formatos para tramitar la elección del comité

GUIA ELECCIÓN Y REGISTRO DEL
COMITÉ PARITARIO DE SALUD CUPACIONAL O VIGIA OCUPACIONAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Acta de Convocatoria
Acta de inscripción
Acta de Votación
Acta de Constitución
Acta de Asistencia
Acta de Cierre
1. Invitación a conformar el Comité Paritario de Salud Ocupacional, dirigida a los
empleados relacionados en la nomina de la empresa (directos).
2. Inscripción de candidatos al comité paritario de salud ocupacional o vigía
ocupacional. Tener en cuenta que el comité se conforma con representantes
pares del empleador y los trabajadores que se encuentren dentro de la nomina
de la empresa, NO temporales, ni prestadores de servicio.
“Estará compuesto por un número igual de representantes del
empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, así:
 De 10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las
partes.
 Con menos de diez trabajadores deben nombrar un vigía
ocupacional.”
El empleador señala directamente sus representantes (entre ellos al
presidente del comité y su suplente), los representantes de los trabajadores
salen de votación libre. (Art. 9 Resolución 2013 de 1986). Para realizar la
inscripción de los candidatos usted podrá hacer uso del anexo 1 (Acta de
inscripción de los candidatos al comité paritario de salud ocupacional).
Contenido:
1. En la hoja de Acta de inscripción de los candidatos al comité paritario se
coloca el nombre de la empresa.
2. Colocar el periodo de funcionamiento, el cual es de 2 (dos) años.
3. Colocar los nombres de los candidatos, oficio, sección y fecha de
inscripción.
4. Colocar nombre del responsable y la fecha del cierre de la inscripción de
los candidatos.
3. Convocatoria del Comité Paritario de Salud Ocupacional Clínicas renales,
responsable Coordinadores administrativos. Ver anexo 2
(Acta
Convocatoria). Realizar el procedimiento cada dos años (Art. 63 del
decreto 1295 de 1994).
Contenido:
1. Colocar la ciudad y fecha de convocatoria.
2. Colocar nombre de la empresa donde se realiza la convocatoria.
3. Colocar el lugar a la elección de la convocatoria.
4. Colocar día, mes, año y hora de la convocatoria.
5. Colocar la firma del coordinador administrativo.
4. Organice el proceso de votación y elección de los candidatos que van a
representar a los trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos,
elegir los jurados que colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de
apertura de las votaciones. Para tal fin usted podrá utilizar como guía los
anexos 3 (formato para votos) y 4 (acta de apertura de elecciones de los
candidatos al comité paritario de salud ocupacional).
5. Realice el proceso de votación y elección de los representantes: Registre en un
formato el nombre, cédula y firma de la persona que va a votar, con el fin de
respaldar los datos de votación que posteriormente se obtendrán. Ver anexo 5
(Acta de Asistencia-Registro de votantes Comité Paritario de Salud
Ocupacional). Una vez finalice la votación diligencie el acta de cierre de las
votaciones, haciendo uso del anexo 6 (Acta de cierre de las votaciones para
elección de los candidatos al comité paritario de salud ocupacional) y
proceda a efectuar el conteo de los votos dejando constancia de ello en un
formato. Ver anexo 7 (Acta de Votación- Resultados obtenidos del conteo
de votos) y se archivan los votos.
6. Conformado el comité preséntelo ante todo el personal de la clínica y divulgue
las funciones básicas que les tocará desarrollar (Art. 12 Resolución 2013 de
1986 son funciones del presidente del comité y Art. 13 Son funciones del
secretario). Ver anexo 8 (Funciones)
7. Diligencie el acta de constitución del comité. Ver anexo 9 (Acta de
constitución de comité paritario de salud ocupacional).
1. Colocar el nombre de la clínica renal.
2. Colocar el periodo el cual debe ser de dos años desde que se eligió el
comité paritario.
3. Colocar el día en que se eligió el COPASO.
4. Colocar la modalidad para la votación: Urnas, votación electrónica, entre
otros.
5. Colocar el nombre de las personas que salieron elegidas, los
representantes de los trabajadores y sus respectivos suplentes.
6. Colocar el número de votos obtenidos.
7. El patrono nombra al presidente de COPASO y los miembros del COPASO
nombran al secretario el cual debe salir de los mismos elegidos.
8. Diligenciar el formato de inscripción de Comité Paritario de Salud ocupacional
o Vigía Ocupacional, ante el ministerio de protección social. Anexo 10 (Formato
de inscripción de Comité Paritario de salud ocupacional o Vigía ocupacional).
Responsable coordinador administrativo.
1.
2.
3.
4.
5.
Evitar llenar el espacio reservado para el ministerio de protección social.
Colocar el nombre de la clínica renal.
Colocar el número del Nit de la respectiva clínica renal.
Colocar código de la actividad económica, según decreto 1607.
Colocar la dirección y el teléfono, incluyendo el número de centros de
trabajo.
6. Colocar el código del departamento y del municipio.
7. Discriminar el personal por el trabajo realizado y clasificarlo. Este numero
debe coincidir con el total de las personas que están vinculadas por
nominas, es de anotar que el personal de prestación de servicios no
participa para la inscripción y elección del comité paritario.
8. Si el número de trabajadores es menor a 10 se debe diligenciar el espacio
para vigía ocupacional.
9. Colocar los representantes del comité paritario de salud ocupacional por
parte de los trabajadores y representantes del patrono sus respectivos
suplentes.
