SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE
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Modelo Técnico – Financiero para Intermediario Financiero Rural: SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE México, Marzo 2010 V - Maz. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM ÍNDICE DE CONTENIDO Página GLOSARIO DE ABREVIATURAS .........................................................................................3 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................4 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16. 1.17. 1.18. NORMAS LEGALES DE CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO .....................5 AUTORIZACIÓN PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN .................................................. 5 FORMA JURÍDICA ............................................................................................. 8 PODERES ...................................................................................................... 8 LEYES SUPLETORIAS ......................................................................................... 8 RAMAS ECONÓMICAS Y OPERACIONES PERMITIDAS ..................................................... 9 LÍMITES TÉCNICOS PRUDENCIALES......................................................................... 9 CAPITAL OPERATIVO ......................................................................................... 9 PROHIBICIONES ............................................................................................ 10 PRENDA ..................................................................................................... 11 HIPOTECA ................................................................................................... 11 OTRAS DISPOSICIONES PARA LA EJECUCIÓN DE CRÉDITOS ........................................... 11 OTRAS PROHIBICIONES.................................................................................... 12 REGISTROS CONTABLES ................................................................................... 12 ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................... 12 AUDITORÍA EXTERNA ...................................................................................... 13 REGLAS DE VALUACIÓN DE ACTIVOS Y PASIVOS ........................................................ 13 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA ................................................................................ 14 EVENTOS QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN .............................................................. 15 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. ASPECTOS ORGANIZATIVOS ...................................................................15 OBJETIVOS .................................................................................................. 15 MISIÓN ...................................................................................................... 15 VISIÓN ...................................................................................................... 16 VALORES .................................................................................................... 16 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................................................. 16 3.1. DISEÑO ORGANIZATIVO DE LA SOFOM ...................................................21 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ......................................... 21 2. 3. 4. POLÍTICAS, REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS...............22 4.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ............................................................. 22 4.2. MANUAL DE CRÉDITOS .................................................................................... 22 4.3. MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO.............................................................. 23 4.4. MANUAL DE PREVENCIÓN DE OPERACIONES CON RECURSOS DE PROCEDENCIA ILÍCITA . ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 4.5. MANUAL DE CONTROL INTERNO .......................................................................... 23 4.6. MANUAL DE CONTABILIDAD............................................................................... 23 4.7. MANUAL DE CÓDIGO DE ÉTICA ........................................................................... 24 ANEXOS ANEXO 1: GLOSARIO DE TÉRMINOS ...............................................................................26 Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 2 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Glosario de Abreviaturas SOFOM: Sociedad Financiera de Objeto Múltiple SOFOM E.R.: Sociedad Financiera de Objeto Múltiple Entidad Regulada SOFOM E.N.R: Sociedad Financiera de Objeto Múltiple Entidad No Regulada SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público LGOAAC: Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito CNBV: Comisión Nacional Bancaria y de Valores MOF: Manual de Organización y Funciones LGTOC: Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito LGSM: Ley General de Sociedades Mercantiles NIF: Normas de Información Financiera CINIF: Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados RPPyC: Registro Público de la Propiedad y de Comercio Art.: Artículo Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 3 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM INTRODUCCIÓN La Sociedad Financiera de Objeto Múltiple es una sociedad mercantil integrada por cualquier persona física o moral que pueda realizar operaciones de arrendamiento financiero y/o factoraje financiero y/o crédito para cualquier fin. Las SOFOM en principio son entidades no reguladas (E.N.R.). Es decir, no les aplican normas financieras relativas a requerimientos de capital, limites de operación, reservas técnicas, limites de tenencia accionaria, estructura corporativa, etc... Solo en el caso de que la SOFOM esté vinculada con una institución de crédito, será regulada (E.R.) y, por ello, le aplicarán algunas normas bancarias y estará sujeta a la supervisión de la CNBV. El presente modelo tiene como objetivo servir de guía a las mismas en los pasos a seguir para mejorar las operaciones futuras de dichas entidades. Reconociendo la necesidad de contar con herramientas que permitan responder al volumen de operaciones, recursos que se asignan o administran, demanda de productos y servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de tecnología avanzada para atender en forma adecuada la dinámica organizacional de la entidad. Estas circunstancias hacen imprescindible contar con instrumentos que apoyen la actividad cotidiana de una SOFOM, ya que en ellos se consignan los elementos básicos para contar con una adecuada coordinación, dirección, comunicación y evaluación administrativa eficiente. El presente, contiene los aspectos legales y societarios referentes a las principales disposiciones que norman la actividad de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple y los aspectos regulatorios de la actividad. Así mismo, incluye los aspectos organizativos básicos y el diseño organizativo de la entidad, los que deben adaptarse a las características particulares de cada SOFOM, presentándose como un patrón generalizado con los conceptos básicos a considerar para tal fin. También contiene las Políticas, Reglamentos y Procedimientos básicos que son necesarios para el adecuado funcionamiento de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, los cuales apuntan a estandarizar los procesos o procedimientos operacionales. Finalmente, se ponen a disposición las herramientas antes mencionadas como modelos básicos que servirán de guía para estructurar las actividades futuras, las que se podrán implementar en Sociedades Financieras de Objeto Múltiple. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 4 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM 1. NORMAS LEGALES DE CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO Este apartado hace referencia a las principales disposiciones legales y regulatorias que norman la actividad de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, con base en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito. La misma establece que estas entidades se regirán por sus leyes orgánicas y, a falta de estas o cuanto en ellas no esté previsto, por lo que establece dicha Ley. Dicha Ley regula la organización y funcionamiento de las organizaciones auxiliares del crédito, entre las que se incluye en su artículo 87-B específicamente a las Sociedades Financieras de Objeto Múltiple, de dos tipos: I. Sociedades Financieras de Objeto Múltiple Reguladas, II. Sociedades Financieras de Objeto Múltiple No Reguladas. Éstas últimas en los contratos que celebren y en los documentos que utilicen deberán señalar que no están sujetas a la supervisión y vigilancia de la CNBV y que no requieren autorización de la SHCP para su constitución y operación. 