apartado anterior, esta vez supongamos que existe una meta y un plazo que cumplir. Supongamos también que al totalizar las muescas al final del día el jefe de producción detecta un atraso y decide que al día siguiente se empezará una hora antes. La señal de control es ahora la respectiva orden de llegar más temprano, dada a los operarios, que –como se muestra en la figuramodifica un parámetro del proceso de transformación (la hora de inicio). Insumo Producto 1 TRANSFOR- Producto MACIÓN 2 SIMULACIÓN Datos 3 INFERENCIA Información 4 DECISIÓN Datos Información Partan una hora antes Naturalmente, el mismo esquema sería válido si el jefe -en lugar de totalizar al final del día la cantidad de piezas producidas-, estuviera constantemente evaluando el ritmo de producción. En este caso, si tras contar las marcas y mirar el reloj, nota que está muy lento se dirige a los operarios y les ordena apurar el ritmo. La señal de control, en este caso modifica otro parámetro de la transformación (la velocidad). Los sistemas retroalimentados son aquellos en que la señal de control incide sobre otro punto del mismo sistema. La gran mayoría de las organizaciones humanas y por supuesto, los autómatas, poseen mecanismos de retroalimentación que les permiten mantener cierto equilibrio dinámico. ¿DECIDEN LOS AUTÓMATAS? Los procesos de decisión son “programados” cuando la naturaleza de la señal de control resultante es consecuencia exclusiva de la información de entrada y de una regla explícita e invariable. Las decisiones “no programadas” dependen –no sólo de información- sino de otros factores, a saber: a) El conocimiento3 que puede ser sustancialmente distinto entre un sujeto y otro. b) El estado de ánimo, que –al variar según el momento- incide sobre la regla de la decisión de cada sujeto y c) El sentimiento de pérdida que experimenta o teme experimentar el sujeto al desechar algunas opciones. Tanto los seres vivos como los autómatas son capaces de decidir. La diferencia entre ambos no reside tanto en el tipo de señal resultante (de hecho, los seres humanos suelen aceptar las “sugerencias” de los computadores) sino en los factores que intervienen en uno y otro caso: los autómatas, por supuesto, no sufren depresiones ni experimentan sentimientos de pérdida al desechar alguna opción atractiva. Por esa razón, no vacilan. Y rara vez se retractan. Original Alejandro Covacevich ACV Ingeniería www.consultoriainformacional.cl 3 Se dice que conocimiento es información acumulada. Otra diferencia entre información y conocimiento es que la primera es consciente, en cambio el conocimiento es inconsciente. A veces –incluso- permanece en ese estado en el momento de decidir.