El departamento de TI de EMC implementa

EL DEPARTAMENTO DE TI DE EMC
IMPLEMENTA SYNCPLICITY CON
ALMACENAMIENTO DE NUBE PRIVADA
A los usuarios les encanta; el departamento de TI de
EMC confía en él
RESUMEN
EJECUTIVO
Reto


Los 60.000 empleados a nivel internacional de EMC necesitaban una manera mejor de
Simplifique la colaboración en
sincronizar y compartir contenido que va desde presentaciones y hojas de cálculo hasta
archivos para los empleados
contratos y vídeos de marketing. “Los empleados comparten archivos con personas de
móviles
dentro y fuera de EMC durante todo el día”, sostiene Wissam Halabi, prestigioso ingeniero y
Proteja la propiedad intelectual y
otra información confidencial

Escale a decenas de miles de
empleados globales
Solución


Los medios tradicionales para compartir archivos, por ejemplo, enviar archivos como
elementos adjuntos de correo electrónico y mediante FTP, ya no satisfacen las necesidades
de EMC, por tres motivos. El primero es que muchos empleados tienen entre tres y cinco
dispositivos gestionados por la compañía (a menudo, un equipo portátil, una tableta y un
teléfono inteligente). “Los usuarios móviles esperan poder acceder a sus archivos desde
cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo”, afirma Halabi.
almacenamiento de nube privada
El segundo es que los empleados necesitan una manera conveniente de compartir contenido
de EMC
de modo seguro con los clientes y los socios. No pueden enviar presentaciones o archivos de
Se permitió que el personal global
vídeo de gran tamaño por correo electrónico debido, por ejemplo, a las limitaciones de
Outlook sobre el tamaño de los archivos. Para buscar una solución alternativa a las
limitaciones de tamaño de los archivos adjuntos, más de 10.000 empleados de EMC habían
acceda a archivos de manera
comenzado a usar servicios de nube para el consumidor. Las probabilidades de que algunos
segura y comparta archivos de
empleados hubieran estado almacenando archivos confidenciales o regulados eran altas.
manera segura desde cualquier
“Nuestro trabajo en TI es proteger la propiedad intelectual y otra información confidencial de
dispositivo gestionado por EMC
EMC, y nos preocupa la fuga de datos”, señala Halabi. “Si los empleados desean almacenar
Se provisionaron 36.000 usuarios
en tres meses

director de arquitectura de infraestructura del departamento de TI de EMC.
Se implementó Syncplicity con
Resultados