1.1. Autorización para la constitución y operación Las SOFOM, E.N.R. se podrán constituir y realizar sus actividades sin la autorización de la SHCP, no serán reguladas y supervisadas por la CNBV y podrán otorgar créditos a toda actividad económica, teniendo la característica de “múltiple” porque en términos generales puede realizar operaciones de crédito, arrendamiento financiero y factoraje financiero (no se tiene que proporcionar información respecto del destino que se va a dar por el otorgamiento del crédito). Las SOFOMES que no requieran de autorización serán aquellas en cuyo capital no participen, en los términos y condiciones señalados en la LGOAAC Instituciones de Crédito o Sociedades Controladoras de Grupos Financieros de los que formen parte Instituciones de Crédito. Estas sociedades deberán agregar a su denominación social la expresión “Sociedad Financiera de Objeto Múltiple” o su acrónimo “SOFOM”, seguido de las palabras “Entidad No Regulada” o su abreviatura “ENR”. Por otra parte las SOFOMES que en los términos de la LGOAAC, mantengan vínculos patrimoniales con Instituciones de Crédito o Sociedades Controladoras de Grupos Financieros de los que formen parte Instituciones de Crédito, serán denominadas “Entidad Regulada” o “ER” y deben agregar a su denominación social la expresión “Sociedad Financiera de Objeto Múltiple” o su acrónimo “SOFOM”, seguido de las palabras “entidad regulada” o su abreviatura “ER”. Las Sociedades Financieras de Objeto Múltiple reguladas estarán sujetas a la supervisión de la CNBV. En ambos casos les aplica lo dispuesto en la Ley para la Transparencia de los Servicios Financieros que tutela la CONDUSEF Pasos mínimos a seguir para Constituir una SOFOM, E.N.R. Para constituir una SOFOM, con los beneficios procesales, de los que actualmente gozan las arrendadoras financieras, empresas de factoraje y sofoles, solo se requiere: 1. Constituir una sociedad anónima, en términos de la Ley General de Sociedades Mercantiles. 2. Contemplar en los estatutos sociales expresamente como objeto social principal, la realización habitual y profesional de operaciones de crédito, y/o arrendamiento financiero, y/o factoraje financiero. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 5 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM 3. Agregar a su denominación “sociedad financiera de objeto múltiple”, “entidad no regulada”, o SOFOM, E.N.R. Para tener los beneficios fiscales adicionalmente se requiere: 1. Que las cuentas y documentos por cobrar derivados de las operaciones de crédito, y/o arrendamiento financiero, y/o factoraje financiero que realice la SOFOM, represente al menos el 70% de sus ingresos totales. Para obtener este porcentaje no deberán considerar los activos o ingresos que deriven de la enajenación a crédito de bienes o servicios de la propia sociedad, de las enajenaciones que se efectúen con cargo a tarjetas de crédito o financiamientos otorgados por terceros, o bien 2. Obtener del SAT una resolución particular que establezca un porcentaje menor al señalado para los tres primeros ejercicios, por tratarse de sociedades de nueva creación. Para estos efectos la SOFOM deberá presentar al SAT un programa de cumplimiento. Pasos mínimos a seguir para Constituir una SOFOM, E.R. La SOFOM, E.R. si se encuentra vinculada patrimonialmente con una institución de crédito. Existirá vinculación en los siguientes supuestos: 1. Si la SOFOM va a integrarse a un grupo financiero, del que forme parte una institución de crédito, o 2. Si la SOFOM va a ser controlada por una institución de crédito. Existirá control de la institución de crédito, cuando se pretenda que ésta: • Tenga el 20% o más de las acciones de la SOFOM, o • Tenga el control de la asamblea general de accionistas de la SOFOM, o • Está en posibilidad de nombrar a la mayoría de los miembros del consejo de la SOFOM, o • Controle a la SOFOM por cualquier otro medio. 3. Si la SOFOM y la institución de crédito van a tener accionistas comunes. Entendiéndose en común a la persona o grupo de personas que tengan acuerdos de cualquier naturaleza para tomar decisiones en un mismo sentido y mantengan directa o indirectamente, una participación mayoritaria en el capital de la sociedad y de la institución o puedan ejercer el control de la sociedad y de la institución, en términos del punto anterior. Solo que se pretenda constituir una SOFOM, E.R., adicionalmente a lo señalado en el aparatado anterior: 1. Se deberá agregar la expresión “entidad regulada” o las siglas E.R. a la expresión “sociedad financiera de objeto múltiple”. 2. En el supuesto 1, se deberá obtener autorización de la SHCP, para incorporar la SOFOM E.R. al grupo financiero, modificar los estatutos sociales de la sociedad controladora y del convenio de responsabilidades del grupo, en los términos de los artículos 10 y 17 de la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras. 3. En el supuesto 2, se deberá obtener autorización de la SHCP para que la institución de crédito realice la inversión en los términos del artículo 89 de la Ley de Instituciones de Crédito. Pasos mínimos en el caso de que la SOFOM se pretenda integrar a un Grupo Financiero no Bancario. 1. Se deberá obtener autorización de la SHCP, para incorporar la SOFOM al grupo financiero, modificar los estatutos sociales de la sociedad controladora y del convenio de responsabilidades del grupo, en los términos de los artículos 10 y 17 de la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 6 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Dichas autorizaciones deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación, así como las modificaciones a las mismas. Sólo las sociedades que gocen de autorización en los términos de dicha Ley, podrán operar como Sociedad Financiera de Objeto Múltiple. Salvo que en las disposiciones específicas se establezca otro plazo, éste no podrá exceder de tres meses para que las autoridades administrativas resuelvan lo que corresponda. Transcurrido el plazo aplicable, se entenderán las resoluciones en sentido negativo al promovente, a menos que en las disposiciones aplicables se prevea lo contrario. A petición del interesado, se deberá expedir constancia de tal circunstancia, dentro de los dos días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud respectiva ante la autoridad competente que deba resolver, conforme al Reglamento Interior respectivo; igual constancia deberá expedirse cuando las disposiciones específicas prevean que transcurrido el plazo aplicable la resolución deba entenderse en sentido positivo. De no expedirse la constancia mencionada dentro del plazo citado, se fincará, en su caso, la responsabilidad que resulte aplicable. Cuando el escrito inicial no contenga los datos o no cumpla con los requisitos previstos en las disposiciones aplicables, la autoridad deberá prevenir al interesado, por escrito y por una sola vez, para que dentro de un término que no podrá ser menor de diez días hábiles subsane la omisión. Salvo que en las disposiciones específicas se establezca otro plazo, dicha prevención deberá hacerse a más tardar dentro de la mitad del plazo de respuesta de la autoridad y, cuando éste no sea expreso, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la presentación del escrito inicial. Notificada la prevención, se suspenderá el plazo para que las autoridades administrativas resuelvan y se reanudará a partir del día hábil inmediato siguiente a aquél en que el interesado conteste. En el supuesto de que no se desahogue la prevención en el término señalado, las autoridades desecharán el escrito inicial. Si las autoridades no hacen el requerimiento de información correspondiente, no podrán rechazar el escrito inicial por incompleto. dentro del plazo Salvo disposición expresa en contrario, los plazos para que las autoridades contesten empezarán a correr el día hábil inmediato siguiente a la presentación del escrito correspondiente. Las autoridades administrativas competentes, a