Manual 2007 Versión 1

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CENTRO DE ANTIOQUIA
MANUAL DE INTERVENTORIA
OCTUBRE 31 DE 2007
VERSION 1
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TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
PRESENTACIÓN
………………………………………….
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1. OBJETIVO
…………………………………………..
4
2. MARCO LEGAL
…………………………………………..
4
3. CALIDADES DEL INTERVENTOR ……………………………
5
4. FUNCIONES DE INTERVENTORÍA ………………………….
6
INTERVENTORIA ADMINISTRATIVA ……………………….
6
INTERVENTORIA TÉCNICA ………………………………….
10
INTERVENTORIA FINANCIERA ……………………………..
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INTERVENTORIA DE CONTRATOS EN CUYO OBJETO
SE PACTE LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES…
13
5. FORMATOS ………………………………………………………
14
6. ACCESO AL APLICATIVO PGAR ……………………………..
14
7. GUIA DE PROCEDIMIENTO..................................................
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8. RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR.......................
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9. CONTROLES DE LA GESTIÓN DE INTERVENTORÍA.........
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10. GLOSARIO.............................................................................
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PRESENTACIÓN
La Corporación consciente del deber de cumplir con su función administrativa
y en desarrollo de sus principios como son el de eficacia, economía,
celeridad e imparcialidad, considera esencial asegurar el seguimiento a la
ejecución de los contratos que suscribe con las personas naturales y
jurídicas en razón de su objeto y funciones ambientales.
Para el efecto y como un instrumento que sirva de herramienta a los
funcionarios y contratistas encargados de ejercer la Interventoría a los
mismos, ha elaborado el presente Manual.
MANUAL DE INTERVENTORÍA
1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORÍA
Supervisar, coordinar y controlar los diferentes factores que inciden en el
desarrollo de una orden o de un contrato, con el fin de procurar su
cumplimiento adecuado y oportuno.
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Todo contrato u orden de servicio o compra, cualquiera sea su cuantía o
clase, requiere de un Interventor.
2. MARCO LEGAL

Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública.

Decreto 777 de 1992, artículo 6, sobre la verificación de la ejecución y
cumplimiento del objeto de los contratos a través de un Interventor.

Ley 42 de 1993, artículo 83 - Responsabilidad fiscal de los Interventores.

Ley 610 de 2000, artículos 5 y 6 – Responsabilidad fiscal.

Ley 678 de 2001, artículos 1 y 2, parágrafo 1 y
artículo 19 –
Responsabilidad fiscal, acción de repetición, llamamiento en garantía.

Ley 734 del 2002 Código Disciplinario.

Decreto 2170 de 2002, artículo 27

Ley 100 de 1993; Ley 789 de 2002; Ley 797 de 2003; Decreto 806 de
1998; Decreto 510 de 2003 y demás normas complementarias,
relacionadas con el sistema integral de seguridad social.
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3. CALIDADES DEL INTERVENTOR
El Interventor puede ser una persona natural o jurídica, nacional o extranjera,
consorcio o unión temporal, que reúna los requisitos y calidades para el
adecuado ejercicio de sus funciones.
La calidad de Interventor se adquiere mediante el perfeccionamiento de uno
cualquiera de los siguientes actos:

Designación por el Ordenador del Gasto: En este evento, el Interventor
inicia su actividad inmediatamente después de su designación.

Contrato: En estos eventos el Interventor inicia su actividad una vez
perfeccionado y legalizado el respectivo contrato.
4. FUNCIONES DE INTERVENTORIA
4.1. INTERVENTORÍA ADMINISTRATIVA
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Se refiere a la supervisión, control y verificación de todos los aspectos
administrativos del contrato.
El ejercicio de la interventoría administrativa comprende:

Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, los documentos pertinentes
requeridos para la verificación de la ejecución y cumplimiento del objeto
del contrato.

Vigilar el cumplimiento de las obligaciones del contratista, referidas a las
garantías únicas, su ampliación o modificación y la acreditación de la
publicación del contrato, sus modificaciones y adiciones y el pago del
impuesto de timbre cuando haya lugar a ello.

Elaborar y suscribir en los eventos en que se requiera, las actas de inicio
de obra o actividad; las actas de recibo parcial de obras, actividades o
trabajos; las actas de ajustes de obra o actividad; las actas parciales; el
acta de entrega.

Acordar y suscribir el Plan Operativo y de Inversiones, o sus
modificaciones, determinando claramente las obras o actividades que
debe realizar el Contratista, sus valores y el cronograma de ejecución, si
existe delegación del Ordenador del Gasto para ello.

Verificar el cumplimiento por parte del contratista, de la obligación de
afiliación y pago al sistema integral de seguridad social.
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
Solicitar al contratista los documentos soportes para el control financiero
en el evento de entrega de anticipos o cuando éste control sea pactado
en el contrato .

Rendir periódicamente informes escritos sobre la ejecución del contrato,
los cuales se sujetarán en su forma y contenido al aplicativo PGAR.

