Adición, visualización e intercambio de comentarios

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Adobe Acrobat
Adición, visualización e intercambio de
comentarios
Si a menudo crea documentos colaborando dentro de un
grupo de trabajo, puede simplificar y agilizar los ciclos de
revisión de documentos con Adobe® Acrobat® 5.0. En
lugar de pegar notas adhesivas a un documento en papel,
puede agregar comentarios electrónicos a un documento
guardado en formato PDF de Adobe.
A diferencia de las notas adhesivas, que pueden perderse,
los comentarios electrónicos se conservan en el
documento y pueden ordenarse por tipo, página, autor y
fecha. En las instrucciones siguientes se describe cómo
agregar comentarios a un documento PDF de Adobe y
consolidar comentarios de varios revisores.
1. Defina las preferencias para los comentarios.
En Acrobat, elija Edición > Preferencias > General y seleccione Comentarios en el panel izquierdo del cuadro de
diálogo Preferencias. Para especificar el aspecto del texto
de las notas, elija una fuente y un tamaño de letra. También
puede elegir una opacidad para la ventana emergente de la
nota, de modo que las notas abiertas sean transparentes (lo
que permite ver el documento a través de ellas) u opacas.
Para que las notas de un documento aparezcan abiertas
automáticamente, seleccione la opción Abrir automáticamente ventana emergente Nota. Para especificar un
nombre predeterminado que le identifique como autor del
comentario, deseleccione la opción Usar siempre
identidad para autor. En caso contrario, siempre se utiliza
por defecto el nombre de inicio de sesión (Windows®) o el
nombre para compartir archivos (Mac OS).
2. Agregue una nota a un documento PDF de
Adobe.
Abra el documento PDF de Adobe que desea revisar. Seleccione la herramienta Notas de la barra de herramientas y
haga clic en cualquier punto de la ventana del documento.
Escriba texto para la nota. Para cambiar el tamaño de la
ventana emergente de la nota, arrastre la esquina inferior
derecha. Para cerrar la ventana, haga clic en la esquina
superior izquierda. Para volver a abrir la ventana, haga
doble clic en el icono de la nota.
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Acrobat facilita la edición de notas y otros comentarios.
Para mover una nota, arrastre el icono correspondiente a
una nueva ubicación de la ventana del documento. Para
restablecer la ubicación de la ventana emergente de la nota
asociada, haga clic con el botón derecho del ratón
(Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el
icono de la nota, y seleccione Restablecer ubicación de la
ventana de nota en el menú emergente.
4. Resalte el texto y asóciele una nota.
Seleccione la herramienta Resaltado de la barra de herramientas y resalte el texto del documento arrastrando el
ratón. Sitúe el puntero sobre el texto resaltado para que
cambie a una flecha. Haga doble clic en el texto resaltado
para que aparezca la ventana emergente de la nota
asociada, que contiene el texto que ha resaltado. Escriba el
texto adicional que desee para la nota.
Otros tipos de comentarios que puede agregar a un
documento PDF de Adobe son los de texto libre, de
sonido, tampones, archivos adjuntos, marcas de texto
adicionales, como tachados, y marcas gráficas, como
cuadrados. Incluso puede revisar la ortografía a los
comentarios para asegurarse de que no tienen errores
tipográficos.
3. Identifíquese como autor del comentario.
Su nombre de inicio de sesión o para compartir archivos
aparece en la barra del título de la ventana emergente de la
nota. Para especificar otro nombre predeterminado que le
identifique como autor del comentario, haga clic con el
botón derecho del ratón o bien pulse Control y haga clic en
el icono de la nota, y seleccione Propiedades en el menú
emergente. En el cuadro de diálogo Propiedades de nota,
introduzca su nombre como autor. También puede utilizar
este cuadro de diálogo para cambiar el icono o el color de
la nota.
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5. Exporte comentarios a un archivo FDF de
Acrobat.
Puede enviar los comentarios al autor del documento por
correo electrónico, en el documento PDF de Adobe
original, o exportarlos a un archivo FDF (Forms Data
Format) de Acrobat. Los archivos FDF de Acrobat sólo
contienen los comentarios. De este modo ocupan menos
espacio y, por lo tanto, su manejo resulta más eficiente.
Elija Archivo > Exportar > Comentarios. Introduzca un
nombre de archivo, seleccione una ubicación para el
archivo y haga clic en Guardar.
7. Visualice y ordene los comentarios en una lista.
Elija Ventana > Comentarios o haga clic en la ficha
Comentarios para visualizar la paleta Comentarios. La
paleta Comentarios muestra una lista de todos los comentarios agregados al documento. Por defecto, los comentarios se ordenan por página. Para ordenar los
comentarios por autor, haga clic en la flecha situada en la
esquina superior derecha de la paleta Comentarios para
visualizar el menú de dicha paleta y elija Ordenar por:
Autor. Para visualizar los comentarios de un autor, haga
clic en el símbolo situado a la izquierda del nombre correspondiente.
Hasta aquí se ha descrito cómo ver e intercambiar comentarios en un ciclo de revisión de un documento. Siga explorando las posibilidades de Acrobat para descubrir cómo
generar resúmenes de comentarios, compartir comentarios en un documento PDF de Adobe en línea y realizar
otras acciones. Para obtener más información, consulte
otras guías de aprendizaje Web o la sección sobre cómo
agregar comentarios de la ayuda en línea de Acrobat 5.0.
6. Importe comentarios de un archivo FDF de
Acrobat.
Para reunir comentarios de varios revisores, el autor del
documento puede importar varios archivos FDF de
Acrobat en un solo documento PDF de Adobe consolidado. Una vez importados, los comentarios se colocan
exactamente en las mismas ubicaciones en las que
aparecían en el documento original. Elija Archivo >
Importar > Comentarios. Seleccione el archivo FDF de
Acrobat que desea importar y haga clic en Seleccionar
(Windows) o en Abrir (Mac OS).
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