solicitud de parte interesada, podrán ampliar los plazos establecidos en la Ley, sin que dicha ampliación exceda en ningún caso de la mitad del plazo previsto originalmente en las disposiciones aplicables, cuando así lo exija el asunto y no tengan conocimiento de que se perjudica a terceros en sus derechos. La solicitud de autorización (Art. 6 LGOAAC) La solicitud de autorización para constituir y operar una SOFOM deberá acompañarse de la documentación e información que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o, en su caso, la Comisión Nacional Bancaria establezcan mediante disposiciones de carácter general así como del comprobante de haber constituido un depósito en Nacional Financiera en moneda nacional a favor de la Tesorería de la Federación, igual al diez por ciento del capital mínimo exigido para su constitución, según esta Ley. En los casos de revocación a que se refiere la fracción I del Artículo 78 de la Ley se hará efectivo el depósito de garantía, aplicándose al fisco federal el importe original del depósito mencionado en el primer párrafo. En el supuesto de que se deniegue la autorización solicitada, exista desistimiento por parte de los interesados o se inicien operaciones en los términos previstos en esta Ley, se devolverá al solicitante el principal y accesorios del depósito referido. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 7 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Exclusividad: Las palabras organización auxiliar del crédito y SOFOM u otras que expresen ideas semejantes en cualquier idioma, sólo podrán ser usadas en la denominación de organizaciones auxiliares del crédito o de las sociedades que se dediquen a actividades auxiliares del crédito, a las que haya sido otorgada la autorización, de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crédito. Las organizaciones auxiliares del crédito que no tengan el carácter de nacionales, no podrán incluir el término nacional en su denominación. 1.2. Forma Jurídica Las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple deberán constituirse como sociedades anónimas, de acuerdo con la legislación mercantil: I. Los socios podrán ser personas físicas o morales; II. Todas las acciones, ya sean las representativas del capital sin derecho a retiro como las de capital con derecho a retiro, y salvo las características derivadas del tipo de capital que representen, conferirán iguales derechos y obligaciones a los tenedores; y III. Para la transmisión de las acciones se requerirá indispensablemente la autorización del consejo de administración de la sociedad. Las sociedades que se autoricen para operar como organizaciones auxiliares del crédito, deberán constituirse en forma de sociedad anónima, organizadas con arreglo a la Ley General de Sociedades Mercantiles. IV. La duración de la sociedad será indefinida. 1.3. Poderes Los Gerentes no necesitarán de autorización especial del Administrador o Consejo de Administración para los actos que ejecuten y gozarán, dentro de la órbita de las atribuciones que se les haya asignado, de las más amplias facultades de representación y ejecución. (Art. 146 LGSM). 1.4. Leyes supletorias ∗ Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. ∗ Ley de Instituciones de Crédito. ∗ Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros. ∗ Ley de Transparencia y de Fomento a la Competencia en el Crédito Garantizado. ∗ Ley de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros. ∗ Código de Comercio. ∗ Código Civil Federal. ∗ Código Civil de los Estados donde La SOFOM tenga presencia. ∗ Código de Procedimientos Civiles Local de esos Estados y El Federal. ∗ Código Fiscal de la Federación. ∗ CIRCULAR 13/2007 relativa a las “Disposiciones de Carácter General a que hace referencia el artículo 10 de la Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros para limitar el cobro de intereses por adelantado”, emitida por Banco de México el 30 de noviembre de 2007. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 8 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM ∗ CIRCULAR 21/2009 relativa a las “Disposiciones de Carácter General que establecen la metodología de cálculo, fórmula, componentes y supuestos del Costo Anual Total (CAT)”, emitida por Banco de México el 03 de septiembre de 2009. ∗ “DISPOSICIONES de carácter general a que se refieren los artículos 11, 12 y 13 de la Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros aplicables a los contratos de adhesión, publicidad, estados de cuenta y comprobantes de operación de las sociedades financieras de objeto múltiple no reguladas”, emitidas por CONDUSEF y publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 2007. ∗ Disposiciones de Carácter General a que se refiere el Artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito relativas a la Prevención de Operaciones ilícitas. ∗ Acta Constitutiva y sus Poderes. NOTA: EN CASO DE ENTIDADES REGULADAS, ADEMÁS: • • • 1.5. Ley de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Reglamento Interior de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Disposiciones de Carácter General emitidas por la C.N.B.V. Ramas económicas y Operaciones Permitidas Las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, gozarán de autorización para operar en las ramas económicas en que se ubiquen las actividades de sus clientes otorgando crédito al público de diversos sectores y realizar operaciones de arrendamiento financiero y/o factoraje financiero. Una SOFOM no puede captar recursos del público y no requiere de la autorización del gobierno federal para constituirse. 1.6. Límites técnicos prudenciales En las operaciones de crédito, arrendamiento financiero y factoraje financiero que las sociedades financieras de objeto múltiple celebren con sus clientes: - - Sólo se podrán capitalizar intereses cuando, antes o después de la generación de los mismos, las partes lo hayan convenido. En este caso la sociedad respectiva deberá proporcionar a su cliente estado de cuenta mensual. Es improcedente el cobro que contravenga lo dispuesto por esta fracción. En los contratos de arrendamiento financiero, factoraje financiero y crédito que celebren las sociedades financieras de objeto múltiple, éstas deberán señalar expresamente que, para su constitución y operación con tal carácter, no requieren de autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Igual mención deberá señalarse en cualquier tipo de información que, para fines de promoción de sus operaciones y servicios, utilicen las sociedades financieras de objeto múltiple. En adición a lo anterior, las sociedades financieras de objeto múltiple no reguladas, en la documentación e información a que se refiere el párrafo anterior, deberán expresar que, para la realización de las operaciones señaladas en ese mismo párrafo, no están sujetas a la supervisión y vigilancia de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. 1.7. Capital operativo Para efectos de lo dispuesto por el artículo 87 –C de la LGOAAC se entenderá por vínculo patrimonial a la participación en el capital social de una sociedad financiera de objeto múltiple que tenga una sociedad controladora de un grupo financiero del que forme parte una institución de crédito, o bien, cuando: Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 9 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM I. Una institución de crédito ejerza el control de la sociedad financiera de objeto múltiple en los términos de este artículo, o II. La sociedad tenga accionistas en común con una institución de crédito. Respecto de lo señalado en la fracción I anterior, se entenderá que se ejerce control de una sociedad cuando se tenga el veinte por ciento o más de las acciones representativas del capital social de la misma, o se tenga el control de la asamblea general de accionistas, o se esté en posibilidad de nombrar a la mayoría de los miembros del consejo de administración, o se controle a la sociedad de que se trate por cualquier otro medio. Por accionistas en común se entenderá a la persona o grupo de personas que tengan acuerdos de cualquier naturaleza para tomar decisiones en un mismo sentido y mantengan, directa o indirectamente, una participación mayoritaria en el capital social de la sociedad y de la institución o puedan ejercer el control de la sociedad y de la institución, en términos del párrafo anterior. 