Alimentar periódicamente los módulos de programación y seguimiento del
sistema PGAR, en cuanto a los informes de interventoría, Certificados de
Desembolso y Actas de Liquidación.

Suministrar la información que le sea solicitada por las partes en el
contrato, por la Oficina Asesora Jurídica y por los organismos de control.

Informar por escrito a la Oficina Asesora Jurídica, la ocurrencia de hechos
de fuerza mayor, caso fortuito o causas técnicas que afecten la ejecución
del contrato o que causen perjuicio a la Corporación, con la antelación
suficiente para que ésta realice los trámites pertinentes.

Estudiar y proyectar respuesta escrita a la Oficina Asesora Jurídica, sobre
las solicitudes que presente el Contratista, para que la Entidad, de
conformidad con lo establecido en el artículo 25 numeral 16 de la Ley 80
de 1993, se pronuncie antes del vencimiento de los tres (3) meses
siguientes y no se configure el Silencio Administrativo Positivo.

Informar por escrito al contratista con copia a la Oficina Asesora Jurídica
de la Corporación, cuando las obras, actividades, o trabajos, no se
desarrollen conforme a lo programado, o acordado en el contrato.
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
Certificar por escrito al Área de Registro Contable y Gestión Presupuestal,
el cumplimiento de los requisitos pactados en el contrato, para la entrega
de anticipos o para el pago oportuno al contratista; para lo cual se
sujetará en su forma y contenido, al aplicativo PGAR.

Comprobar la existencia de permisos, autorizaciones, licencias y
documentación, exigida por las normas vigentes, o las autoridades, para
la ejecución de las obras, trabajos o actividades objeto del contrato y
exigir al Contratista su cumplimiento.

Recomendar por escrito a la Oficina Asesora Jurídica, las modificaciones
del contrato que considere pertinentes, para que el contrato se desarrolle
en debida forma.

Verificar que el Contratista cumpla con las disposiciones internas de la
Corporación, sobre protección de derechos de autor Corporativo y de
Memoria Institucional, cuando uno de los resultados de la ejecución del
contrato sea documentos escritos, publicaciones, vallas, estudios,
impresos, ó trabajos de investigación, entre otros.

Entregar a la Oficina Asesora Jurídica a través del Centro de
Administración de Documentos, los archivos que contengan los
documentos soportes y la información relacionada con la ejecución
técnica, administrativa y financiera del contrato. Así mismo, cuando en el
objeto del contrato se establezca la entrega de documentos, videos,
planos, libros, entre otros, entregarlos al Centro de Información Ambiental
de la Corporación – CIA.
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
Elaborar el informe final de interventoría y proyectar el acta de liquidación
definitiva del contrato, enviando copia a la Oficina Asesora Jurídica.

Informar por escrito a la Oficina Asesora Jurídica a través del Centro de
Administración de Documentos, las dificultades o inconformidades que
imposibiliten el acuerdo bilateral de liquidación del contrato y anexarle los
informes requeridos para la liquidación unilateral.

Presentar por escrito a la Oficina Asesora Jurídica, un informe final del
estado en que termina su gestión y entregar copia de todos los
documentos pertinentes requeridos para la verificación de la ejecución y
cumplimiento del objeto del contrato, cuando por cualquier causa finalicen
las actividades de Interventoría.

Elaborar el Informe final de Interventoría a la finalización del plazo del
contrato, el cual se sujetará en su forma y contenido al aplicativo PGAR.

Proyectar y suscribir el acta de liquidación bilateral del contrato, la cual se
sujetará en su forma y contenido del aplicativo PGAR.
4.2. INTERVENTORÍA TÉCNICA
Se refieren a la supervisión, control y verificación, de todos los aspectos
relacionados con la ejecución física del contrato y el control de calidad de las
obras, bienes, trabajos, servicios o actividades objeto del contrato.
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El ejercicio de la función técnica comprende:

Conocer las especificaciones técnicas que consten en la invitación, en los
términos de referencia o pliego de condiciones, en el proyecto o en la
propuesta presentada por la entidad o contratista y en la orden de servicio
o contrato.

Verificar la ejecución y el cumplimiento del objeto contractual, según las
calidades y requisitos propuestos y acordados en la orden de servicio o
contrato.

Solicitar al contratista oportunamente y por escrito, los correctivos
pertinentes, para lograr los objetivos del contrato.

Asistir a las reuniones de obra o comités de trabajo, e impartir las
instrucciones, órdenes o autorizaciones técnicas a que haya lugar, de
acuerdo con lo estipulado en el contrato,

Reportar por escrito a la Oficina Asesora Jurídica, los resultados o
decisiones de las reuniones o comités de trabajo, en los eventos a que
haya lugar.

Mantener permanentemente un control de calidad de las obras, bienes,
trabajos o servicios, objeto del contrato; conocer los sitios y condiciones
donde se ejecuta el objeto del contrato y si es pertinente, realizar un
inventario fílmico o fotográfico de las diferentes etapas de la ejecución.
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
Confirmar las cantidades de obra, actividades, bienes o servicios objeto
del contrato, y reportar a la Oficina Asesora Jurídica, cualquier
incongruencia.