RETO: SIMPLIFICAR LA COLABORACIÓN CON
UNA MANERA SEGURA DE SINCRONIZAR Y
COMPARTIR ARCHIVOS
Se mejoró la seguridad de los
datos
contenido en la nube, queremos que sea en nuestra nube privada, de modo que podamos
preservar su seguridad”.
El tercer motivo es que los equipos distribuidos internacionalmente necesitan una manera
eficaz de trabajar con archivos que requieren colaboración. Los recursos compartidos de
archivos y EMC eRoom funcionan bien para determinados tipos de colaboración interna. No
obstante, para los equipos que desarrollan contenido, tener que cargar y descargar
reiteradamente archivos editados resulta tedioso.
Para satisfacer estas necesidades, el departamento de TI de EMC quería ofrecer un servicio
de sincronización y uso compartido de archivos seguro y fácil de gestionar a nivel
empresarial. “Sabíamos que nuestro servicio debía ser tan atractivo como los servicios para
los consumidores o no lo usaría nadie”, explica Gaurav Verma, director de éxito de clientes
de Syncplicity.
SOLUCIÓN: NUBE DE SYNCPLICITY CON
ALMACENAMIENTO EN LAS INSTALACIONES
El departamento de TI de EMC ahora ofrece un servicio seguro para el uso compartido
de archivos en línea y colaboración móvil a nivel empresarial, mediante la nube de
PERFIL DEL CLIENTE
Syncplicity con almacenamiento en las instalaciones. Los empleados de EMC usan el
servicio para acceder a sus archivos y compartirlos desde cualquier lugar, en cualquier
momento y desde cualquier dispositivo gestionado por EMC.
“En el mundo globalizado, móvil y social de hoy en día, se produce un conflicto entre la
experiencia tecnológica que tenemos en nuestra vida personal y la profesional”, manifiesta
Vic Bhagat, director de información de EMC. “Syncplicity atraviesa ambos mundos y
proporciona a nuestros empleados la experiencia consistente y adecuada que necesitan para
ser productivos, independientemente de si se encuentran en la oficina o en otro lugar”.
“Nuestro trabajo en TI es proteger la propiedad intelectual y otra
información confidencial de EMC, y nos preocupa la fuga de datos.
Si los empleados desean almacenar contenido en la nube, queremos
que sea en nuestra nube privada, de modo que podamos preservar
su seguridad”.
Wissam Halabi, prestigioso ingeniero y director de arquitectura de infraestructura de EMC
Syncplicity emplea sistemas de almacenamiento basados en estándares de EMC y otros
proveedores. El departamento de TI de EMC decidió usar almacenamiento de Atmos para
los
equipos
que
necesitan
funcionalidades
de
recuperación
de
desastres
y
almacenamiento de Isilon para los equipos que necesitan acceso a directorios principales
y recursos compartidos de archivos. El almacenamiento total hasta la fecha es de 3 TB.
“Podemos proteger los datos porque todos se encuentran en nuestros propios centros de
datos”, explica Halabi.
Antes de implementar Syncplicity, el departamento de TI de EMC trabajó con los
desarrolladores de productos para asegurarse de que el servicio cumpliera con los
exigentes requisitos de seguridad de la compañía. “Los servicios de uso compartido en la
nube para el consumidor no satisfacen nuestros requisitos, dado que los empleados
pierden el control de los usuarios que ven un archivo después de que envían un enlace
por correo electrónico o lo incorporan en un sitio web”, dice Ian Fitzgerald, gerente
ejecutivo de servicios de nube del departamento de TI de EMC.
Con Syncplicity, el departamento de TI de EMC aplica controles de seguridad a usuarios,
archivos, carpetas y dispositivos. Por ejemplo, los empleados que comparten un enlace
pueden configurarlo para que caduque al cabo de unos días Pueden restringir la
visualización a compañeros de trabajo que tengan una cuenta de Syncplicity. También
pueden exigir una contraseña, que se envía por separado al destinatario. El departamento
de TI de EMC no quiere que los empleados envíen contraseñas que sean fáciles de
adivinar, como “12345678”; por lo tanto, los empleados simplemente hacen clic en un
botón y Syncplicity genera una contraseña compleja al azar.
“En el mundo globalizado, móvil y social de hoy en día, se produce
un conflicto entre la experiencia tecnológica que tenemos en nuestra
vida personal y la profesional. Syncplicity atraviesa ambos mundos
y les proporciona a nuestros empleados la experiencia consistente y
adecuada que necesitan para ser productivos, independientemente
de si se encuentran en la oficina o en otro lugar”.
Vic Bhagat, director de información de EMC
Otra característica de seguridad es que los administradores solamente pueden iniciar
sesión desde la red de EMC y necesitan una contraseña compleja. Para restaurar
archivos, los administradores también necesitan la contraseña del empleado y deben
usar un dispositivo emitido por EMC.
“Irónicamente, a veces la mejor manera de proteger un proceso es no bloquearlo, sino
permitir que ocurra con los controles y la información de TI adecuados”, señala David
Martin, vicepresidente y director de seguridad de EMC. “La posibilidad de definir
controles de políticas granulares y obtener visibilidad del uso compartido de archivos
mientras se proporciona una experiencia agradable es la única manera en que TI puede
‘gestionar lo imposible de gestionar’”.
“Irónicamente, a veces la mejor manera de proteger un proceso es no
bloquearlo, sino permitir que ocurra con los controles y la información
de TI adecuados. La posibilidad de definir controles de políticas
granulares y obtener visibilidad del uso compartido de archivos
mientras se proporciona una experiencia agradable es la única manera
en que TI puede ‘gestionar lo imposible de gestionar’”.
David Martin, vicepresidente y director de seguridad de EMC
Experiencia de usuario y soporte simples
Cuando nuevos empleados se unen a EMC, reciben un buzón de correo y una cuenta de
Syncplicity con 7 GB de almacenamiento. Si necesitan más, pueden visitar el catálogo
de autoservicio de la compañía para solicitar hasta 50 GB. Los nuevos usuarios
simplemente descargan la aplicación Syncplicity para su iPhone, iPad, dispositivo
Android o equipo portátil Windows o Mac.
Para asegurarse de que el modelo de soporte pueda escalar a cientos de miles de
usuarios, el departamento de TI de EMC decidió usar soporte comunitario. Los
empleados pueden buscar respuestas a la mayoría de sus preguntas en EMC|ONE, la