1.8. Prohibiciones En los contratos de fideicomiso de garantía a que se refiere el artículo 395 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito y en la ejecución de los mismos, a las sociedades financieras de objeto múltiple les estará prohibido: - Actuar como fiduciarias en cualesquier otros fideicomisos distintos a los de garantía; - Utilizar el efectivo, bienes, derechos o valores de los fideicomisos para la realización de operaciones en virtud de las cuales resulten o puedan resultar deudores o beneficiarios sus delegados fiduciarios; administradores, los miembros de su consejo de administración propietarios o suplentes, estén o no en funciones; sus directivos o empleados; sus comisarios propietarios o suplentes, estén o no en funciones; sus auditores externos; los miembros del comité técnico del fideicomiso respectivo; los ascendientes o descendientes en primer grado o cónyuges de las personas citadas; las sociedades en cuyas asambleas tengan mayoría dichas personas o las mismas sociedades financieras de objeto múltiple; - Celebrar operaciones por cuenta propia; - Actuar en fideicomisos a través de los cuales se evadan limitaciones o prohibiciones contenidas en esta u otras leyes; - Responder a los fideicomitentes o fideicomisarios del incumplimiento de los deudores por los bienes, derechos o valores del fideicomiso, salvo que sea por su culpa según lo dispuesto en la parte final del Artículo 391 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. Si al término del fideicomiso, los bienes, derechos o valores no hubieren sido pagados por los deudores, la fiduciaria deberá transferirlos, junto con el efectivo, bienes, y demás derechos o valores que constituyan el patrimonio fiduciario al fideicomitente o fideicomisario, según sea el caso, absteniéndose de cubrir su importe. En los contratos de fideicomiso se insertará en forma notoria lo previsto en este inciso y una declaración de la fiduciaria en el sentido de que hizo saber inequívocamente su contenido a las personas de quienes haya recibido el efectivo, bienes, derechos o valores para su afectación fiduciaria; - Actuar como fiduciarias en fideicomisos a través de los cuales se capten, directa o indirectamente, recursos del público mediante cualquier acto causante de pasivo directo o contingente; - Actuar en fideicomisos a través de los cuales se evadan limitaciones o prohibiciones contenidas en esta u otras leyes; Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 10 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM - Actuar como fiduciarias en los fideicomisos a que se refiere el segundo párrafo del Artículo 88 de la Ley de Sociedades de Inversión, y - Administrar fincas rústicas, a menos que hayan recibido la administración para garantizar al fideicomisario el cumplimiento de una obligación y su preferencia en el pago con el valor de la misma finca o de sus productos. Cualquier pacto en contrario a lo dispuesto por las fracciones anteriores será nulo. 1.9. Prenda La prenda sobre bienes y valores se constituirá en la forma prevista en la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, bastando al efecto que se consigne en el documento de crédito respectivo con expresión de los datos necesarios para identificar los bienes dados en garantía. 1.10. Hipoteca Las hipotecas constituidas en favor de sociedades financieras de objeto múltiple sobre la unidad completa de una empresa industrial, agrícola, ganadera o dedicada a actividades primarias, industriales, comerciales o de servicios, deberán comprender la concesión o concesiones respectivas, en su caso; todos los elementos materiales, muebles o inmuebles afectos a la exploración, considerados en su unidad; y además, podrán comprender el dinero en caja de la explotación corriente y los créditos a favor de la empresa, nacidos directamente de sus operaciones, sin perjuicio de la posibilidad de disponer de ellos y de sustituirlos en el movimiento normal de las operaciones, sin necesidad de consentimiento del acreedor salvo pacto en contrario. Las sociedades financieras de objeto múltiple acreedoras de las hipotecas a que se refiere este artículo, deberán permitir el desarrollo normal de la explotación de los bienes afectos a las mismas, conforme al destino que les corresponda, y no podrán, tratándose de bienes afectos a una concesión de servicio público, oponerse a las alteraciones o modificaciones que a los mismos se haga durante el plazo de la hipoteca, siempre que resulten necesarios para la mejor prestación del servicio público correspondiente. No obstante lo dispuesto por el párrafo anterior, las sociedades financieras de objeto múltiple, como acreedoras, podrán oponerse a la venta o enajenación de parte de los bienes y a la fusión con otras empresas, en caso de que se origine con ello un peligro para la seguridad de las operaciones de arrendamiento financiero, factoraje financiero y créditos hipotecarios. La referida hipoteca podrá constituirse en segundo lugar, siempre que el importe de los rendimientos netos de la explotación libre de toda otra carga alcance para cubrir los intereses y amortizaciones del crédito respectivo. Las hipotecas mencionadas deberán ser inscritas en el Registro Público del lugar o lugares en que estén ubicados los bienes. Será aplicable en lo pertinente a las hipotecas a que se refiere este artículo, lo dispuesto en el artículo 214 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. 1.11. Otras disposiciones para la ejecución de créditos En los contratos de arrendamiento financiero, factoraje financiero y en las demás operaciones que celebren las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple en que se pacte que el acreditado o el mutuatario puedan disponer de la suma acreditada o del importe del préstamo en cantidades parciales o estén autorizados para efectuar reembolsos previos al vencimiento del término señalado en el contrato, el estado de cuenta certificado por el Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 11 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM contador de la organización auxiliar del crédito acreedora hará fe, salvo prueba en contrario, en el juicio respectivo para la fijación del saldo resultante a cargo del deudor. El contrato o documento en que se hagan constar los créditos, arrendamientos financieros o factoraje financiero que otorguen las SOFOM correspondientes, junto con la certificación del estado de cuenta a que se refiere el artículo anterior, serán título ejecutivo mercantil sin necesidad de reconocimiento de firma ni de otro requisito alguno. Tratándose de factoraje financiero, además del contrato se deberá contar con los documentos que demuestren los derechos de crédito transmitidos a empresas de factoraje financiero, notificados debidamente al deudor. El estado de cuenta certificado antes citado, deberá contener los datos sobre la identificación del contrato o convenio en donde conste el crédito o arrendamiento otorgado; el capital inicial dispuesto o importe de las rentas determinadas; el capital o rentas vencidas no pagadas; el capital o rentas pendientes por vencer; las tasas de interés del crédito o variabilidad de la renta aplicable a las rentas determinables a cada periodo de pago; los intereses moratorios generados; la tasa de interés aplicable a intereses moratorios, y el importe de accesorios generados (Art. 47 y 48 LGOAAC). 1.12. Otras prohibiciones Las SOFOM, en ningún caso podrán celebrar operaciones y prestar servicios a su clientela en los que se pacten condiciones y términos que se aparten de manera significativa de las condiciones de mercado prevalecientes en el momento de su otorgamiento, de las políticas generales de la entidad o de las sanas prácticas financieras (Art. 48-C LGOAAC). Las SOFOM no podrán utilizar denominaciones iguales o semejantes, actuar de manera de conjunta, ni ofrecer servicios complementarios, con otros intermediarios financieros, salvo en los casos previstos en las leyes para Regular las Agrupaciones Financieras, de Instituciones de Crédito y del Mercado de Valores (Art. 49 LGOAAC). 