procedimiento para el control de inventario en almacenes

Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
Revisión 00
Página 1 de 7
Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
Revisión 00
Página 2 de 7
Muestreos Aleatorios: Es la toma del inventario en periodos que están bajo el criterio del
supervisor del Almacén, como parte del control interno que este establezca en su gestión
administrativa.
Rotación de Inventario: Es el parámetro utilizado para medir el número de veces que sale un
artículo del almacén en relación al inventario total de dicho artículo en un tiempo
determinado.
Equipos de Trabajo: Grupo de personas que se reúnen para lograr un objetivo común.
Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
Revisión 00
Página 3 de 7
I. CONTROLES
9 La participación de la unidad de Contabilidad y Auditoria será la garantía de los resultados
que se obtendrán en cada conteo periódico del inventario de bienes que está bajo la
responsabilidad del Almacén General del Sistema Estatal de Radio y Televisión.
9 Dada ésta responsabilidad, deben coordinar un calendario para la toma de ésta
información, que será remitida a la Dirección Administrativa y a la Unidad de Compras y
Almacén para que puedan organizar las actividades de recepción y despacho en las fechas
que se establezcan.
9 La frecuencia con la que se establecerá la toma de inventario será semestral, teniendo
como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del año y como segunda fecha el
cierre de los últimos 6 meses del año en curso.
9 Adicional a la toma de inventario semestral, el supervisor del almacén podrá realizar
muestreos aleatorios en cualquier momento como medida de control interno para todas
aquellas existencias de bienes con mayor rotación en el Almacén o cuando se desee
obtener información sobre el inventario de bienes específicos.
9 La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2 personas como mínimo, con la
finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar si la toma de la muestra coincide
o tiene diferencias en el preciso momento que se realiza, minimizando el porcentaje de
error al cierre de la toma total del inventario. Esta mecánica ayudará a que cada conteo se
haga de la manera más transparente y que en el preciso momento de la toma de inventario
para cada referencia se pueda validar cada muestra sin tener que recurrir al desgaste de
realizar todo el inventario completo, luego que ya se ha terminado con la actividad.
Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
Revisión 00
Página 4 de 7
9 El personal del Almacén tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la
Unidad de Servicios Generales la instalación física, tan pronto se acerque la fecha
acordada en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria, esto con la finalidad de
que el equipo que realizará el inventario pueda llevar a cabo el muestreo con la mayor
rapidez y exactitud, y de ésta manera, minimizar las diferencias que se puedan dar con
cada muestra tomada.
9 El personal de Almacén asumirá el papel de supervisores en la toma del inventario, ya que
se necesita establecer la neutralidad de las muestras que se toman durante esta actividad y
al momento de firmar el documento con los valores finales, el personal del Almacén habrá
podido validar dicha información durante todo el proceso con los diferentes grupos.
9 Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado
dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y los que en su momento
defina la Dirección Administrativa.
9 Durante la realización de la toma del inventario en el Almacén General del Sistema Estatal
de Radio y Televisión serán suspendidas las tareas de recepción, registro y despacho de
bienes, esto significa que el almacén debe permanecer cerrado mientras se esté efectuando
ésta labor y se le comunicará a todo el personal del Sistema Estatal de Radio y Televisión,
una semana antes para que puedan programar sus solicitudes previamente. El objetivo
está dirigido a que se pueda realizar el conteo sin interrupciones y de manera completa
cada uno de los bienes que se encuentren físicamente dentro la instalación y al momento
del cierre de la actividad, se compare correctamente contra lo que existe en el sistema sin
tener que efectuar ajustes innecesarios.
Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
Revisión 00
Página 5 de 7
9 Una semana antes de la realización del inventario, se debe establecer quienes serán los
funcionarios que formarán parte de los equipos que intervendrán en la tarea de tomar el
inventario físico del Almacén general del Sistema Estatal de Radio y Televisión para que
se pueda realizar una reunión previa donde se comuniquen los objetivos de dicho
inventario y cada unidad participante propondrá a la Dirección Administrativa quienes de
los miembros de departamento podrán ser parte de ésta labor.
Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
Revisión 00
Página 6 de 7
METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES
• Flujo del Macro-proceso (Control de Inventario en el Almacén):
T O M A D E IN V E N T A R IO F IS IC O E N E L A L M A C E N G E N E R A L
S IS T E M A E S T A T A L D E R A D IO Y T E L E V IS IO N
PANAMA
C O N T A B IL ID A D / A U D IT O R IA
D IR E C C IO N A D M IN IS T R A T IV A
S U P E R V IS O R D E A L M A C E N /
A L M A C E N IS T A
E Q U IP O S
IN IC IO
D E F IN E C A L E N D A R IO
SEM ESTRAL DE TOM A
D E IN V . F IS IC O
D E F IN E L O S M IE M B R O S
D E L O S E Q U IP O S Q U E
TOMARAN EL
IN V E N T A R IO .