plataforma comunitaria en línea de la compañía. También pueden publicar preguntas,
que responden los moderadores del departamento de TI de EMC. “La comunidad de
soporte de Syncplicity recibe miles de visitas únicas todos los meses, lo que reduce la
carga para nuestro help desk”, explica Fitzgerald.
Los administradores del departamento de TI de EMC usan un tablero de mando para
solucionar problemas y generar informes detallados y granulares sobre el uso del
almacenamiento, la adopción de los usuarios y los dispositivos registrados.
RESULTADOS
Rápida adopción y facilidad de escalamiento
En solo tres meses, el departamento de TI de EMC aprovisionó más de 36.000 empleados
en oficinas de todo el mundo. La implementación a nivel internacional continúa y la
adopción aumenta constantemente. En los primeros 90 días, el número de usuarios que
sincronizan y comparten datos a diario se cuadriplicó: de 3.000 a más de 12.000.
Actualmente, el departamento de TI de EMC está migrando los 10.000 empleados que
usan la nube pública Syncplicity a la solución alojada en las instalaciones.
“El atractivo del almacenamiento de la nube privada es que nos permite añadir o quitar
máquinas virtuales Syncplicity con facilidad a medida que las necesidades del negocio
cambian”, señala Fitzgeral. “Por ejemplo, podemos añadir máquinas virtuales temporales
para preparar las actividades de fin de trimestre y luego darlas de baja”.
Protección de la propiedad intelectual
El departamento de TI de EMC ahora controla todo el contenido no estructurado que
antes se almacenaba en ubicaciones no gestionadas, como buzones de correo
electrónico, carpetas de escritorio locales y servicios de nube para el consumidor.
“Cada uno de los archivos que los empleados comparten con Syncplicity y con el
almacenamiento en las instalaciones es un archivo menos que hubiera usado un servicio
en la nube de sincronización y uso compartido del consumidor”, afirma Fitzgerald. “Hemos
reducido el riesgo de fuga de propiedad intelectual u otra información confidencial”.
“Cada uno de los archivos que los empleados comparten con
Syncplicity y con el almacenamiento en las instalaciones es un archivo
menos que hubiera usado un servicio en la nube de sincronización y
uso compartido del consumidor. Hemos reducido el riesgo de fuga de
propiedad intelectual u otra información confidencial”.
Ian Fitzgerald, gerente ejecutivo de servicios de nube de EMC
Alta satisfacción del usuario: el 86 % recomendaría
Syncplicity
En una encuesta de satisfacción del usuario realizada en 2014 por el departamento de
TI de EMC, casi nueve de cada diez encuestados manifestaron que recomendarían
Syncplicity a un compañero de trabajo. “La opinión compartida fue que Syncplicity
aumenta la productividad y mejora las comunicaciones y el uso compartido de archivos
dentro de los equipos”, relata Karen Griffin, gerenta de productos asesora del
departamento de TI de EMC. Un usuario respondió: “En lugar de tener que buscar un
sitio FTP, una carpeta compartida o descargar algún tipo de unidad, simplemente uso
Syncplicity. Sé que todas las personas con las que comparta archivos van a poder
acceder a ellos”. Otro encuestado comentó que había utilizado Syncplicity por primera
vez para enviar un archivo de 62 MB a seis personas y realizar un seguimiento de una
copia maestra, cosa que no podría haber hecho con ninguna otra herramienta.
En algunos departamentos, la facilidad de compartir archivos grandes ha transformado
los procesos de negocios. “Para editar vídeos de marketing, antes necesitábamos que
algunas personas viajaran para transportar unidades de disco”, cuenta Jonathan Martin,
vicepresidente ejecutivo de marketing corporativo de EMC. “Ahora, con Syncplicity,
podemos cargar archivos de vídeo de gran tamaño en minutos y enviarle el enlace al
editor. Mejoramos la agilidad y también ahorramos miles de dólares anuales en tiempo
y costes de viaje”.
“Para editar vídeos de marketing, antes necesitábamos que algunas
personas viajaran para transportar unidades de disco. Ahora, con
Syncplicity, podemos cargar archivos de vídeo de gran tamaño en
minutos y enviarle el enlace al editor. Mejoramos la agilidad y también
ahorramos miles de dólares anuales en tiempo y costes de viaje”.
Jonathan Martin, vicepresidente ejecutivo de marketing corporativo de EMC
Mayor productividad mediante una colaboración más simple
Una manera más simple de colaborar también ahorra tiempo durante los procesos de
trabajo cotidianos. “Las personas de mi equipo dejaron de enviar archivos adjuntos de
Excel que yo después tenía que buscar”, cuenta Verma. “Simplemente, me envían el
enlace. Además, si mi gerente solicita una presentación cuando estoy en el aeropuerto,
no necesito buscarla. Simplemente, uso la aplicación Syncplicity en mi iPhone para
compartir la carpeta”.
Los empleados ahorran más tiempo, ya que no tienen que consolidar meticulosamente
comentarios de revisión de documentos de diversos archivos adjuntos de correo
electrónico. Y les gusta el hecho de que Syncplicity para iPad muestra los archivos y las
carpetas activos del empleado en el centro de atención. La aplicación también
proporciona notificaciones útiles. Por ejemplo: “Ha pasado un día y Karen Griffin no ha
descargado ProjectPlan.doc. ¿Desea enviarle un recordatorio?”.
Halabi concluye: “Ahora podemos acceder a archivos y carpetas y compartirlos desde
cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Con Syncplicity, la
colaboración es tan fácil como con cualquier otra herramienta”.
CONTACTE CON
NOSOTROS
Para obtener más información sobre
cómo los productos, servicios y
soluciones de EMC pueden ayudarlo a
superar los retos de TI y de su
negocio, contacte con su
representante local o distribuidor
autorizado, o visite nuestro sitio web
en http://spain.emc.com.
EMC2, EMC y el logotipo de EMC son marcas registradas o marcas comerciales de EMC Corporation en
los Estados Unidos y en otros países. VMware es una marca comercial o una marca registrada de
VMware, Inc. en los Estados Unidos y en otras jurisdicciones. © Copyright 2014 EMC Corporation.
Todos los derechos reservados. 03/14 Perfil del cliente H12942
EMC considera que la información de este documento es precisa en el momento de su publicación.
La información está sujeta a cambios sin previo aviso.