Presentación de PowerPoint - Pontificia Universidad Javeriana

CÓDIGO: FI-P13-G30
VERSIÓN: 1
FECHA:
Febrero de 2015
CÓDIGO: XX-XXX-XXXX
VERSIÓN: X
XXXX de XXXX
FECHA:
GUÍA DE USUARIO
PROCESOS ASOCIADOS A
COMPROBANTES
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y
conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo
autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
La siguiente guía tiene como objetivo describir los procesos asociados a los comprobantes, los
cuales se realizan en el módulo de Cuentas por Pagar para usuarios internos.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
Ingreso al sistema y selección de comprobante
1.1 Digite la página principal de la universidad www.javeriana.edu.co seleccione la opción Servicios > Sistema de Información
Universitaria, una vez el sistema ingrese ID Usuario y Contraseña y siga la ruta Ingreso a FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar >
Comprobantes > Introducción/Actualización > Introd Comprobantes Estándar.
1.2 En la pantalla Introd Comprobantes Estándar, pestaña Buscar un Valor ingrese el No. de comprobante
1.2. Seleccione la pestaña Información sobre Factura, en el campo de Acción, elija la opción Control Presupuestos y luego de clic en
el botón Ejecutar.
1.3. El sistema preguntará si desea esperar que finalice el proceso, se sugiere dar clic en No con el registro de otros comprobantes (Si
elige la opción SI, ya que considera un tiempo de espera de 1.5 minutos o más).
1.4. El sistema realizará el proceso de validación del control presupuestal, tenga en cuenta que cuando se realiza un comprobante
asociado a recepción este no debería presentar excepciones de presupuesto, de ser así, se deberá informar a quien elaboró el pedido
y la recepción asociada al comprobante.
Cuando el comprobante no tiene asociada recepción y genera excepciones de presupuesto, deberá informar las excepciones que
generó a quien elaboró el voucher directo, para los dos casos la unidad deberá comunicarse con la Oficina de Costos Presupuesto y
tramitar todo lo correspondiente (adiciones, traslados, etc.) para que se pueda seguir con el proceso de validación del control de
presupuesto desde la Oficina de Cuentas por Pagar.
Cuando el proceso de control de presupuesto ha sido
ejecutado correctamente, no aparece en las opciones
del campo Acción del comprobante.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
2.1. Siga la ruta Cuentas por Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Control de presupuestos; seleccione un Id Control de
Ejecución, sino tiene uno creado, créelo por única vez, ya que cuando requiera ejecutar el proceso de control de presupuestos por el
proceso en batch deberá utilizar el mismo Id Control de Ejecución.
2.1.1 Creación de ID Control Ejecución
De clic en la pestaña Añadir un Valor, en el campo Id Control Ejecución ingrese un nombre corto para nombrarlo (recuerde no dar
espacios sino realizar la separación con guion bajo), luego de clic en añadir e ingrese la información requerida para el control
presupuestal.
2.1.2 De clic en “Buscar un Valor” para realizar la búsqueda del control presupuestal creado.
2.1.3 Revise que al ejecutar el Id Control de Ejecución tenga las siguientes especificaciones. En Id de Usuario debe ir el usuario que
creo los comprobantes. Dé clic en el botón Guardar y luego en el botón Ejec.
Revise que la pantalla tenga los siguientes campos y luego de clic
en el botón Acep
2.2. Haga clic en el Monitor Procesos
2.3. el sistema genera una instancia de proceso, esta deberá terminar en la columna Estado Ejec en Correcto y en la columna Estado
Distribución en Enviado
Revise aleatoriamente que los comprobantes que tenían pendiente el proceso de Control de Presupuestos ya lo tengan válido, tenga en
cuenta que cuando el proceso de control de presupuesto ha sido ejecutado correctamente ya no aparece en las opciones del campo
Acción del comprobante. Este proceso ejecutará el control de presupuesto a todos los comprobantes que se encuentren guardados y con
dicho proceso pendiente por ejecutar.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
3.1. Una vez el comprobante tenga válido el presupuesto, deberá ejecutar el proceso de paridad desde el comprobante o en proceso
batch.
3.1.1. Desde el comprobante:
3.1.1.1. En el campo de Acción, elija la opción Paridad y luego dé clic en el botón Ejecutar.
3.1.1.2. El sistema preguntará si desea esperar que finalice el proceso, se sugiere dar clic en No con el registro de otros
comprobantes (Si elige la opción SI esperar al proceso, ya que considera un tiempo de espera de 3 a 5 minutos o más).