Someter a consideración del Ordenador del Gasto, o a quien este
delegue, las modificaciones a los diseños, obras, actividades o
especificaciones técnicas del contrato y expresar su concepto o viabilidad
técnica.

Realizar inspecciones completas y continuas de todos los trabajos, obras,
y actividades objeto del contrato.

Ordenar por escrito al contratista, la corrección de los trabajos obras,
actividades o servicios ejecutados en forma indebida, irregular o
inadecuada, y vigilar que se realicen oportunamente, los respectivos
ajustes.

Controlar el cumplimiento del cronograma de avance físico de las obras,
actividades o trabajos y recomendar sus modificaciones.
4.3. INTERVENTORÍA FINANCIERA
La Interventoría financiera se refiere a la constatación de la ejecución de los
recursos entregados por la Corporación y los rendimientos que se llegaren a
causar, en los contratos en los que se pacte un anticipo.
En ejercicio de la función financiera el Interventor deberá:
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
Velar porque la Corporación efectúen oportunamente, la transferencia de
recursos a favor del Contratista.

Verificar la existencia de la cuenta especial para el manejo de los
recursos del contrato, en los eventos en que sea pactado.

Solicitar por escrito al Contratista, la certificación de los rendimientos
financieros generados en la cuenta del contrato, informar por escrito el
saldo de los mismos y requerir su reintegro a la Corporación, en los
eventos en que éste seguimiento sea pactado en el contrato.

Comunicar por escrito al Área de Registro Contable y Gestión
Presupuestal veraz y oportunamente, la liberación de los dineros que no
serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, igualmente las
adiciones y reducciones presupuestales del contrato.

Velar porque los anticipos se amorticen en la forma establecida en el
contrato.
4.4. INTERVENTORÍA DE CONTRATOS EN CUYO OBJETO SE PACTE
LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES.
El ejercicio de la interventoría de contratos cuyo objeto sea la adquisición de
bienes inmuebles por negociación directa, además de las funciones
generales establecidas en este Manual, comprende las siguientes:
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
Realizar visita ocular de identificación física del predio y sus linderos.

Informar por escrito a la Oficina Jurídica, sobre los resultados de la visita
ocular, en especial sobre el estado del predio, los usos del suelo, la
existencia o no de mejoras tales como viviendas u otras construcciones,
vías, puentes; la existencia de invasores o poseedores, de explotaciones
mineras etc.

Verificar la existencia de planos del inmueble.

Relacionar la existencia en el predio, de construcciones como casas,
pesebreras, establos etc, y el estado en que se encuentran.

Solicitar al propietario del inmueble, los documentos requeridos por la
Oficina Asesora Jurídica de la Corporación, para el estudio de la situación
jurídica.