L IM P IA Y O R G A N IZ A L A
IN S T A L A C IÓ N F IS IC A
DEL ALM ACEN
S E R E A L IZ A E L C O N T E O
DE
IZ Q .
A
DER,
DE
A R R IB A H A C IA D E B A J O
DE
ATRÁS
H A C IA
ADELANTE
SE
V E R IF IC A
R E F E R E N C IA
C O N JU N T O
COMPROBAR
D IF E R E N C IA S
R E A L IZ A R E U N IÓ N
P R E V IA P A R A L A
D E F IN IC IÓ N D E
O B J E T IV O S
CADA
EN
PARA
LAS
NO
¿ E X IS T E N
D IF E R E N C IA S ?
S E C O N F E C C IO N A
L IS T A D O C O N L A S
R E F E R E N C IA S Q U E
SE VAN A
IN V E N T A R IA R
SI
SE ABR EN TO D AS LAS
C A JA S
DONDE
SE
ENCUENTREN
B IE N E S
PARA
V A L ID A R
LAS
C A N T ID A D E S .
SE
D IV ID E
LA
IN S T A L A C IÓ N
F ÍS IC A
D EL ALM AC ÉN
1
S E L E A S IG N A A C A D A
E Q U IP O
UN
SEGM ENTO
DE
B IE N E S
SE
C O TE JA N
LAS
H O J A S P A R A V E R IF IC A R
QUE
NO
HAYA
ER R O R ES N I FALTAN TE
F ÍS IC O .
SE
IM P R IM E
IN F O R M E
C O N EL D ETALLE D E LO S
DATOS CAPTURADOS EN
E L S IS T E M A
SE C APTU R AN LO S
DATO S
R E C O P IL A D O S E N
E L S IS T E M A
R E V IS A Y V A L ID A
C O N S U F IR M A E L
IN F O R M E F IN A L
A R C H IV A IN F O R M E
F IN
1
Código: P.CPA.03.00
Fecha de Creación:
07 de Febrero de 2008
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN
ALMACENES
•
Paso
1
2
3
Revisión 00
Página 7 de 7
Narrativa del Proceso de Control de Inventario en el Almacén:
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se define un calendario semestral de realización de toma de inventario en el Sistema
Estatal de Radio y Televisión a principio de cada año, remitiendo copia a la Dirección Contabilidad / Auditoria
Administrativa y la unidad de Compras y Almacén.
En la fecha prevista para la toma del inventario físico, se definirán los grupos que
participarán durante toda la actividad, tomando en cuenta que debe realizarse ésta Dirección Administrativa
tarea con un mínimo de dos personas cada equipo.
Se realizará una reunión previa al día del inventario físico en el Almacén, donde se
definirán los objetivos de ésta actividad y se dejará clara la mecánica que se utilizará
Contabilidad / Auditoria
para levantar la información junto con la explicación de cómo se utilizará la
documentación para obtener dicha información.
4
Se organizará y limpiará la instalación física del almacén general una semana antes
Supervisor de Almacén /
de la toma física del inventario para poder ubicar ordenadamente cada uno de los
Almacenista
bienes que serán inventariados.
5
Se confeccionará un listado con todas las referencias que serán parte del conteo
físico en el inventario del Almacén.
Contabilidad / Auditoria
6
La instalación física del Almacén debe dividirse y a cada equipo se le asignará un
segmento de bienes definiendo el grupo de artículos que cada uno tendrá bajo su
responsabilidad de contar.
Contabilidad / Auditoria
7
Los equipos deben realizar el conteo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y
de atrás hacia adelante.
Equipos
8
Al terminar el conteo de cada referencia, se verificará en conjunto con cada miembro
del equipo de manera que, si se presenta alguna duda se revisará la referencia, se
contara nuevamente en el lugar en que se encuentre para confirmar la cantidad real
de existencia de éste artículo en particular.
Equipos
9
Se deben abrir todas las cajas donde se encuentren bienes para validar que las
cantidades sean las correctas, luego de esto, se devolverá a su lugar una vez
contado.
Equipos
10
Si se encuentran bienes que no estén listados, se anotarán al final de la hoja.
Equipos
11
Al finalizar el conteo, se cotejarán las hojas de cada miembro del equipo para
verificar que no haya errores, de existir errores se verificaran y se corregirán, cuando
todo este validado y sin ninguna anomalía se podrá ingresar el conteo en el sistema.
Contabilidad / Auditoria
12
Se imprime un informe con el detalle de los datos capturados en el sistema, y debe
revisarse que no haya ningún faltante físico de referencias. Si se presenta alguno,
se debe volver a contar la mercancía con el faltante y se debe buscar en TODOS los
lugares posibles antes de registrarla como faltante real.
Contabilidad / Auditoria
13
Revisa y valida el informe final de la toma de inventario.
Supervisor de Almacén /
Almacenista
14
Remite Copia del Informe Final de la toma de inventario para que se archive en el
Almacén General.
Contabilidad / Auditoria