3.1.1.3. Si al ejecutar el proceso el comprobante presenta excepción de paridad deberá solicitar al encargado de la Oficina de
Cuentas por Pagar correr excepciones de paridad para que pueda continuar el proceso. Cuando el encargado de la Oficina de Cuentas
por Pagar corra la excepción de paridad, deberá volver a ejecutar el proceso de paridad (el proceso de correr excepción de paridad
se explicara más adelante en esta guía). Cuando el comprobante no tiene asociada recepción el sistema no tendrá como disponible la
ejecución de este proceso, por lo cual deberá continuar con el proceso de contabilización.
3.1.1.4. Nótese que cuando el proceso de paridad ha sido ejecutado correctamente ya no aparece en las opciones del campo Acción
del comprobante.
3.1.2. Desde el proceso batch:
3.1.2.1. Siga la ruta Cuentas por Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Petición de paridad; escoja un Id Control de Ejecución, si
no tiene uno creado, créelo por única vez ya que cuando requiera ejecutar el proceso de paridad por el proceso en batch deberá
utilizar el mismo Id Control de Ejecución. Revise que al ejecutar el Id Control de Ejecución tenga las siguientes especificaciones. En Id
de Usuario debe ir el usuario que creó los comprobantes. Dé clic en el botón Guardar y luego en el botón Ejec
Revise que la pantalla tenga los siguientes campos y
luego de clic en el botón Acep
3.1.2.1. Haga clic en el Monitor de Procesos
3.1.2.2. el sistema genera una instancia de proceso, esta deberá terminar en la columna Estado Ejec en Correcto y en la columna
Estado Distribución en Enviado
Revise aleatoriamente que los comprobantes que tenían pendiente el proceso de paridad ya lo tengan pareado, tenga en
cuenta que cuando el proceso de paridad ha sido ejecutado correctamente ya no aparece en las opciones del campo Acción del
comprobante.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
Una vez el comprobante tenga válido el presupuesto y la paridad deberá ejecutar el proceso de contabilización desde el
comprobante o en proceso batch.
4.1.1. Desde el comprobante:
4.1.1.1. En el campo de acción, elija la opción Contzn Comprobantes y luego de clic en el botón Ejecutar
4.1.1.2. El sistema preguntará si desea esperar que finalice el proceso, se sugiere dar clic en No con el registro de otros comprobantes
(Si elige la opción SI esperar al proceso , ya que considera un tiempo de espera de 1.5 minutos o más).
4.1.1.3. El sistema realizará el proceso de contabilización. Podrá revisar las entradas contables que generó el comprobante, para lo
cual deberá escoger en el campo Ver la opción consulta entradas contables y luego dar clic en el link Ir.
El sistema abrirá otra pantalla donde podrá observar el registro de las entradas contables del respectivo comprobante.
4.1.1.4. En la pestaña de Resumen del comprobante podrá identificar si cada uno de los anteriores procesos han quedado en el
estado requerido para el pago, adicionalmente podrá revisar los documentos asociados al comprobante y otros datos como se
muestra en la pantalla.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
5.1. Correr excepción de paridad
Este proceso se realiza cuando un comprobante arroja excepciones de paridad por valor, ubicación o cantidades. Para lo cual el Analista
encargado identifica que el comprobante arrojó excepciones e informa al administrador del módulo o a la persona que tenga el rol
determinado, la cual deberá revisar el motivo de la excepción y ejecuta el proceso si lo considera.
5.1.1. Luego de ingresar al sistema como se presentó al inicio de la guía, haga clic en Ingreso a FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar
> Comprobantes > Introducción/Actualización > Introd Comprobantes Estándar; en el campo ID Comprobante de la pestaña Buscar
un Valor ingrese el No comprobante para ejecutar el proceso de excepción de paridad.
5.1.2 En la pestaña de Resumen del comprobante se mostrará en el campo Estado de Paridad la opción Excp para acceder a los
detalles de la excepción dé clic allí
5.1.4. El sistema abrirá automáticamente la pantalla donde podrá identificar los detalles de la excepción de paridad en cada una de
las líneas de comprobante. Para lo cual deberá revisar y desplegar todas las líneas que contiene el comprobante e identificar la
excepción.
5.1.5. Sustituir la (s) línea (s) de comprobante que presenten la excepción.
5.1.5.1. Para cada línea deberá en el campo Acción Paridad Línea Cprbte elegir la opción Sustituir y luego dar clic en el botón
Aplicar. Recuerde que la instrucción anterior la deberá realizar para cada una de la Línea de comprobante que presente excepción
de paridad.
5.1.5.2. Si al revisar la pantalla de los detalles de excepción de paridad solo contiene una línea deberá adicionalmente en el campo
Acción Paridad Comprobante elegir la opción Override y luego dar clic en el botón de Aplicar.