1.13. Registros contables Todo acto o contrato que signifique variación en el activo o en el pasivo de una SOFOM, o implique obligación inmediata o contingente, deberá ser registrado en la contabilidad. La contabilidad, los libros y documentos correspondientes y el plazo que deban ser conservados se regirán por las disposiciones de carácter general que emita al efecto la Comisión Nacional Bancaria. (SOFOM, E.R.) Las SOFOM E.R. podrán microfilmar todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren en su poder relacionados con los actos de su empresa y que mediante disposiciones de carácter general señale la Comisión Nacional Bancaria, de acuerdo a las bases técnicas que para la microfilmación, su manejo y conservación establezca la misma. Los negativos originales de cámara obtenidos, tendrán en juicio el mismo valor probatorio que los libros, registros y documentos microfilmados (Art. 52 LGOAAC). (SOFOM, E.R.) 1.14. Estados financieros La Comisión Nacional Bancaria mediante disposiciones de carácter general, queda facultada para establecer la forma y términos en que las SOFOM, E.R. deberán presentar y publicar sus estados financieros mensuales y anuales; éstos deberán ser presentados junto con la información que remitirán al efecto, dentro de los treinta días siguientes al cierre correspondiente. La formulación y publicación de tales estados financieros será bajo la estricta responsabilidad de los administradores y comisarios de la organización que hayan sancionado y dictaminado la autenticidad de los datos contenidos en dichos estados contables, quienes deberán cuidar que éstos revelen efectivamente la verdadera situación Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 12 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM financiera de la sociedad y quedarán sujetos a las sanciones correspondientes en el caso de que las publicaciones no se ajusten a esa situación. Si la Comisión Nacional Bancaria, al revisar los estados financieros ordena modificaciones o correcciones que, a su juicio, fueren fundamentales para ameritar su publicación, podrá acordar que se publiquen con las modificaciones pertinentes y, en su caso, esta publicación se hará dentro de los 15 días siguientes a la notificación del acuerdo respectivo. En ningún otro caso podrán efectuarse segundas publicaciones. La revisión de la citada Comisión, no tendrá efectos de carácter fiscal. 1.15. Auditoría externa Los estados financieros anuales de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, E.R. deberán estar dictaminados por un auditor externo independiente. La Comisión Nacional Bancaria mediante disposiciones de carácter general, queda facultada para establecer las características y requisitos que deberán cumplir los dictámenes de los auditores externos a los estados financieros de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple. Los auditores externos que dictaminen los estados financieros anuales de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, deberán reunir los requisitos que establezca la Comisión Nacional Bancaria a través de disposiciones de carácter general y suministrarle a ésta los informes y demás elementos de juicio, en los que sustenten sus dictámenes y conclusiones. Si durante la práctica o como resultado de la auditoría encontraren irregularidades que afecten la estabilidad o solvencia de las citadas sociedades, los auditores están obligados a comunicar dicha situación a la citada Comisión. Las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple no podrán pagar los dividendos decretados por sus asambleas generales de accionistas, antes de dar por concluida la revisión de los estados financieros por la Comisión Nacional Bancaria. Sin embargo, dicho organismo, discrecionalmente, podrá autorizar el reparto parcial de dichos dividendos, en vista de la información y documentación que se le presenten. Los repartos efectuados en contravención a lo dispuesto en el párrafo anterior, deberán ser restituidos a la sociedad. Serán solidariamente responsables a este respecto, los accionistas que los hayan percibido y los administradores y funcionarios que los hayan pagado. (Art. 53 LGOAAC) 1.16. Reglas de valuación de activos y pasivos La Comisión Nacional Bancaria y de Valores fijará las reglas máximas para la estimación de los activos de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, E.R. y las reglas mínimas para la estimación de sus obligaciones y responsabilidades (Art. 54 LGOAAC). Estas reglas se fundarán en los siguientes principios: I. Se estimarán por su valor nominal los créditos y documentos mercantiles pendientes de vencimiento o que hayan sido renovados; II. Los bienes o mercancías que tengan un mercado regular, se estimarán por su cotización; III. Los bonos, obligaciones y otros títulos de naturaleza análoga que estén al corriente en el pago de sus intereses y amortización, se estimarán al valor presente de los futuros beneficios del título, calculando dicho valor presente al tipo efectivo de interés que devengue el título según el precio en bolsa de valores o, a falta de éste, en el mercado libre en el momento de su adquisición; Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 13 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Cuando no estén al corriente en el pago de sus intereses y amortización, se estimarán conforme al precio de bolsa o de mercado; IV. Los títulos representativos del capital de sociedades se valuarán de acuerdo con las reglas que dicte la Comisión Nacional Bancaria; V. Los inmuebles urbanos se estimarán por el promedio de avalúos que practiquen los peritos de instituciones de crédito y que apruebe la Comisión Nacional Bancaria; y VI. Los bienes que no reúnan las características señaladas en las fracciones anteriores, se estimarán por su valor de adquisición con las deducciones correspondientes al demérito por uso o explotación, en su caso. Cuando al aplicar las reglas de valoración fijadas por la Comisión Nacional Bancaria resulte una estimación más elevada de los elementos de activo que el valor original de los títulos, efectos, bienes o inversiones, la diferencia no podrá ser aplicada a cuenta de resultados, hasta en tanto no se realice efectivamente el beneficio como consecuencia del cobro, venta, realización o liquidación de los títulos, efectos, bienes o inversiones respectivos a menos que la Comisión Nacional Bancaria, vista la estabilidad continuada de los precios y cotizaciones y la importancia relativa de las reservas constituidas de este modo, autorice el ajuste de tales fondos con abono a las cuentas de resultados. Sin perjuicio de las normas establecidas en este Artículo, la Comisión Nacional Bancaria podrá proponer a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que se autorice, por disposiciones de carácter general a las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, para que en caso necesario, por baja extraordinaria, mantengan ciertos valores de su activo a la estimación que resulte de sus precios de adquisición, dándoles un plazo que no podrá exceder de cinco años para que regularicen sus valuaciones, y sometiéndose durante este período a las limitaciones respecto a la distribución de utilidades que estime adecuado acordar la propia Comisión. Cuando de los estados de situación mensual que las organizaciones están obligadas a presentar a la Comisión Nacional Bancaria, resulte que aquéllas no guardan las proporciones prescritas en esta Ley, no incurrirán en responsabilidad, cuando la divergencia no exceda de un 4% de dichas proporciones, y siempre que acrediten, además, con sus estados y apuntes de contabilidad, a satisfacción de la propia Comisión, que la infracción tiene carácter excepcional (Art. 55 LGOAAC). 1.17. Inspección y vigilancia La CONDUSEF podrá en los términos del procedimiento previsto por la Ley Federal de Procedimiento Administrativo realizar visitas y requerimientos de información o documentación a las sociedades financieras de objeto múltiple no reguladas. La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros podrá emitir Disposiciones de Carácter General a las sociedades financieras de objeto múltiple. La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros tendrá a su cargo la vigilancia y supervisión del cumplimiento, por parte de las sociedades financieras de objeto múltiple, a lo dispuesto por los artículos 87-I, 87-M (SOFOM E.R.) y 87-Ñ de la LGOAAC, bajo los criterios que dicha Comisión determine para ejercer dichas facultades. La citada Comisión podrá ejercer dichas facultades en los lugares en los que operen las sociedades financieras de objeto múltiple de que se trate, en los términos del procedimiento previsto por la Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Asimismo, la propia Comisión podrá ejercer tales facultades a través de visitas, requerimientos de información o documentación. Para efectos de lo dispuesto en este artículo, las sociedades Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 14 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM financieras de objeto múltiple, así como sus representantes o sus empleados, están obligados a permitir al personal acreditado de la Comisión el acceso al lugar o lugares objeto de la verificación (Art. 87-N LGOAAC). 