Suscribir el acta de recibo de los inmuebles, en el evento en que le sea
delegada esta función por el Ordenador del Gasto.
5. FORMATOS
Para los Informes de interventoría, (seguimiento y final), Actas de
Liquidación, y Certificaciones de desembolso, el Interventor deberá hacer
uso del aplicativo PGAR, que se encuentra instalado y configurado en cada
uno de los computadores corporativos, el cual generará los formatos
aprobados por la Corporación .
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6. ACCESO AL APLICATIVO PGAR
Los Interventores externos, deberán hacer uso del aplicativo PGAR, a través
del aplicativo, Citrix Metaframe, para lo cual deberán disponer de una
conexión a Internet.
La capacitación de instalación y uso deberá ser solicitada al grupo Gerencia
de la Información y el Conocimiento, de la Subdirección de Planeación y
Estrategias Corporativas de CORANTIOQUIA).
7. GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LA
INTERVENTORÍA
7.1. MODIFICACIÓN DEL PLAZO DEL CONTRATO
Este evento se presenta cuando las partes requieren modificar el plazo del
contrato para disminuirlo o prorrogarlo.
Las causas que originan la necesidad de disminuir o de ampliar o prorrogar
el plazo del contrato, pueden ser externas a las partes, por ejemplo eventos
de fuerza mayor, caso fortuito, suspensión temporal etc. También pueden
originarse en la necesidad técnica, física, administrativa o financiera, de una
cualquiera de las partes, debidamente justificada.
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Jurídicamente, el acuerdo de modificación del plazo del contrato se formaliza
mediante documento escrito elaborado por la Oficina Asesora Jurídica de la
Corporación el cual debe ser firmado por ambas partes.
7.2. PRORROGA:
La prórroga del contrato debe formalizarse jurídicamente, antes del
vencimiento del plazo contractual.
La información para ampliar el plazo del contrato, puede surgir:
a) Por iniciativa del Contratista, en este caso, el contratista eleva una
solicitud escrita al ordenador del gasto o al Interventor, determinando
las causas técnicas o jurídicas, y el plazo de ampliación requerido.
b) Por Iniciativa del Interventor, quien debe manifestar por escrito, las
razones técnicas o jurídicas de la necesidad de ampliación.
c) Por iniciativa del Ordenador del gasto.
Cuando las partes requieran modificar el plazo del contrato para prorrogarlo,
es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. La vigencia presupuestal de los dineros que amparan el gasto, para no
incurrir en el error de recomendar un tiempo de prorroga superior a la
vigencia presupuestal.
2. Las causas que originan la ampliación.
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3. Un concepto o recomendación por escrito
Una vez formalizado el documento de prórroga, se debe remitir una copia a
través del Centro de Administración de Documentos, al área de Registro
Contable y Gestión Presupuestal, para cumplimiento de las interfases
contables y de programación y registro de pagos a los contratistas.
7.3. DISMINUCIÓN DEL PLAZO:
La disminución del plazo implica una modificación del contrato, la cual se
formaliza por un escrito firmado por ambas partes, es decir el contratante y
contratista.
Cuando las partes requieran modificar el plazo del contrato para disminuirlo,
es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Solicitud del contratista
b) Concepto o recomendación escrita del Interventor.
Una vez formalizado el documento de disminución del plazo, se debe remitir
una copia a través del Centro de Administración de Documentos, al área de
Registro Contable y Gestión Presupuestal, para cumplimiento de las
interfases contables y de programación y registro de pagos a los contratistas.
7.4. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO
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Jurídicamente, el acuerdo de suspensión temporal del contrato se formaliza
mediante Acta elaborada por la Oficina Asesora Jurídica de la Corporación,
la cual debe ser firmada o suscrita por ambas partes.
La información para suspender el contrato, puede surgir:
a) Por iniciativa del Contratista, en este caso, el contratista eleva una
solicitud escrita al ordenador del gasto o al Interventor, determinando
las causas técnicas o jurídicas, y el plazo de suspensión requerido.
b) Por Iniciativa del Interventor, quien debe manifestar por escrito, las
razones técnicas o jurídicas de la necesidad de suspensión temporal.
c) Por iniciativa del Ordenador del gasto.
Cuando las partes requieran suspender el contrato, es necesario tener en
cuenta los siguientes aspectos:
1. Las causas que originan la suspensión.
2. Un concepto o recomendación por escrito.
3. El tiempo o duración de la suspensión.
4. La vigencia presupuestal de los dineros del contrato: Con el fin de que
no ocurra un vencimiento presupuestal de los dineros, durante el
tiempo en que el contrato está suspendido
Si llegada la fecha en que las partes acordaron reanudar el contrato, aún
subsisten las causas de suspensión, es pertinente que el interventor
mediante documento escrito recomiende al Ordenador del Gasto:
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A) Una nueva Prórroga del plazo de suspensión temporal, evento en el
cual se requiere analizar la vigencia presupuestal de los dineros del
contrato
B) La terminación anticipada del contrato.
7.5. REANUDACIÓN DEL CONTRATO
La reanudación del contrato puede ser:
a) Automática: Si en el acuerdo de suspensión las partes definieron que
al vencimiento del plazo de la suspensión, el plazo del contrato se
reanudara automáticamente.
b) Por Acta de Reanudación, elaborada por la Oficina Asesora Jurídica,
la cual debe ser suscrita por ambas partes.
La reanudación del contrato opera cuando cesan las causas que originaron la
suspensión temporal y debe ser formalizada a más tardar en la fecha
previamente acordada en el acta de suspensión temporal.
Cuando las partes requieran reanudar el contrato, es necesario tener en
cuenta los siguientes aspectos:
1. Un concepto o recomendación del Interventor.
2. Determinar si es necesario prorrogar el plazo del contrato.
3. Analizar la vigencia presupuestal de los dineros del contrato, para que
el plazo que se prolongue el contrato no supere la vigencia