5.1.5.3. Luego de aplicar el proceso debe dar clic en Guardar e informar al responsable en la Oficina de Cuentas por Pagar que se
ejecutó el proceso.
5.1.6. Ejecutar el proceso de paridad luego de su sustitución.
5.1.6.1. Al ingresar al comprobante en la pestaña de Resumen del comprobante identificará que el proceso se ejecutó y el Estado de
Paridad se presentará como Sustituido, para lo que deberá ejecutar el proceso de paridad como se indicó anteriormente en esta
guía. (Haga Click aquí para ver el proceso de Paridad)
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
Este proceso se utiliza cuando un comprobante luego de que su Estado Contabilización se presenta como Contabilizado y se
requiere realizar alguna modificación en su registro para luego contabilizar nuevamente. Un comprobante contabilizado ya ha
generado entradas contables y el proceso de descontabilización revierte el último registro de entradas contables.
6.1.1. Ingreso al sistema y selección de comprobante para ejecutar proceso de descontabilización.
6.1.1.1. Siga la siguiente ruta FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar > Comprobantes > Introducción/Actualización >
Descontabilización Comprobante; en el campo ID Comprobante de la pestaña Buscar un Valor ingrese el comprobante para ejecutar
el proceso de descontabilización.
6.1.2. Descontabilización.
6.1.2.1. El sistema mostrará la información general del comprobante y en el campo Actualización Comprobante la Fecha contable
(con la que se contabilizó inicialmente el comprobante), en el campo Fecha Contable Reversión deberá activar el campo de Fecha
Específica y en el campo de Fecha Contable ingresar la misma fecha que aparece en el campo Fecha Contable del campo
Actualización Comprobante; y luego dar clic en Descontabilizar.
6.1.2.2. El sistema informará que iniciará el proceso de reversión, para lo cual deberá dar clic en el botón Acep.
6.1.2.3. luego informará que se ejecutó la descontabilización.
Luego de descontabilizar un comprobante es
importante ir a la entradas contables y
revisar que el proceso se haya ejecutado
correctamente,
adicionalmente
si
el
comprobante
descontabilizado
tenía
asociadas retenciones, cuando se ingrese
nuevamente al comprobante a realizar las
correspondientes modificaciones se deberá
borrar línea a línea la información de pagos,
para que luego de los cambios incluya la
nueva información.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
7.1. Anular paridad
7.1.1. Siga la ruta FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar > Revisión Datos Cuentas a Pagar > Comprobantes > Taller de Análisis de
Paridad; en el campo Unidad Negocio debe elegir la opción PUJCB, en el campo Estado Paridad elegir la opción Pareado y en el
campo Id Comprobante elegir la opción contiene e ingresar el número de comprobante para ejecutar el proceso de anulación de
paridad, luego dé clic en Buscar.
Este proceso se utiliza para activar campos
como fecha de factura, valores, claves
contables que se requieran para modificar en
el
comprobante.
Se
ejecuta
para
comprobantes con el Estado Paridad –
Pareado y es solicitado por el responsable
del módulo en la Oficina de Cuentas por
Pagar o quien tenga los roles asociados para
la ejecución del proceso.
7.1.2. El sistema mostrará la información del comprobante, para lo cual deberá activar el flag del campo Deshacer Par y en el campo
Acción elegir la opción Anular Paridad luego debe dar clic en el botón Ejecutar.
7.1.3. El sistema informará que el proceso de anulación de paridad ha iniciado, deberá dar clic en el botón Acep.
El administrador del módulo o quien tenga
los roles asociados para la ejecución del
proceso deberá informar al responsable que
realizó la solicitud que el proceso fue
ejecutado.
Este proceso se utiliza para eliminar comprobantes generados a los que NO se ha ejecutado entradas contables y no se van a utilizar. El
administrador del módulo o quien tenga los roles asociados para la ejecución del proceso realizará la respectiva acción. Los
comprobantes eliminados se borrarán de la consulta de comprobantes, por lo tanto si se requieren consultar en la pestaña de Buscar un
Valor del comprobante ya no aparecerá ninguna información al respecto.
7.2. Eliminación de comprobantes
7.2.1. Siga la ruta FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar > Comprobantes > Introducción/Actualización > Eliminación de
Comprobantes; en el campo ID Comprobante de la pestaña Buscar un Valor ingrese el comprobante para ejecutar el
proceso de eliminación
7.2.1. El sistema mostrará la información general del comprobante y en la pestaña Eliminación de Comprobantes deberá dar clic en
el botón eliminar
7.2.2. Incluya el motivo por el cual se eliminará el comprobante y dé clic en el botón Acep.
7.2.3. El sistema solicitará la confirmación de la eliminación, dé clic en el botón Acep
7.2.4. El botón de Eliminar se mostrará inactivo, lo cual indica que el proceso se ejecuto.
Al consultar el comprobante , el sistema no lo muestra disponible
7.3. Revisión del comprobante que se desea cerrar
7.3.1. Siga la ruta FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar > Comprobantes > Introducción/Actualización > Introd Comprobantes
Estándar; en el campo ID Comprobante de la pestaña Buscar un Valor ingrese el comprobante que se desea revisar y que se debe
cerrar.
