P.19 Insertar y cambiar un gráfico

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Introducción
P.19 Insertar y cambiar un gráfico
Insertar un gráfico desde un marcador de posición de contenido
Al igual que con las tablas y con otros objetos como diagramas e imágenes, la forma más sencilla
de insertar un gráfico es hacer clic en el icono Insertar gráfico en cualquier marcador de posición
de contenido. PowerPoint lo guía a lo largo del resto del camino para completar su gráfico.
Los gráficos son representaciones visuales de los datos numéricos. Las características de los
gráficos, como columnas, barras, líneas o porciones de un círculo facilitan la comprensión de las
tendencias y la comparación de los valores. Una vez que ha creado un gráfico en PowerPoint,
puede modificar fácilmente los datos en los que está basado, elegir otro tipo de gráfico, cambiar
su diseño o modificar su formato.
Para aprovechar al máximo las capacidades de graficación de PowerPoint 2007, Microsoft Excel
debe estar instalado. Como vio en el ejercicio anterior, Excel se abre para permitirle insertar los
datos que a partir de los cuales se generará el gráfico. Si Excel no está instalado, PowerPoint utiliza
Microsoft Graph, una aplicación para graficar que se utiliza en versiones anteriores de PowerPoint.
Después de introducir los datos del gráfico, puede cerrar Excel para restaurar la ventana de
PowerPoint a su tamaño completo. Si lo desea, puede guardar los datos de Excel para trabajar más
tarde con ellos, pero no tiene que guardar antes de cerrar la hoja de cálculo. Puede volver a
mostrar los datos de Excel en el momento en que desee modificarlos haciendo clic en el botón
Editar datos en la ficha Diseño de la ficha Herramientas de gráficos de PowerPoint.
PowerPoint asume que usted escribirá los nuevos datos para un gráfico directamente en Excel,
pero también puede utilizar datos de Excel existentes para crear un gráfico en PowerPoint.
Una vez que se abra Excel con los datos de la hoja de cálculo de muestra, utilice el comando de
Excel Abrir, para abrir el libro que contiene los datos que desea utilizar. En PowerPoint, haga clic
en el botón Seleccionar datos para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos que se
muestra en la siguiente figura.
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Introducción
Active la hoja de cálculo que desea utilizar y después haga clic en el botón Contraer en el cuadro
de diálogo Seleccionar origen de datos para minimizar el cuadro de diálogo. Arrastre el mouse
sobre las celdas que contienen los datos que necesita graficar y a continuación haga clic el botón
Expandir para expandir el cuadro de diálogo. El cuadro Rango de datos del gráfico deber mostrar el
rango de celdas que desea utilizar. Una vez que haga clic en Aceptar, PowerPoint creará el gráfico
a partir de los datos seleccionados.
Una manera más simple de utilizar los datos de una hoja de cálculo es simplemente copiarlos y
pegarlos en la hoja de cálculo de Excel que aparece cuando se crea un nuevo gráfico. Quizá
necesite ajustar el borde del rango para incluir todos los datos que acaba de pegar. Puede hacerlo
arrastrando el borde del rango en Excel o utilizando el cuadro de diálogo Seleccionar origen de
datos para especificar el rango de datos para el gráfico.
Usted cuenta con otra opción para colocar un gráfico en una diapositiva: puede copiar uno creado
en Excel y pegarlo en la diapositiva. De manera predeterminada, un gráfico de Excel que fue
pegado en una diapositiva mantiene un vínculo a la hoja de cálculo de tal manera que si modifica
el gráfico de Excel, también se modifica el de la diapositiva. Usted puede formatear un gráfico que
haya pegado de la misma manera en que formatearía cualquier otro gráfico de PowerPoint.
Elegir un tipo de gráfico diferente
Si decide que el tipo de gráfico que eligió no muestra los datos de la manera en que usted lo
desea, puede elegir un tipo o subtipo de gráfico diferente.
Usted puede cambiar un gráfico de un tipo a otro, por ejemplo, puede cambiar un gráfico de
columnas a un gráfico de barras sin afectar la presentación visual de la información.
No todos los tipos de gráficos son intercambiables. Por ejemplo, aunque puede cambiar un gráfico
de columnas por uno de líneas, los resultados no serán tan informativos en este último formato.
De la misma manera, no puede cambiar un gráfico de columnas a uno circular sin perder una gran
cantidad de información.
Cuando elige un tipo de gráfico al inicio del proceso de graficar, Excel establece datos de muestra
para ese tipo de gráfico. Por ejemplo, si ha elegido un gráfico circular, Excel considera una sola
columna de datos. De esta manera, si decide cambiar completamente el tipo de gráfico, deberá
agregar o quitar los datos en Excel para obtener el resultado deseado.
Si aplica un tipo de gráfico que no muestra los datos como lo desea, utilice Deshacer para
deshacer el cambio y vuelva a intentarlo utilizando otro tipo.
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Introducción
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
El hecho de cambiar un gráfico tipo bidimensional a uno tridimensional puede arrojar resultados
inesperados. En algunos casos, PowerPoint puede llegar a mostrar el nuevo tipo de gráfico en
una vista en perspectiva girada que quizá no le guste. Es mejor decidir al momento de crear el
gráfico original si desea utilizar dos o tres dimensiones y después conservar estas dimensiones al
hacer cualquier cambio al tipo de gráfico.
Cambiar el tamaño y la posición de un gráfico
Si crea un gráfico en una diapositiva que no tiene un marcador de posición de contenido, puede
ser que no quede satisfecho con su tamaño o ubicación. Usted puede cambiar el tamaño de un
gráfico y moverlo utilizando el borde externo del contenedor.
TOME NOTA*
Mantener la tecla Mayús presionada mientras arrastra el puntero le permite mantener el objeto en
la misma orientación horizontal o vertical. Mantener la tecla Mayús presionada mientras ajusta el
tamaño le permite mantener mantiene la relación entre el ancho y alto, para evitar que el gráfico
se distorsione.
Usted puede cambiar el tamaño de cualquier objeto arrastrando un controlador de un lado o de
una esquina de su contenedor. Observe que al arrastrar el controlador de un lado, el contenedor
“se estira” y su contenido se distorsiona.
Para mover un objeto basta arrastrar el borde de su contenedor: cuando vea el puntero de cuatro
puntas, haga clic y arrástrelo.
Cuando cambie la posición de los objetos en una diapositiva, recuerde que éstos deben mantener
una relación armoniosa entre sí, por ejemplo, en el ejercicio anterior usted alineó los bordes de la
tabla con el comienzo y con final del título de diapositiva. Alinear los objetos a la izquierda, a la
derecha o al centro, o distribuirlos en la diapositiva, le dará un aspecto agradable que no distraerá
a su público.
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