presupuestal de los dineros.
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Una copia del Acta de reanudación debe ser remitida a través del Centro de
Administración de Documentos, al área de Registro Contable y Gestión
Presupuestal, para cumplimiento de las interfases contables y de
programación y registro de pagos a los contratistas.
7.6. MODIFICACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO
Es un acuerdo de voluntades para cuando se requiere variar el valor del
contrato, bien sea para adicionarlo o disminuirlo.
7.7. ADICIÓN DEL VALOR
De conformidad con el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los
contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial,
expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.
Jurídicamente el acuerdo de modificación del valor del contrato, se formaliza
mediante documento escrito elaborado por la Oficina Asesora Jurídica de la
Corporación, el cual debe ser suscrito por ambas partes.
Cuando se requiere modificar el valor del contrato para adicionarlo, se
requiere:
1) Un documento escrito del Interventor o de alguna de las partes, en el
cual se establezca la necesidad de adicionar el valor del contrato,
especificando las causas que originan la adición.
2) Especificar el valor adicionado y su forma de pago.
3) El Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido por el área de
Registro Contable y Gestión Presupuestal.
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Una vez formalizado el documento de adición, se requiere:
a) Remitir una copia a través del Centro de Administración de
Documentos, al área de Registro Contable y Gestión Presupuestal,
para cumplimiento de las interfases contables y de programación y
registro de pagos a los contratistas.
b) Modificar el Plan Operativo y de Inversiones.
7.8. DISMINUCIÓN DEL VALOR
Jurídicamente el acuerdo de modificación del valor del contrato para
disminuirlo, se formaliza mediante documento escrito elaborado por la Oficina
Asesora Jurídica de la Corporación, el cual debe ser suscrito por ambas
partes.
Cuando se requiere modificar el valor del contrato para disminuirlo, se
requiere:
1. Un documento escrito del Interventor o de alguna de las partes, en el cual
se establezca la necesidad de disminuir el valor del contrato,
especificando las causas que originan la disminución.
2. Especificar el valor que se disminuye.
Una vez formalizado el documento de disminución del valor, se requiere:
c) Remitir una copia a través del Centro de Administración de
Documentos, al área de Registro Contable y Gestión Presupuestal,
para cumplimiento de las interfases contables y de liberación de
recursos.
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d) Modificar el Plan Operativo y de Inversiones.
7.9. OBRA ADICIONAL Y OBRA EXTRA
Siempre previa a la ejecución por parte del contratista de la obra adicional o
de obra extra, se requiere acuerdo escrito de las partes, en el cual se pacten
los términos de modificación del contrato. La Corporación no reconocerá
pago alguno por obra extra o adicional ejecutada si no se ha formalizado
previamente la adición respectiva.
Jurídicamente la obra adicional y la obra extra, se formaliza por un
documento escrito, proyectado por la Oficina Asesora Jurídica y firmado por
las partes.
Para el efecto, se requiere que el Interventor aporte a la Oficina Asesora
Jurídica los siguientes documentos:
A) Informe escrito en el cual conste la viabilidad de ejecutar obra extra
o adicional y su justificación.
B) Una relación cualitativa y cuantitativa con sus respectivos valores o
precios, de la obra adicional o de obra extra requerida.
C) Certificado de disponibilidad presupuestal que ampare el gasto en
los casos en que se requiera.
D) La recomendación sobre la forma de pago de la obra extra o
adicional.
Una copia del documento formalizado, debe ser remitida a través del Centro
de Administración de Documentos, al área de Registro Contable y Gestión
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Presupuestal, para cumplimiento de las interfases contables y de
programación y registro de pagos a los contratistas.
7.10. TERMINACIÓN ANTICIPADA
La terminación anticipada del contrato se puede dar:
a) Unilateralmente, en cuyo caso se formaliza por resolución motivada
del Ordenador del Gasto, que proyecta la Oficina Asesora Jurídica.
b) Por acuerdo de ambas partes, en cuyo caso se formaliza mediante un
documento escrito que firman ambas partes, que proyecta la Oficina
Asesora Jurídica.
Para la terminación anticipada se requiere:
1) Un escrito del Interventor que se determine las causas que originan la
terminación anticipada.
2) Un informe en el cual se determine el estado físico, administrativo y
financiero de ejecución del contrato.
Una copia debe ser remitida a través del Centro de Administración de
Documentos, al área de Registro Contable y Gestión Presupuestal, para
cumplimiento de las interfases contables y de programación y registro de
pagos a los contratistas.
Una vez formalizada jurídicamente la terminación anticipada del contrato, el
Interventor debe proyectar el acta de liquidación definitiva si procede la
liquidación bilateral.
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Formalizada la terminación anticipada del contrato, se debe proceder a la
liquidación.
7.11. LIQUIDACIÓN BILATERAL
Una vez se termina el plazo pactado del contrato o cuando esté formalizada
la terminación anticipada, empieza a correr el término para la liquidación del
contrato.
La Liquidación bilateral se formaliza jurídicamente por un Acta que proyecta
el Interventor y que firman ambas partes y el Interventor.
Si en el contrato no se fija un plazo determinado para la liquidación, el
término lo fija el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, en 4 meses siguientes a la
fecha de finalización del plazo contractual.
Para la liquidación bilateral se requiere un informe final de Interventoría, en
el que conste los porcentajes de ejecución física y financiera ejecutados por
el contratista.
7.12. LIQUIDACIÓN UNILATERAL
Se presenta cuando dentro del término establecido en el contrato o en su
defecto, antes del vencimiento de los 4 meses fijado por la Ley 80 de 1993,
no es posible que por mutuo acuerdo entre la Corporación y el Contratista,