7.3.2. Al ingresar al comprobante deberá revisar que no tenga retenciones asociadas, es decir que el registro de entradas contables
no se realizaron con retenciones. Si el comprobante tiene retenciones asociadas NO se deberá cerrar, se deberá realizar un
comprobante tipo reversión.
Si el comprobante tiene retenciones
asociadas NO se deberá cerrar, se
deberá realizar un comprobante tipo
reversión.
Para realizarlo debe consultar la guía
GENERACIÓN DE COMPROBANTES
(FI-P13-G28)
7.3.3. En el campo Proceso Cierre Manual, Fecha Cierre Manual deberá aparecer la misma fecha contable que se incluyó en el
comprobante, debe activar el flag del campo Marcar Cprbte para Cierre luego de clic en el botón Guardar
7.3.4. En el campo Acción escoja la opción Contzn Comprobantes y luego de clic en el botón Ejecutar, revise que los campos de
Fecha Cierre Manual y el flag del campo Marcar Cprbte para Cierre se encuentran griseados para ejecutar esta acción.
El sistema informará que inicio el
proceso de cierre para lo cual al finalizar
deberá revisar la entradas contables del
comprobante (registros correctos) y la
pestaña de pagos (pestaña de pagos con
la información en gris) donde se
identifique que el comprobante se
encuentra cerrado.
7.4. Amortización total o parcial de un anticipo por medio de la aplicación de un comprobante
7.4.1. Siga la ruta FN > Fn – Finanzas > Cuentas por pagar > Pagos > Pago Manual y Pago anticipado > Aplic Cprbte a Pagos
p/Antpdo; en el campo ID Proveedor de la pestaña Buscar un Valor ingrese el ID de Proveedor al cual aplicará el comprobante
estándar para legalizar anticipo a contratista pendiente luego de clic en el botón Buscar
Este proceso se utiliza cuando un comprobante estándar se ha registrado y se debe aplicar a un comprobante pagado por
anticipado, es decir que el comprobante estándar realizado legalizará total o parcialmente el anticipo girado a contratistas. El
comprobante estándar que se registró no debe estar contabilizado solo debe estar con el estado de presupuesto – válido y con el
estado de paridad – pareado, para iniciar el proceso de aplicación al anticipo.
7.4.2. El sistema mostrará el detalle del anticipo girado, el comprobante o comprobantes que han legalizado el anticipo. Deberá para
aplicar un nuevo comprobante o un único comprobante dar clic en el link Aplicar Nuevos Comprobantes.
7.4.3. En el campo *Método Aplicación Pago Antpdo elija la opción Proveedor Factura y de clic en el botón Buscar.
7.4.4. El sistema mostrará los comprobantes a nombre del proveedor que podrá seleccionar para aplicación al anticipo.
7.4.5. Active el flag del campo Selec y luego dé clic en el link Copiar/Volver
7.4.6. El sistema ubicará el comprobante en la página principal de aplicación de comprobantes a un anticipo, para lo cual se deberá
dar clic en el botón Aplicar Todos cuando el estado de contabilización aparece como Pago No Aplicado.
7.4.7. En el sistema de información el Estado de contabilización aparece como Descontabilizado, y el Importe Aplicación Pendiente
está en cero, esto ocurre cuando el anticipo ha sido legalizado totalmente, si fuese una legalización parcial en el campo se mostrara
el saldo pendiente por legalizar. Luego deberá ingresar al comprobante y correr el proceso de contabilización.
Si un comprobante que se aplicará a un anticipo
se contabiliza antes de su aplicación se podrá
descontabilizar, aplicar y luego contabilizar. Si un
comprobante que se aplica a anticipo, se
contabiliza y luego se requiere descontabilizar no
se podrá realizar la descontabilización se deberá
registrar el respectivo comprobante de ajuste
según corresponda.
EJECUTAR DESDE
COMPROBANTE
EJECUTAR DESDE
PROCESO BATCH
PROCESO DE
PARIDAD
PROCESO DE
CONTABILIZACIÓN
OTROS PROCESOS
ASOCIADOS
PROCESO DE DES
CONTABILIZACIÓN
ANULAR, ELIMINAR,
CERRAR Y
AMORTIZAR
Revisado por
Aprobado por
Analista de Cuentas por Pagar
Director Financiero