10. Colocar la fecha de constitución de COPASO.
11. Colocar el presidente y el secretario de COPASO.
9. Radicar ante el ministerio de la protección social, la constitución del COPASO.
Anexo 11 (Carta de radicación del Comité paritario) en este encontrara los
documentos que se deben anexar y radicar.
10. Guía de acta para reuniones de COPASO.
ANEXO 1
ACTA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL
COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
Empresa: ______________________________________
Período: _______________________________________
NOMBRE
OFICIO
SECCIÓN
Responsable: NOMBRE DEL GERENTE – ADMIN
Fecha de cierre: __________________________________
FECHA
ANEXO 2
ACTA CONVOCATORIA
Ciudad y fecha: __________________________________
El GERENTE de
la _________________________________ Convoca a todos los
trabajadores para elegir sus representantes al Comité Paritario de Salud Ocupacional,
tanto los principales como sus respectivos suplentes.
La
elección
se
realizará
en
________________________________________
las
instalaciones
el
de
la
Día
_______________________________a las______________________; para lo cual se
facilitaran los medios necesarios, además de publicar en cartelera las planchas inscritas
antes de la fecha y la hora anteriormente enunciada.
Firma del GERENTE - ADMIN______________________________
ANEXO 3
FORMATO PARA VOTOS
VOTOS POR CANDIDATOS INDIVIDUALES
Comité Paritario de Salud Ocupacional
VOTO PARA ELECCIÓN
__________
__________
EN BLANCO
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
FORMATO PARA VOTOS
VOTOS POR CANDIDATOS INDIVIDUALES
Comité Paritario de Salud Ocupacional
VOTO PARA ELECCIÓN
____________
____________
EN BLANCO
ANEXO 4
ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
EMPRESA: _________________________________
PERIODO: __________________________________
Siendo las _____________ del día ____________________________, se dio apertura
al proceso de votación para la elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE
SALUD OCUPACIONAL para el período que va de ______________de ____________
a ______________de __________.
En calidad de jurados de votación se encargó a los señores: ______________________
como coordinador de la mesa de votación y __________________________________
como colaborador de la mesa de votación.
Nombre y firma
Coordinador de la mesa de votación
Nombre y Firma
Colaborador de la mesa de votación
ANEXO 5
ACTA DE ASISTENCIA -REGISTRO DE VOTANTES
COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
EMPRESA:
No.
_____ __________________
NOMBRE
FECHA: _____________
No. CÉDULA O
REGISTRO
FIRMA DEL
TRABAJADOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
FECHA: __________________________ RESPONSABLE: _________________
ANEXO 6
ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL
COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
EMPRESA ________________________________________FECHA:_______________
PERIODO DE:______________________________________________________
Siendo las (Hora) ___________
del día _________________________, se dio por
finalizado el proceso de votación para elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO
DE
SALUD
OCUPACIONAL
para
el
período
que
va
de
________________________________________.
En calidad de jurados de votación
se encargó a los señores (as):
_______________________________________ como coordinador de la mesa de
votación y ___________________________________________ como colaborador de la
mesa de votación.
Nombre y Firma
Coordinador de la mesa de votación
Nombre y Firma
Colaborador de la mesa de votación
ANEXO 7
ACTA DE VOTACIÓN
EMPRESA ________________________________________FECHA:_______________
PERIODO DE:______________________________________________________
RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS:
PERSONA
NUMERO DE VOTOS
PERSONA 1
PERSONA 2
PERSONA 3
PERSONA 4
VOTOS EN BLANCO:
VOTOS ANULADOS:
TOTAL VOTOS:
Resultaron elegidos en ésta votación las siguientes personas:
CATEGORÍA
NOMBRE
OFICIO
Nombre y Firma del Coordinador de la
mesa de votación
SECCIÓN
PRINCIPAL
SUPLENTE
Nombre y Firma del Colaborador de la
mesa de votación
ANEXO 8
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ Y DEL SECRETARIO
Articulo 12, resolución 2013 de 1986
Son Funciones del Presidente del Comité:
Las funciones del presidente del COPASO son:
1. Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.
2. Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las
reuniones.
3. Notificar por escrito a los miembros del comité sobre convocatoria a las reuniones
por lo menos una vez al mes.
4. Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión;
5. Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en
el seno del comité, y darle a conocer todas sus actividades;
6. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los
trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.
Las funciones del Secretario del COPASO son:
1. Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas;
2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a
la discusión y aprobación del comité;
3. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comité y
suministrar toda la información que requieran el empleador y los trabajadores.
ANEXO 9
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL O
VIGIA OCUPACIONAL
EMPRESA
_________________________________________________________________
PERIODO DE:______________________________________________________
El día _________________________________________ se eligió el Comité Paritario de
Salud Ocupacional o el vigía Ocupacional dando así cumplimiento a las exigencias de la
Resolución 2013 de 1986, al Decreto 1295 de 1994 y a la División de Salud Ocupacional
del Ministerio de Protección Social.
La modalidad utilizada para su elección fue: VOTACIÓN POR URNA
Resultaron elegidos:
1. _____________________________________(PRINCIPAL)
2. ______________________________________ (SUPLENTE)
Representantes de la empresa:
Principales
1. FIRMA:
_______________
C.C.
Suplentes
_
FIRMA:
_______________
C.C.
_
Representantes de los Trabajadores:
Principal
2. FIRMA:
C.C.
Suplente
FIRMA:
C.C.
El número de votos obtenidos fue:
El representante legal de la Empresa _________________________________________
designa a _____________________________________________Como presidente del
comité , y por votación del comité se nombra a: _____________________________Como
secretaria del mismo.