hacer el ajuste de cuentas para declararse recíprocamente a paz y salvo.
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La Liquidación Unilateral se formaliza jurídicamente mediante un Acto
Administrativo motivado, que proyecta la Oficina Asesora Jurídica.
Para el efecto se requiere:
a) Un documento escrito del interventor en el cual informe la
imposibilidad de acuerdo de liquidación bilateral
b) El informe final de Interventoría con la relación de ejecución física y
financiera del contrato y las obligaciones que deban ser cumplidas por
el contratista, con posterioridad a la extinción del contrato.
Una copia del acto administrativo formalizado, debe ser remitida a través del
Centro de Administración de Documentos, al área de Registro Contable y
Gestión Presupuestal, para cumplimiento de las interfases contables y de
programación y registro de pagos a los contratistas.
8. RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de Ley 80 de 1993 los
consultores, interventores y asesores externos responden civil y penalmente
tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de
interventoría, asesoría o consultoría, como por los hechos u omisiones que le
fueren imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la
celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan
ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.
8.1. Responsabilidad Penal
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Este tipo de responsabilidad se presenta cuando el funcionario ha realizado
una conducta que se tiene tipificada como delito en el código penal; entre
ellas podemos mencionar:
Peculado, la concusión, el cohecho, la
celebración indebida de contratos, el tráfico de influencias, el enriquecimiento
ilícito, el prevaricato, los abusos de autoridad y otras infracciones.
El servidor público que realice algunas de las conductas tipificadas en los
artículos del 408 al 410 del nuevo Código Penal, incurrirá en prisión de cuatro
(4) a doce (12) años, en multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios
mínimos legales mensuales y la inhabilidad para el ejercicio de derecho y
funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. (Ley 599 de 2000 – nuevo
Código Penal)
8.2. Responsabilidad Disciplinaria
Ley 734 de 2002 – Nuevo Código Disciplinario.
En este tipo de responsabilidad se marcan las conductas que si bien no
constituyen delitos, perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las
funciones asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad de
la falta.
El servidor público y el particular en los casos previstos en este código sólo
serán investigados y sancionados disciplinariamente por comportamientos
que estén descritos como falta en la ley vigente al momento de su
realización.
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La sanción disciplinaria tiene función preventiva y correctiva, para garantizar
la efectividad de los principios y fines previstos en la Constitución, la ley y los
tratados internacionales, que se deben observar en el ejercicio de la función
pública.
8.3. Responsabilidad Económica o Pecuniaria
En esta se ubica la responsabilidad del funcionario frente a la administración
y frente al particular por los perjuicios causados con su actuación en
desarrollo de la actividad administrativa que tiene a su cargo. Aquí es donde
el funcionario ve afectado su patrimonio.
Para hacer efectiva esta responsabilidad, se debe citar al funcionario a las
diligencias de conciliación que se adelantan antes del proceso judicial, o
llamarlo en garantía al proceso que se adelante contra la entidad o ejercer la
acción de repetición, según el caso.
Como consecuencia de la responsabilidad civil, se condenará al pago de las
indemnizaciones en la forma y cuantía que determine la autoridad judicial
competente, que para el caso será el juez
Contencioso Administrativo,
dentro del proceso en que fuere llamado en garantía, o como consecuencia
de la acción de repetición que en forma autónoma ejerza la entidad.
Si se declara la responsabilidad civil, los servidores públicos quedarán
inhabilitados para celebrar contratos con las entidades estatales por diez (10)
años, contados a partir de la fecha de ejecutoria de la respectiva sentencia.
(Ley 80 – Art. 58).
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8.4. Responsabilidad Fiscal
Para efectos de lo contemplado en la Ley 678 de 2001, el interventor así sea
un particular contratado para esa función, se considera que cumple funciones
públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de
los contratos que celebren las entidades públicas, por lo tanto pueden ser
objeto de la acción de repetición o de llamamiento en garantía de que tratan
los artículos 1º, 2º y 19º de dicha Ley y el artículo 6º de la Ley 610 de 2000.
Entiéndase incorporadas en este texto, todas las responsabilidades,
obligaciones y deberes de los interventores, consagradas en normas
generales o especiales sobre la materia.
9. CONTROLES DE LA GESTIÓN DE INTERVENTORÍA
9.1. Procuraduría General de la Nación, Contraloría y demás agentes del
Ministerio Público – Estos entes, de oficio o a petición de cualquier
persona, adelantarán las investigaciones sobre la observancia de los
principios y fines de la contratación estatal y promoverán las acciones
pertinentes tendientes a obtener las sanciones pecuniarias y disciplinarias
para quienes quebranten tal normatividad.
9.2. Fiscalía General de la Nación – De oficio o por denuncia, investigará
las conductas constitutivas de hechos punibles en la actividad contractual y
acusará a los presuntos infractores ante los jueces competentes.
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9.3. Contraloría General de la República – Cuando por conducta dolosa o
gravenmente culposa de un interventor se haya dado lugar al pago de una
indemnización a un contratista de la CORPORACIÓN; o a través del
llamamiento en garantía dentro de los procesos de responsabilidad contra la
CORPORACIÓN relacionado con las controversias contractuales.
9.4. Oficina de Control Interno – Control previo administrativo, contemplado
en el artículo 65 de la Ley 80 de 1993, orientado a verificar y evaluar la
gestión organizacional para la contratación, sin que se imponga aprobación o