1.18. Eventos que requieren autorización Las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, E.R. sólo podrán cerrar sus puertas y suspender sus operaciones en los días que señale la Comisión Nacional Bancaria. Los días señalados en los términos anteriores, se considerarán inhábiles para los efectos de las operaciones y actividades de todo tipo a que se refiere esta Ley (Art. 70). La documentación que utilicen las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple relacionada con la solicitud y contratación de sus operaciones, deberá sujetarse a las disposiciones de la Ley de Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros. 2. ASPECTOS ORGANIZATIVOS No existe un sistema único de organización que las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple deban adoptar, sino que los sistemas deben ser diseñados para que se adapten a las características particulares de cada entidad. En tal sentido, se presenta es un patrón generalizado con conceptos/ideas/principios a incluir considerándolos y adaptándolos a la esencia de la SOFOM particular. 2.1. Objetivos Los objetivos son eventos o realizaciones que se esperan llevar a cabo en un periodo delimitado. O sea, se debe definir qué se desea hacer y dónde se desea llegar, lo cual debe ser definido coherentemente con la misión, visión y valores de la SOFOM. Algunas de las características principales a tener en cuenta a la hora de definir los objetivos son: - Enfocado a resultados. - Coherente con los demás objetivos de la SOFOM. - Medible, es decir, cuantificable y/o calificable. - Definido en tiempo debidamente priorizado. - Realista y alcanzable. - Innovador y desafiante. - Se debe prever y pronosticar los recursos o medios necesarios para lograrlos. - Anticipar o prever las dificultades o restricciones que puedan impedir el logro de los objetivos. - Deben ser flexibles de modo a que puedan ser modificado en los casos necesarios. 2.2. Misión La definición de la misión es una declaración del propósito de la SOFOM. Contribuye a tener un sentido de orientación, a posicionarse con relación a los competidores. Señala dónde la SOFOM puede posicionarse en el mercado, informa lo que la SOFOM representa, hacia dónde apunta y, entre otros, debería: - Expresar el propósito de la SOFOM de manera que inspire apoyo y conlleve al compromiso. - Motivar a todos aquellos que estén involucrados con la SOFOM. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 15 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM - Debe estar articulada de manera que sea convincente y de fácil entender. - Usar verbos proactivos para describir lo que la SOFOM hace. - Usar vocabulario que todos entiendan. - Ser lo suficientemente corta para que los que estén relacionados a la SOFOM puedan repetirla fácilmente. 2.3. Visión La visión debe describir un estado futuro que debe ser mejor y, de alguna manera, más importante al existente. Debe describir a la SOFOM no como es actualmente sino como puede llegar a ser. Para una declaración características: de visión efectiva es importante considerar las siguientes - Inspirador: se debe conectar con las personas a ambos niveles intelectual y emocional. - Ser clara e intensa: que se pueda ver o vivir esa imagen en la mente. - Proyectar un futuro mejor: ayuda a la gente a ver lo que se ganará. 2.4. Valores Son principios, guías que indican qué comportamientos son necesarios para el éxito y qué comportamientos son inaceptables. Son creencias subyacentes que en la SOFOM se espera que todos los empleados comprendan y compartan a fin de que puedan ejercitar un buen juicio y comportamiento. Para definir los valores se deben considerar tres aspectos clave: - Qué es importante en la SOFOM. - Cómo van a trabajar juntos. - Cómo van a servir a los clientes, empleados y a la comunidad. 2.5. Estructura Organizativa Toda SOFOM requiere de un marco de actuación para su buen funcionamiento. Este marco lo constituye la estructura orgánica, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo atendiendo al objetivo de su creación. El método más sencillo para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles es el organigrama. El objetivo básico de definir una estructura orgánica es el de plasmar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de la SOFOM. Esto proporciona una imagen formal de la SOFOM, constituye una fuente de consulta, facilita el conocimiento de la entidad así como de sus relaciones de jerarquía. La disposición de las unidades en el organigrama se ordena de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existen en la entidad, los cuales varían según el tamaño y complejidad de las mismas. A continuación detallaremos la estructura orgánica básica de las Sociedad Financiera de Objeto Múltiple según lo establecido en las leyes aplicables: A continuación presentamos y detallaremos una estructura orgánica básica de las SOFOM contemplando lo establecido en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crédito, las mismas deberán ser adecuadas según el tamaño y particularidades de la SOFOM: Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 16 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Estructura Orgánica Sociedad Financiera de Objeto Múltiple ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS COMISARIO/S CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE RIESGOS AUDITOR INTERNO GERENTE GENERAL SECRETARIA DE GERENCIA ASESORÍA LEGAL JEFE DE SISTEMAS MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL ASISTENTE DE SISTEMAS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CONTADOR GENERAL GERENCIA DE CRÉDITO GERENCIA DE FINANZAS E INVERSIONES ENCARGADO DE INVERSIONES Y OPERACIONES ADMINISTRADOR DE AGENCIA ENCARGADO DE RECUPERACIONES ASISTENTE DE CONTABILIDAD CAJERO GENERAL ENCARGADO DE PERSONAL Y LOGÍSTICA ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGÍSTICA ASISTENTE DE CAJA GENERAL AUXILIAR DE OPERACIONES ASISTENTE DE SEGURIDAD Vigencia: AUXILIAR DE RECUPERACIONES COORDINADOR DE CRÉDITO ANALISTA DE CRÉDITO AUXILIAR DE CRÉDITO Aprobado por: Actualización: Página 17 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM 2.5.1. Órgano Supremo • Asamblea General de Accionistas La Asamblea General de Accionistas es el Órgano Supremo de la Sociedad; podrá acordar y ratificar todos los actos y operaciones de ésta y sus resoluciones serán cumplidas por la persona que ella misma designe, o a falta de designación, por el Consejo de Administración. La asamblea ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará, además de los asuntos incluidos en la orden del día, de los siguientes (Art. 181 LGSM): I. Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172, LGSM tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas. II. En su caso, nombrar al Consejo de Administración y a los Comisarios. III. Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos. Son asambleas extraordinarias, las que se reúnan para tratar cualquiera de los siguientes asuntos (Art. 182 LGSM): I. Prórroga de la duración de la sociedad; II. Disolución anticipada de la sociedad; III. Aumento o reducción del capital social; IV. Cambio de objeto de la sociedad; V. Cambio de nacionalidad de la sociedad; VI. Transformación de la sociedad; VII. Fusión con otra sociedad; VIII.Emisión de acciones privilegiadas; IX. Amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce; X. Emisión de bonos; XI. Cualquiera otra modificación del contrato social, y XII. Los demás asuntos para los que la Ley o el contrato social exija un quórum especial. Estas asambleas podrán reunirse en cualquier tiempo. 2.5.2. Órganos de Administración • Consejo de Administración La administración de la SOFOM estará a cargo del Consejo de Administración, con un número mínimo de integrantes de cinco (5). Salvo pacto en contrario, será Presidente del Consejo el Consejero primeramente nombrado, y a falta de éste el que le siga en el orden de la designación. Para que el Consejo de Administración funcione legalmente deberá asistir, por lo menos, la mitad de sus miembros, y sus resoluciones serán válidas cuando sean tomadas por la Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 18 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM mayoría de los presentes. En caso de empate, el Presidente del Consejo decidirá con voto de calidad. En los estatutos se podrá prever que las resoluciones tomadas fuera de sesión de consejo, por unanimidad de sus miembros tendrán, para todos los efectos legales, la misma validez que si hubieren sido adoptadas en sesión de consejo, siempre que se confirmen por escrito. • Gerentes La Asamblea General de Accionistas o el Consejo de Administración, podrá nombrar uno o varios Gerentes Generales o Especiales, sean o no accionistas. Los nombramientos de los Gerentes serán revocables en cualquier tiempo por el Consejo de Administración o por la Asamblea General de Accionistas (Art. 145 LGSM). Los Gerentes tendrán las facultades que expresamente se les confieran; no necesitarán de autorización especial del Consejo de Administración para los actos que ejecuten y gozarán, dentro de la órbita de las atribuciones que se les hayan asignado, de las más amplias facultades de representación y ejecución (Art. 146 LGSM). El Consejo de Administración y los Gerentes podrán, dentro de sus respectivas facultades, conferir poderes en nombre de la sociedad, los cuales serán revocables en cualquier tiempo (Art. 149 LGSM). No pueden ser Administradores ni Gerentes, los que conforme a la ley estén inhabilitados para ejercer el comercio (Art. 151 LGSM). Los estatutos o la asamblea general de accionistas, podrán establecer la obligación para los administradores y gerentes de prestar garantía para asegurar las responsabilidades que pudieran contraer en el desempeño de sus encargos (Art. 152 LGSM). Los Administradores continuarán en el desempeño de sus funciones aun cuando hubiere concluido el plazo para el que hayan sido designados, mientras no se hagan nuevos nombramientos y los nombrados no tomen posesión de sus cargos (Art. 154 LGSM). El Administrador que en cualquiera operación tenga un interés opuesto al de la sociedad, deberá manifestarlo a los demás Administradores y abstenerse de toda deliberación y resolución. El Administrador que contravenga esta disposición, será responsable de los daños y perjuicios que se causen a la sociedad (Art. 156 LGSM). Los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad (Art. 158 LGSM): I. De la realidad de las aportaciones hechas por los socios; II. Del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con respecto a los dividendos que se paguen a los accionistas; III. De la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la ley; IV. Del exacto cumplimiento de los acuerdos de las Asambleas de Accionistas. No será responsable el Administrador que, estando exento de culpa, haya manifestado su inconformidad en el momento de la deliberación y resolución del acto de que se trate (Art. 159 LGSM). Los Administradores serán solidariamente responsables con los que les hayan precedido, por las irregularidades en que éstos hubieren incurrido, si, conociéndolas, no las denunciaren por escrito a los Comisarios (Art. 160 LGSM). Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 19 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM 2.5.3. Órgano de Vigilancia • Comisarios La vigilancia de la SOFOM estará a cargo de uno o varios Comisarios, temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas extrañas a la sociedad (Art. 164 LGSM). Son facultades y obligaciones de los comisarios (Art. 166 LGSM): I. Cerciorarse de la constitución y subsistencia de la garantía que exige el artículo 152, dando cuenta sin demora de cualquiera irregularidad a la Asamblea General de Accionistas; II. Exigir a los administradores una información mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y un estado de resultados. III. Realizar un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias, en el grado y extensión que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones que la ley les impone y para poder rendir fundadamente el dictamen que se menciona en el siguiente inciso. IV. Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información presentada por el Consejo de Administración a la propia Asamblea de Accionistas. Este informe deberá incluir, por lo menos: A) La opinión del Comisario sobre si las políticas y criterios contables y de información seguidos por la sociedad son adecuados y suficientes tomando en consideración las circunstancias particulares de la sociedad. B) La opinión del Comisario sobre si esas políticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la información presentada por los administradores. C) La opinión del comisario sobre si, como consecuencia de lo anterior, la información presentada por los administradores refleja en forma veraz y suficiente la situación financiera y los resultados de la sociedad. V. Hacer que se inserten en la Orden del Día de las sesiones del Consejo de Administración y de las Asambleas de Accionistas, los puntos que crean pertinentes; VI. Convocar a Asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas, en caso de omisión de los Administradores y en cualquier otro caso en que lo juzguen conveniente; VII. Asistir, con voz, pero sin voto, a todas las sesiones del Consejo de Administración, a las cuales deberán ser citados; VIII.Asistir, con voz pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas, y IX. En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo todas las operaciones de la sociedad. Cualquier accionista podrá denunciar por escrito a los Comisarios los hechos que estime irregulares en la administración, y éstos deberán mencionar las denuncias en sus informes a la Asamblea General de Accionistas y formular acerca de ellas las consideraciones y proposiciones que estimen pertinentes (Art. 167 LGSM). Los comisarios serán individualmente responsables para con la sociedad por el cumplimiento de las obligaciones que la ley y los estatutos les imponen. Podrán, sin embargo, auxiliarse y apoyarse en el trabajo de personal que actúe bajo su dirección y dependencia o en los servicios de técnicos o profesionistas independientes cuya contratación y designación dependa de los propios comisarios (Art. 169 LGSM). Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 20 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Los Comisarios que en cualquiera operación tuvieren un interés opuesto al de la sociedad, deberán abstenerse de toda intervención, bajo la sanción establecida en el artículo 156 (Art. 170 LGSM). 3. DISEÑO ORGANIZATIVO DE LA SOFOM La definición de roles, segmentación y complejidad se detallará en el Manual de Organización y Funciones, el que contendrá la organización formal de la SOFOM establecida en un organigrama y la descripción de las funciones de las distintas áreas y/o cargos, así como las relaciones entre los mismos. 3.1. Contenido del Manual de Organización y Funciones El Manual de Organización y Funciones consta de dos partes básicas: Una parte general, referente a todos los sectores o dependencias de la organización, es decir, la SOFOM como un todo. Una parte especifica, referente a cada área o dependencia. 3.1.1. Parte General • Identificación: - Logotipo de la SOFOM. - Nombre oficial de SOFOM. - Título y extensión. - Lugar y fecha de elaboración. - Número de revisión. - Unidad responsable de su elaboración, revisión y autorización. • Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartado que constituyen el cuerpo del documento. • Introducción: Sección donde se explica la finalidad del manual, su estructura, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. • Antecedentes históricos: Descripción de la génesis de la SOFOM, en la que se índica su origen, evolución y cambios jerárquicos significativos. • Base Legal: Este apartado contiene la lista de las principales normas del ordenamiento jurídico que rige las actividades de la SOFOM. 3.1.2. Parte Específica • Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de la SOFOM en función de sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico de adscripción. • Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, línea de autoridad, supervisión y asesoría. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 21 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM • Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarios para cumplir con las atribuciones de la entidad. • Descripción de puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual debe reunir, entre otra, la siguiente información: 4. - Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.). - Relación de autoridad, donde se deben indicar los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y de asesoría. - Funciones generales y específicas. - Responsabilidades o deberes. - Relación de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la entidad, así como las que se deben entablar externamente. - Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad. POLÍTICAS, REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Los cambios permanentes conllevan la necesidad de mayor descentralización de los procesos operacionales y de la disponibilidad de información para la toma de decisiones de los responsables de los diferentes niveles de la SOFOM. Donde, los gerentes además de coordinar, controlar y evaluar resultados, tienen como función principal la administración de la información. He aquí la importancia de los manuales para el gerenciamiento eficiente y eficaz de los trabajos de una entidad financiera, que facilitan lograr los objetivos específicos y generales establecidos. Los manuales son instrumentos esenciales para el adecuado funcionamiento de las entidades financieras y tienen como objetivos principales: i) estandarizar los procesos o procedimientos operacionales; ii) racionalizar el uso de los recursos; iii) comunicar la estructura organizacional, funciones, políticas, normas y otros, en vigencia; y, iv) que la alta gerencia, gerentes, jefes y empleados dispongan de la información y documentos necesarios, en el momento oportuno para la toma de decisiones. Algunas de los principales manuales son las siguientes: 4.1. Manual de Organización y Funciones El Manual de Organización (MOF) establece la organización formal de la SOFOM. El mismos debe contener el organigrama y la descripción de las funciones de las distintas áreas y/o cargos, así como las relaciones entre los mismos. La estructura del mismo ha sido especificada en el capítulo 3 (precedente). 4.2. Manual de Crédito A fin de contar con una herramienta adecuada para la toma de decisiones de los funcionarios responsables en los diferentes niveles, es necesaria la elaboración de un Manual de Crédito conteniendo Políticas, Procedimientos y Reglamento de Productos Crediticios. El mismo se desarrolla considerando: • La visión, misión, filosofía, políticas, procedimientos, normas, estrategias, objetivos y/o reglamentos vigentes. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 22 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM • Las estructuras organizacionales necesarias. • El grado de autonomía y de coordinación requeridos para el adecuado desenvolvimiento de los productos y servicios. • Los mecanismos de control que deberán ser utilizados. • Los procesos crediticios. 4.2.1. Política de Crédito Las Políticas de Crédito son principios o enunciados generales sobre la actividad crediticia, que deben seguirse a fin de disponer de una cartera que satisfaga los requisitos de seguridad, liquidez, riesgo y rentabilidad. 4.2.2. Reglamento de Crédito El Reglamento de Productos Crediticios debe enmarcar las especificaciones que definen los productos de crédito y que aseguran una caracterización homogénea y definida de los mismos con miras a asegurar su viabililad. 4.2.3. Procedimientos de Crédito Los procedimientos crediticios constituyen una guía de desarrollo de todos los procesos crediticios de la SOFOM que delimitan las tareas o actividades de cada unidad o área de entidad, de forma tal que sirva de ayuda para la realización de dichos procesos y facilite la consecución de los objetivos de la SOFOM. 4.3. Manual de Administración de Riesgos El Manual de Administración de Riesgo debe permitir establecer los procedimientos necesarios para identificar los riesgos que enfrenta la SOFOM en el desarrollo de sus operaciones. De acuerdo con la estructura de la entidad, la naturaleza de sus operaciones, la identificación y administración de los riesgos correspondería a la unidad encargada de las mismas que brinda soporte a la alta dirección, pudiendo comprender a la vez unidades especializadas para riesgos específicos, siempre que se justifique según el tamaño y complejidad para una administración integral de los riesgos. 4.4. Manual de Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita El Manual de Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita debe ser un instrumento normativo de la entidad, cuya finalidad es definir en forma clara y precisa las políticas, mecanismos y procedimientos para prevenir y detectar el lavado de dinero o activos en el desarrollo de sus actividades. 4.5. Manual de Control Interno El Manual de control interno debe integrar el esquema de organización y el conjunto de normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad a fin de procurar que todas las actividades y operaciones se ajusten a las necesidades y planteamientos de la SOFOM. 4.6. Manual de Contabilidad El Manual de Contabilidad debe ser una herramienta aplicable en la entidad para la obtención de los estados financieros que reflejen de manera transparente la situación económica financiera y los resultados de la gestión. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 23 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Debe permitir que la información financiera que se brinde a la gerencia o nivel superior sea un instrumento útil para el análisis o el autocontrol, para así tomar las decisiones que permitan el cumplimiento de las metas institucionales. A la vez, debe permitir contar con una base de datos homogénea que facilite el funcionamiento fluido de un sistema de indicadores de alerta temprana. 4.7. Manual de Código de Ética El Manual de Código de Ética debe garantizar que las actividades de la entidad estén rodeadas de seguridad y transparencia, de modo que se impida la utilización de la SOFOM como instrumento para fines inapropiados. El mismo contendrá los principios y valores éticos y las reglas de conducta que hacen decorosa la actividad en una SOFOM. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 24 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM ANEXOS Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 25 de 26 V - Mar. /10 MODELO TÉCNICO FINANCIERO GUIA PARA CONSTITUCION DE SOFOM Anexo 1 Glosario de Términos Comisión: La Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Acta Constitutiva: Documento formal en el cual se registran todos los datos referentes a la constitución de una sociedad, especificándose bases, aportaciones, nombres y funciones especificas de cada integrante de la sociedad, administradores etcétera. Entidad Financiera: En singular o plural, a cualquier Organización Auxiliar del Crédito, Casa de Cambio, Uniones de Crédito y Sociedad Financiera de Objeto limitado a que se refiere la fracción IV del Artículo 103 de la Ley de Instituciones de Crédito. En su conjunto. (SOFOM E.R.) Federación: La agrupación voluntaria de Entidades autorizada por la Comisión para el desempeño de las facultades de supervisión auxiliar, en términos del artículo 48 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular. Societario: Perteneciente o relativo a la/s asociación/es. Beneficiario: La persona designada por el titular de una cuenta o contrato, para que en caso de fallecimiento de éste, ejerza ante la Entidad los derechos derivados de dicha cuenta o contrato. Secretaría: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Socio: En singular o plural, aquella persona que participe en el capital social de la Entidad. Cliente: En singular o plural, cualquier persona física o moral que utilice los servicios que prestan las Entidades o realice Operaciones con ellas. Control: La capacidad de una persona o grupo de personas para imponer, directa o indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas de socios u órganos equivalentes; nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o sus equivalentes de una persona moral; el mantener la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social de una persona moral; dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de una persona moral, ya sea a través de la propiedad de valores, por contrato o por cualquier otro acto jurídico. Acompañar: Seguir la ejecución y/o evolución de algún trabajo mediante la observación directa o a través de informes periódicos. Actividad: Conjunto de tareas que realizan en una entidad o sección de la misma. La actividad esta constituida por varias acciones practicadas por más de una persona, con un resultado preferentemente caracterizable. Logotipo: Marca o distintivo que caracteriza e identifica a una empresa u organización, utilizado como un elemento para la comunicación con el público. Vigencia: Aprobado por: Actualización: Página 26 de 26 V - Mar. /10