visto bueno a esa gestión, sino actuando siempre en función asesora y
evaluadora, previendo los controles mínimos requeridos en el proceso y
evaluando el control interno aplicado, a fin de promover los correctivos
necesarios para mejorar el sistema y minimizar los riesgos de la contratación
en sus etapas de ejecución y de liquidación donde interviene la interventoría.
9.5. Participación comunitaria – De conformidad con el artículo 66 de la
Ley 80 de 1993, todo contrato que celebre las entidades estatales estará
sujeto a la vigilancia y control ciudadano.
Las asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de
utilidad común, podrán denunciar ante las autoridades competentes las
actuaciones, hechos u omisiones de los servidores públicos o de los
particulares, que constituyan delitos, contravenciones o faltas en materia de
contratación estatal.
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GLOSARIO
Acta: Documento protocolario donde quedan registrados todos los
compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes facultadas.
Acta de inicio: Documento que determina el primer día del contrato, marca
el inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para
el control y seguimiento por parte del interventor.
Acta de obra ordinaria: Documento en el que se registra la obra que se
pacta desde el inicio del contrato.
Acta de obra extra: Documento en el que se registra la obra que no fue
considerada en el contrato, pero que es necesario incluir, para que el objeto
contratado cumpla con la finalidad pretendida. También se le conoce con el
nombre de obra no pactada.
Acta de obra adicional: Documento en el que se consigna la obra que se
pactó en el contrato principal, pero cuya cantidad excede las consideradas en
él.
Acta de pago parcial: Documento en el que constan los pagos que se
efectúan una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado
o al cabo de un determinado período de tiempo.
Acta de suspensión: Documento que contienen un acuerdo de voluntades
entre las partes de un contrato, para interrumpir temporalmente el plazo de
ejecución del mismo.
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Acta de reanudación: Documento que contiene un acuerdo de voluntades
entre las partes de un contrato, para continuar ejecutando el contrato que ha
sido suspendido temporalmente.
Acta de recibo definitivo: Documento suscrito conjuntamente entre el
interventor y el contratista, en el cual se deja constancia que el contrato se ha
cumplido de conformidad con lo pactado y en el que se registran las
cantidades de bienes o servicios recibidos, lo mismo que los desembolsos
hechos por el contratante.
Acta de liquidación final: Documento que contiene un acuerdo de
voluntades entre las partes de un contrato, en la cual constan los acuerdos,
transacciones, ajustes o revisiones, para poner fin al contrato y declararse
mutuamente a paz y salvo.
Acuerdo de pago: Documento que contiene un pacto o acuerdo de las
partes de un contrato, con el fin de determinar las condiciones del pago o
satisfacción de las obligaciones del contrato
que no fueron cumplidas o
ejecutadas. Estos acuerdos generalmente se pactan en el Acta de
Liquidación.
Anticipo: Es una suma de dinero que se le entrega al contratista, la cual no
configura pago alguno; este dinero debe ser amortizado por el contratista y a
medida que sea amortizado se va convirtiendo en pago.
El Interventor debe hacer control y seguimiento a los dineros entregados
como anticipo.
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Si hay rendimientos financieros generados por los dineros entregados en
calidad de anticipo, éstos rendimientos deben ser reintegrados a la Entidad.
Contrato Adicional: Documento que contienen un nuevo acuerdo de
voluntades, para pactar mayores cantidades de obra u objeto contractual o
ítems no previstos, o adicionar el valor, etc. Por ley, el valor del contrato no
puede adicionarse en mas de un cincuenta por ciento (50%) del valor inicial.
Contrato Estatal: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones
que celebren las entidades a que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el
derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la
autonomía de la voluntad.
Contrato Interadministrativo: Son los contratos que celebren entre si las
entidades a que se refiere el Artículo 2º. de la Ley 80 de 1993; con excepción
de los contratos de seguro, encargo fiduciario y fiducia pública.
Contrato a Precio Global: Son aquellos en los que el contratista, a cambio
de las prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneración una
suma global fija, en la cual están incluidos sus honorarios, y es el único
responsable de la vinculación de personal, de la elaboración de los
subcontratos y de la obtención de materiales, todo lo cual realiza en su
propio nombre y por su cuenta y riesgo, sin que el dueño de la obra adquiera
responsabilidad alguna por dichos actos.
Contrato a Precios Unitarios: Son aquellos en los cuales se pacta el precio
por unidades o cantidades de obra y su valor total es la suma de los
productos que resulten de multiplicar las cantidades de obra ejecutadas por
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el precio de cada una de ellas, dentro de los límites que el mismo convenio
fije.
Contrato por Administración Delegada: Son aquellos en los cuales se
requiere los servicios de alguien capacitado y calificado para que como
contratista se encargue, por cuenta y riesgo de la entidad contratante, de la
ejecución de la obra material del contrato.
Contrato por el Sistema de Reembolso de Gastos: Son aquellos en los
cuales el contratista, con cargo a sus propios recursos, ejecuta las
obligaciones a que se comprometió y en los que, con la periodicidad
acordada, la entidad contratante le va reintegrando los gastos comprobados
y le paga los honorarios causados.
Contrato de Concesión: Son los que celebran las entidades estatales con el
objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación,
operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio
público, la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una
obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas
actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la
obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y
control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede
consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se
le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o
porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación
que las partes acuerden.
Contrato de Consultoría: Los que celebran las entidades estatales referidos
a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión,
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estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación,
control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por
objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección,
programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Contrato de Prestación de Servicios: Es el que celebran las entidades
estatales con determinadas personas naturales o jurídicas, que estén en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que hayan demostrado la
idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate
el objeto. Actualmente, están regulados en el literal d) del numeral 1 del
artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 13 del Decreto 2170 de 2002.
Estas disposiciones se aplican también para la ejecución de trabajos
artísticos, o para el desarrollo directo de actividades científicas o
tecnológicas.
Control: Es el mecanismo para prevenir, verificar, corregir y establecer con
rapidez y facilidad eventuales inconvenientes que se puedan presentar
durante la ejecución del contrato y aplicar las medidas que sean necesarias,
tendientes a que se cumplan los principios de economía, eficiencia y eficacia
que establece el régimen de contratación administrativa. El control puede
ejercerse sobre el presupuesto, los costos, la programación, los materiales,
la mano de obra, herramientas y equipo, los aspectos financieros y legales.
Economía – principio de : Según el Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en
virtud de este principio se cumplirán y establecerán los procedimientos y
etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la
propuesta más favorable. Efectuar los trámites con austeridad de tiempo,
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con medios y gastos que impidan las dilaciones o los retardos en la ejecución
del contrato, evitando trámites innecesarios y reduciendo los gastos.
Ecuación Contractual: Definida en el artículo 27 de la Ley 80 de 1993 así:
En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre
derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar, según
el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables
a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las
medidas necesarias para su restablecimiento.
Efectividad: Muestran los efectos e impactos de la gestión gerencial. Es la
medida del impacto de la gestión, tanto en el logro de los resultados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles en todo el sistema. Es el
resultado de la gestión para alcanzar los objetivos propuestos y la utilización
óptima de los recursos para alcanzar dichos objetivos en todo el sistema.
Eficacia: Se entiende por eficacia, el logro de los resultados propuestos. La
eficacia tiene que ver entonces con alcanzar los resultados propuestos para
el cumplimiento de la misión. La eficacia tiene que ver con los aspectos
externos de la organización, es absoluta, es decir, se alcanza o no se
alcanza el resultado propuesto por lo tanto no se tendrán valores de eficacia
superiores al cien por ciento. Se construyen comparando la obtención de
resultados.
Eficiencia: Indicadores de rendimiento y de aprovechamiento de los
recursos. Se entiende por eficiencia la óptima utilización de los recursos
disponibles en la consecución de un logro. La eficiencia, tiene que ver con el
manejo racional de los recursos para alcanzar los logros.
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Liquidación Unilateral: Es un documento que contiene la decisión unilateral
del Ordenador del Gasto, para liquidar definitivamente un contrato en forma
directa y unilateral, mediante un Acto Administrativo motivado, susceptible
del recurso de reposición.
Pago Anticipado: Es un desembolso de dinero a favor del contratista, que
constituye pago y que por lo tanto, no requiere ser amortizado. Por su calidad
de pago, es de libre inversión para el contratista, y el Interventor no realiza
control de inversión.
Papeles de trabajo: Son todos aquellos documentos que se elaboran
durante el desarrollo del contrato y en los cuales se registran avances de
obra, observaciones, rectificaciones, etc., que al final sirven de respaldo a los
informes de evaluación de cada interventor, dependiendo de su experiencia,
de su conocimiento y del contrato mismo.
Plan Operativo y de Inversión POI: Es un documento escrito acordado por
las partes o sus delegados, en el cual consta la programación de ejecuciones
tanto físicas como financieras del contrato. El POI se constituye como una
guía de seguimiento y control físico y financiero del contrato.
Prórroga – Acuerdo de voluntades que contiene la modificación del plazo
contractual,
para adicionar el tiempo de duración del contrato
pactado
inicialmente.
Obra Extra – Es la obra complementaria no prevista en la propuesta inicial y
cuya ejecución se hace indispensable para dar mayor estabilidad, buen
funcionamiento y adecuada terminación a las obras contratadas, es decir, al
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objeto contractual. Para el efecto las partes en el contrato deben convenir los
precios y las modificaciones al contrato.
Obra Adicional – Es el incremento o mayor obra de la pactada en el
contrato. El valor del contrato se incrementa de acuerdo con los precios
previamente pactados, acorde con las nuevas cantidades de obra.
Ordenador del Gasto – Persona que tiene la capacidad legal de obligar a la
entidad pública. En la Corporación esta capacidad la tiene el Director
General, quien a su vez puede delegarla por Acto Administrativo.
Suspensión Temporal del Contrato – Documento que contiene un acuerdo
de voluntades para interrumpir temporalmente el término de ejecución o
plazo del contrato, por razones justificadas.
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